Accord d'entreprise "Mise en place vu vote dématérialisé pour les élections professionnelles 2023" chez APSH 34 - ASSOCIATION POUR PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP (Siège)

|SOMMAIRE ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

|Préambule 4

|Article 1 – Conformité du système de vote 5

|Article 2 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique 5

|Article 3 – Mise en place du vote électronique 6

|Article 4 – Déroulement des opérations de vote 6

|Article 5 – Dépouillement des bulletins de vote 7

|Article 6 – Dispositions finales 8

|Annexe – Cahier des charges du système de vote 9

Dans le cadre des réunions de négociations qui se sont tenues en date du :

• 28.06.2023

• 6.07.2023

Il a été arrêté ce qui suit :

Entre les soussignés,

L’association des personnes en situation de handicap 34 - APSH 34 - dont le siège est situé au Parc Euromédecine II – avenue du Professeur Jean-Louis VIALA – 34193 MONTPELLIER CEDEX 5, représentée par …………………., en sa qualité de

d'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives (OSR) dans l'entreprise représentée par :

• ……………….- Déléguée syndicale - pour la CGT ;

• ……………… - Délégué syndical – pour SUD.

d'autre part,

| PREAMBULE ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE).

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de l’APSH 34 relèvent du protocole d’accord préélectoral (PAP).

Le vote électronique permettra notamment, à l’instar des précédentes élections des membres de la délégation du CSE :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs.

Avec les organisations syndicales représentatives de l’APSH 34 et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

| ARTICLE 1 - Conformité du système de vote ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de l’APSH 34.

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions (ci-après « Le prestataire »), éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;

• aux dispositions légales en la matière (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités seront accomplies par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de l’APSH 34 d’autre part, le cas échéant.

| ARTICLE 2 - Modalités d’organisation des opérations de vote électronique ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Un site test sera mis à disposition de l’APSH 34 et des organisations syndicales afin de se familiariser avec l’outil.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le 1^er tour que pour un éventuel 2^nd tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le PAP.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette, etc.) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc.).

Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne sur leurs emplacements.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs et dans un ordre déterminé dans le PAP.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

| ARTICLE 3 - Mise en place du vote électronique ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’APSH 34 sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote.

Il a été convenu qu’une présentation d’Alphavote aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord aura lieu avant le 1^er tour des élections.

Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités seront effectuées par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de l’APSH 34 d’autre part, le cas échéant.

| ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par l’ensemble des électeurs.

A cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs.

En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

| ARTICLE 5 - Dépouillement des bulletins de vote ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins 2 clés de chiffrement différentes sur les 3 éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal (PV).

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

| ARTICLE 6 - Dispositions finales ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

6.1 – Agrément, entrée en vigueur et durée de l’accord

Conformément aux dispositions de l’article L314-6 du Code de l’action sociale et des familles, les dispositions du présent accord sont soumises à agrément. Le présent accord entre en vigueur à compter du lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le PAP négocié et signé.

6.2 - Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. Cette adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de son dépôt auprès de la DREETS de l’unité territoriale de Montpellier et du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Montpellier.

Notification devra également être faite dans le délai de huit jours par lettre recommandée aux parties signataires.

6.3 - Révision

L'accord pourra être révisé dans les conditions légales en vigueur.

6.4 – Dépôt légal et Publicité

L’accord est établi en 4 exemplaires papier, paraphés, datés et signés par les parties. L’accord sera ainsi déposé par la Direction :

• Auprès de l’unité territoriale de la DREETS sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail.

• Par envoi au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Montpellier de l’accord en version papier, paraphée, datée et signée par chacune des parties.

Fait à Montpellier, le 6.07.2023, en 4 exemplaires originaux :

• Un pour l’APSH 34

• Un pour le syndicat CGT

• Un pour le syndicat SUD

• Un pour le secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes

Le syndicat CGT :

- Déléguée syndicale

Le syndicat SUD :

- Délégué syndical

l’APSH 34 :

|ANNEXE – Cahier des charges du système de vote ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

| Préambule ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au CSE, la Direction de l’APSH 34 et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par ………………………., a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

| Missions du prestataire ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au CSE.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires. Le prestataire pourra transmettre, sur demande du client, le rapport d’expertise le plus récent.

| Sécurité du système de vote ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

| Confidentialité des données transmises ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

• aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)).

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données. Un certificat de destruction des données pourra être transmis au client, sur demande.

| Cellule d’assistance technique ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

| Les fichiers ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

| Contenu des fichiers ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;

• pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi » ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement ;

• pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections ;

• pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin ;

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections ;

• pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

| Liste électorales ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du client. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

| Bureaux de vote et pilotage centralisé ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Un bureau de vote unique pourra être constitué pour l’ensemble des collèges ou un bureau de vote pourra être constitué pour chaque collège électoral. Un bureau de vote centralisateur sera alors constitué pour centraliser les opérations de scellement et de dépouillement, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

| Tests à blanc – Scellement du paramétrage ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de la réunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;

• Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

• Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;

• Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

| Communication des identifiants et mots de passe ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

| Communication procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

• L’électeur appelle sur le numéro vert  0 805 03 10 21.
  Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681.

• Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification (à définir).

• Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1. sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2. à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3. à défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

| Le vote ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

| Clôture et dépouillement ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

| Conservation des données ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au « CLIENT ». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.