Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur les modalités de remboursement des frais professionnels" chez

ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LES MODALITES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS

Société Thermo Réfrigération

Le présent accord est conclu :

Entre d’une part,

La société Thermo Réfrigération SAS, société par actions simplifiée dont le siège est situé ZI du Puits 72500 LUCEAU, immatriculée au registre du commerce du Mans sous le n° B 321 783 862, représentée par , Président de la société.

Et d’autre part,

Les membres titulaires du CSE élus au sein de la société Thermo Réfrigération :

• , membre titulaire collège ETAM

• , membre titulaire collège CADRE

PREAMBULE

Il a été recherché avec les élus des dispositions de substitution à toutes éventuelles dispositions antérieures, quelle que soit leur nature juridique (accords, usages, engagements unilatéraux) aux usages relatifs aux frais professionnels jusqu’alors en vigueur dans l’entreprise.

Le présent accord régira seul, à compter de sa date d’entrée en vigueur, les dispositions sur les frais professionnels, et se substituera intégralement à toutes éventuelles dispositions antérieures, quelle que soit leur nature juridique (accords, usages, engagements unilatéraux), ayant le même objet.

L’objectif est de parvenir par la discussion à un accord équilibré qui permette de préserver les performances de l’entreprise en répondant aux attentes de ses clients et aux évolutions du marché tout en répondant aux aspirations des salariés.

Après différentes réunions de négociation avec les membres du CSE, les 21/12/2021, 29/07/2022, 30/08/2022, 06/10/2022, il a été convenu ce qui suit.

CHAPITRE 1 : OBJET ET DUREE DE L’ACCORD

Article 1 – Définition

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur.

Source : urssaf.fr

Article 2 – Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, et prendra effet le 1^er avril 2023.

L’accord sera revu une fois par an, à la date d’anniversaire.

Article 3 – Champ d’application

Cet accord est applicable à l’ensemble des salariés, quelle que soit leur catégorie professionnelle d’appartenance, en contrat de travail à durée indéterminée (CDI), contrat de travail à durée déterminée (CDD), contrat de professionnalisation ou d’apprentissage, ou plus généralement tout contrat « aidés », à l’exception du Chef d’Entreprise.

Il s’applique aux frais professionnels engagés en France métropolitaine (hors DOM-TOM).

CHAPITRE 2 – FRAIS PROFESSIONNELS DES SALARIES CADRES : RESPONSABLES D’AFFAIRES, RESPONSABLE PROJETS ET RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Article 1 – Véhicule

Dans le cas où un véhicule est mis à disposition des salariés. Il peut être :

• de service (utilisation uniquement professionnelle)

• de fonction (utilisation professionnelle et personnelle, déclenchant le calcul de l’avantage en nature)

Le salarié qui utilise un véhicule payé par la société est responsable de son entretien et doit le maintenir dans un état de propreté convenable.

Si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel, il sera remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème kilométrique de l’administration fiscale en vigueur. Le salarié devra également prévenir son assureur de l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre professionnel.

Article 2 – Dépenses liées au déplacement professionnel

Toutes les dépenses engendrées par le déplacement professionnel seront remboursées par l’entreprise sur présentation de justificatifs (hôtel, repas, parking, etc).

Le salarié devra réaliser une note de frais dans un délai maximum d’un an, et présenter le justificatif correspondant avec TVA. Au-delà d’un an, le remboursement sera annulé.

Dans le cas où le salarié réserve par lui-même, il devra veiller à payer un prix raisonnable.

CHAPITRE 3 – FRAIS PROFESSIONNELS DU RESPONSABLE D’AGENCE

Article 1 – Trajet

Un véhicule de service est mis à disposition du salarié Responsable d’Agence. L’utilisation doit être exclusivement professionnelle.

Article 2 – Déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel

Le salarié Responsable d’Agence peut être amené à dormir à l’hôtel dans le cadre de ses déplacements professionnels. La société est en charge de la réservation de l’hôtel et du paiement. Si le salarié est contraint de régler par ses propres moyens les frais d’hôtel, la société remboursera le salarié sur présentation de justificatifs.

Une prime « mission » sera versée pour chaque nuit passée à l’hôtel (montant en annexe). Le montant pourra être amené à évoluer en accord avec le CSE.

Dans le cas où le salarié réserve par lui-même, il devra veiller à payer un prix raisonnable.

Article 3 – Repas du midi

Le salarié Responsable d’Agence bénéficiera d’un remboursement au réel de son repas du midi, sur présentation de justificatifs avec TVA, avec un plafond de 17 €.

Son montant pourra être amené à évoluer en accord avec le CSE, tout en respectant les plafonds légaux définis par le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale).

Article 4 – Repas du soir

En cas de déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel, le repas du soir est réservé et payé par la société dans le cadre de la « soirée-étape ». Si le salarié est contraint de régler par ses propres moyens le repas du soir, la société remboursera le salarié sur présentation de justificatifs avec TVA.

CHAPITRE 4 – FRAIS PROFESSIONNELS DES TECHNICIENS ITINERANTS

Article 1 – Véhicule

Dans le cas où la société met à disposition des techniciens itinérants un véhicule utilitaire, il doit être utilisé uniquement pour les déplacements professionnels, sauf dérogation accordée par le Chef d’Entreprise.

Si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel, il sera remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème kilométrique de l’administration fiscale en vigueur, sous déduction du nombre de kilomètres domicile-agence. Le salarié devra également prévenir son assureur de l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre professionnel.

Article 2 – Temps de trajet et temps de route

Le temps passé pour le trajet entre le domicile et l’entreprise n’est pas considéré comme du temps de travail effectif. Il n’est ni payé, ni indemnisé.

Le temps passé pour le trajet entre le domicile et le client (ou entre le client et le domicile) est considéré comme du « temps de trajet ». Il est indemnisé intégralement seulement si la durée du trajet excède 30 minutes. Une ligne « indemnité de trajet » apparait sur le bulletin de paie et correspond au nombre d’heures « temps de trajet » multiplié par le taux horaire du salarié.

Le temps passé pour le trajet entre l’entreprise et le client (ou entre le client et l’entreprise), ainsi que le temps passé pour le trajet entre deux clients, est appelé « temps de route ». Il correspond à du temps de travail effectif.

Article 3 – Déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel

Pour une intervention prévue sur plusieurs jours ou dans le cas d’une journée à forte amplitude horaire, au-delà de 2 heures de trajet (référence itinéraire Michelin) pour se rendre sur le lieu d’exécution du travail, le salarié devra obligatoirement passer la nuit à l’hôtel. L’entreprise réservera la soirée-étape à l’hôtel et procédera au paiement de la facture.

Si le salarié est contraint de régler par ses propres moyens la soirée-étape, la société remboursera le salarié sur présentation de justificatifs avec TVA.

Une prime « mission » sera versée pour chaque nuit passée à l’hôtel (montant en annexe). Le montant pourra être amené à évoluer en accord avec le CSE.

Article 4 – Repas du midi

Le salarié Technicien Itinérant bénéficie d’une allocation forfaitaire pour le repas du midi (montant en annexe). Cette allocation forfaitaire ne nécessite pas de présenter un justificatif.

Le montant pourra être amené à évoluer en accord avec le CSE, tout en respectant les plafonds légaux définis par le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale).

Cette allocation forfaitaire est justifiée par le caractère itinérant du poste de Technicien qui ne permet pas de prévoir à l’avance le lieu du repas. Idéalement le repas doit être pris au restaurant et une pause obligatoire minimum d’une heure est à respecter.

Elle ne sera pas versée si le repas est pris au domicile du salarié, ou si le salarié ne travaille qu’une demi-journée, matin ou après-midi.

Pour les techniciens de l’agence de Luceau, l’indemnité repas du vendredi midi sera versée uniquement à la demande du Responsable d’Affaires.

Concernant les journées dites de nettoyage, l’indemnité de repas sera versée.

Dans le cas où le technicien n’est pas itinérant (journée de travail prévue à l’agence), l’indemnité de repas n’est pas versée.

En cas de déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel, le repas du midi sera remboursé au réel sur présentation de justificatifs avec TVA, avec un plafond de 17 €. Au-delà de 17 €, l’accord du Responsable d’Affaire est obligatoire.

Article 5 – Repas du soir

En cas de déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel, le repas du soir est réservé et payé par la société dans le cadre de la « soirée-étape ». Si le salarié est contraint de régler par ses propres moyens le repas du soir, la société remboursera le salarié sur présentation de justificatifs avec TVA, avec un plafond de 20 €. Au-delà de 20 €, l’accord du Responsable d’Affaires est obligatoire.

CHAPITRE 5 – FRAIS PROFESSIONNELS DES SALARIES NON CADRES DES FONCTIONS SUPPORT, BUREAU ETUDE, OU SERVICE ADMINISTRATIF

Article 1 – Véhicule

Un véhicule est mis à disposition des salariés des fonctions support pour leurs déplacements professionnels ponctuels. Le plein de carburant doit être réalisé à chaque retour du véhicule en utilisant la carte Total fournie avec le véhicule.

Si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel, il sera remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème kilométrique de l’administration fiscale en vigueur, sous déduction du nombre de kilomètres domicile-agence. Le salarié devra également prévenir son assureur de l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre professionnel.

Article 2 – Temps de trajet

Le temps de trajet entre le domicile et le lieu du déplacement n’est pas considéré comme du temps de travail effectif, mais il sera comptabilisé comme « temps de trajet ». Ce temps pourra être payé ou récupéré.

Le temps de trajet au départ de l’agence est considéré comme du temps de travail effectif.

Article 3 – Dépenses liées au déplacement professionnel

Toutes les dépenses engendrées par le déplacement professionnel ponctuel seront remboursées sur présentation de justificatifs (hôtel, repas, parking, etc).

Le salarié devra réaliser une note de frais dans un délai maximum d’un an, et présenter le justificatif correspondant avec TVA. Au-delà d’un an, le remboursement sera annulé.

CHAPITRE 6 – DISPOSITIONS DIVERSES

Article 1 – Révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par chacune des parties signataires, la dénonciation ne pouvant être que totale. La dénonciation sera soumise à un délai de préavis de trois mois à compter de la réception de Ia lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires et à Ia DlRECCTE. La date de dépôt à la DIRECCTE fait courir le point de départ du préavis.

Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

Le présent accord pourra être revalorisé, révisé et/ou modifié, à tout moment, par voie d’avenant entre les parties signataires. Toute demande de révision devra être portée à Ia connaissance des autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception, et devra comporter l’indication des points à réviser et des propositions formulées en remplacement.

Durant les négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement.

Article 2 – Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de la téléprocédure du ministère du travail.

Un avis indiquant l’existence de l’accord est affiché dans les établissements aux endroits habituels, à la suite de son dépôt. Le texte complet sera remis à tout salarié qui en fera la demande.

Le dépôt des avenants du présent accord obéit aux mêmes dispositions que l’accord lui-même.

A Luceau, le 27 mars 2023

Le Président de la société Les membres du Comité Social et Economique

ANNEXE

A L’ACCORD SUR LES MODALITES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS

DE LA SOCIETE THERMO REFRIGERATION

Article 1 – Montant de l’allocation forfaitaire pour le repas du midi

Au 01/01/2023, le montant de l’allocation forfaitaire pour le repas du midi est de 15 €.

Article 2 – Montant de la prime « nuitée »

Au 01/01/2023, le montant de la prime de nuitée pour chaque nuit passée à l’hôtel est de 25 €.