Accord d'entreprise "Un Accord préélectoral CSE relatif au vote éléctronique" chez NOREMAT (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Elections 2019 du Comité Social et Economique

Entre

La Société NOREMAT SAS dont le siège social est situé Dynapôle Ludres-Fleville-166 rue Ampère-54710 LUDRES, représentée par le Directeur Général Adjoint ;

d'une part,

Et

Le Syndicat C.F.D.T. de Meurthe et Moselle dont le siège social est situé 42 Avenue du général de Gaulle-54240 POMPEY, représenté par les signataires du présent protocole.

d’autre part,

_______________

Il a été convenu ce qui suit :

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE).

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.

En application des articles R. 2324-4 et R. 2314-8 du Code du Travail, à défaut d'accord d'entreprise sur l'adoption du vote électronique, l’entreprise décide du recours au vote électronique pour les élections du CSE.

Sa mise en œuvre est confiée à une société externe qui sera chargée du traitement des élections.

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.

Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise :

« Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections représentants au CSE aura lieu du 06 mars 2019 à 8h00 au 11 mars 2019 à 08h00.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu du 20 mars 2019 à 8h00 au 25 mars 2019 à 08h00.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• De clôture des votes par internet,

• Du dépouillement électronique,

• De la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

2.1 Nombre de sièges 

L’effectif de référence au jour de l’élection étant de 263 (A actualiser à date)

Le nombre de sièges à pourvoir est de :

• 11 titulaires et de 11 suppléants pour le CSE NOREMAT

2.2 Répartition du personnel dans les collèges électoraux

L’effectif se compose, suivant les catégories professionnelles et par collège, de :

• 126 ouvriers et employés appartenant au 1er collège (Coefficients A10 à A80);

• 102 techniciens et agents de maîtrise appartenant au 2^ème collège (Coefficients B10 à B80)

• 35 ingénieurs et cadres appartenant au 3^ème collège. (Coefficients C10 à C60)

2.3 Répartition des sièges entre les collèges

Pour les élections sont retenus 3 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1^er collège : 5 titulaires et 5 suppléants (ouvriers et employés)

• 2^ème collège : 4 titulaires et 4 suppléants (techniciens et agents de maîtrise)

• 3^ème collège : 2 titulaires et 2 suppléants (ingénieurs et cadres)

2.4 Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral

Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

Méthode de calcul : Nombre de sièges à pourvoir x part H ou F de l’électorat

Il est rappelé que l’article L. 2314-30 du Code du travail dispose :

« Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque l'application du premier alinéa n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. »

Répartition des effectifs par sexe et par collège	Femmes	Hommes
Collège ouvriers-employés	20	106
Collège techniciens et agents de maîtrise	15	86
Collège ingénieurs et cadres	4	32

La proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège est la suivante :

Répartition des candidat(es) par sexe et par collège en %	Femmes	Hommes
Collège ouvriers-employés	15,87%	84,13%
Collège techniciens et agents de maîtrise	14,85%	85,15%
Collège ingénieurs et cadres	11.11%	88,89

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

• Collège ouvriers-employés : 1 femme et 4 hommes ;

• Collège techniciens et agents de maîtrise : 1 femme et 3 hommes ;

• Collège ingénieurs et cadres : 0 femme et à 2 hommes ;

ARTICLE 3 – Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres CSE est de 4 ans.

ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

4.1. Electorat

Sont électeurs les salariés qui, à la date du premier tour de scrutin :

• Ont 16 ans accomplis,

• Et ont travaillé pendant 3 mois au moins au sein de la société NOREMAT,

• Et n’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques.

L'ancienneté est calculée à la date du premier tour des élections. Il faut donc avoir été embauché, pour être électeur, avant le 06 décembre 2018.

4.2. Eligibilité

Sont éligibles, les électeurs qui, à la date du premier tour de scrutin :

• Ont 18 ans accomplis,

• Et ont travaillé pendant au moins un an au sein de la société NOREMAT,

• Et ne sont pas conjoint, partenaire lié par un PACS, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs, ou alliés au même degré que l’employeur.

Les salariés détenant une délégation particulière d’autorité établie par écrit permettant de les assimiler à un chef d’entreprise, ceux qui représentent effectivement l’employeur devant les institutions représentatives du personnel ou ceux qui exercent au niveau de l’entreprise et à l’égard des représentants du personnel les obligations relevant exclusivement du chef d’entreprise ne peuvent pas être éligibles à la délégation du personnel au comité social et économique.

L'ancienneté est calculée à la date du premier tour des élections. Il faut donc avoir été embauché, pour être éligible, avant le 06 mars 2018.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 5 février 2019

Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : les noms, prénoms, âge et date d’entrée.

ARTICLE 5 – LISTES DE CANDIDATS ET propagande électorale

1. Listes de candidats 1^er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées au service administration du personnel à l’attention de M. Dominique VIGNERON, avant le 22 février 2019 à 12h00, par lettre recommandée ou remise en main propre contre récépissé.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Les listes de candidats seront affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 23 février 2019

2. Listes de candidats au 2^nd tour :

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 13 mars 2019 à 12h00

Les listes de candidats seront affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 14 mars 2019

3. Professions de foi et logo :

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre au service administration du personnel :

• Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4),

• Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,

jusqu'au 26 février 2019 à 12h00, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service administration du personnel, leurs tracts électoraux jusqu'au 14 mars 2019 à 12h00

Au titre de cette élection, il est accordé aux organisations signataires de l’accord, un crédit de 8 heures complémentaires aux heures de délégation pour effectuer leur propagande.

ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 7 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

6. 4. Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

5. Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par chronologie de dépôt, de haut en bas.

6. Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge) communiqué par l’entreprise

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

7. Communication des codes de vote

1°- Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur pour les collaborateurs ne disposant pas d’adresse email professionnelle

2° - Pour les salariés disposant d’une adresse email professionnelle :

Le prestataire expédiera les codes de vote par courrier électronique (avec sécurisation OTP par SMS) à chaque électeur.

Le prestataire expédiera par voie électronique, sur son adresse email professionnelle, un message personnalisé à l’électeur l’invitant à récupérer ses codes confidentiels de vote sur une interface sécurisée.

En cliquant sur un lien personnalisé présent dans le message, l’électeur sera redirigé vers l’interface sécurisée et devra renseigner un formulaire d’identification comprenant un code challenge (date de naissance) ainsi qu’un numéro de téléphone mobile sur lequel sera envoyé un code sécurisé (OTP : One Time Passeword).

La combinaison de ces éléments permettra à l’électeur de récupérer ses codes confidentiels de vote (Identifiant de vote et Code confidentiel) pour participer à l’élection et d’accéder à une notice explicative pour voter.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec le service administration du personnel pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

8. Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera au service administration du personnel ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, le service administration du personnel enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.

9. Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet.

Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des ressources humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par le service administration du personnel à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

  10. Cellule d’assistance technique

La cellule d'assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

11. Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Un bureau de vote physique équipé d’un matériel informatique sécurisé et d’un téléphone avec la présence d’un collaborateur du service administration du personnel, sera mis à disposition au siège de l’entreprise pour les collaborateurs souhaitant se faire assister dans le vote électronique.

ARTICLE 8 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du 06/03/2019 à 8h00 au 11/03/2019 à 08h00

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du 20/03/2019 à 8h00 au 25/03/2019 à 08h00

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter.

Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 9 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué:

• De 2 électeurs parmi les plus âgés, présents sur le site et acceptant cette fonction,

• Et 1 électeur parmi les plus jeunes, présent sur le site et acceptant cette fonction.

Le Président sera l’un des deux électeurs les plus âgés.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système.

Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote.

Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

ARTICLE 10 – DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 11 – PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Un exemplaire des procès-verbaux sera adressé aux organisations syndicales signataires de l’accord ainsi qu’au C.T.E.P. (Centre de Traitement des Elections Professionnelles) situé TSA 79104 ROUEN 76934 ROUEN Cedex 9

ARTICLE 12 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• Carence de candidat au premier tour,

• Quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• Un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 13

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail, conformément aux dispositions des articles L. 2314-10 et L. 2324-12 du nouveau Code du travail.

Fait à Ludres, le 1^er février 2019

En 3 exemplaires

Pour NOREMAT Pour la CFDT