Accord d'entreprise "Accord relatif aux instances représentatives du personnel" chez AURILIS GROUP (Siège)

ACCORD RELATIF AUX INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

Entre :

La société AURILIS GROUP SA dont le siège social est situé au 14 Rue Pierre Boulanger – 63100 Clermont-Ferrand, représentée par Monsieur , agissant en vertu des pouvoirs dont il dispose,

d'une part

Et 

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• CGT représentée par Monsieur en sa qualité de Délégué Syndical,

• CFDT représentée par Madame en sa qualité de Délégué Syndical,

• CFE-CGC représenté par Monsieur en sa qualité de Délégué Syndical,

• FO représenté par Madame en sa qualité de Délégué Syndical,

d'autre part

A été conclu ce qui suit :

1. PREAMBULE

Dans le cadre de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » et instituant le comité social et économique, la direction et les partenaires sociaux ont décidé d’initier la transformation du dialogue social et économique dans l’entreprise.

Afin de permettre aux représentants d’assurer leur mission avec efficacité, de nouveaux moyens et une nouvelle organisation seront mis en place.

Ainsi, et avec pour objectif de renforcer le dialogue social, la direction et les partenaires sociaux ont défini de nouvelles modalités de fonctionnement des instances représentatives du personnel.

2. VOTE ELECTRONIQUE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité social et économique, d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.

Cela permettra de pallier les dysfonctionnements liés aux retards dans l’acheminement du matériel de vote.

Le présent accord a pour objet de fixer les règles relatives au vote électronique au sein de l’entreprise. Il est précisé qu’un protocole d’accord préélectoral sera ultérieurement négocié.

Le présent accord s’applique pour les élections professionnelles des membres du Comité social et économique de la Société AURILIS GROUP SA.

A- Recours à un prestataire extérieur

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).

Un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail sera établi et sera tenu à disposition des salariés.

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2324-8 et R2314-12 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

B – Modalités d’organisation du vote

B1. Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

B.2. Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée de un jour et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier postal contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-26 à 28 et R.2314-6 et suivants du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (10113.03 et 10114.03). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

3. ORGANISATION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

1. Architecture

1.1. Périmètre

Il est convenu, dans le présent accord, et pour des raisons d’efficacité du dialogue social, de retenir la notion de comité social et économique central unique, représentant l’ensemble des établissements de l’entreprise.

1.2. Composition

Le nombre de titulaires et de suppléants à élire est établi conformément aux dispositions réglementaires applicables. A ce jour, et compte tenu de l’effectif actuel de l’entreprise, supérieur à 400 salariés et inférieur à 499 salariés, le nombre de titulaires à élire est fixé à douze ; le nombre de suppléants à élire est par voie de conséquence fixé à douze également.

1.3. Durée des mandats

Les parties s’accordent sur le maintien de la durée des mandats à quatre ans.

1.4. Commissions

1.4.1. La commission santé sécurité et conditions de travail

Le principe de constituer une commission unique santé sécurité et conditions de travail est acté.

1.4.1.1. Membres

La commission est constituée de 8 membres représentants du personnel, dont au moins un représentant du second collège, ou le cas échéant du troisième collège prévus à l'article L. 2314-11 du code du travail.

Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE parmi ses membres, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.

Cette désignation a lieu lors de la première réunion du CSE après son élection.

1.4.1.2. Attributions

Les missions déléguées à la commission, par le CSE, sont les suivantes :

- de procéder à intervalles réguliers à des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail.

- de réaliser des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.

- Analyser des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’articleL.4161-1 du Code du travail.

- de contribuer à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail de faciliter l’accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois en cours de leur vie professionnelle.

- de susciter toute initiative que la commission estime utile et proposer notamment des actions de prévention du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et des agissements sexuels et des agissements sexistes définis à l'article L. 1142-2-1 du code du travail.

1.4.1.3. Modalités de fonctionnement

1. Réunion

Fixation d’un nombre déterminé de réunions :

La commission se réunit une fois tous les deux mois.

Les réunions ont lieu sur convocation du chef d’entreprise ou de son représentant.

Les convocations et ordre du jour des réunions ordinaires sont envoyées aux membres de la commission huit jours ouvrés avant la réunion, par mail ou par courrier. La documentation est envoyée 3 jours ouvrés avant la réunion.

Si besoin, des réunions extraordinaires à la demande des membres de la CSSCT ou de la Direction pourront être organisées dans les conditions légales applicables.

Les personnes visées à l’article L. 2314-3 peuvent participer aux réunions dans les conditions prévues à cet article.

2. Heures de délégation

Les membres de la CSSCT bénéficient de cinq heures de délégation par mois, étant entendu que ces heures de délégations pourront être reportées chaque mois jusqu’au 31 décembre de l’année en cours. Il n’y aura cependant pas de report possible d’une année à l’autre

1.4.1.4. Formation

Les membres de la CSSCT bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail à hauteur de 5 jours.

Ces formations se déroulent dans les conditions prévues aux articles L. 2315-16 à L. 2315-18 du code du travail.

1.4.1.5. Moyens alloues

1. Locaux

La CSSCT partagera des locaux du CSE

2. Remboursements de frais

Les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration engagés par les membres de la commission dans le cadre des réunions sont à la charge de l’entreprise.

Les frais sont uniquement remboursés sur présentation de justificatifs :

• en cas de déplacements en train et d’utilisation des transports en commun : remboursement sur la base d’un tarif SNCF de seconde classe et remboursement des titres de transport en commun

• Les frais de restauration sont remboursés dans les limites applicables au personnel de l’entreprise.

En tout état de cause, les frais ne peuvent être directement pris en charge ou remboursés par la commission que s’ils sont bien en relation avec leurs missions, déléguées par le comité social et économique, et sur présentation de justificatifs.

4. MODALITES DE FONCTIONNEMENT

1. Organisation des réunions

Les parties s’accordent sur l’organisation de onze réunions ordinaires chaque année (à savoir une par mois, à l’exception du mois d’août).

Les convocations et ordre du jour des réunions ordinaires sont envoyées aux membres du CSE huit jours ouvrés avant la réunion, par mail ou par courrier. La documentation est envoyée 3 jours ouvrés avant la réunion.

Si besoin, des réunions extraordinaires à la demande des membres du CSE ou de la Direction pourront être organisées dans les conditions légales applicables.

Le présent accord prévoit la participation des élus suppléants aux réunions du CSE, afin de leur permettre de disposer du même niveau d’information.

Dans la mesure où certains élus, titulaires et suppléants, travaillent sur d’autres sites que celui de Clermont-Ferrand, l’outil de visioconférence pourra être proposé lors de chaque réunion du CSE, ordinaire et extraordinaire, afin de permettre à tous les élus d’y participer, quelles que soient ses possibilités ou impossibilités de déplacements géographique.

5. MOYENS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

1. Mise à disposition des locaux

Le CSE dispose d’un local situé à la plateforme logistique B2 bis à Clermont-Ferrand. Celui-ci, qui ferme à clé, est équipé afin de permettre aux représentants du personnel l’exercice de leurs fonctions dans les meilleures conditions ainsi que la tenue de réunions.

Le matériel consommable (papier, toner etc…) est à la charge de l’entreprise.

2. Heures de délégation

Les élus disposeront d’un crédit d’heures défini selon les conditions règlementaires applicables soit, à ce jour et compte tenu de l’effectif de l’entreprise, un crédit de 22 heures mensuelles, étant entendu que ces heures de délégations pourront être reportées chaque mois jusqu’au 31 décembre de l’année en cours. Il n’y aura cependant pas de report possible d’une année à l’autre.

Ce crédit pourra être utilisé dans les conditions légales et règlementaires applicables et pourra dans ce cadre être réparti entre les élus du CSE pour l’exercice de leurs fonctions de représentants du personnel.

Il est précisé qu’un suppléant remplaçant un titulaire bénéficie quant à lui des crédits d’heures non utilisées par le titulaire au cours du mois.

Il est également possible de mutualiser les heures, sans que cela conduise un membre à disposer, dans le mois, de plus de 1,5 fois le crédit dont bénéficie un titulaire.

6. CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a été présenté et partagé avec les membres du comité d’entreprise puis fera l’objet d’une communication à l’ensemble du personnel.

Le présent accord a pour champ d’application la société AURILIS GROUP SA.

7. DUREE – REVISION – DENONCIATION

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision à l’initiative d’une partie habilitée à le faire, devra être adressée par écrit à chacune des autres parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

• Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables à l’entreprise, aux CSE et aux salariés liés par l’accord, soit la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

A défaut d’avenant de révision, les stipulations de l’accord continuent d’être appliquées.

La direction et les délégués syndicaux réaliseront le suivi du présent accord au cours du premier trimestre de chaque année civile couverte par le présent accord.

8. FORMALITES DE DEPÔT ET DE PUBLICITE

Conformément à l’article D.2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé à la DREETS via la plateforme en ligne TéléAccords.

Un exemplaire sera déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Clermont-Ferrand, conformément à la procédure prévue aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail.

Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la Société

Fait à Aurillac, le 11/07/2023

En 7 exemplaires

Pour l’organisation syndicale représentative CGT Pour l’entreprise,

Pour l’organisation syndicale représentative CFDT

Pour l’organisation syndicale représentative CFE-CGC

Pour l’organisation syndicale représentative FO