Accord d'entreprise "Accord relatif à l'éthique de la connexion : droit à la déconnexion et charge de travail" chez DASSAULT SYSTEMES (Siège)
Cet accord signé entre la direction de DASSAULT SYSTEMES et le syndicat CFDT et Autre et CFE-CGC le 2018-11-22 est le résultat de la négociation sur le droit à la déconnexion et les outils numériques.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CFDT et Autre et CFE-CGC
Numero : T07818001375
Date de signature : 2018-11-22
Nature : Accord
Raison sociale : DASSAULT SYSTEMES
Etablissement : 32230644000213 Siège
Droit à la déconnexion : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur le thème Droit à la déconnexion et outils numériques
AVENANT DE PROROGATION DE L’ACCORD RELATIF À L’ÉTHIQUE DE LA CONNEXION : DROIT À LA DÉCONNEXION ET CHARGE DE TRAVAIL DU 22 NOVEMBRE 2018 (2021-12-21)
Conditions du dispositif droit à la déconnexion pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2018-11-22
ACCORD RELATIF À L’ÉTHIQUE DE LA CONNEXION : DROIT À LA DÉCONNEXION ET CHARGE DE TRAVAIL
« Un usage numérique professionnel raisonnable
afin de faciliter l’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle »
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La société DASSAULT SYSTÈMES, société européenne, située 10 rue Marcel Dassault – 78140 Vélizy-Villacoublay, représentée par Monsieur [_], Directeur des Ressources Humaines EMEAR,
ci-après « l’Entreprise », « Dassault Systèmes » ou « la Société ».
D’une part,
ET :
Les Organisations Syndicales représentatives :
CFDT, représentée par Monsieur [_], Madame [_] et Monsieur [_], délégués syndicaux ;
CFE-CGC, représentée par Monsieur [_], Monsieur [_] et Monsieur [_], délégués syndicaux ;
Ensemble à DS, représentée par Monsieur [_], délégué syndical ;
D’autre part.
IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :
Sommaire
Chapitre 1 - Principes généraux 5
Article 1 - Champ d’application 5
Article 2 - Connexion et qualité de vie au travail 5
Article 4 - Durées maximales de travail et temps de repos obligatoires 6
Chapitre 2 - Utilisation de l’environnement numérique 7
Article 6 - Diffusion des bonnes pratiques 7
6.1. Charte relative à l’éthique de la connexion 7
6.2. Référentiel utilisateur 7
Article 7 - Utilisation des moyens de communication 8
7.1. Messagerie électronique 8
Chapitre 3 - Partage et transmission d’informations 11
Article 8 - Promotion de l’environnement collaboratif 11
Chapitre 4 - Organisation, charge de travail et connexion 12
10.1. Charte relative à l’éthique de la connexion 12
10.2. Fixation des objectifs et entretiens de performance 12
10.3. Enquêtes de satisfaction 13
10.4. Droit d’expression des collaborateurs 13
10.5. Identification des difficultés 13
Chapitre 5 - Dispositions finales 16
Article 11 - Communication de l’accord 16
Article 13 - Durée et date d’entrée en vigueur 17
Préambule
Cadre
La loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels a modifié l’article L. 2242-8 du Code du travail (devenu à la date de signature du présent accord l’article L. 2242-17 du Code du travail). Il prévoit désormais que la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail porte sur « les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale ».
Contexte
Les outils numériques constituent une opportunité en matière de développement de nouvelles organisations du travail. Ils ne doivent cependant pas conduire à confondre temps de travail et temps de repos. Par ailleurs, la présence internationale de l’Entreprise et du groupe rend impossible de procéder à un arrêt total de l’activité numérique. Une conciliation entre les intérêts des collaborateurs et de l’Entreprise est dès lors nécessaire.
Historique
Cette thématique est déjà connue des parties qui ont par le passé conclu des engagements en faveur du droit à la déconnexion des collaborateurs.
Ainsi, à titre d’exemple :
L’accord portant sur la mise en œuvre de souplesses dans l’organisation du travail pour améliorer les conditions d’accès au Campus en date du 19 juillet 2010 stipule que « les collaborateurs n’ont pas à se connecter pendant leurs congés ou arrêt de travail pour maladie ou accident ou leur congé maternité ».
L’avenant à l’accord d’entreprise portant sur l’aménagement du temps de travail au bénéfice des cadres positionnés et coefficientés en date du 20 juin 2011 prévoit que « les parties rappellent la nécessité d’un équilibre vie privée/vie professionnelle et réaffirment le droit à la déconnexion des salariés ».
L’accord annuel du 6 février 2015 a prévu l’engagement d’une discussion avec les partenaires sociaux sur les technologies de l’information et de la communication et leur utilisation dans le cadre professionnel. C’est ainsi qu’un groupe de travail a pu réfléchir aux différentes implications et imbrications du numérique dans la vie quotidienne professionnelle des collaborateurs.
L’accord portant notamment sur la politique salariale 2017 du 6 février 2017 a prévu l’ouverture d’une négociation sur le droit à la déconnexion et sur la charge de travail.
Par ailleurs, préalablement à l’ouverture de la négociation ayant conduit à la conclusion du présent accord, l’Entreprise a organisé au mois de juin 2017 quatre ateliers avec des collaborateurs et des représentants du personnel, dans le but de recenser les bonnes pratiques déjà mises en œuvre en la matière. Ces moments ont également été l’occasion d’identifier un certain nombre de leurs attentes. Une restitution des ateliers a été faite aux participants et aux Délégués Syndicaux le 4 septembre 2017.
Objectifs
Le présent accord a pour objectif de garantir le bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des collaborateurs et de mettre en place des recours et actions pour y remédier si cela n’était pas le cas. À cette fin, il rappelle des dispositions existant dans l’Entreprise pour les rendre plus visibles pour les collaborateurs. Il met également en place de nouveaux dispositifs et des indicateurs.
Pour parvenir à la conclusion du présent accord, les Organisations Syndicales représentatives et la Direction se sont réunies lors de treize réunions, les 5 octobre 2017, 18 octobre 2017, 16 novembre 2017, 21 novembre 2017, 12 décembre 2017, 10 janvier 2018, 13 mars 2018, 22 mai 2018, 05 juin 2018, 03 juillet 2018, 24 septembre 2018, 3 octobre 2018 et 17 octobre 2018. Dans ce cadre, les Organisations Syndicales représentatives ont été invitées à formuler leurs demandes qui ont fait l’objet de réponses de la Direction lors des réunions susvisées.
Principes généraux
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la société DASSAULT SYSTÈMES SE.
Connexion et qualité de vie au travail
La qualité de vie au travail (QVT) recouvre, d’après la définition qui en a été faite dans l’accord national interprofessionnel du 19 juin 2013, les actions qui permettent de concilier à la fois l’amélioration des conditions de travail des collaborateurs et la performance globale des entreprises.
Dans ce cadre, les parties reconnaissent que la démarche du présent accord, sans en constituer l’intégralité, est en lien direct avec les enjeux de qualité de vie au travail.
Au sein de Dassault Systèmes, chacun doit participer, de manière individuelle mais également collective, à cette démarche de promotion de la qualité de vie au travail et de prévention des risques psycho-sociaux en évitant une utilisation incontrôlée de l’environnement numérique susceptible de nuire à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Il est rappelé, à ce titre, que le personnel médical (médecins du travail, infirmiers…), les Responsables des Ressources Humaines (actuellement, « People & Organization Partner »), les représentants du personnel, et surtout les responsables hiérarchiques, jouent un rôle majeur en la matière et peuvent être des relais pour prévenir et identifier des situations dans lesquelles la pratique de connexion d’un collaborateur serait de nature à porter atteinte à sa qualité de vie tout autant qu’à celle des collaborateurs avec qui il interagit.
Une surcharge d’informations n’étant pas propice à la concentration que peuvent exiger certaines missions professionnelles, les collaborateurs sont invités à s’aménager des pauses régulières pendant leur temps de travail.
Terminologie
Compte tenu de la rapidité avec laquelle évoluent les technologies, les parties s’accordent sur le fait que ne sont mentionnées, dans les dispositions du présent accord, que des références génériques à l’environnement numérique à disposition des collaborateurs.
Dans le cadre du présent accord, il est entendu que l’expression « éthique de la connexion » a vocation à couvrir l’ensemble de la démarche des parties, qu’il s’agisse de son aspect tenant à la promotion de bonnes pratiques en matière de connexion au travail que de son aspect tenant au plein exercice par les collaborateurs de leur droit à la déconnexion.
Durées maximales de travail et temps de repos obligatoires
Il est rappelé que les responsables hiérarchiques, les collaborateurs et les Responsables des Ressources Humaines (actuellement, « People & Organization Partner ») doivent, conjointement, porter une attention toute particulière à la durée du travail afin de s’assurer que les collaborateurs bénéficient d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
La mise en œuvre du présent accord ne doit pas conduire à déroger aux durées maximales de travail légalement et conventionnellement définies pour les collaborateurs en régime horaire, en particulier la journée maximale de dix heures.
Concernant les collaborateurs en forfait annuel en jours, il est rappelé que, conformément aux dispositions de l’article 2.2.3 de l’avenant à l’accord d’entreprise portant sur l’aménagement du temps de travail au bénéfice des cadres positionnés et coefficientés du 20 juin 2011, en vigueur à la date du présent accord, que la journée de travail ne devrait pas excéder, en période normale, dix heures de travail et que la semaine de travail ne devrait pas excéder, en période normale, quarante-huit heures de travail.
En outre, sous réserve des dispositions applicables aux cadres dirigeants, il ne peut être dérogé aux temps de repos minimaux légalement obligatoires, à savoir :
Repos quotidien : tout collaborateur doit bénéficier d’un repos quotidien d’une durée d’onze heures consécutives entre deux journées de travail ;
Repos hebdomadaire : tout collaborateur doit bénéficier d’un repos hebdomadaire d’une durée de trente-cinq heures consécutives (vingt-quatre heures auxquelles s’ajoutent les onze heures de repos quotidien), sous réserve des dispositions légales et conventionnelles applicables.
L’accord relatif aux astreintes et interventions programmées du 5 février 2016 définit le cadre de recours à ces dispositifs et le régime associé. Il rappelle que la nécessaire poursuite de certaines activités en dehors des horaires habituels de travail ne doit cependant pas impacter de manière disproportionnée la vie personnelle des collaborateurs.
L’Entreprise demeure en mesure, le cas échéant et selon les circonstances, d’user de son pouvoir disciplinaire afin de sanctionner tout manquement fautif aux règles applicables en matière de droit du travail, parmi lesquelles celles relatives aux durées maximales de travail et temps de repos obligatoires.
Des rappels sur les règles applicables en matière de durées maximales de travail et de temps de repos obligatoires seront réalisés à destination de l’ensemble des collaborateurs chaque trimestre.
Utilisation de l’environnement numérique
Principes
Les parties reconnaissent que chaque collaborateur est acteur de la façon dont il s’organise et dont il travaille, notamment, dans la souplesse qui lui est laissée sur la manière dont il utilise son environnement numérique à des fins professionnelles. Chacun doit donc avoir conscience qu’il s’inscrit dans une démarche collective au sein de l’Entreprise. Chacune de ses actions peut avoir une influence sur les autres collaborateurs et leur travail.
Sauf situation d’urgence ou entrant dans le cadre d’astreintes ou d’interventions programmées :
Les collaborateurs ne sont pas tenus de se connecter à leur environnement numérique, de quelque manière que ce soit, ni de prendre connaissance ou de répondre aux sollicitations diverses, pendant leur temps de repos, leurs congés et en dehors des heures d’ouverture de l’Entreprise telles que définies par le règlement intérieur et les accords en vigueur dans l’Entreprise.
L’Entreprise et l’ensemble de ses collaborateurs s’astreignent à ne pas solliciter un collaborateur pendant ces périodes.
Au sens du présent accord, la notion d’urgence s’entend d’une situation dans laquelle une action rapide et non planifiée est nécessaire pour préserver le bon fonctionnement de l’Entreprise.
L’exercice par les collaborateurs de leur droit à la déconnexion dans les modalités prévues au présent accord est sans aucune conséquence sur l’évaluation de leur performance, leur rémunération ou leur parcours de carrière.
Diffusion des bonnes pratiques
Charte relative à l’éthique de la connexion
Une charte présente des recommandations qui peuvent être mises en œuvre pour que l’utilisation de l’environnement numérique soit bénéfique aux collaborateurs et à l’Entreprise.
Une première version sera mise à disposition au plus tard le 31 mars 2019. Il est entendu que cette charte pourra évoluer au fil du temps.
Un modèle de charte est annexé au présent accord.
Référentiel utilisateur
Le référentiel utilisateur édité par le service informatique sera complété et mis à jour pour détailler aux collaborateurs comment mettre en œuvre, d’un point de vue technique, les recommandations du présent accord et de la charte susmentionnée.
La modification du référentiel utilisateur, actuellement disponible par le biais du People Support, sera communiquée à l’ensemble des collaborateurs au moyen d’un post sur une communauté.
Modules de formation
Des ateliers (« workshops ») seront organisés à l’occasion de l’entrée en vigueur de l’accord afin de familiariser l’ensemble des collaborateurs avec les dispositions qu’il prévoit.
Différents modules de formation en ligne (« e-learning »), dédiés aux thématiques du présent accord, seront également mis à la disposition des collaborateurs.
Un rappel de l’existence du présent accord et de ses mesures sera fait au cours des modules de formation à destination des managers.
Utilisation des moyens de communication
Il est précisé qu’au sens du présent article, les heures d’ouverture auxquelles il est fait référence sont celles définies par le règlement intérieur et les accords en vigueur dans l’Entreprise.
Messagerie électronique
Le fait pour un collaborateur d’envoyer un message électronique à caractère professionnel en dehors des heures d’ouverture de l’Entreprise signifie qu’il a pris la mesure des conséquences que son envoi implique et, notamment, du fait que son message sera distribué à son destinataire, quand bien même celui-ci serait en temps de repos ou de congé.
Dès lors, lorsque le message ne comporte aucun caractère d’urgence, le collaborateur est invité à en annuler ou à en reporter l’envoi. Son message devra être présumé non lu jusqu’à la prochaine période habituelle de travail du destinataire.
En cas d’urgence, les collaborateurs sont invités à privilégier l’utilisation du téléphone professionnel ou tout autre moyen de communication que le collaborateur aurait communiqué à son responsable hiérarchique.
Les parties recommandent que les signatures de messagerie électronique des collaborateurs comportent une mention relative au rappel du principe du respect des temps de repos du destinataire. Un modèle de signature est mis à disposition par l’Entreprise dans la charte annexée au présent accord.
Messagerie instantanée
Le fait pour un collaborateur de se connecter au service de messagerie instantanée en dehors des heures d’ouverture de l’Entreprise signifie qu’il a pris la mesure de sa connexion, de ses conséquences et, notamment, du fait qu’il pourra apparaitre comme actif dans l’annuaire consultable par l’ensemble des collaborateurs du groupe.
Dans la mesure où sa connexion ne comporte aucun caractère de nécessité, le collaborateur est invité à ne pas s’y connecter. S’il devait s’y connecter, le collaborateur est invité à adapter son statut à sa situation et, le cas échéant, à indiquer un statut inactif (à ce jour « Away » / « Sorti(e) ») ou hors-ligne (à ce jour « Offline » / « Hors connexion »), afin de ne pas inciter d’autres collaborateurs à le contacter.
Téléphonie mobile
Le fait pour un collaborateur d’envoyer un SMS à caractère professionnel en dehors des heures d’ouverture de l’Entreprise signifie qu’il a pris la mesure des conséquences que son envoi implique et, notamment, du fait que son message sera distribué à son destinataire, quand bien même celui-ci serait en temps de repos ou de congé.
Dès lors, lorsque le message ne comporte aucun caractère d’urgence, le collaborateur est invité à en annuler ou reporter l’envoi. Son message devra être présumé non lu jusqu’à la prochaine période habituelle de travail du destinataire.
De même, le fait pour un collaborateur de passer un appel à caractère professionnel en dehors des heures d’ouverture de l’Entreprise signifie qu’il a pris la mesure des conséquences que son appel implique et, notamment, du fait que le téléphone de son correspondant va recevoir l’appel, quand bien même celui-ci serait en temps de repos ou de congé.
Dès lors, lorsque l’appel ne comporte aucun caractère d’urgence, le collaborateur est invité à le passer à un autre moment.
Réseau privé virtuel
Connexion
Le cadran de connexion au réseau privé virtuel (VPN) comporte un message rappelant au collaborateur qu’il doit respecter les durées du travail et de repos conformément aux règles en vigueur.
Dispositif d’alerte
Un dispositif d’alerte automatique sera mis en place pour rappeler aux collaborateurs qu’ils ne sont pas tenus de se connecter au VPN en dehors de leurs horaires habituels de travail.
Cette alerte prendra la forme d’un message automatique au collaborateur qui, au cours de plus de deux weekends dans un mois calendaire, aura activé une connexion au VPN depuis son ordinateur professionnel. Au sens du présent paragraphe, le weekend s’entend de la période couvrant la totalité des samedis et dimanches (de minuit à minuit). Le message sera envoyé au début du mois calendaire suivant.
Le responsable hiérarchique sera en copie de cette alerte. Il sera tenu, avec si besoin l’appui de son responsable des ressources humaines, d’en discuter avec lesdits collaborateurs afin de prendre ensemble les actions nécessaires.
Tous les responsables hiérarchiques, jusqu’au niveau M2, recevront également, de manière mensuelle, un récapitulatif de leurs collaborateurs, directs ou indirects, concernés par une ou plusieurs alertes. Le responsable des ressources humaines du responsable hiérarchique destinataire sera en copie de ce récapitulatif.
Les parties rappellent que ces règles sont sans préjudice de l’exercice par les représentants du personnel des missions attachées à leur mandat, au titre desquelles s’inscrit la possibilité de se connecter au réseau VPN pendant le weekend.
Partage et transmission d’informations
Promotion de l’environnement collaboratif
Afin d’assurer une utilisation de l’environnement de manière efficace, il est important que chaque collaborateur ait connaissance de ce qui est mis à sa disposition par l’Entreprise et de la manière dont ledit environnement numérique peut l’aider au quotidien dans son travail.
La 3DEXPERIENCE Platform est, à la date de signature du présent accord, le support de la vie informationnelle de l’Entreprise, notamment par le biais de communautés et d’applications mises à la disposition de l’ensemble des collaborateurs du Groupe.
Pour renforcer son utilisation par les collaborateurs et promouvoir les fonctionnalités qu’elle propose, des modules de formation en ligne (« e-learning ») sont à la disposition des collaborateurs. Un rappel de l’existence de ces modules sera effectué lors de chaque action de communication relative au présent accord.
Organisation, charge de travail et connexion
Principes
Chaque collaborateur doit avoir conscience qu’il s’inscrit dans une démarche collective au sein de l’Entreprise. Dans leurs interactions au travail, les collaborateurs doivent ainsi tenir compte de l’autre et adapter leurs pratiques en conséquence afin de réguler l’activité, de mieux répartir la charge de travail et de favoriser ainsi une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle de chaque collaborateur.
Les responsables hiérarchiques et les chefs de projet se doivent d’être exemplaires pour que les bonnes pratiques se diffusent au sein de leur équipe et dans l’ensemble de l’Entreprise.
Dispositifs
Charte relative à l’éthique de la connexion
La charte relative à l’éthique de la connexion mentionnée à l’article 6.1 contient des actions individuelles qui peuvent être mises en œuvre en matière d’organisation et de charge de travail.
Fixation des objectifs et entretiens de performance
La charge de travail de chaque collaborateur est, entre autres, abordée au cours de l’entretien annuel de performance, organisé entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. Cet entretien est l’occasion de discuter notamment de l’adéquation entre les objectifs fixés pour l’année à venir et la charge de travail estimée que ceux-ci peuvent représenter. Afin de renforcer ce suivi, les formulaires relatifs aux entretiens annuels de performance (actuellement « My Compass »), qu’il s’agisse de la définition des objectifs ou de l’appréciation des réalisations, seront modifiés et complétés pour la campagne 2019.
Collaborateurs et responsables hiérarchiques auront également à leur disposition un guide pratique pour les accompagner dans la tenue des entretiens, en particulier sur la question du suivi de la charge de travail et de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Cette documentation contiendra des explications sur l’intérêt et l’objectif de la discussion à mener ainsi que des exemples et suggestions de questions à aborder pendant ladite discussion.
Il est rappelé que tout ajout ou ajustement d’objectif en cours d’année doit faire l’objet d’une mise à jour du document fixant les objectifs annuels du collaborateur concerné (actuellement « My Compass ») avec, le cas échéant, une adaptation du poids attribué à chaque objectif. Cette mise à jour est l’occasion pour les collaborateurs et responsables hiérarchiques, d’aborder à nouveau la question de la charge de travail.
En application des différents accords collectifs et avenants en vigueur dans l’Entreprise en matière de temps de travail, chaque collaborateur se doit d’alerter son supérieur hiérarchique au cas où sa charge de travail ne lui permettrait pas de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire.
Enquêtes de satisfaction
Les collaborateurs ont l’opportunité, à plusieurs occasions, de s’exprimer sur leur charge de travail et l’articulation entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle.
Ainsi, une enquête annuelle anonyme et facultative de satisfaction (à ce jour, « Great Place To Work ») est réalisée auprès de l’ensemble des collaborateurs. Les réponses aux questions sont compilées et restituées directement aux responsables d’équipe lorsque le nombre de répondants est significatif (actuellement huit). Un plan d’actions est ensuite discuté et mis en place pour cibler les axes d’amélioration identifiés après analyse des résultats. En cas de nombre insuffisant de répondants au sein d’une équipe, les résultats sont compilés et agrégés au niveau hiérarchique supérieur. La restitution des résultats et le plan d’actions sont alors réalisés à ce niveau.
L’Entreprise s’engage, en amont de toute difficulté éventuelle, à tirer profit de l’opportunité apportée par les résultats de cette enquête. Ainsi, si dans une équipe les réponses aux questions portant sur la thématique du management (et formant, à ce jour, un indicateur appelé Manager Index) font ressortir un taux de satisfaction inférieur à 60 %, alors une action préventive sera déclenchée. Il en sera de même pour les équipes dont les réponses à la question relative à l’environnement de travail font ressortir un taux de satisfaction inférieur à 50 %. Ces actions prendront la forme la plus adaptée à la situation. Il pourra, par exemple, s’agir d’une formation du manager, d’une formation d’équipe, d’un coaching ou d’un tutorat.
Le questionnaire médical rempli par les collaborateurs lors de leur visite médicale périodique comporte une partie dédiée à la prévention des risques psycho-sociaux contenant, entre autres, des questions relatives à la charge de travail et la connexion des collaborateurs à l’environnement numérique. Les médecins du travail ont également l’occasion, lors de la visite, de discuter de ces sujets avec le collaborateur. Une actualisation et un enrichissement du questionnaire seront réalisés afin d’améliorer la pertinence et l’efficacité de la discussion entre médecin et collaborateur.
Droit d’expression des collaborateurs
Parallèlement aux échanges individuels qui peuvent avoir lieu entre un collaborateur et son responsable hiérarchique, les réunions d’équipe constituent un vecteur de remontée par les collaborateurs de leur ressenti sur l’organisation, la charge de travail et la connexion.
À cette fin, les responsables d’équipe s’assurent de consacrer un moment à l’écoute des demandes relatives aux conditions de travail. Le cas échéant, une information du Responsable des Ressources Humaines chargé de l’équipe pourra être faite pour que des actions adaptées soient prises.
Par ailleurs, les collaborateurs et responsables hiérarchiques conservent la possibilité de solliciter les représentants du personnel pour leur faire part de tout sujet.
Identification des difficultés
Malgré les recommandations et bonnes pratiques préconisées en matière de connexion, d’organisation et de charge de travail, il se peut que survienne une situation où un ou plusieurs collaborateurs considèrent ne plus être en mesure, en raison de l’organisation et de la charge de travail, de bénéficier de leurs temps de repos.
Qu’il soit directement ou indirectement concerné, le collaborateur qui estimerait être face à une telle situation est invité à en faire part aux interlocuteurs qui lui semblent les plus appropriés pour l’évoquer.
Les responsables hiérarchiques peuvent être sollicités en premier lieu sur cette thématique. Il leur appartient en effet d’être attentifs à la question de l’organisation du temps de travail de leurs collaborateurs, de l’amplitude de leur journée de travail et de leur charge de travail.
Parmi les autres interlocuteurs, les parties au présent accord recommandent, notamment en raison de leur aptitude à traiter ces situations, sans que cette liste ne soit ni exhaustive ni hiérarchisée, ni exclusive d’un processus d’escalade si nécessaire :
les Responsables des Ressources Humaines ;
le personnel médical (médecins du travail, infirmiers…) ;
les représentants du personnel.
La personne sollicitée étudiera alors, dans son domaine de compétences, la situation en détail avec le collaborateur qui la lui partage afin de déterminer, notamment, quelles actions il pourrait être opportun de prendre.
Si cela s’avère pertinent, les mesures correctives prévues ci-après seront mises en œuvre dans les délais les plus adaptés.
Il est entendu qu’un principe de stricte confidentialité sera respecté aussi longtemps que nécessaire.
Cette disposition est sans préjudice de l’exercice par les représentants du personnel des missions attachées à leur mandat, au titre desquelles s’inscrit la possibilité de contacter et de rencontrer directement les Responsables des Ressources Humaines et les responsables hiérarchiques concernés par le cas qui leur a été présenté.
Pour rappel, à la date du présent accord, les collaborateurs peuvent prendre connaissance du nom de leur Responsable des Ressources Humaines (actuellement, « People & Organization Partner ») en consultant leur profil People360.
Mesures correctives
La forme que prennent les mesures correctives varie selon la situation. Il peut ainsi s’agir, par exemple, de plans de tutorat du responsable d’équipe ou de l’organisation d’une formation à destination de l’ensemble de l’équipe.
Il est rappelé que les Responsables des Ressources Humaines agissent en tant que médiateur ou facilitateur au sein des équipes où seraient identifiées des difficultés de communication.
Afin de suivre de manière qualitative l’amélioration de la situation prise en charge, il pourra être mis en place une enquête de satisfaction à laquelle les collaborateurs concernés seront invités à répondre facultativement et anonymement. Ceux-ci pourront ainsi faire part des points en voie de progression et de ceux restant à améliorer. Le libellé des questions sera adapté à la situation particulière.
Dispositions finales
Communication de l’accord
Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des collaborateurs par voie d’affichage de l’accord sur l’intranet de l’Entreprise.
Les mesures prévues par le présent accord et son annexe feront l’objet d’une communication dédiée, sous forme d’une session ouverte à tous les collaborateurs dans l’amphithéâtre et retransmise en direct.
Des ateliers (« workshops ») seront organisés à l’occasion de l’entrée en vigueur de l’accord afin de familiariser l’ensemble des collaborateurs avec les dispositions qu’il prévoit.
Des modules de formation en ligne (« e-learning ») dédiés aux thématiques du présent accord seront déployés et accessibles à tous.
Des rappels sur les dispositifs de l’accord seront réalisés à destination de l’ensemble des collaborateurs sous la forme de communications mensuelles diffusées par le biais des outils collaboratifs de l’Entreprise (à ce jour, la 3DEXPERIENCE Platform) et relayés par tout support opportun.
Suivi
Il est institué une commission de suivi de l’accord pendant toute sa durée d’application.
La composition de cette commission de suivi sera la suivante :
deux membres par Organisation Syndicale représentative signataire, dont au moins un Délégué Syndical ;
un ou des représentants de la Direction.
La commission se réunira au moins une fois par an. Elle aura pour mission d’assurer le suivi du présent accord pendant toute sa durée. En outre, en tant que de besoin pour assurer la bonne application des mesures prévues au présent accord, la Direction partagera certaines informations avec les Organisations Syndicales représentatives signataires sans attendre la réunion de la commission de suivi.
Les indicateurs suivants seront présentés chaque année à la commission :
| Article 6.3 |
|
|---|---|
| Article 6.3 |
|
| Article 6.3 |
|
| Article 7.4 |
|
| Article 8 - |
|
| Article 10.3 |
|
| Article 11 - |
|
| Article 11 - |
|
Durée et date d’entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans.
Il entrera en vigueur le 1er janvier 2019.
Révision
Le présent accord pourra faire l’objet d’un accord de révision conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
En cas de demande de l’ensemble des Organisations Syndicales, la Direction devra organiser une réunion de négociation dans les deux mois de la réception de la demande. Toute modification fera l’objet d’un avenant conformément aux dispositions légales en vigueur.
Publicité
Conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, le présent avenant sera déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Versailles. Deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique seront transmis à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi de Saint-Quentin en Yvelines.
Fait à Vélizy-Villacoublay, le
en 5 exemplaires originaux
| Pour les Organisations Syndicales : | Pour la Société : |
|---|---|
| CFDT | [_] Directeur des Ressources Humaines EMEAR |
| [_] | |
| [_] | |
| [_] | |
| CFE-CGC | |
| [_] | |
| [_] | |
| [_] | |
| Ensemble à DS | |
| [_] |
Annexe – Modèle de charte
Éthique
de la connexion
Charte 3DS
SOMMAIRE
Temps de travail et de repos : quelques rappels 22
D’une bonne communication numérique… 22
…à l’optimisation des réunions 26
Sans oublier les recommandations des médecins 28
Je supprime le rituel inconscient : « Je suis connecté, donc j’existe ! » 28
Je préserve ma vie personnelle, familiale et sociale 28
Je suis la règle de Socrate : les « 3 tamis » 28
Avant-propos
Courriers électroniques, messagerie instantanée, viso-conférences… l’espace d’action offert par nos technologies numériques de collaboration est vaste et nous permet d’accroître nos échanges. Si la valeur apportée au quotidien est bien réelle, nous devons également garder la maîtrise au regard des mutations potentiellement induites par leur usage : volume d’information, sentiment d’urgence, interruption de la concentration, etc.
En juin 2017, Dassault Systèmes, en collaboration avec les partenaires sociaux, a choisi d’organiser des ateliers visant à recenser des bonnes pratiques mises en œuvre en matière de connexion et qualité de vie au travail.
De la qualité de nos messages à l’organisation de nos réunions en passant par les recommandations de nos médecins, cette charte nous invite à interroger nos réflexes dans l’usage quotidien de nos moyens de collaboration et (re)découvrir les codes d’une « connexion » optimale.
Bonne lecture !
[_],
People@3DS EMEAR Vice President
Temps de travail et de repos : quelques rappels
Pour les collaborateurs en régime horaire, des durées maximales :
Journée de travail : pas plus de 10 heures
Semaine de travail : pas plus de 42 heures
Pour les collaborateurs en forfait annuel en jours, une recommandation, en période normale :
Journée de travail : pas plus de 10 heures
Semaine de travail : pas plus de 48 heures
Pour tous*, des temps de repos minimaux :
* sous réserve des dispositions applicables aux cadres dirigeants
Repos quotidien : 11 heures consécutives entre deux journées de travail
Repos hebdomadaire : 35 heures consécutives entre deux semaines de travail
D’une bonne communication numérique…
Soyons clairs !
Un message efficace
Privilégier des contenus concis et structurés (objet explicite, phrases courtes, attentes précises). Cela peut faciliter le traitement de la réponse par le destinataire.
Rester courtois et respectueux.
Réduire au minimum le volume des pièces jointes à nos courriels.
Une liste de distribution pertinente
Sélectionner les destinataires. Distinguer les personnes dont nous attendons une action (destinataire direct du message) de celles que nous souhaitons simplement informer (en copie du message).
Utiliser la fonction « Répondre à tous » à bon escient : tous les destinataires de l’envoi initial ne sont pas forcément concernés par notre réponse.
Eviter de mettre en copie le manager du destinataire si cela n’est pas nécessaire.
Des caractéristiques affichées
Par défaut, nos messages sont envoyés avec un indicateur d’importance normale. Néanmoins, nous pouvons attribuer à chacun de nos courriels une importante haute ou faible en cliquant sur le bouton adéquat avant envoi.
Préciser aux destinataires le caractère confidentiel du message, le cas échéant.
Pour tous les messages personnels, inscrire la mention « Perso », « Personnel » ou « Private » en objet.
Identifions-nous !
Personnaliser son profil People 360. L’affichage de notre photo est important : il s’agit du premier contact visuel avec de nouveaux interlocuteurs. Nous pouvons l’actualiser à tout moment via l’application People 360. Nos missions, responsabilités, compétences, parcours professionnel, sont autant d’éléments qui permettront également à chacun de mieux nous identifier.
Intégrer le bloc de signature 3DS dans les courriels : nos destinataires doivent pouvoir nous identifier également par notre rôle et nous joindre facilement. Vérifier que la signature soit insérée automatiquement depuis l’onglet Fichier d’Outlook (cliquer sur Options, sélectionner Courrier, cliquer sur Signature).
Ajouter une mention sous votre signature pour inciter vos interlocuteurs à ne pas répondre pendant leur temps de repos ou leurs congés. Par exemple : « Si vous recevez ce message pendant votre temps de repos ou vos congés, vous n’avez pas à y répondre immédiatement, sauf situation d’urgence ou entrant dans le cadre d’astreintes ou d’interventions planifiées. »
Soyons organisés !
Classer, ranger pour mieux s’y retrouver
Trier régulièrement nos courriels : cela permet de distinguer plus rapidement les actions effectuées et celles en cours.
Utiliser la fonction d’archivage afin de ne pas saturer notre messagerie.
Être transparent sur le temps de traitement
Informer les interlocuteurs du délai souhaité de réponse : ce temps doit être clairement indiqué dans le message et adapté en fonction de l’importance et de l’urgence du sujet.
Accuser réception d’une demande est une marque de considération. Indiquer la date à laquelle la réponse attendue pourra être apportée ou confirmer le délai demandé.
Le courriel n’est pas le seul moyen de communiquer…
Après 3 échanges de courriels sur un même sujet, privilégier le téléphone. L’organisation d’une réunion peut aussi permettre de gagner en efficacité.
Le sujet est urgent ? Privilégier le téléphone ou la messagerie instantanée.
La communication directe, verbale est aussi un moyen de faire passer les informations.
Respecter l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle
Éviter l’envoi d’un message (courriel, messagerie instantanée ou SMS) en dehors des périodes habituelles de travail afin de respecter les temps de repos de chacun.
Avoir conscience de ce que votre interlocuteur peut être sur un autre fuseau horaire et ne pas être connecté en même temps que vous
Absence : partir sereinement
Identifier votre remplaçant (en le prévenant) en accord avec votre manager.
Informer les membres de votre équipe de votre absence le plus en amont possible.
Informer les organisateurs des réunions planifiées dans la période vos congés. Indiquer le nom de votre remplaçant, demander une re-planification ultérieure ou décliner ces invitations.
Activer le message automatique d’absence qui indique les coordonnées de votre remplaçant, ainsi que la date prévue de votre retour.
…à l’optimisation des réunions
Préparer la réunion
Réserver un lieu adéquat
Vérifier la capacité d’accueil de la salle en fonction du nombre de participants attendu.
Vérifier l’équipement de la salle en fonction du besoin lors de la réservation : écran, dispositif d’audioconférence. Eviter par exemple de mobiliser une salle de visio-conférence si cela ne s’avère pas nécessaire.
La réunion est annulée ou terminée avant l’heure ? Penser à annuler également la réservation de la salle pour permettre à d’autres équipes de l’utiliser.
Cibler les participants
Inviter les participants dont la présence est réellement pertinente.
Si certaines participations sont facultatives ou pertinentes pour une partie de la réunion seulement, l’indiquer clairement (ainsi que le créneau dédié le cas échéant).
Vérifier la disponibilité de votre interlocuteur lors de la planification d’une réunion : les créneaux disponibles dans son agenda sont consultables depuis Outlook (Onglet Rendez-vous, puis cliquer sur Assistant Planification).
Envoyer une invitation explicite
Utiliser un objet concis et clair.
Indiquer la date, l’heure et le lieu.
Indiquer un ordre du jour ou quelques éléments sur l’objectif de la réunion.
Ajouter les documents pertinents en pièce jointe.
Indiquer aux participants le caractère confidentiel de la réunion en activant le paramètre Privé.
Gagner en efficacité
Définir un temps de réunion et le respecter
Définir une durée de réunion en cohérence avec le contenu.
Respecter les agendas de chacun en planifiant idéalement des réunions de 25 ou 55 minutes, afin de permettre aux participants de se rendre sans retard à la réunion suivante, le cas échéant.
S’adapter aux contraintes des participants
Tenir compte des contraintes d’agendas des participants et de leurs fuseaux horaires.
Proposer une Visio/audio-conférence pour permettre la participation à distance, y compris pour les collaborateurs basés sur le même site 3DS.
Privilégier les réunions après 9h et avant 18h.
Participer sereinement
Cultiver le fait d’être ponctuel.
Dans la mesure du possible, limiter l’utilisation de l’ordinateur portable à la prise de notes.
Couper la sonnerie de téléphone mobile afin de ne pas interrompre la discussion.
Définir les prochaines étapes
Partager clairement les actions à mettre en œuvre pour chaque participant.
Sans oublier les recommandations des médecins
[_] 3DS Paris Campus Doctor, Medical & Care |
[_] 3DS Paris Campus Doctor, Medical & Care |
Je supprime le rituel inconscient : « Je suis connecté, donc j’existe ! »
La journée, je me déconnecte de temps en temps :
Afin de mettre mon cerveau « au repos »
Ce mode de fonctionnement appelé « mode par défaut » permet au cerveau d’assimiler les différentes informations reçues au cours de la journée, de lui permette de faire des plans, d’avoir de nouvelles idées et donc de favoriser la créativité.
Afin de diminuer la charge mentale qui est croissante au cours de la journée
Mon cerveau fonctionne en émissivité (pensées, réflexions, travail mental) /réceptivité (recevoir les informations extérieures par nos 5 sens)
Le soir, je veille à mon endormissement :
Pour éviter un dysfonctionnement de mon horloge biologique interne qui est réglée sur l’alternance du jour et de la nuit, il est important de stopper toute lecture d’écran une heure avant de se coucher.
La lumière bleue mais aussi, dans une moindre mesure, la lumière jaune inhibent la synthèse de la mélatonine, l’hormone du sommeil.
Ne pas oublier :
Mon horloge biologique interne est également synchronisée par :
la pratique d’une activité physique régulière 3 fois par semaine
une alimentation diversifiée et à horaires réguliers
Je préserve ma vie personnelle, familiale et sociale
A l’image d’une chaise bien posée sur 4 pieds de même hauteur, l’équilibre de notre vie nécessite de préserver du temps pour soi et pour les autres.
Je suis la règle de Socrate : les « 3 tamis »
Lorsque j’envoie un courriel, je me pose ces 3 questions :
Est-ce vrai ? (vérification de l’information ?)
Est-ce bien ? (l’information va-t-elle blesser quelqu’un dans sa formulation ?)
Est-ce utile ? (mon courriel va-t-il faire avancer le sujet ?)
VOS CONTACTS
Votre manager
Votre People & Organization Partner (POP)
Votre service médical
Vos représentants du personnel
L’assistante sociale
La Mission Handicap
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