Accord d'entreprise "Accord vote electronique" chez TOYAL EUROPE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La S.A.S.U TOYAL EUROPE dont le siège social est situé route de Lescun quartier du Pont du Roy 64490 ACCOUS,

Représentée par agissant en vertu des pouvoirs dont il dispose,

ci-après dénommée la société ;

ET

- L’organisation syndicale CGT, représentée par, en sa qualité de Délégué syndical

- L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par, en sa qualité de Déléguée syndicale ;

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les dispositions légales conditionnent la mise en place de ce dispositif à la signature d’un accord d’entreprise, préalable et indépendant du protocole d’accord préélectoral, ou, à défaut d’une décision unilatérale de l’employeur. Le choix du prestataire et les modalités précises en résultant feront l’objet, le cas échéant, d’une mention spécifique au sein du protocole d’accord préélectoral.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

En outre, la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ainsi que les questions/réponses du 24 octobre 2022 publiées sur le site de la CNIL formulent notamment des recommandations et des préconisations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, l’entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les Parties ont pour volonté que le vote électronique soit de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission, en déplacement, absents ou non rattachés au siège social,

• D'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX ET CHAMP D’APPLICATION

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs, le caractère personnel et libre du vote,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

ARTICLE 2 – CADRE JURIDIQUE

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

Les Parties veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

• Au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• À la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• Au code du travail ;

• Aux principes généraux du droit électoral ;

• À l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• Aux délibérations de la CNIL ;

• À tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord.

ARTICLE 3 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par la société AKG SOLUTIONS, mandaté par la Direction.

Les listes électorales seront établies par l’employeur et transmises à la société AKG SOLUTIONS. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la société.

Les listes de candidats seront établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 4 – CONFIDENTIALITE, SINCERITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines. 

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2314-11).

Les listes électorales, candidates, et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos, et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites dans le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 5 – CELLULE D’ASSISTANTE TECHNIQUE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 – INFORMATION ET FORMATION

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 7 – RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la Société AKG SOLUTIONS sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

ARTICLE 8 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

8.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, l’entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.
Des ordinateurs en libre-service seront mis à disposition des électeurs :

• Dans la salle de réunion à Mourenx

• Dans la salle de réunion bâtiment Administratif à Accous

Le vote sera ouvert exclusivement par voie électronique.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

3. Caractéristiques du site de vote

La société AKG SOLUTIONS assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, AKG SOLUTIONS veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra :

• Son identifiant personnel de connexion,

• Son mot de passe personnel de validation du vote,

• L’adresse de connexion au site de vote,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence le taux de participation.

5. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

6. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 9 – DUREE ET PUBLICITE

Le présent accord permettant l’utilisation du vote électronique est conclu pour une durée indéterminée.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Accous, le 23 Octobre 2023

En 5 exemplaires

Pour l’organisation syndicale CGT Pour la SASU TOYAL EUROPE

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC