Accord d'entreprise "ACCORD GPEC" chez XELIANS ARCHIVAGE (Siège)

ACCORD

SUR LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES

La société Xelians Archivage, SAS au capital de 1.495.475 €

Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le n° 324 847 094

Dont le siège social est situé au 15 Avenue Marcellin Berthelot 92390 Villeneuve La Garenne

Représentée par

Et

L’Organisations Syndicale suivante :

CFDT Représentée par

Contexte :

Dans le cadre de la loi « Borloo » du 18 Janvier 2015, la Direction de Locarchives et les partenaires sociaux avaient signé un accord relatif à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences le 7 Juin 2016.

En Mars 2020, les Sociétés Archiveco et Locarchives ont fusionné pour donner naissance à Xelians Archivage, dont l’effectif dépasse les 500 salariés.

Au travers du présent accord, la Direction et les partenaires sociaux ont souhaité reconduire une grande partie des dispositifs inscrits dans le précédent accord et mettre en avant les dispositifs de l’entreprise afin d’assurer, du mieux possible, l’adaptation des compétences des salariés à l’évolution des emplois. C’est pour l’entreprise un moyen de préserver sa compétitivité en France.

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences a un double enjeu social et économique :

• Accompagner l’entreprise dans ses enjeux de développement et de performance,

• Développer une culture de la mobilité et de l’employabilité.

La volonté de la Direction est de permettre à chaque salarié de développer son employabilité tout en tenant compte des transformations et évolutions prévisionnelles de Xelians Archivage.

Afin de garantir le bon déploiement de l’accord et d’apporter aux salariés une vision précise et structurée des mesures mises en place, les parties conviennent que la Direction communiquera autant que nécessaire sur les dispositifs de l’accord pendant la durée de son application.

Enfin, il est à noter que les dispositifs mis en place pourront être sujet à évolution pendant la durée du présent accord sans que cela ne nécessite un avenant. Ces éventuelles modifications n’impacteront pas les mesures qui resteront applicables pendant les périodes définies dans le présent accord.

CHAMP D’APPLICATION :

Le présent accord est applicable aux salariés de la société Xelians Archivage ;.

• Acteurs du dialogue social :

Acteurs :

Les parties signataires entendent affirmer leur volonté de privilégier un dialogue social constructif et transparent, par le présent accord, entre les différents acteurs sociaux de l’entreprise qui ont chacun un rôle prépondérant :

- La Direction de l’Entreprise dans son rôle de définition et de présentation des orientations stratégiques de Xelians Archivage,

- La Direction des Ressources Humaines informe, conseille et facilite la mise en œuvre du projet professionnel des salariés. Elle valide les projets de mobilité interne ou externe ainsi que l’ensemble des moyens à mettre à disposition pour permettre au salarié de réaliser son projet. Elle veille aussi au bon déploiement et au respect du dispositif global de GPEC décrit dans le présent accord. Elle assure la préparation des outils et l’organisation des processus RH. Elle analyse les compétences et les métiers détenus, disponibles et recherchés, informe les collaborateurs sur les dispositifs mis en place, met en œuvre les outils de GPEC convenus et adaptés, accompagne les collaborateurs dans leurs démarches et les aide dans la constitution des différents dossiers.

- Le Délégué Syndical : Signataire du présent accord et chargé de veiller à sa bonne application.

- Le Comité Social et Economique de l’Entreprise : Instance d’échanges, il est informé préalablement sur la stratégie de l’entreprise, sur ses orientations, et notamment sur les différents projets pouvant avoir un impact possible sur l’emploi et la formation.

- Le Manager N+1 : Il a également un rôle essentiel dans le dispositif de GPEC en ce sens qu’il est notamment contributeur sur l’analyse et l’évaluation des tendances d’évolution des métiers de son périmètre. Il assure aussi un rôle de communication auprès des salariés de son équipe et détecte les besoins de développement des compétences des salariés à l’occasion notamment de l’entretien d’évaluation et/ou de l’entretien professionnel. Il est à la fois responsable de la réalisation des objectifs stratégiques définis par la Direction de l’Entreprise et de la mise en œuvre des outils RH, et contributeur de l’évolution des besoins en compétences de son équipe. Il doit concilier les évolutions de Xelians Archivage et le développement professionnel de son équipe.

- Le collaborateur : Acteur de son évolution professionnelle et de sa mobilité, le salarié identifie et détermine ses souhaits d’évolution professionnelle et/ou de mobilité. Avec l’accord de son manager et de la DRH, il pourra être initiateur et acteur de la mise en œuvre de son projet professionnel à l’aide des outils mis à sa disposition via le dispositif de GPEC. Il doit être en veille permanente sur les opportunités de Xelians Archivage et se doit de s’impliquer dans sa formation tout au long de sa vie professionnelle. Il doit également être en mesure de s’approprier les changements liés aux évolutions de Xelians Archivage.

Dialogue Social :

Ce dialogue doit permettre d’échanger, de proposer et de mettre en place des solutions adaptées permettant d’anticiper et d’accompagner les évolutions en termes d’emplois, de métiers et de compétences.

Il est convenu que ces échanges d’informations ne concernent que les évolutions structurelles de Xelians Archivage et non les évolutions conjoncturelles susceptibles d’affecter à tout moment les exploitations, le marché ou les organisations.

En aucun cas, la GPEC ne peut constituer un préalable systématique et obligatoire à la mise en œuvre urgente et impérative de réorganisations ayant des impacts sur l’emploi.

Par ailleurs, le dialogue peut porter sur des évolutions prévisibles comme sur des orientations envisagées, incertaines et dont la réalisation peut être influencée par des événements extérieurs (tels que des changements de règlementation, des évolutions des attentes des clients etc.)

Ce qui importe, c’est le sens des actions poursuivies, c’est se poser les bonnes questions pour faciliter la mise en œuvre des moyens d’accompagnement en amont des éventuelles évolutions d’organisation.

I – L’ORGANISATION DU DIALOGUE SOCIAL DANS LE CADRE DE LA GPEC

Par cet accord conclu en application de l’article L. 2242–2 du code du travail, les parties signataires entendent maintenir et améliorer au sein de Xelians Archivage la gestion active de l’emploi et le développement de l’employabilité des salariés.

La gestion active de l’emploi, fondée sur une démarche d’anticipation, prioritairement axée sur les mesures favorisant les parcours internes, doit permettre de sécuriser le parcours professionnel des salariés par le développement des compétences, l’amélioration continue de l’employabilité et une gestion active des carrières.

Ainsi, dans le cadre de la mise en œuvre de l’accord GPEC, la Direction s’engage à mettre à l’ordre du jour d’une réunion du Comité Social et Economique de l’Entreprise, le sujet de la GPEC.

• Informations remises :

Il sera remis un rapport synthétique faisant état de la stratégie de Xelians Archivage notamment :

- des évolutions économiques pouvant avoir un impact sur Xelians Archivage,

- du positionnement de Xelians Archivage sur son Marché,

- des principaux projets d’évolution structurels définis en fonction des stratégies,

Au regard de ces informations, un rapport social sera établi mettant en valeur l’évolution :

• Des effectifs,

• De la pyramide des âges

• Ainsi que l’évolution des métiers (création de nouveaux postes, évolution des missions conséquentes pour certains emplois).

Aussi, pourront être abordés au cours de ces échanges GPEC, suivant les cas :

- Des évolutions importantes et incontournables en termes de contenu de métier exigeant des compétences nouvelles et nécessitant la mise en œuvre d’actions de formation adaptée ou une décision de mobilité collective ou individuelle,

- Les métiers en émergence ou nécessitant des forts besoins en effectif, ce qui pourrait susciter des offres de mobilité interne nécessitant d’anticiper des actions de formation, des changements de structure ou d’équipe,

• Réunion

Le sujet de la GPEC sera abordé une fois par an, au cours de la séance du CSE du mois de Septembre.

Le temps passé en réunion est considéré comme du temps de travail effectif et payé comme tel.

• Rôle des Représentants

Cette réunion est une instance d’information, d’échanges, d’analyse et de réflexion entre la Direction et les Représentants du Personnel.

A cette fin, les Représentants du Personnel feront valoir leurs analyses sur la situation et émettront un avis motivé sur les rapports présentés, après avoir posé toutes les questions qu’ils estiment utiles pour leur bonne compréhension.

• Communication :

Pour donner son plein effet à cette séance un compte-rendu, établi en accord entre la Direction et les Représentants du Personnel, sera diffusé à l’ensemble des collaborateurs.

II – LES OUTILS D’ACCOMPAGNEMENT DE LA GPEC

Les outils d’accompagnement peuvent être mis en œuvre :

• A l’initiative de Xelians Archivage :

Xelians Archivage souhaite ainsi anticiper et favoriser le développement professionnel de ses collaborateurs, et ce, en cohérence avec la stratégie de l’Entreprise et l’évolution des métiers. Cette mise en œuvre relève de la responsabilité sociale de Xelians Archivage et s’inscrit dans le pouvoir de direction et d’organisation de l’entreprise, après information et consultation légalement définie du CSE. Il est bien entendu qu’il appartient à la Direction de Xelians Archivage de décider de rendre prioritaire la mise en œuvre de certains outils décrits ci-dessous dans le cadre de la GPEC, par rapport à d’autres demandes.

• A l’initiative du collaborateur :

Le collaborateur a la possibilité d’anticiper et de mettre en œuvre son développement professionnel pour réaliser son projet professionnel en s’appuyant sur les moyens déployés par Xelians Archivage. Cette mise en œuvre doit être validée par son manager et la Direction des Ressources Humaines, qui vérifieront la cohérence de ce projet avec les orientations de l’Entreprise. Ces derniers s’engagent à étudier et à apporter une réponse étayée à chaque projet exprimé.

En outre, les mesures portant sur la carrière du salarié doivent permettre :

• D’identifier les souhaits d’évolution du salarié,

• De définir les mobilités et évolutions de compétences nécessaires,

• D’offrir un accompagnement aux salariés dans le cadre de leur projet professionnel

A – Les outils de la formation

1. Le plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences recense l’ensemble des actions de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés.

Il est construit tous les 3 ans à partir :

- des axes stratégiques et des orientations prioritaires de l’Entreprise,

- de certains besoins exprimés par les Responsables Opérationnels,

- de certains besoins exprimés par les collaborateurs (en entretien ou spontanément).

Le plan de développement des compétences concourt naturellement à l’acquisition, au maintien et au développement des compétences des collaborateurs confrontés à l’évolution de leurs métiers et aux mutations de leur environnement.

2. Le Compte Personnel de Formation (CPF)

Le Compte personnel de formation (CPF) permet aux salariés d’acquérir des droits à la formation qu’il peut mobiliser tout au long de sa vie professionnelle. Il contribue ainsi, à l’initiative du salarié ou de l’employeur (avec l’accord du salarié), au maintien de son employabilité et à la sécurisation de son parcours professionnel.

Il est à noter que le CPF est fermé à la date à laquelle son titulaire a fait valoir l’ensemble de ses droits à la retraite, par exception au titre des activités bénévoles et de volontariat qu’il exerce. Dès 65 ans, il est automatiquement fermé pour les salariés ayant liquidé leurs droits à la retraite et n’ayant pas repris d’activité salariée. Si, dépassé cet âge, la personne en retraite souhaite reprendre une activité professionnelle, le retraité actif a la possibilité de demander une réouverture de son compte CPF auprès du service client sur son compte formation personnel (moncompteformation.gouv.fr).

Alimentation du CPF :

Le CPF est alimenté automatiquement à la fin de chaque année proportionnellement au temps de travail réalisé au cours de l'année par le salarié dans la limite d'un plafond. Sa mise à jour est consultable en ligne sur moncompteformation.gouv.fr.

Depuis le 1^er janvier 2019, chaque actif dispose d’un CPF crédité en euros et non plus en heures.

Les heures acquises au titre du CPF et du DIF avant le 1^er janvier 2020 sont converties en euros à raison de 15 euros par heure du 1^er janvier 2019 jusqu’au 31 décembre 2019.

A partir du 1^er janvier 2020, l’inscription du crédit en euros s’effectue automatiquement dans le courant du premier trimestre suivant l’année d’acquisition (par exemple, pour un salarié, l’inscription du crédit en euros s’est effectué au cours du premier semestre 2020, au titre de l’activité salariée exercée en 2019). Ces droits sont personnellement rattachés tout au long de la vie professionnelle du salarié et ne sont pas cessibles.

Depuis 2020, les salariés ayant effectué une durée de travail supérieure ou égale à la moitié de la durée légale ou conventionnelle du travail sur l’ensemble de l’année 2019 ont acquis 500 euros par an pour se former (plafonné à 5 000 euros).

Pour les salariés peu ou pas qualifiés qui n’auraient pas atteint un niveau de formation sanctionné par un diplôme classé au niveau 3 (CAP, BEP), le montant annuel du crédit CPF est majoré à 800 euros (plafonné à 8 000 euros).

Les salariés à temps partiel
Les salariés à temps partiel, dont le temps de travail est compris entre 50 % et 100 % du temps complet sur l’ensemble de l’année, bénéficient des mêmes rythmes d’acquisition des droits que les salariés à temps plein afin de renforcer leur accès à la formation et leur employabilité. Une proratisation est maintenue pour les salariés dont le temps partiel est inférieur à 50 % du temps complet.

Le site moncompteformation.gouv.fr :

Chaque personne dispose, sur le site officiel moncompteformation.gouv.fr d’un espace personnel sécurisé lui permettant de s’identifier sur son CPF.

Ce site lui permet également :

• D’accéder aux informations qui le concernent,

• D’obtenir des informations sur les formations auxquelles il peut recourir dans le cadre du CPF (les formations éligibles au Compte personnel de formation) ;

• D’avoir un premier niveau d’information sur les financements de formation ;

• D’avoir accès à des services numériques en lien avec l’orientation professionnelle comme le service gratuit du conseiller en évolution professionnelle (CEP). 

Les formations éligibles au CPF :

• Une certification professionnelle enregistrée au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP)

• Une attestation de validation de bloc de compétences faisant partie d’une certification professionnelle enregistrée au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP)

• Une certification ou une habilitation enregistrée dans le répertoire spécifique (RS), dont la certification relative au socle de connaissances et de compétences professionnelles (CléA),

• Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE) mentionnées au 3° de l’article L.6313-1 ;

• Le bilan de compétences,

• Les actions de formation dispensées aux créateurs ou repreneurs d’entreprises mentionnées ayant pour objet de réaliser leur projet de création ou de reprise d’entreprise et pérenniser l’activité de celle-ci,

• La préparation de l’épreuve théorique du Code de la route et de l’épreuve pratique du permis de conduire des véhicules du groupe léger (permis B) et du groupe lourd

S’agissant de la nécessité d’obtenir l’accord de l’employeur pour suivre une formation dans le cadre du CPF, deux situations doivent être distinguées sachant que, dans tous les cas, la formation doit être choisie parmi les formations éligibles au Compte personnel de formation :

• La formation financée dans le cadre du CPF n’est pas soumise à l’accord de l’employeur lorsqu’elle est suivie, pour sa totalité, en dehors du temps de travail ;

• Lorsqu’elle est suivie en tout ou partie, pendant le temps de travail, le salarié doit demander une autorisation d’absence à la Direction RH. La demande du salarié doit intervenir au minimum 60 jours avant le début d’une formation d’une durée inférieure à six mois et au minimum 120 jours pour une formation d’une durée de six mois ou plus. À compter de la réception de la demande, la Direction RH dispose d’un délai de 30 jours calendaires pour notifier sa réponse au salarié. L’absence de réponse de dans ce délai vaut acceptation de la demande.

3. Le CPF de transition (ancien CIF)

Le projet de transition professionnelle (PTP), ou CPF de transition, permet au salarié de s'absenter pour suivre une formation certifiante lui permettant de changer de métier ou de profession. Il remplace le congé individuel de formation (CIF). Le salarié bénéficie d'un congé spécifique lorsqu'il suit cette action de formation en tout ou partie durant son temps de travail. La formation demandée n'a pas besoin d'être en rapport avec l'activité du salarié.

Tout salarié peut demander un CPF de transition. Pour pouvoir en bénéficier, il doit justifier d'une activité salariée d'au moins 2 ans consécutifs ou non, dont 1 an dans la même entreprise, quelle que soit la nature des contrats successifs.

Procédure :

Le salarié doit adresser une demande écrite d'autorisation d'absence à la Direction RH, indiquant :

• La date de la formation et la date de l'examen concerné

• L’intitulé de la formation

• La durée de la formation

• L’organisme qui réalise la formation

Un certificat d'inscription doit être joint en cas de congé pour passer un examen.

Si la formation dure 6 mois ou plus et qu’elle s'effectue en une fois à temps plein, la demande doit être formulée au plus tard 120 jours avant le début de la formation.

Si la formation dure moins de 6 mois et qu’elle s'effectue à temps partiel ou sur plusieurs périodes ou si la demande concerne un congé pour passer un examen, la demande doit être formulée au plus tard 60 jours avant le début de la formation.

Il est à noter que La Direction RH peut différer le bénéfice du congé en cas de dépassement des règles d'effectifs simultanément absents dans l'entreprise. L'absence autorisée est de 2 % des salariés.

L'accord préalable de la DRH est requis lorsque le salarié souhaite suivre l'action de formation pour tout ou partie pendant son temps de travail.

Dans un souci d’accompagner ses collaborateurs dans leur développement professionnel, la DRH pourra aider le collaborateur dans sa démarche et la constitution de son dossier de demande. Par ailleurs, la Direction prendra à sa charge dans la limite d’1 journée, le coût des examens éventuels que devra passer un collaborateur pour valider sa formation, non remboursé par le FONGECIF.

4. La Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)

La VAE a pour objet de permettre au collaborateur de faire valider au cours de sa vie professionnelle les acquis de son expérience (professionnelle comme non professionnelle) en vue de l’acquisition d’un diplôme, d’un titre à finalité professionnelle ou d’une certification de qualification professionnelle.

La VAE peut s’effectuer dans le cadre d’un congé pris en charge par le CPF ou encore dans le cadre du plan de développement des compétences si la VAE est à l’initiative de l’Entreprise.

Dans un souci d’accompagnement de ses collaborateurs dans leur développement professionnel lorsque les compétences visées peuvent répondre à un besoin identifié dans le cadre d’une démarche GPEC, les collaborateurs souhaitant la validation des acquis au titre de l’expérience bénéficient d’une priorité d’accès à une VAE, quelque soit leur âge et leur ancienneté. Xelians Archivage s’engage par ailleurs, à les accompagner dans cette démarche, en les aidant à constituer le dossier de demande de VAE.

B – Les outils de construction du parcours professionnel

1. L’Entretien d’Evaluation

L’Entretien d’Evaluation (EE) est un rendez-vous fixé tous les 3 ans entre un salarié et son manager. Il peut cependant être réalisé à tout moment au cours de la période si le salarié ou le manager en fait la demande.

Il a pour but principal :

• De faire le point sur Les 3 années écoulées

• De préparer les 3 années à venir

• De mener un bilan des compétences du collaborateur à son poste de travail, à savoir :

  • Evaluer le niveau de compétences du salarié et s’assurer que les compétences nécessaires à la réalisation de ses missions sont maîtrisées.

  • Identifier les compétences manquantes requises pour atteindre les nouveaux objectifs et enfin,

  • Echanger avec le salarié sur les compétences qu’il souhaite mieux maîtriser ou acquérir.

Ce bilan sur les compétences permettra notamment de définir les besoins de formation du salarié.

2. L’Entretien Professionnel

L’entretien professionnel est une opportunité offerte à l’ensemble des collaborateurs d’être acteur de leur évolution professionnelle et de favoriser leur formation tout au long de leur vie. Il constitue un outil important dans le cadre de la mise en place de la GPEC.

En effet, dans ses volets de souhaits d’évolution professionnelle et de formation, il a pour objectif notamment de permettre au collaborateur, aidé et orienté par son responsable hiérarchique, d’élaborer un projet professionnel en fonction des besoins de l’entreprise et de l’évolution de ses métiers.

Le formulaire est ensuite transmis à la DRH qui étudiera les actions à mettre en place dans le cadre de la GPEC.

Au cours de cet entretien, le salarié et son manager (ou RH) pourront aborder les points suivants :

• L’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi,

• Les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnel du salarié,

• Une réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel

Périodicité :

Deux entretiens auront lieu dans la période de 6 ans. Le premier aura lieu dans les 3 premières années qui suivent l’embauche du salarié ou la date du dernier entretien professionnel. Le second se tiendra dans la seconde période de 3 ans et traitera de l’état des lieux récapitulatif portant notamment sur l’appréciation du parcours professionnel du salarié.

Un entretien professionnel supplémentaire pourra être réalisé au cours de la période des 6 ans si le salarié en fait la demande.

De plus, un entretien professionnel est systématiquement proposé aux salariés qui reprennent leur activité suite à une longue absence (congé maternité, parental, congé pour solidarité familiale, longue maladie, etc.)

Critères d’appréciation du parcours professionnel :

Lors du bilan à 6 ans, la DRH appréciera le parcours professionnel des salariés à partir des critères suivants :

• S’assurer que les entretiens professionnels (dont le contenu est défini ci-dessus) aient bien eu lieu tous les 3 ans, et/ou au retour d’une longue absence,

• S’assurer que le salarié a :

  • Suivi au moins une formation non obligatoire au cours de ces six dernières années

  • Ou, perçu au moins une augmentation salariale au cours de ces six dernières années

3. Le Conseil en Evolution professionnelle (CEP)

La loi du 5 mars 2014 portant réforme de la Formation Professionnelle a mis en place le « Conseil en Evolution Professionnelle ».

Le rôle de ce Conseil est d’accompagner les projets d’évolution professionnelle et faciliter l’accès à la formation des salariés à travers un service d’orientation. Les salariés souhaitant bénéficier de ce dispositif pourront faire le point sur leur situation professionnelle afin de préparer, le cas échéant, une mobilité interne ou externe à l’entreprise.

Ces entretiens avec le Conseil en Evolution Professionnelle sont gratuits et confidentiels, avec des spécialistes de l’évaluation des compétences, de l’emploi et de la formation (Pôle-emploi, APEC, Cap Emploi, missions locales, OPACIF et les opérateurs désignés par les régions).

Afin d’obtenir des réponses adaptées et avant de s’engager sur un processus parfois long et complexe (VAE ou formation de reconversion), la Direction des Ressources Humaines de Xelians Archivage aura un rôle de facilitation pour organiser des journées APEC permettant de mettre en relation les salariés intéressés avec ces Conseils en Evolution Professionnelle.

Il s’agit d’une démarche à l’initiative du salarié.

4. Le bilan de compétences / le bilan d’orientation 

Le bilan de compétences vise à accompagner le collaborateur dans l’élaboration de son projet professionnel en lui permettant de faire le point sur ses motivations et ses compétences, sur ses aptitudes professionnelles et personnelles.

Ce bilan de compétences peut être effectué par un organisme externe agréé. Il peut être pris en charge par le FONGECIF, ou prévu par le plan de développement des compétences.

5. Le Passeport d’Orientation, de Formation et de compétences

Le passeport d’orientation, de formation et de compétences permet à toute personne, quel que soit son statut, de recenser l’ensemble des formations suivies, des diplômes, savoirs et savoir-faire acquis tout au long de son parcours professionnel ou extra-professionnel (activités associatives, bénévoles…).

Il s’agit d’un document dont la complétude est à l’initiative du salarié qui lui permet de faire le point sur ses compétences et son projet professionnel.

Il est accessible par son titulaire sur le site moncompteformation.gouv.fr.

C – Les outils de la mobilité interne

1. L’affichage et la diffusion des postes à pourvoir dans l’Entreprise :

Xelians Archivage s’engage à accroitre la diffusion régulière des postes à pourvoir, soit par voie d’affichage, soit par mail. Chaque collaborateur peut ainsi, par candidature spontanée, être acteur de son projet professionnel et de sa mobilité.

Le collaborateur intéressé doit :

- Informer sa hiérarchie de sa volonté de postuler à un poste interne,

- Présenter une lettre de motivation et un CV à la DRH, documents indispensables pour porter à la connaissance de Xelians Archivage, sa motivation et les compétences dont il dispose au regard de son parcours professionnel et son cursus de formation.

- Avoir un premier entretien avec sa hiérarchie et/ou la DRH pour étudier l’adéquation du profil et de la rémunération du collaborateur au poste,

- Avoir un deuxième entretien avec le responsable de service qui émet le poste à pourvoir.

- L’ensemble des candidatures internes comme externes sont étudiées en fonction des compétences requises par le poste.

A compétences et expériences équivalentes, Xelians Archivage s’engage ainsi à privilégier les candidatures internes.

2. Les observations de poste :

Les observations de poste, organisées sur le temps de travail, peuvent être un préalable nécessaire à un acte de candidature ou à une concrétisation de demande de mobilité.

L’objet de cette observation de poste est à la fois :

• D’informer sur les contenus des missions et du profil requis, si possible en les appréhendant de façon opérationnelle soit par une présentation du Responsable de service concerné, soit en rencontrant un collaborateur qui expliquera ses missions ;

• De valider la mission intéressant le collaborateur.

Les observations de poste peuvent être organisées de façon collective ou individuelle, à l’initiative du manager ou du collaborateur qui en exprime le besoin validé par la Hiérarchie et la DRH.

Les modalités de mise en place de chaque observation (date, durée etc..) seront à définir entre la DRH, les Responsables Hiérarchiques et le collaborateur.

3. Les modalités mises en œuvre pour accompagner une mobilité interne

En cas de mobilité fonctionnelle, un avenant au contrat de travail du collaborateur est établi.

Cet avenant permet au collaborateur de prendre ses nouvelles fonctions en pleine connaissance de cause.

Lorsqu’un collaborateur change de poste au sein de Xelians Archivage, son ancienneté est intégralement reprise.

Une période probatoire pourra être prévue afin de permettre au collaborateur et à la hiérarchie de valider sur une période définie la capacité du collaborateur à occuper ses nouvelles missions et d’étudier dans le cas d’une non confirmation dans le poste, la possibilité d’un retour sur le poste initial ou d’un poste équivalent.

Durée de la période probatoire : La période probatoire est de 1 mois pour les employés, 2 mois pour les TAM et 3 mois pour les cadres.

La fin de la période probatoire donnera lieu à une évaluation comparable à celle de la fin de la période d’essai.

Période d’intégration :

Le contenu et la durée du parcours seront définis de façon individuelle en fonction des expériences précédentes du collaborateur, de sa formation et de ses compétences.

Le parcours d’intégration a pour objectif de faciliter l’intégration du collaborateur dans sa nouvelle mission.

Dans le cadre de ce parcours, le collaborateur pourra bénéficier de formations, d’une adaptation des objectifs afin de permettre une montée en puissance de ses compétences, d’un accompagnement managérial adapté, d’un éventuel parrainage par un collaborateur expérimenté, d’entretiens de suivi par la DRH.

Mobilité géographique :

La mobilité géographique se caractérise par un changement de lieu d’affectation du collaborateur (+ de 100 kms entre l’ancien et le nouveau lieu de localisation professionnel), à l’initiative :

- De Xelians Archivage ou

- Du collaborateur retenu par Xelians Archivage pour pourvoir un poste sur un de ses sites répondant aux critères géographiques précisés ci-dessus.

Les salariés qui acceptent un changement de leur lieu de travail bénéficieront d’un accompagnement de leur mobilité géographique à savoir :

• Priorité d’accès aux dispositions mises en œuvre dans le cadre de l’Action Logement (ex 1% Logement), telles que la recherche locative, les différentes aides aux locataires, obtention prioritaire d’un prêt dans le cadre d’une acquisition immobilière si le dispositif est prévu par Action Logement.

• Visite du nouveau lieu de résidence :

- Autorisation d’absence rémunérée d’une journée

- Remboursement des frais de déplacement sur la base :

- D’une visite

- Des tarifs SNCF pour le salarié, son conjoint et ses enfants à charge de – 16 ans ou des frais kilométriques, en fonction des frais les moins onéreux et les plus appropriés.

• Frais de déménagement :

Prise en charge des frais de déménagement engagés auprès d’un professionnel sur présentation de 3 devis par le collaborateur, et après accord de la Direction du Personnel sur le montant.

• Indemnités de réinstallation pour un montant maximum de 3 000^E, sur présentation de justificatifs et acceptation par la Direction du Personnel.

D – Les outils à la mobilité externe à Xelians Archivage :

Lorsque dans le cadre de la GPEC, un collaborateur fait le choix de poursuivre son parcours professionnel hors de Xelians Archivage, cette dernière pourra l’accompagner dans son choix, soit par l’organisation d’un bilan de compétences, soit par un CPF de transition, soir par la mise en œuvre du CPF.

Les différentes mesures de mobilité externe peuvent se traduire notamment par :

1. Le congé pour création d’entreprise

Tout salarié peut demander un congé pour créer ou reprendre une entreprise sous réserve de justifier d'une ancienneté minimale de 24 mois, consécutifs ou non.

La demande, ou la demande de renouvellement, doit être adressée en recommandé à la DRH de Xelians Archivage au moins trois mois avant la date de début du congé souhaitée. La durée du congé est d'un an, renouvelable une seule fois. La durée maximale est donc de 24 mois. Le salarié qui a déjà obtenu un tel congé dans l'entreprise doit laisser s'écouler une période minimale de trois ans avant d'en demander un nouveau.

2. La mobilité volontaire sécurisée

Ce dispositif, issu de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013, a été intégré dans la loi du 14 juin 2013 visant à créer de nouveaux droits individuels pour la sécurisation des parcours professionnels.

La mobilité volontaire sécurisée permet aux salariés qui le souhaitent d’exercer temporairement une activité dans une autre entreprise.

Elle va permettre au salarié, au-delà de sa formation initiale et de la formation professionnelle continue, de développer ses compétences par une expérience en situation de travail effectif dans une autre entreprise au bénéfice de son entreprise d’accueil comme de son entreprise d’origine.

La période de mobilité volontaire sécurisée est prévue par un avenant au contrat de travail ayant pour effet de le suspendre durant la période en cause et prévoyant l’objet, la date de prise d’effet, sa durée. Il prévoit en outre le délai dans lequel le salarié est tenu d’informer son employeur de son intention de réintégrer ou non son entreprise, ainsi que les conditions d’un éventuel retour anticipé.

E – Les outils au développement professionnel des salariés présentant un handicap

L’accueil et le maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap sont indissociables de la politique Diversité menée par Xelians Archivage.

L’emploi des personnes en situation de handicap est une responsabilité collective et Xelians Archivage doit poursuivre sa démarche pour accorder une attention particulière aux besoins professionnels des personnes handicapées, en développant notamment les actions suivantes :

• Priorité sur les actions de formation :

- Accès prioritaire des salariés handicapés à des dispositifs de formation appropriés (adaptation du matériel pédagogique) ou convenir de mesures correctives appropriées

- Etude prioritaire des demandes de formation telles que les adaptations aux mutations technologiques et les formations destinées à améliorer l’adaptabilité des salariés handicapés au sein de Xelians Archivage.

- Bénéfice d’un accompagnement particulier et adapté face à un problème d’aptitude rencontré sur leur poste de travail :

· recherche d’une mobilité interne vers un poste compatible avec les compétences du salarié concerné (éventuellement mises à niveau par les actions particulières de formation) en prenant en compte ses contraintes personnelles (domicile, transport, horaires de travail, accessibilités, …) ;

· adaptation éventuelle au nouveau poste de travail.

• Collaboration avec des organismes spécialisés tel que le SAMETH : Conseils et Soutiens pour favoriser l’employabilité des salariés handicapés

• Mise en place de plans d’actions pouvant inclure des dispositions telles que :

· La formation du personnel amené à travailler avec du personnel présentant un handicap et mesures de sensibilisation au handicap ;

· Priorité à la création d’un environnement de travail favorable avec adaptation éventuelle du poste de travail

F – Déroulement de carrière des salariés exerçant des responsabilités syndicales ou de représentation du personnel

L’exercice d’un mandat, quel qu’il soit, doit rester sans incidence sur le développement professionnel de son titulaire.

L’évolution de carrière et de rémunération des salariés élus ou exerçant des mandats est déterminée comme pour tout autre salarié, en fonction des caractéristiques de l’emploi, de la nature des tâches accomplies et des aptitudes professionnelles de l’intéressé, tout en prenant en considération les compétences acquises et le temps consacré à l’exercice des mandats de représentation du personnel.

1 - Evolution de carrière

Les salariés titulaires d’un mandat électif ou désignatif bénéficient tous les trois ans, à minima, d’un entretien d’évaluation ainsi que d’un entretien professionnel avec leur responsable hiérarchique et/ou la DRH. Il peut, s’il le souhaite, demander à tout moment de pouvoir bénéficier d’un de ces deux entretiens. Cet entretien d’évaluation permet d’effectuer un point sur l’évolution de carrière du salarié mandaté. Il porte sur l’appréciation de la performance réalisée et l’évaluation des compétences utilisées dans l’emploi tenu. Il doit ainsi permettre de fixer de nouveaux objectifs et de dégager des axes de progrès pour une meilleure performance professionnelle. Il prend en compte les compétences techniques, les qualités professionnelles et l’expérience acquise et mise en œuvre aussi bien dans l’exercice de son activité professionnelle que dans son mandat. Au regard des souhaits professionnels de l’intéressé, il permet d’identifier les besoins de formation et/ou les possibilités d’évolution professionnelle.

L’entretien a également pour objet de rechercher les moyens de concilier au mieux la vie professionnelle avec l’exercice du mandat. Dans ce cadre, le collaborateur peut faire remonter toutes difficultés rencontrées.

2 - Garantie de formation

Les représentants du personnel bénéficient d’un droit d’accès au plan de développement des compétences comme les autres collaborateurs de l’entreprise. Ils ont également la possibilité de solliciter un entretien professionnel avant ou après leur mandat pour faire le point sur leurs compétences et leur parcours professionnel.

3- Bilan de compétences

Le salarié élu ou mandaté peut, dans le cadre d’une démarche volontaire de sa part, réaliser un bilan de compétences, comme les autres collaborateurs.

4- Rémunération 

L’exercice d’un mandat électif ou désignatif par un salarié ne peut être pris en compte pour arrêter toute décision concernant sa rémunération.

G – Les dispositions relatives à un meilleur équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle

1. Les bonnes pratiques d’entreprise

La Direction affirme sa volonté d’aider ses collaborateurs à concilier au mieux leur vie professionnelle et leur vie personnelle et familiale. Elle vise à promouvoir une culture managériale respectueuse de la vie privée de tous les salariés et plus favorable à l’articulation des temps.

La responsabilité de Xelians Archivage dans l’organisation du travail conduit à rappeler, préconiser et définir certains modes de fonctionnement, notamment dans les domaines suivants :

1. Respect du temps de travail

1. Respecter des horaires collectifs des collaborateurs,

2. Préserver des horaires de travail raisonnables pour les collaborateurs bénéficiant de forfaits.

3. Veiller à la prise de congé des collaborateurs de Xelians Archivage

Soucieux du respect de l’équilibre vie professionnelle/vie privée, le Responsable hiérarchique doit s’assurer de la prise régulière des jours de congés de son équipe (Congés payés, JRTT).

Pour les aider dans cette démarche :

• Le Portail RH portant sur la gestion des congés des salariés, apporte aux managers des informations à tout moment sur le solde de congés.

• Le Service RH sensibilise à plusieurs reprises dans l’année, les managers, ainsi que les collaborateurs sur les soldes des congés restants et la nécessité de les prendre dans les délais impartis.

2. Organisation des réunions

Concernant les réunions, les responsables hiérarchiques doivent tenir compte des horaires collectifs. En effet, toutes les réunions doivent avoir lieu à l’intérieur des horaires collectifs, sauf cas exceptionnels.

La programmation des réunions doit tenir compte, dans la mesure du possible, des plannings de présence des salariés à temps partiel.

Par ailleurs, toutes les fois où la situation s’y prête, les réunions doivent être organisées par conférences téléphoniques ou par visio conférence pour éviter des déplacements.

Les plannings sont établis le plus en amont possible pour permettre aux salariés concernés de s’organiser au mieux.

3. Une meilleure régulation et discipline dans l’utilisation des nouvelles techniques (TIC) telles que des messageries électroniques et les téléphones portables.

Les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) facilitent cette disponibilité permanente du collaborateur à l’égard de son entreprise. L’utilisation de smartphones et l’accessibilité de l’Internet sans fil s’accompagnent d’attentes de réponses plus rapides aux communications d’ordre professionnel. Ces technologies offrent également aux salariés la possibilité de rester connecter au monde professionnel en dehors de leurs heures de travail.

Toutefois, face à cette plus grande disponibilité, il est important pour Xelians Archivage de rappeler quelques principes tels que :

• Ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie : gérer les priorités, se fixer des plages pour répondre, se déconnecter pour pouvoir traiter les dossiers de fond, favoriser si possible le face à face ou le téléphone.

• Limiter les envois de mails hors des heures de bureau ou le week-end.

4. Préconisations pour limiter les déplacements

• Privilégier l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication pour les réunions, telles que les visioconférences, ou téléconférences. Ils permettent d’éviter les coûts et les temps liés aux déplacements des collaborateurs sur de longues distances

• Encourager les partenariats locaux, notamment pour la recherche de formations (au plus près du lieu de travail/du domicile des salariés)

• Programmer les déplacements en prenant en compte les contraintes personnelles des salariés

III- LE RECOURS AUX DIFFERENTS CONTRATS DE TRAVAIL

Xelians Archivage a recours à des contrats de travail temporaires (CDD et intérim) essentiellement sur les métiers de l’exploitation pour pallier à des pics d’activité liés à des commandes clients importantes, mais aussi pour remplacer certains salariés absents.

VI - Modalités d’adhésion, de Révision et de Dénonciation

a - Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

b - Révision

L'une quelconque des parties signataires peut demander la révision totale ou partielle du présent accord par lettre recommandée avec accusé de réception accompagnée du projet de nouvelle rédaction.

Les négociations sur ce projet de révision devront s'engager dans un délai d’un ou deux mois suivant la présentation du courrier de révision.

Les partenaires sociaux disposeront d'un délai de trois mois à compter du début des négociations pour substituer le texte révisé au texte existant, texte révisé qui devra être le fruit d'un accord et qui prendra la forme d'un avenant qui sera déposé dans les mêmes conditions de forme que l'accord initial.

VII - Formalités de dépôt et Publicité

Le présent accord étant conclu en application des articles L2221-1 et suivants du Code du Travail, il fera l'objet d'une publicité à la diligence de l'entreprise :

Il sera déposé sur la plateforme TéléAccords, pour la DREETS, et en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

En outre, un exemplaire sera remis à chacun de ses signataires.

Enfin, il sera fait mention du présent accord et des modalités de sa consultation sur les panneaux du personnel prévus à cet effet.

Fait à Villeneuve la Garenne, le 18 mai 2021

En trois exemplaires originaux.

Pour la société XELIANS ARCHIVAGE Pour la CFDT

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