Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en oeuvre du vote électronique" chez INHNI PARIS - INSTITUT NAT HYGIENE NETTOYAGE INDUSTRIE (Siège)

Accord d’Entreprise
relatif à la mise en œuvre
du vote électronique

L'Institut National de l'Hygiène et du Nettoyage Industriel (Inhni) - 34, boulevard Maxime Gorki – 94808 Villejuif Cedex, représenté par son Délégué Général, Monsieur , Code NACE 8559A relevant de l'URSSAF de Centre (37931), sous le n° 451 000 001, SIREN 321 877 789, dûment habilité aux fins des présentes,

Ci-après dénommé l’Inhni

D’une part,

Et

• FO, représentée par Monsieur – Délégué syndical

• La C.F.E / C.G.C représentée par Madame - Déléguée syndicale

• La C.F.T.C représentée par Madame - Déléguée syndicale

• La C.F.D.T, représentée par Monsieur - Délégué syndical

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit

Préambule :

Dans le cadre de l’organisation des prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales), les parties signataires sont convenues d’intégrer parmi les alternatives possibles concernant le mode d’organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n° 2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret du 2007-60 du 25 avril 2007 et le décret 2011-595 du 26 mai 2011.

Article 1 : Recours à un prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommé « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R. 2324-8 et R. 2314-12 Du Code du Travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges.

Un exemplaire pourra être également remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des ressources humaines.

Article 2 : Modalités d’organisation du vote

2.1. Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les électeurs : nom ; prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote

• Pour les listes de candidats : collège, nom et prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise

• Pour les listes des résultats : nom et prénom des candidats, date de naissance, élu ou non élu, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités de la direction des ressources humaines

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités de la direction des ressources humaines

• Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats, agents habilités de la direction des ressources humaines

• Pour les listes de résultats : électeurs, Direccte, syndicats, employeur et agents habilités du service des ressources humaines

Les professions de foi des candidats doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote, et leur consultation en ligne.

Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

2.2. Déroulement des opérations de vote

Les élections se déroulement conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24h pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel contenant ses propres informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• Le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• Les membres du bureau de vote doivent vérifier que les urnes sont vides, scellées et chiffrées par des clés délivrées à cet effet

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ces trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement, dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

2.3. Garantie de confidentialité pendant le scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à 23 et L. 2324-19 à 21 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait l'objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l'employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d'accès personnelle, le taux de participation et la liste d'émargement.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s'engage à détruire toutes les données du client.

2.4. Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par telephone pendant le vote.

2.5. Dépouillement et résultats

A l’heure de fin du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.

Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement des urnes sont introduites dans le système pour le déscellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (10113.03 et 10114.03). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte.

Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique.

Que le quorum soit ou non atteint, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour doit également être organisé en cas de carence partielle ou totale de candidats au premier tour, ou si à l’issue du premier tour, il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 3 : Révision de l’accord

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant, lequel sera soumis aux formalités légales.

Article 4 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique. Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

Il prendra effet immédiatement à compter de ce jour sous condition de sa signature par l’unanimité des parties susmentionnées et dans la mesure où les formalités de notification et de publicité prévues par le Code du Travail auront été effectivement remplies.

Pour rappel, le présent accord a fait l’objet d’une consultation auprès du Comité d’Entreprise lors de la réunion ordinaire du 14 mai 2019, durant laquelle les élus ont émis un avis favorable pour l’utilisation du vote électronique.

Article 5 : Dépôt et publicité

Le présent accord est rédigé en 7 exemplaires originaux, remis et publiés selon les obligations légales.

L’Inhni comprenant des établissements distincts ; ces formalités de dépôt seront assorties, notamment, de la liste, des établissements auxquels le présent avenant s’applique, ainsi que de leurs adresses respectives.

Un exemplaire original sera établi pour chaque partie signataire et remis à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives Signataires. Toute Organisation Syndicale Représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement selon les règles de validité des accords collectifs modifiées par la loi du 20 Août 2008 portant rénovation de la Démocratie Sociale.

Enfin, le présent accord sera transmis aux Représentants du Personnel (Comité d’Entreprise et Délégués du Personnel) et mention de cet accord sera faite sur les panneaux d’affichage réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel dans les différents centres et antennes de l’inhni.

Fait à Villejuif, le 10 septembre 2019

Pour FO –

Délégué Général

Pour la C.F.E. / C.G.C. –

Pour la C.F.T.C. –

Pour la C.F.D.T. –