Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE" chez VOA - VOA-VERRERIE D'ALBI (Siège)

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Accord relatif à la mise en place du vote électronique

Préambule

• L’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique dans le cadre des scrutins professionnels.

• Le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise, applicable pour les élections du Comité Social et Economique (CSE).

• La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

• Le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016 publié au JO du 6 décembre précise les modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles. 

Dans ce cadre juridique, la Direction a proposé aux organisations syndicales représentatives de l’entreprise de recourir au vote électronique, afin de simplifier l’organisation du processus électoral.

En conséquence, à l’occasion des prochaines élections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE) qui se dérouleront sur le dernier quadrimestre 2019 au sein de l’entreprise, seul le vote électronique sera admis.

Chapitre 1 : Description du vote électronique

1) Les avantages du vote électronique

Une présentation complète du dispositif du vote électronique a été réalisée le 7 juin 2019 à une délégation syndicale représentant les organisations représentatives de l’entreprise.

Le dispositif exposé dans cet accord doit permettre de réduire les contraintes organisationnelles liées aux élections professionnelles au sein de l’entreprise.

La mise en place du vote électronique doit notamment permettre :

• Une simplification de l’organisation du processus électoral : par une réduction des besoins humains avec un bureau de vote unique qui n’a plus l’obligation d’être physiquement présent pendant toute la durée du scrutin.

• Une amélioration de la participation : par le fait de pouvoir voter 24h/24 et 7j/7 pendant la durée du scrutin, à tout électeur muni d’un navigateur depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, qu’il soit personnel ou mis à disposition par son entreprise ou dans un lieu public. Les salariés absents de leur lieu de travail (déplacement, arrêt maladie, congés) ou travaillant en horaire décalé pourront voter plus facilement.

• Une absence de vote nul : il ne peut y avoir d'erreurs sur les bulletins ni, selon les systèmes, de bulletins annulés, car l'ordinateur ne le permet pas.

• Une démarche de préservation de l’environnement : il est prévu une réduction voire une suppression du support papier.

• Une sécurisation du vote : le système est fiable et permet de garantir le secret du vote (anonymat et confidentialité), la sincérité du scrutin et l’accessibilité au suffrage. Cette technologie répond aux exigences de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) et de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information).

• Une réduction souhaitée des erreurs liées au support papier, et donc des éventuels contentieux inhérents à ce support.

• Une diversification des moyens de communication syndicale : les organisations syndicales disposeront ainsi d’un nouveau canal permettant notamment de communiquer les listes de candidats et les professions de foi, par l’intermédiaire d’un outil intuitif et accessible à tous.

• Des résultats quasi immédiats dès la clôture du vote, et fiables d’un point de vue technique, au contraire d’une possible défaillance dans le dépouillement humain.

2) Les principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

3) Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise (ainsi qu’aux salariés mis à disposition de l’entreprise) ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour du scrutin, appelés à voter aux élections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise.

4) Définition et choix du moyen du vote électronique

Il est décidé de recourir au vote électronique à travers le moyen du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Chapitre 2 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

1) Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté par la Direction.

Un appel d’offre a permis de mettre en concurrence plusieurs prestataires et de sélectionner une solution de vote électronique respectant les impératifs de sécurité, de fiabilité, de simplicité, de sincérité et d’anonymat du vote. Le prestataire retenu (ci-après désigné le « Prestataire ») est en charge de la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R 2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2) Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3) Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et aux votants ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur ou votant sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs ou votants et les clés de déchiffrement de sauvegarde seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4) Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5) Expertise et inscription au RGPD

Les dispositifs de vote électronique n'ont plus à être déclarés à la CNIL depuis le 25 mai 2018, date d'entrée en application du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par l’entreprise au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

6) Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information écrite détaillée sur le déroulement des opérations électorales, qui sera jointe au courrier qui lui précisera également les identifiants de connexion.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Par ailleurs, des postes informatiques dans une salle dédiée seront mis à la disposition des électeurs et votants leur permettant le cas échéant, l’expression de leur vote sur leur lieu de travail. Il est entendu que ces postes informatiques seront placés judicieusement, dans un lieu garantissant l’anonymat du vote de chaque salarié.

Chapitre 3 : Déroulement des opérations de vote

1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote etc…

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

2. Modalités d’ouverture et de fermeture du scrutin

Le scrutin sera ouvert par les membres du bureau de vote, à la date et heure prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs et votants auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme, pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, à partir d’un téléphone portable personnel ou à partir d’un ordinateur*. Ils pourront également voter à partir de leur domicile ou de leur lieu de villégiature, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

* Il est précisé que si le salarié fait le choix de voter sur son lieu de travail à partir d’un ordinateur, il devra obligatoirement le faire soit à partir de son propre poste informatique, soit à partir des ordinateurs qui seront mis à la disposition du personnel dans une salle de bureau de vote dédiée.

Il appartiendra par ailleurs à l’électeur de voter à l’abri des regards, notamment s’il utilise son téléphone portable ou son ordinateur professionnel sur le lieu de travail.

Pour rappel, l’utilisation du téléphone portable personnel est interdit sur le poste de travail, il ne peut donc être utilisé que pendant le temps de pause.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Dans l’hypothèse d’une coupure nationale d’électricité ou d’un crash technique touchant l’ensemble des serveurs de vote et entrainant un empêchement pour les électeurs d’accéder à la plateforme de vote en ligne, les membres du bureau de vote seront sollicités pour décaler la date de clôture du vote le cas échéant.

3. Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié.

S’agissant des élections professionnelles, les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo).

Seront reproduits sur le système de vote, les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Les logos des organisations syndicales figureront le cas échéant sur ces listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. Conformément au code électoral, les électeurs disposeront de la faculté de rayer un ou plusieurs noms de la liste de candidats sélectionnée.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur/votant recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L'adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel propre et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur/votant accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les choix de vote correspondant au scrutin concerné. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement (date et heure du vote) et le taux de participation.

L’entreprise équipera un espace dédié qui comportera plusieurs ordinateurs connectés au site sécurisé dédié aux élections. Ils seront installés de telle manière à ce que la confidentialité du vote soit garantie. Le nombre d’ordinateurs, les modalités d’accès et le lieu de l’espace dédié, seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral.

5. Modalités de vote

Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Un récépissé de vote pourra être imprimé ou envoyé sur l’adresse mail renseignée par chaque électeur.

Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales que recevront chaque électeur, une plateforme téléphonique dont le numéro vert est indiqué sur la première page web du site de vote, pourra être jointe afin de les assister si nécessaire.

6. Participation

Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d’accord préélectoral.

Pendant les scrutins, les listes d’émargement ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert.

7. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail), à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Après descellement des urnes, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. L’utilisation du vote électronique permettra d’obtenir des résultats de manière quasiment instantanée. Le système pré-remplira les procès-verbaux.

Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système, proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Chapitre 4 : Durée et modalités de l’accord

1. Durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa date de signature et est conclu pour une durée déterminée de 4 ans. Cet accord sera automatiquement renouvelé pour une durée identique, par application du principe de reconduction tacite, à la date anniversaire des 4 ans de sa signature, sauf dénonciation expressément formalisée.

2. Révision de l’accord

Tout signataire du présent accord peut demander aux autres parties signataires, l’organisation d’une réunion en vue d’une éventuelle révision de l’accord.

La demande de révision devra être formulée par écrit et préciser son objet.

L’accord pourra ainsi être modifié par l’ensemble des parties signataires d’un commun accord. Toute révision éventuelle du présent accord fera l’objet de la conclusion d’un avenant écrit.

Si la demande de révision est motivée par une modification des dispositions légales, réglementaires ou autres, mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 2 mois suivant la publication de l’arrêté d’extension, du décret ou de la loi.

3. Formalités de dépôt

Le présent accord sera déposé en 2 exemplaires dont 1 exemplaire « papier » original signé par les parties et 1 exemplaire enregistré sur support électronique auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi et de la Formation Professionnelle du Tarn.

Un exemplaire « papier » sera également remis au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes d’Albi ainsi qu’à chaque délégué syndical de l’entreprise.

Fait à Albi, le 23 juillet 2019

Directeur Général Syndicat CGT Syndicat CGT-UGICT