ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE D’UN VOTE PAR INTERNET POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DES SALARIES AU SEIN DE LA SOCIETE FRANCAISE DE PROTECTION JURIDIQUE

Entre les soussignés :

La Société Française de Protection Juridique, dont le siège social est situé 16 rue de la république 92800 PUTEAUX, représentée par , exerçant les fonctions de Directeur Général 

Et dénommée ci-après la Société,

d’une part ;

et les organisations syndicales représentatives de salariés ci-après désignées :

• CFDT, représentée par ,

• CGC, représentée par,

• FO, représentée par,

d’autre part ;

PREAMBULE 3

article 1 – modalités d’organisation des opérations electorales 4

1.1. - Modalités de vote 5

1.2. - Modalités d’organisation des élections 5

1.3. – Bulletins de vote électronique 5

article 2 – contrôle du système de vote électronique 6

2.1. - Expertise indépendante 6

2.2. - Contrôle par le prestataire 6

2.3. - Cellule d’assistance technique 6

2.4. - Dispositif de secours 6

article 3 – déroulement des opérations de vote 6

3.1. – Modalités d’accès au serveur de vote 7

3.2. – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 7

3.3. – Formation des membres des bureaux de vote et représentants du personnel 7

3.4. – Dépouillement des bulletins de vote électronique 7

3.5. – Résultats 8

article 4 – dispositions générales 8

4.1. - Durée 8

4.2. - Dispositions antérieures 9

4.3. - Révision/dénonciation 9

4.4. - Formalités de dépôt/publicité 9

ANNEXE 9

Considérant notamment les dispositions suivantes :

• les dispositions légales applicables en matière de NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), telles que celles relatives au respect de la vie privée, au respect de la loi sur la presse et la loi dite « Informatique et libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ;

• les avis et délibérations CNIL (dont la délibération 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, et n°2013-91 du 11 avril 2013 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique) ;

• la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, notamment son article 54 qui a autorisé le recours au vote électronique pour les élections professionnelles et modifié les articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail en prévoyant la possibilité du vote électronique pour l’élection des délégués du personnel et des membres du comité d’entreprise, dans les conditions et selon les modalités définies par décret en Conseil d’Etat ;

• le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des membres du comité d’entreprise ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 ;

• la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels ;

• le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.

• les ordonnances du 22 septembre 2017, dites « Ordonnances Macron » et leurs textes d’application qui ont institué le Comité Economique et Social (CSE) en lieu et place des anciennes IRP (comité d’entreprise, délégués du personnel et CHSCT) et dont l’élection doit se tenir à l’échéance des mandats en cours des actuelles IRP, et défini de nouvelles règles de validité des accords collectifs.

Les signataires du présent accord conviennent des dispositions ci-après :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote par Internet au sein de la Société Française de Protection Juridique pour toute élection de représentants des salariés (notamment, élections au Comité Social et Economique d’entreprise /d'établissement, Administrateurs salariés).

Il a également pour objet de permettre le recours à une solution de vote électronique dans le cadre de la validation d’un accord collectif minoritaire par voie référendaire, c’est-à-dire un accord collectif signé entre l’employeur et une ou plusieurs organisations syndicales ne remplissant pas les conditions de majorité requises visées à l’article L 2232-12 du code du travail.

Le présent accord précise les conditions de mise en œuvre du vote par Internet et les garanties minimales qui y sont attachées.

Afin de favoriser la participation du personnel aux élections des représentants des salariés au sein de la Société notamment dans un contexte de développement du télétravail, en simplifiant et fiabilisant l’organisation et le déroulement du scrutin, la Direction a étudié avec les partenaires sociaux la solution du vote par Internet, permise par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (Loi n°2004-575 du 21 Juin 2004 publiée au J.O. du 22 Juin 2004 – article 54) modifiant les articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail, et complétée par un décret du 25 avril 2007 (n°2007-602), un arrêté du 25 avril 2007 autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles et par la Loi travail du 08 août 2016.

En application de ces dispositions, le présent accord a notamment pour objet de garantir la sincérité du scrutin, l’anonymat du votant, l’intégrité des données de vote, la sécurité et la confidentialité du vote ainsi qu’un contrôle démocratique du vote.

Il est rappelé que le recours au vote électronique ne peut être prévu et organisé directement par le protocole préélectoral : les présentes dispositions ne concernent que l’organisation matérielle et le déroulement du vote par Internet.

Les modalités d’organisation des élections, et notamment le nombre de collèges par élection, le nombre de sièges à pourvoir, la répartition des sièges dans les collèges, le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote… font l’objet d’un protocole d'accord préélectoral.

Par le présent accord, les parties conviennent de recourir à une solution ayant fait la preuve de sa fiabilité et de sa conformité aux règles applicables en matière électorale, de sécurité informatique, de confidentialité des données et de contrôle démocratique des opérations de vote.

article 1 – modalités d’organisation des opérations electorales

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales, les parties conviennent que les élections électroniques utilisant le vote par Internet seront organisées par une société mandatée par la Direction.

La société prestataire offre une plateforme technique respectant les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

- l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

- l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis par un électeur ;

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- la confidentialité : préservation du secret du vote électronique.

Les organisations syndicales pourront, préalablement à chaque élection organisée dans l’entreprise, poser toutes les questions nécessaires au fonctionnement du système de vote par Internet envisagé.

En annexe au présent accord figure un descriptif des obligations que devra respecter la société prestataire, laquelle devra utiliser les dernières technologies en matière de chiffrement et de signature électronique assurant ainsi une facilité d’accès à un vote totalement sécurisé.

La Direction organisera si besoin une rencontre entre le prestataire et les organisations syndicales représentatives afin qu’elles puissent l’interroger sur les modalités et le fonctionnement du système de vote proposé ; il en sera de même si un changement de prestataire est envisagé.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote par internet. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

1.1. - Modalités de vote 

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections des représentants des salariés visées au préambule du présent accord. Parallèlement, les modalités pratiques d’organisation et les différentes échéances des opérations électorales seront précisées dans les protocoles d'accords préélectoraux afférents à chacune des élections concernées.

Le vote par Internet offre :

- un suffrage délocalisé, possible depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet ;

- un serveur sécurisé qui recueille les suffrages en temps réel puis dépouille instantanément ;

- une authentification des électeurs par certificat électronique ou tout autre procédé garantissant une totale confidentialité et sécurité ;

- un émargement automatique des votants ;

- un cryptage impératif de toutes les données.

Le descriptif technique annexé au présent accord vient préciser les conditions de mise en œuvre du vote électronique.

1.2. - Modalités d’organisation des élections

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le 1^er tour, que pour un éventuel 2^nd tour de scrutin, que les élections auront lieu sur un ou plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs pourront voter pendant leur temps de travail depuis leur poste de travail, ou du/des postes qui seront mis à disposition dans un espace assurant la confidentialité des opérations de vote. Cette mesure sera mise en œuvre en liaison avec le responsable des sites concernés. Une information sur la localisation des postes de vote sera effectuée par la Direction des Ressources Humaines.

Les salariés auront aussi la faculté de voter à distance pendant la totalité de l’ouverture du scrutin à partir d’un poste informatique connecté à Internet, que ce soit de leur lieu de déplacement, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter pendant le temps de travail.

Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par une personne de son choix, salarié si le vote a lieu dans les locaux de l’entreprise.

Il est convenu entre les parties de l’exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe.

1.3. – Bulletins de vote électronique

La société prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Elle reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par les candidats ou leurs représentants dûment mandatés. Elles pourront apparaître simultanément sur l’écran avec le sigle de l’organisation syndicale si elles le souhaitent. Les listes de candidats seront transmises par la Direction des Ressources Humaines à la société prestataire.

Par ailleurs, dans un souci de stricte neutralité, la société retenue veillera à ce que la taille des logos, les caractères et la police utilisée soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

article 2 – contrôle du système de vote électronique

2.1. - Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier que le système de vote électronique fourni par le prestataire répond aux exigences de confidentialité et de sécurité indispensables (conformément aux exigences de la délibération CNIL 2010-371 du 21 octobre 2010).

2.2. - Contrôle par le prestataire

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote.

Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

2.3. - Cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats et des mandataires de liste, la cellule d’assistance technique :

- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que la liste d’émargement est vierge, les compteurs des voix sont remis à zéro et que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

- Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

2.4. - Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence (après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote), pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote électronique.

article 3 – déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

A cet effet, la Direction des Ressources Humaines établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote par Internet, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du 1^er tour de scrutin.

3.1. – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le 1er tour et selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, les moyens d’authentification lui permettant de voter en toute confidentialité sur le site sécurisé mis en place par le prestataire, créé pour l’occasion par la société retenue ; lesquels moyens resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un 2nd tour devrait être organisé.

L’adressage de ces moyens d’authentification devra être effectué de façon à garantir leur confidentialité et leur sécurité.

Ces moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité du vote. Toute personne non reconnue se verra refuser l’accès au serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Il aura également la faculté de voter blanc ou de revenir sur ses choix jusqu’à validation définitive de ses choix. Cette validation déclenchant l’envoi du bulletin de vote vers l’urne et l’émargement sur la liste des votants.

Le bureau de vote, les organisations syndicales et la Direction des Ressources Humaines pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, suivre l’évolution de la participation pour chacune des élections en vertu de l’article L. 57-1 du Code électoral.

3.2. – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-10 et R.2324-6 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système de vote devra également être conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin conformément aux obligations prévues par l’article R.2314-14 du code du travail.

En tout état de cause, les prescriptions réglementaires du Code du travail relatives aux garanties de sécurité et de confidentialité s’imposent également aux personnes chargées de la maintenance du système informatique.

Les membres de chacun des bureaux de vote constitués, pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à des codes d’accès, la liste d’émargement par bureau de vote.

3.3. – Formation des membres des bureaux de vote et représentants du personnel

Les représentants des salariés, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote de la Société bénéficient à l’occasion de chaque élection visée au présent accord, d’une formation sur le système de vote par Internet retenu.

Ces formations sont prises en charge par l’employeur. Le temps qui y est consacré ne peut s’imputer sur les crédits d’heures légaux et conventionnels résultant des mandats.

3.4. – Dépouillement des bulletins de vote électronique

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les informations nécessaires à un éventuel contrôle a posteriori sont également recueillies lors de cette phase. Ces éléments sont enregistrés sur un support scellé, non réinscriptible et probant.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux des trois clés de chiffrement générées avant l’ouverture du scrutin (codes permettant d’accéder au système et de procéder au dépouillement) par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et ses deux assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne de l’Etablissement.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, (à défaut d'accord, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs), ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun, selon des modalités garantissant la confidentialité, une clé de dépouillement distincte, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé “contenu de l'urne électronique”. La présence d’au moins deux des trois titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

3.5. – Résultats

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est bloqué immédiatement après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports sous le contrôle des organisateurs de l’élection.

article 4 – dispositions générales

4.1. - Durée

Le présent accord prend effet à la date de son dépôt auprès de l’Administration dans les conditions fixées au point 4.4. ci-après.

L'accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

4.2. - Dispositions antérieures

L’ensemble des dispositions envisagées dans le présent accord, annule et remplace l’ensemble des dispositions résultant d’accords collectifs, d’engagements unilatéraux, usages ou de toute autre pratique ayant le même objet, antérieurement applicables aux salariés issus d’une entité du Groupe.

4.3. - Révision/dénonciation

Le présent accord pourra être révisé et dénoncé dans les conditions prévues par les articles L. 2261-7 et L. 2261-9 du Code du travail.

4.4. - Formalités de dépôt/publicité

Les organisations syndicales représentatives de salariés seront tenues informées par la Direction des Ressources Humaines de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables concernant le traitement objet du présent accord et ses documents annexes (protocole d’accord préélectoral…) auprès du DPO (Délégué à la protection des données) désigné pour la Société.

Après signature dans les conditions fixées par l’article L. 2232-12 et suivants du code du travail, un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Puis, conformément aux nouvelles modalités de dépôt et de publicité des accords collectifs d’entreprise, le texte du présent avenant fera l’objet d’un dépôt électronique par l’employeur auprès du DIRECCTE via la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du travail.

Ce dépôt sera accompagné :

• de la version intégrale de l’avenant signée des parties (en « .pdf ») ;

et, pour permettre à l’Administration la publication du présent avenant dans la Base de données nationale des accords collectifs sur le site de Legifrance :

• d’une version en « .docx », de laquelle aura été supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures des signataires.

Un exemplaire sera en outre adressé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Puteaux, le 12 novembre 2018

Pour La Société Française de Protection Juridique, représentée par :

Pour CFDT représentée par :

Pour CGC-CFE représentée par :

Pour FO représentée par :

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote par internet pour les élections des représentants des salariés au sein de la Société Française de Protection Juridique

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique, représentants du personnel au conseil d’administration, vote électronique dans le cadre de la validation d’un accord collectif minoritaire par voie référendaire).

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à la Société Française de Protection Juridique les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la Société Française de Protection Juridique.

8. Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de chaque établissement.

9. Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site,

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

  5. Dépouillement des urnes électroniques

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

8. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   10. Préparation de l’élection

       11. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par la Société Française de Protection Juridique. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par la Société Française de Protection Juridique, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la Société Française de Protection Juridique et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le collège de l’électeur,

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• La clef du numéro de Sécurité Sociale,

• L’adresse Email professionnelle de l’électeur.

  12. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  13. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société Française de Protection Juridique et lui-même.

14. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• d’un code secret qu’il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

17. Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la Société Française de Protection Juridique, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à la Société Française de Protection Juridique, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

19. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de la Société Française de Protection Juridique au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la Société Française de Protection Juridique ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  20. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de la Société Française de Protection Juridique un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

21. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la Société Française de Protection Juridique, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

11. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    22. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

23. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote.

  12. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  24. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à la Société Française de Protection Juridique sur support numérique à l’issue de l’élection.

25. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

26. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de la Société Française de Protection Juridique les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

13. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    27. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

28. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

29. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.