PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL EN VUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE :

La Mutuelle UNITE FRATERNELLE DES REGIONS, régie par le Code de la Mutualité, inscrite à l’URSSAF de Fort de France sous le numéro C015011,

SIRET n° 324 593 979 000 36, dont le siège social est situé Cité Lacroix – 97231 Le Robert

représenté aux présentes par, en qualité de Directeur Général dûment habilité à l’effet des présentes par mandat du Président du Conseil d’Administration,

Ci-après désignée « La Mutuelle »

de premiere part

ET :

• Le Syndicat .................................... représenté par............................

• Le Syndicat .................................... représenté par............................

• Le Syndicat .................................... représenté par............................

• Le Syndicat .................................... représenté par............................

de seconde part

Conformément aux dispositions légales et conventionnelles, la Mutuelle UFR procède à la mise en place de ses instances représentatives du personnel sous la forme du Comité Social et Economique (CSE).

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique (CSE).

La durée des mandats est fixée à 4 ans.

La Direction en a informé le personnel par mail et par voie d’affichage le 17 septembre 2019.

La Direction a convoqué, par courrier recommandé avec accusé de réception en date du 17 septembre 2019, toutes les organisations syndicales représentatives à une réunion de négociation fixée le 03 octobre 2019 afin d’établir le protocole d’accord préélectoral.

Il a été convenu ce qui suit :

APPRECIATION DES EFFECTIFS – NOMBRE DE SIEGES A POUVOIR

Les parties aux présentes constatent que l’effectif global de la Société est de 121 salariés au 01er/09/19. 

Cet effectif se décompose de la manière suivante selon la classification conventionnelle applicable au sein de la Mutuelle la Convention Collective Nationale de la Mutualité, Brochures JO n°3300, IDCC 2128 et actuellement applicables à la Société.

Compte tenu des dispositions précédentes et afin d’assurer une représentativité des salariés plus conforme à la répartition des effectifs par catégorie professionnelle, il est convenu que le nombre de salariés par collège et le nombre d’élus, par collège se définit comme suit :

EMPLOYES	TECHNICIENS / AGENTS de MAITRISE / CHEFS DE SERVICE et CADRES	TOTAL
65	56	121

Compte tenu de l’effectif, le nombre de sièges à pourvoir, par collège est le suivant :

TITULAIRES	SUPPLEANTS	TOTAL
6	6	12

Collèges électoraux et répartition des sièges

Conformément aux dispositions légales, il est convenu de répartir les sièges à pourvoir de la manière suivante :

COLLEGES	TITULAIRES	SUPPLEANTS	TOTAL
1er COLLEGE EMPLOYES	3	3	6
2ème COLLEGE TECHNICIENS / AGENTS de MAITRISE / CHEFS DE SERVICE et CADRES	3	3	6

Proportion de femmes et d’hommes

Les listes électorales pour chaque collège sont composées comme suit :

COLLEGES	FEMMES	HOMMES	TOTAL
1er COLLEGE EMPLOYES	50	15	65 Soit 76.92 % de Femmes Et 23.08 % d’Homme
2ème COLLEGE TECHNICIENS / AGENTS de MAITRISE / CHEFS DE SERVICE et CADRES	37	19	56 Soit 66.07 % de Femmes Et 33.93 % d’Hommes

Les organisations syndicales s’engagent à rechercher les voies et les moyens qui permettraient de parvenir le plus possible à une représentation équilibrée entre les femmes et les hommes sur les listes de candidats.

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats titulaires et suppléants, au 1er et au 2ème tour, doivent contenir un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

Au regard de la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale :

Les listes du 1er collège devront être composées d’une femme, d’un homme et la troisième personne soit une femme ou un homme.

Les listes du 2nd collège devront être composées d’une femme, d’un homme et la troisième personne soit une femme ou un homme.

Les listes de candidats doivent être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des deux sexes.

Les listes pourront être complétées avec des candidats du même sexe en cas d’insuffisance de candidats de l’autre sexe.

En cas de nombre impair de sièges : En raison du nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Idéalement les listes devraient comporter 1 femme, 1 homme, 1 femme ou 1 homme.

ELECTORAT ET ELIGIBILITE

Les conditions d’électorat et d’éligibilité doivent être remplies à la date du 1^er tour du scrutin et selon les conditions suivantes.

Sont électeurs, les salariés qui, à la date du scrutin :

• sont salariés de l’entreprise (y compris les personnels détachés) ;

• ont 16 ans révolus ;

• justifient d’au moins 3 mois de présence dans l'entreprise ;

• ne sont pas cadres dirigeants ;

• n’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

  3. Sont éligibles, les électeurs qui, à la date du scrutin :

• ont 18 ans révolus ;

• justifient d’une ancienneté dans l'entreprise d’au moins un an de manière continue ou non ;

• ne sont pas conjoints, liés par un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliées au même degré d’un membre de la Direction.

Il est précisé qu’un salarié ne peut se présenter que dans son collège de rattachement.

AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES

Liste des salariés électeurs et éligibles

Les listes électorales établies par collège seront affichées le 14 octobre 2019 au plus tard.

Elles préciseront pour chaque salarié électeur le nom, prénom et l’appartenance au collège.

Les salariés seront identifiés en tant qu’électeur et éligible par un « OUI » ou un « NON ».

DATES DES ELECTIONS ET DUREE DES MANDATS

Le premier tour des élections se déroulera par vote électronique à compter du mardi 26 novembre 2019 à 09h00 au 27 novembre 2019 à 09h00.

En cas de second tour, celui-ci se déroulera par vote électronique à compter du lundi 09 décembre 2019 à 09h00 au 10 décembre 2019 à 09h00.

Les membres du Comité Social et Economique sont élus pour quatre ans. Le nombre de mandats successifs est limité à trois. Les fonctions de ces membres prennent fin par le décès, la démission, la rupture du contrat de travail, la perte des conditions requises pour être éligible. Ils conservent leur mandat en cas de changement de catégorie professionnelle.

5. LISTE DES CANDIDATS

   4. Dépôt des candidatures pour le 1^er tour

Il est rappelé que seules les organisations syndicales reconnues comme représentatives sont habilitées à présenter des listes de candidats au 1er tour.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir.

Un salarié ne peut se présenter que dans le collège auquel il appartient.

Un même candidat peut se présenter simultanément pour un poste de Titulaire et de Suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme Titulaire et Suppléant, il sera automatiquement désigné comme Titulaire.

Les listes de candidats et les professions de foi devront être adressées à la Direction au plus tard le mercredi 30 octobre 2019 à 12h00.

Modalités de mise en place d’un 2^nd tour du scrutin

Le second tour n’a lieu que dans les situations suivantes appréciées collège par collège :

• si les syndicats n'ont pas présenté de liste ;

• si le quorum n'a pas été atteint (plus de 50% des électeurs n’ont pas voté) ;

• si la totalité des sièges n’a pas été pourvue au 1er tour.

Pour le second tour, toutes les listes sont acceptées. Des candidats individuels peuvent se présenter.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir.

Un salarié ne peut se présenter que dans le collège auquel il appartient.

Un même candidat peut se présenter simultanément pour un poste de Titulaire et de Suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme Titulaire et Suppléant, il sera automatiquement désigné comme Titulaire.

Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Les listes de candidats et les professions de foi devront être adressées à la Direction au plus tard le lundi 02 décembre 2019 à 12h00.

Les dispositions prévues aux articles suivants s’appliqueront pour le premier et le second tour.

REPRESENTATION EQUILIBREE DES FEMMES ET DES HOMMES

Conformément aux dispositions légales en vigueur, la Direction s'engage à rechercher les voies et les moyens d'atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidatures.

Dans cette optique, les éventuelles listes de candidatures des organisations syndicales devront présenter une proportion de femmes et d’hommes conforme à leur part dans le corps électoral.

Les listes de candidatures comporteront autant que possible, une alternance femmes/hommes. Elles comporteront alors alternativement un candidat de chaque sexe jusqu'à l'épuisement des candidats d'un des sexes.

À défaut, les candidats indûment élus s'exposeront à l'annulation de leur élection.

En outre, dès lors où un accord ou une décision de l'autorité compétente sur la répartition du personnel est intervenu, l'employeur porte cette proportion à la connaissance des salariés par tout moyen permettant de donner date certaine à cette information.

ORGANISATION DU SCRUTIN PAR VOTE ELECTRONIQUE

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, il est décidé que tous les électeurs de la Mutuelle voteront de manière électronique, et ce conformément aux dispositions légales en vigueur relatives aux modalités de mise en œuvre.

La solution technique choisie pour ce vote est celle du Prestataire ELIGIBILIS, ci-après dénommé le « Prestataire ». Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole un document de présentation de la société ELIGIBILIS.

7.1. Date et horaire de vote par internet

Le vote du premier tour sera ouvert à compter du mardi 26 novembre 2019 à 09h00 au 27 novembre 2019 à 09h00.

Le vote du second tour sera ouvert à compter du lundi 09 décembre 2019 à 09h00 au 10 décembre 2019 à 09h00.

7.2. Ordre de présentation des listes sur le site

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou plusieurs colonnes.

L'ordre de présentation des listes électorales se fera aléatoirement à chaque connexion sur le site de vote.

7.3. Consultation de la participation

La société ELIGIBILIS est autorisée à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote par internet. Il les consulte sur demande de la Direction de l’UFR, puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.

7.4. Codes d'accès

Un code d'accès personnel et unique est généré aléatoirement et lui est attribué pour les deux tours.

Ce code permet au salarié électeur de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.

7.5. Communication des codes d'accès

Le code d'accès confidentiel de chaque électeur lui est communiqué par le Prestataire avant le premier tour par email et par courrier postal à son adresse personnelle.

Les retours pour adresse invalide sont gérés par la société ELIGIBILIS dans les conditions suivantes :

• si le temps le permet, le Prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi ;

• si le temps ne permet pas à l'électeur de recevoir son code d'accès avant la fermeture du vote par internet, le Prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de code d'accès.

7.6. Protocole de restitution des codes d'accès

Pour les cas de perte, vol ou retour tardif pour adresse invalide, le Prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet lui permettant de restituer le code personnel d'un électeur, après vérification de son identité, sous le contrôle du Président du bureau de vote.

7.7. Bureau de vote

Un Bureau de vote est constitué pour l’ensemble des collèges, pour les élections des Titulaires et des Suppléants des deux tours. Le Bureau de vote est en principe composé des deux électeurs les plus âgés et de l'électeur le moins âgé des électeurs acceptant cette fonction. Le plus âgé sera le Président. Néanmoins, les signataires conviennent, par référence aux usages électoraux, que la Présidence du Bureau de vote ne peut être occupée par un candidat. Les deux autres membres du Bureau de vote disposent de la qualité d’assesseur.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s’assure de sa régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

7.8. Matériel mis à disposition

Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition dans chaque établissement pour les électeurs non équipés.

Cet ordinateur permet à tout électeur de voter sur internet. Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

7.9. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser seul l’espace de vote, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

7.10. Dépouillement

Les listes d’émargement sont consultables durant le vote, puis éditables au moment des dépouillements.

Un dépouillement sera organisé à l’issue du premier tour, même en l’absence de quorum atteint.

A l’issue du scrutin et conformément aux spécificités de déroulement du vote électronique, le Bureau de vote procède au dépouillement.

Le Président proclame les résultats.

Le Bureau de vote établit un procès-verbal faisant état :

- du nombre d’électeurs inscrits (A) ;

- du nombre de votants (B) ;

- du nombre de bulletins blancs ou nuls (C) ;

- du nombre de suffrages valablement exprimés (D = B-C) ;

- du nombre de bulletin obtenu par chaque liste ;

- du nombre de voix obtenu par chaque candidat de chaque liste ;

- des incidents éventuels de vote.

Les formulaires CERFA de procès-verbaux sont des fichiers PDF totalement pré remplis et immédiatement disponibles dans l’interface dédiée du Bureau dès le descellement du tour.

Les membres du Bureau de vote éditent et signent les formulaires CERFA de procès-verbaux lors des élections du comité social et économique (pour chacun des collèges et par catégorie titulaires et suppléants), ou bien le formulaire du procès-verbal de carence.

Le Bureau de vote adressera les formulaires à la Direction des Ressources Humaines.

L'employeur dispose d'un délai de 15 jours pour transmettre, en double exemplaire, ces formulaires à l'administration du travail et au CTEP à Rouen.

Les résultats sont affichés au plus tard le lendemain des élections.

DUREE ET PUBLICITE DU PRESENT PROTOCOLE D’ACCORD

Le présent protocole est valable pour les élections des membres du Comité Social et Economique dont le 1^er tour et le 2^nd tour sont organisés en 2019.

Le présent protocole sera affiché sur les panneaux réservés à cet effet.

Il sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis, par la direction, à l’inspection du travail du siège de la Mutuelle.

Il sera consultable par l’ensemble des salariés sur les panneaux d’affichage réservés à cet effet.

Fait au ROBERT, le 03 octobre 2019.

En 03 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties présentes

Pour la Mutuelle UFR

Directrice Générale Adjointe

Pour les Syndicats

M / Mme ……………………………...……représentant le Syndicat ………..….……………

M / Mme ……………………………………représentant le Syndicat ………….…….………

M / Mme ……………………….……………représentant le Syndicat ………………..……

Parapher chaque page du protocole et faire précéder les signatures des mentions « lu et approuvé », « bon pour accord »