Caisse Primaire d’Assurance Maladie

des Hauts-de-Seine

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre d’une part,

• La Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Hauts-de-Seine, dont le siège social est à 113 rue des Trois Fontanot – 92 026 NANTERRE, représentée par son Directeur.

Ci-après dénommée l’Organisme,

Et d’autre part,

• les organisations syndicales représentatives,

Ci-après dénommées « les Organisations syndicales »

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise, favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, prévoit que ces institutions représentatives du personnel soient remplacées par un Comité Social et Economique (CSE) au plus tard le 1^er janvier 2020.

Afin de faciliter l’organisation des prochaines élections des membres du Comité Social et Economique, les parties s’accordent sur le fait de recourir au vote électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires et notamment de l’ordonnance précitée ainsi que du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique.

Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, qui sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral

Les parties définiront ensuite, dans le protocole d’accord préélectoral, le fonctionnement détaillé du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Ce protocole devra également mentionner la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique ainsi que le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.

Article I – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article II – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE

Le Prestataire retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions contenues dans les articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

(Article R. 2314-9 du Code du travail)

Article III – CAHIER DES CHARGES

Le Prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail.

1. Confidentialité des données transmises

Le dispositif de vote électronique assure :

• la confidentialité des données transmises, à savoir les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

(Article R. 2314-7 du Code du travail)

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

2. Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, est faite à la date prévue par ledit protocole.

Les listes de candidats, qui sont établies, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies en respectant le format prévu dans le protocole préélectoral.

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont notamment :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance ou âge, collège électoral ;

• pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, tous les moyens d’authentification requis dans le protocole pré-électoral telles que les coordonnées postales, les adresses emails professionnelles etc… ;

• pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs, date et heure du vote, n° d’accusé réception du vote généré par la plate-forme de vote électronique;

• pour les listes de candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, date de naissance ;

• pour listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires des données, outre le prestataire du vote électronique, sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs au niveau de la branche Assurance Maladie le cas échéant, les agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, le prestataire du vote électronique ;

• pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel, le prestataire du vote électronique ;

• pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel.

3. Bulletins de vote

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans un ordre qui sera déterminé dans le protocole préélectoral, à savoir, soir par ordre alphabétique, soit par tirage au sort, soit dans l’ordre d’arrivée du dépôt des listes.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

4. Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

(Article R. 2314-10 du Code du travail)

5. Missions (Article R. 2314-15 du Code du travail)

La cellule d’assistance technique, en présence des représentants des listes de candidats, sera chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6. Le déroulement du vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée comprenant un ou plusieurs jours déterminés dans le cadre protocole d’accord préélectoral.

Chaque électeur aura préalablement reçu, pour chaque tour, par courrier postal à son adresse personnelle, le code d’accès et le mot de passe lui permettant de voter. Seul le Prestataire aura connaissance du code d’accès et du mot de passe. Les modalités de connexion seront précisées dans le protocole préélectoral. Les codes sont modifiés pour chaque tour.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant une double validation définitive.

La validation, entraînant transmission du vote et émargement, fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

La liste d’émargement pourra être accessible uniquement aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, si ce point est précisé dans le protocole préélectoral.

Par défaut, seul le taux de participation global et par scrutin sera accessible en temps réel. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Les parties s’accordent sur le fait que ce nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

(Article R. 2314-7 du Code du travail)

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

7. Dépouillement

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

(Article R. 2314-15 du Code du travail)

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, des 4 clés de chiffrement détenues par le Président, les assesseurs du bureau de vote.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai légal de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles seront ensuite détruites par le Prestataire.

Article IV – INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

(Article R. 2314-11 du Code du travail)

Il remet à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales en vote électronique.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article V – DUREE - ENTREE EN VIGUEUR - PUBLICITE

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Il sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

Le présent accord sera déposé par la CPAM 92 auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte), par dépôt sur la plateforme de téléprocédure (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat Greffe Conseil des Prud’hommes de Nanterre, conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord est rendu public par son versement au sein d’une base de données nationale dont le contenu est publié en ligne sur le site internet « Légifrance ».

Un exemplaire dûment signé sera remis à chaque organisation syndicale.

Fait en 5 exemplaires originaux à Nanterre, le

Pour la Caisse Primaire d’Assurance Pour l’(es) Organisation(s) syndicale(s)

Maladie des Hauts-de-Seine

Le Directeur Général