Accord collectif d’entreprise
Relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles

Entre les soussignées

- L’entreprise PHOENIX CONTACT, Société par actions simplifiée (SAS)

Dont le siège social est situé 52 Boulevard de Beaubourg – ZI PARIS EST - EMERAINVILLE (77184),

Au capital de 5 750 000 €,

Siret 321 956 617 00047 NAF : 4652Z

Représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur des Opérations

Ci-après dénommée « l’entreprise »,

D’une part,

Et

- La délégation du personnel du Comité Social et Économique dûment mandatée et représentée par Madame , secrétaire du CSE,

Ci-après dénommée « le CSE »,

SOMMAIRE

PRÉAMBULE 4

Article 1. Objet et champ d’application 5

Article 2. Définition et choix du moyen de vote électronique 5

Article 3. Principe du recours à un prestataire 5

Article 4. Respect de la loi informatique et libertés et des exigences RGPD 7

Article 5. Modalités de vote 8

Article 6. Communication des listes électorales et des listes de candidats 8

Article 7. Bulletins de vote 8

Article 8. Déroulement des opérations de vote 9

Article 9. Modalités d’accès au serveur de vote 9

Article 10. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 10

Article 11. Cellule d'assistance technique et sécurité 10

Article 12. Dépouillement – Procès-Verbaux – Résultat 11

Article 13. Dispositions finales 12

PRÉAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique (CSE).

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique (CSE).

Les informations et témoignages recueillis par rapport à l’organisation des précédentes élections professionnelles ont conforté les parties de maintenir le recours au vote électronique pour l’organisation de ces nouvelles élections.

Les parties estiment que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

EN CONSÉQUENCE, LES PARTIES SIGNATAIRES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :

Article 1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

Article 2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 3. Principe du recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La Société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

- l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

- la confidentialité et la liberté du vote 

Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du Code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l’audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Article 4. Respect de la loi informatique et libertés et des exigences RGPD

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, les dispositifs de vote électronique n’ont plus à être déclarés à la Commission nationale informatique et libertés (CNIL).

L’entreprise (également nommée « Responsable de Traitement ») sera amenée à transmettre au prestataire (également nommé « Sous-Traitant ») des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise.

À ce titre, l’entreprise s’engage à transmettre un registre comportant les informations suivantes :

- nom et coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement ;

- finalité du traitement ;

- une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel ;

- les catégories de destinataires auxquelles les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées ;

- les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données ;

- une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles permettant de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Article 5. Modalités de vote

Il est décidé par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique pour le premier et le second tour le cas échéant.

Les dates et les horaires seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 6. Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par ledit protocole.

Les listes de candidats qui sont établies, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d’un fichier au format PDF, d’un poids au maximum défini par le prestataire du vote électronique sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l’égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l’écran en respectant le même format minimum défini par le prestataire.

Article 7. Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par les auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 8. Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l’écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, d’un membre du CSE et du prestataire au moyen des codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin soit ouvert :

-par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé

-par les membres du bureau de vote, à la vérification que l’urne est vide, scellée, chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Article 9. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l’identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.

Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l’électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s’authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l’électeur d’obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l’électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu’une fois.

Article 10. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-33 à L.2314-35 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres du bureau de vote, les représentants de l’entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 11. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 12. Dépouillement – Procès-Verbaux – Résultat

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l’employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le Président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral.

Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

À l’issue du dépouillement et de la proclamation des résultats des élections, une copie des procès-verbaux est transmise aux organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats aux scrutins ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Article 13. Dispositions finales

Le présent accord est applicable à l’entreprise PHOENIX CONTACT et à l’ensemble de ces établissements.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles du Comité Social et Économique (CSE) de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L.2261-8 du Code du travail.

Il fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité dans les conditions prévues par le Code du travail.

Fait à Emerainville

Le 03 mai 2023

Pour la société PHOENIX CONTACT

Monsieur

Directeur Opérationnel

Signature :

Pour les membres du CSE PHOENIX CONTACT

Madame

Secrétaire CSE

Signature :