ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

D’une part :

La société T.G.I. (Traitement Gestion Informatique), inscrite au R.C.S. de DUNKERQUE, sous le numéro 322 827 924, dont le siège social est situé au 11, rue des Arbres 59376 DUNKERQUE Cedex 1, représentée par xxx agissant en qualité de Président-Directeur Général,

D’autre part :

Le syndicat C.F.T.C représenté par xxx en sa qualité de délégué syndical,

PRÉAMBULE

Conformément à l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, l’ensemble des entreprises disposant d’au moins 11 salariés ont l’obligation de mettre en place un Comité Social et Économique (CSE) au terme des mandats actuels des représentants du personnel.

Par accord du 26 avril 2018, les mandats des délégués du personnel ont été prorogés jusqu’au 4 juin 2019 au plus tard.

Le présent protocole d’accord préélectoral vise à définir les modalités d’organisation et de déroulement de l’élection des membres du Comité Social et Économique de la société T.G.I, en application des articles L.2314-4 et suivants du Code du travail.

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles tant pour le personnel de l’entreprise que pour les organisations syndicales, la Direction a souhaité recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le Code du travail. Un accord du 30 mai 2018 a en conséquence été conclu entre les partenaires sociaux de T.G.I.

ARTICLE 1 : EFFECTIF

Conformément à l’article L.1111-2 du Code du travail, l’effectif équivalent temps plein (ETP) de T.G.I est de 43,40 salariés.

Le nombre de sièges à pourvoir est donc de :

• 2 titulaires

• 2 suppléants

ARTICLE 2 : COLLÈGES ÉLECTORAUX ET RÉPARTITION DES SIÈGES

Les parties conviennent de constituer les collèges électoraux suivants pour l’élection des membres du Comité social et économique de la société T.G.I :

	Catégories	Effectifs ETP	Dont femmes	Dont hommes	% Femmes	% Hommes
Collège 1	Employés	20,01	2	18,01	10%	90%
Collège 2	Cadres	23,39	3	20,39	13%	87%

Les sièges à pourvoir, titulaires et suppléants, sont répartis entre les collèges électoraux de la manière suivante :

	Catégories	Titulaires	Suppléants	TOTAL
Collège 1	Employés	1	1	2
Collège 2	Cadres	1	1	2

ARTICLE 3 : DURÉE DES MANDATS

La durée des mandats des membres du Comité social et économique est fixée à 4 ans.

ARTICLE 4 : REPRÉSENTATION ÉQUILIBRÉE DES FEMMES ET DES HOMMES

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-30 du Code du travail, les organisations syndicales s'engagent à rechercher les voies et les moyens qui permettraient de parvenir le plus possible à une représentation équilibrée entre les femmes et les hommes sur les listes de candidats.

La composition des collèges électoraux est la suivante, en fonction de la représentation hommes / femmes par collège :

	Catégories	Électeurs	Dont femmes	Dont hommes	% Femmes	% Hommes
Électeurs Collège 1	Employés	22	2	20	9%	91%
Électeurs Collège 2	Cadres	23	3	20	13%	87%

ARTICLE 5 : DATE, HORAIRE ET LIEU DES ÉLECTIONS

Le renouvellement des mandats des représentants du personnel de T.G.I se déroulera, par vote électronique, selon les dates prévues au présent protocole.

La date des élections est fixée pour le 1^er tour du scrutin du lundi 10 septembre 2018 à 9 heures au mercredi 12 septembre 2018 à 16 heures.

Si un 2^ème tour est nécessaire, il aura lieu du lundi 24 septembre 2018 à 9 heures au mercredi 26 septembre 2018 à 16 heures.

Les électeurs pourront voter depuis leur poste informatique de leur lieu de travail mais aussi à distance de n’importe quel ordinateur informatique ou téléphone possédant une connexion internet en allant sur l’adresse internet du site de vote.

ARTICLE 6 : PERSONNEL ÉLECTEUR ET ÉLIGIBLE – LISTES ÉLECTORALES

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 et suivants du Code du travail.

La Direction établira, par collège électoral, la liste des électeurs et des éligibles. Ces listes seront affichées sur les panneaux réservés aux communications de la Direction au plus tard le lundi 18 juin 2018.

Sont électeurs, les salariés de la société T.G.I qui répondent aux conditions suivantes, appréciées à la date du 1^er tour du scrutin :

• Être âgés de 16 ans révolus,

• Compter une ancienneté Société de trois mois au moins,

• N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives aux droits civiques.

Sont éligibles, les salariés de la société T.G.I qui répondent aux conditions suivantes, appréciées à la date du 1^er tour de scrutin :

• Être électeurs,

• Être âgés de 18 ans révolus,

• Compter une ancienneté Société d’au moins un an,

• Ne pas être conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du Chef d’Entreprise.

Les listes électorales seront valables pour les deux tours de scrutin.

Figurent sur ces listes : la civilité, le nom et le prénom de l’électeur, sa date d’entrée dans la Société, son collège électoral et, le cas échéant, sa qualité d’électeur et de salarié éligible.

Pour des raisons de confidentialité et de respect de la vie privée des salariés, les listes électorales affichées ne porteront pas la mention de la date de naissance. Un double de ces listes électorales comportant la date de naissance des salariés sera toutefois consultable auprès de la Direction (bureau de Mr xxxxx)

Les contestations qui pourraient naitre à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction dans les trois jours suivant cet affichage.

ARTICLE 7 : MODALITÉS DE DÉPÔT DES CANDIDATURES

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du scrutin (notamment vérification de la validité des candidatures, établissement des listes de candidatures, diffusion et affichage des listes de candidatures, programmation des pages Web par la société Élection Europe), les Organisations syndicales, seules habilitées à présenter des candidatures au premier tour, déposeront au plus tard le lundi 3 septembre 2018 à 12 heures auprès de la Direction :

• Sur support papier et par fichier informatique (format PDF) :

• leurs listes de candidats ;

• leur éventuelle profession de foi électorale à l’exclusion de toute photo, dans la limite d’une feuille format A4 (21x29.7) et dans la limite d’un poids de 50 kilooctet compatible avec les capacités techniques permettant un accès suffisamment rapide aux propagandes électorales.

• Sur support papier :

• les déclarations de candidature signées par chaque candidat précisant la liste sur laquelle celui-ci est inscrit et s’il se présente en qualité de titulaire ou de suppléant.

Une copie de la liste de candidats émargée par le représentant de la Direction ou par xxxx est remise au dépositaire de la liste et vaut récépissé de dépôt.

Il est précisé que toute candidature réceptionnée ou mal rédigée après cette date ne pourra être retenue.

Pour les motifs précédemment énoncés, la Direction et les Organisations syndicales conviennent de fixer au vendredi 14 septembre 2018 à 12 heures, la date limite de dépôt des candidatures pour le second tour de scrutin dans l’hypothèse où celui-ci aurait lieu.

Dès réception de l’ensemble des listes et des professions de foi, la Direction fera procéder à leur affichage sur les panneaux prévus à cet effet.

ARTICLE 8 : VOTE ÉLECTRONIQUE

Les salariés de T.G.I pourront voter par vote électronique que ce soit depuis leur lieu de travail où à distance à leur libre choix.

Les parties signataires conviennent de procéder au vote électronique pour les présentes élections professionnelles.

Conformément à l’accord du 30 mai 2018, le prestataire fournisseur, choisi pour les présentes élections professionnelles, est la société Élection-Europe. Une présentation du prestataire, ainsi que le cahier des charges du système, figurent en annexes 2 et 4 du présent protocole.

ARTICLE 9 : « BULLETINS DE VOTE VIRTUELS »

La société Élection Europe assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des « bulletins de vote virtuels ».

La société Élection Europe reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par les organisations syndicales ou les candidats libres. Les listes des candidats seront présentées sur un seul et même écran après tirage au sort pour l’ordre de présentation.

Néanmoins, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, la société Élection Europe veillera à ce que la dimension des « bulletins de vote virtuels », les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

ARTICLE 10 : CALENDRIER DU SCRUTIN

La date et la durée du scrutin ainsi que les dates des différentes étapes du scrutin figurent en annexe 1 du présent protocole préélectoral.

ARTICLE 11 : DÉROULEMENT ET MODE DE SCRUTIN

Les codes et instructions de vote seront adressés à chaque salarié par mail, selon le calendrier, par le prestataire fournisseur et contiendra une notice explicative sur laquelle figurera notamment l’identifiant et le mot de passe de vote électronique.

Les représentants du personnel sont élus au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. La moyenne de liste s’entend du nombre de voix obtenues par les candidats de la liste divisé par le nombre de ces candidats.

Le premier tour est exclusivement réservé aux organisations syndicales mentionnées à l’article L2314-5 du Code du travail (c’est-à-dire non seulement les organisations syndicales représentatives mais aussi celles satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel ou géographique couvre l’entreprise).

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidatures non syndicales et aux candidatures syndicales admises au 1^er tour, dans l’un des cas suivants :

• En l’absence de quorum au 1^er tour, c’est-à-dire si le nombre de votants n’a pas atteint la moitié des électeurs inscrits. Le quorum est atteint dès lors que la moitié des électeurs inscrits a émis un vote valable.

• En l’absence totale ou partielle de candidatures au premier tour.

Les électeurs ont la faculté de retirer des noms d’une liste (« raturage »). Toutefois, les « ratures » ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est strictement inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Le panachage est interdit.

Les « ratures » sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

ARTICLE 12 : BUREAUX DE VOTE

Les parties conviennent de mettre en place un bureau de vote comprenant 3 membres désignés d’un commun accord entre la Direction et les organisations syndicales représentatives, dont un président et deux assesseurs.

À défaut d’accord sur la désignation des membres du bureau de vote, les membres du bureau de vote précité seront déterminés comme suit :

• Un président : l’électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• Deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s’assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

Chaque liste pourra désigner, parmi les membres du personnel de la société, un délégué pour contrôler le déroulement du scrutin. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections étant rémunéré comme temps de travail.

Les candidats peuvent assister aux élections dans les mêmes conditions que les délégués de liste.

La Direction de l’entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d’assister aux opérations électorales.

ARTICLE 13 : DÉPOUILLEMENT DES VOTES ET ÉTABLISSEMENT DES PROCÈS-VERBAUX

Le jour du dépouillement est fixé au mercredi 12 septembre 2018 à 16 heures en ce qui concerne le 1^er tour et au mercredi 26 septembre 2018 à 16 heures pour le 2^nd tour.

Les dépouillements ont lieu publiquement au sein de la société T.G.I.

Le dépouillement des votes électroniques se fait par l’introduction simultanée des clefs des membres des bureaux de vote.

Les membres des bureaux de vote proclament les résultats après édition des procès-verbaux, signent les procès-verbaux et les remettent, dès la fin du dépouillement, à la Direction qui se charge de diffuser les résultats.

Les votes sont archivés pendant 15 jours après le vote et jusqu’à l’épuisement des délais de recours.

ARTICLE 14 : DURÉE ET PUBLICITÉ DU PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL

Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu pour les élections professionnelles de 2018 des représentants du personnel de la société T.G.I.

Un exemplaire du présent protocole sera transmis à l’Inspection du travail compétente.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent protocole d’accord préélectoral.

Dès son entrée en vigueur, le présent protocole fera l’objet d’un affichage sur les panneaux prévus à cet effet.

Fait à Dunkerque, le vendredi 15 juin 2018

Pour la Direction de T.G.I Pour les Organisations Syndicales

Xxxxxx xxxxxxxxxx (CFTC)

Président Directeur Général

annexe 1 : calendrier des opérations électorales 2018

Vendredi 15 juin 2018		Affichage du protocole signé
		Affichage des listes électorales (électeurs + éligibles)
Lundi 3 septembre 2018 à 12 heures		Date limite de réception des candidatures au 1er tour par voie postale avec LRAR ou remise en main propre contre récépissé.
		Date limite de dépôt des professions de foi (par mail)
Vendredi 7 septembre 2018		Test recette avec Election-Europe
Lundi 10 septembre 2018 à 9 heures		1er TOUR élection : ouverture des scrutins
Mercredi 12 septembre 2018		Clôture des scrutins + affichage des PV + note 2ème tour
Vendredi 14 septembre 2018 à 12 heures		Date limite de réception des candidatures au 2nd tour par courrier remis en main propre
		Date limite des professions de foi (par mail)
Lundi 24 septembre 2018 à 9 heures		2ème TOUR élection : ouverture des scrutins
Mercredi 26 septembre 2018		Clôture des scrutins + affichage des PV

annexe 2 : présentation du prestataire élection-europe

La SARL Élection Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet.

Depuis 18 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société Élection Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles des représentants du personnel par Internet au sein de la société TGI.

Plus concrètement, la société Élection Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que la société TGI lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral.

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par collège de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par mail ou courrier à chaque électeur des instructions de vote et de leurs codes.

• Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format Excel

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d'éviter le déplacement des urnes classiques et leur surveillance

annexe 3 : adresse mail de communication des listes de candidats

Les listes de candidats peuvent être déposées à l’adresse suivante :

Traitement et Gestion Informatique

11 rue des Arbres – 59376 Dunkerque

annexe 4 : cahier des charges vote électronique

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL DE T.G.I

1. SOMMAIRE

SOMMAIRE 1

INTRODUCTION 2

1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES 3

1.1 Principes de l’élection 3

1.2 Modalités de l'élection 3

Scrutin 3

Corps électoral 3

Candidats 4

Modalités du vote 4

Opérations de dépouillement 5

2 INTERVENANTS 6

2.1 – Organisation des élections 6

2.2 Le Prestataire 7

Références 7

Coordination, suivi de l’opération et garanties 7

3.1 Fonctionnalités générales attendues 8

3.2 Contraintes 9

3.3 La plate-forme de vote électronique 9

Fonctionnalités du système de vote électronique 10

3.4 Mise en place d’un processus électoral 10

Moyens d’identification et d'authentification 10

Paramétrage de l’élection 11

Interface de contrôle 11

Tests et recette 11

Période de vote 12

4 ASSISTANCE 12

4.1 Aux électeurs 12

4.2 A la cellule technique RH 12

4.3 Documentation 13

INTRODUCTION

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles de ses représentants du personnel, TGI a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

TGI souhaite confier à un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, la mise en place du système de vote électronique sur la base de ce cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 alinéa 2 et R2324-4 alinéa 2 du code du travail.

Un Accord d’Entreprise ou à défaut une Décision de TGI précisera le fonctionnement du système retenu en respect du Décret 2007-602 du 25 avril 2007 et un Protocole Pré-électoral fixera le déroulement des opérations électorales (articles R2314-16 et R2324-12 du code du travail).

Le système devra assurer la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R2314-9 et R2324-5).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (articles R2314-10 alinéa 1 et R2324-6 alinéa 1 du code du travail).

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.

Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole pré-électoral.

4. 1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES

   1. 1.1 Principes de l’élection

TGI souhaite introduire un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections de ses représentants du personnel.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne

- l’anonymat et le secret du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

2. 1.2 Modalités de l'élection

   1. Scrutin

Il s’agit d’un scrutin de liste à deux tours avec atteinte du quorum de 50% des votes exprimés au premier tour, sans panachage, ni vote préférentiel mais avec possibilité de raturage, suivant la règle du quotient électoral avec application de la plus forte moyenne pour les sièges restant à pourvoir.

Corps électoral

La liste du personnel électeur et éligible par collège est établie par la Direction et affichée à la date prévue dans le calendrier figurant du protocole pré-électoral. D’un commun accord, ne figurent sur cette liste que le matricule, nom, prénom, ancienneté, collège, site d’appartenance des électeurs et l’indication « mise à disposition » le cas échéant.

Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction dans les trois jours suivant cet affichage.

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L 2324-14 et L 2324-15 (ou L 2314-15 et L 2314-16) du Code du Travail.

Les salariés sous Contrat à Durée Déterminée sont électeurs à condition :

- d'être sous contrat avec TGI à un quelconque moment entre l'ouverture et la fermeture du 1^er tour de scrutin ;

- d'avoir une ancienneté de trois mois, consécutifs ou non.

Ces deux conditions sont cumulatives.

Les salariés sous Contrat à Durée Déterminée sont éligibles à condition :

- d'être sous contrat avec TGI à un quelconque moment entre l'ouverture et la fermeture du 1^er tour de scrutin ;

- d'avoir une ancienneté de 12 mois, consécutifs ou non.

Ces deux conditions sont cumulatives.

Candidats

Le premier tour est exclusivement réservé aux organisations syndicales mentionnées aux articles L 2314-3 et L 2324-4 du code du travail (c’est-à-dire non seulement les organisations syndicales représentatives mais aussi celles satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel ou géographique couvre l’entreprise).

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidatures non syndicales et aux candidatures syndicales admises au 1^er tour, dans l’un des cas suivants :

- en l’absence de quorum au 1^er tour, c’est-à-dire si le nombre de votants n’a pas atteint la moitié des électeurs inscrits. Le quorum est atteint dès lors que la moitié des électeurs inscrits a émis un vote valable. Les votes blancs ne constituent pas un vote valable,

- en l’absence totale ou partielle de candidatures au premier tour.

Les électeurs ont la faculté de retirer des noms d’une liste (« raturage »). Toutefois, les « ratures » ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est strictement inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Le panachage est interdit.

Les « ratures » sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Modalités du vote

La faculté de voter électroniquement est la modalité de vote exclusive. Il sera mis à disposition des bornes de vote internet le cas échéant dans les établissements où les salariés n’ont pas d’accès à un poste de travail.

Vote Électronique :

Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…).

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole pré-électoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

Opérations de dépouillement

À la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote

• Intégration automatisée des résultats du vote internet

• Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.

• Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote

• Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus. Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :

• résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;

• contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

• quotient électoral ;

• pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.

Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :

Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».

À cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.

5. 2 INTERVENANTS

2.1 – Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction de TGI, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

5. 2.2 Le Prestataire

   5. Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.

Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.

Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

• Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;

• Le Logiciel ne contient aucune fonction espion ;

• Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :

• Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;

• Le rapport de l’Audit ;

ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.

3 DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

• la fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé

• la fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection

• la disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération

  6. 3.1 Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• la coordination de l'opération en relation avec la cellule technique RH

• une assistance technique pour les organisateurs de l’élection

• la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs

• le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement

• le traitement et l’intégration des listes de candidats

• la gestion des votes par Internet durant la période du scrutin

• le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique

• la fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion

• la conservation des fichiers pendant les délais de recours

• la destruction des archives

  7. 3.2 Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

3.3 La plate-forme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole SSL/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement SSL/TLS.

Il comprend obligatoirement :

• un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification

• une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires

• une séparation stricte des données sera assurée :

1. pour le fichier des électeurs

2. pour la réception des votes (urne électronique)

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

• la fiabilité de l’ensemble

• une protection des accès physiques

• un contrôle d'accès logique

• une gestion des droits

• l’intégrité des données

• la protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la cellule technique RH.

Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de

Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• le vote blanc

• le raturage dans une liste

• à l’électeur de revenir sur son choix avant validation

• la confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique

• la possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote devra interdire :

• de sélectionner plus d’une liste

• de voter plusieurs fois

• tout lien entre le nom de l’électeur et son vote

  9. 3.4 Mise en place d’un processus électoral

     8. Moyens d’identification et d'authentification

À partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les codes de vote par internet pourront être ré-édités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.

Paramétrage de l’élection

La cellule technique RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La cellule technique RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format gif de 4 Koctets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format pdf d’un maximum de 500 kilooctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• le bon fonctionnement du processus de connexion

• la présence de la liste d’émargement

• la présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés

• la présence et l’exactitude des professions de foi et des logos

• le fonctionnement du processus de vote

• le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Prestataire :

• détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles

• scellera les listes électorales

• scellera les listes de candidats

• remettra à zéro le compteur des votes

• videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole pré-électoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :

• l’émargement dans le fichier des électeurs

• l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique

• l’impossibilité de revoter

• la présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

4 ASSISTANCE

4.1 Aux électeurs

Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique RH pour :

• répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)

• envoyer des demandes de ré-édition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification de l’électeur par la cellule technique RH sans que la cellule technique RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

  11. 4.2 A la cellule technique RH

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

• les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration

• l'information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système

• les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs

• l’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

• A titre dérogatoire, en cas d’absence d’adresse électronique de l’électeur, les codes pourront être communiqués oralement après authentification de l’électeur par le Prestataire sur demande de la cellule technique RH

  12. 4.3 Documentation

Le Prestataire fournira :

• une documentation sur le système de vote

• une documentation sur le système de dépouillement

• une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes

Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.