Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral relatif à l’élection des membres du Comité Social et Économique de la Fédération Universitaire et Pluridisciplinaire de Lille" chez FUPL UCL - FEDERATION UNIVERSITAIRE ET PLURIDISCIPLNAIRE DE LILLE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL relatif à l’élection des membres du Comité Social et Économique de la Fédération Universitaire et Pluridisciplinaire de Lille

Entre :

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales suivantes :

D’autre part,

Préambule

Il a été élaboré le présent protocole, s’inscrivant dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail (article L.2314-4 et suivants), et qui a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Économique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : Cadre de l’élection

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) de la Fédération Universitaire et Pluridisciplinaire de Lille (FUPL).

Les élections relatives au CSE seront organisées selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Article 2 : Date du scrutin et lieu

Le premier tour de scrutin est fixé pour les élections des membres du CSE, le Jeudi 4 Avril 2019 entre 9h30 et 15h30 et le second tour éventuel le Jeudi 25 Avril 2019 entre 9h30 et 15h30. Le bureau de vote aura lieu au 72 rue du Port, dans la salle située au rez-de-chaussée.

En raison des vacances scolaires, les parties conviennent de déroger au délai des quinze jours maximum entre les deux tours.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les frais de déplacement seront remboursés sur justificatif.

Les votes auront lieu pendant le temps de travail.

Article 3 : Effectif de l’entreprise, nombre de sièges à pourvoir et répartition du personnel dans les collèges électoraux.

L'effectif à prendre en compte est l'effectif théorique à la date du premier tour de scrutin, en se référant à l'effectif moyen de l'entreprise au cours de l'année précédant les élections. L'effectif à prendre en compte est donc de 37.17 salariés ETP¹ au 31 janvier 2019 et se compose des catégories professionnelles suivantes :

Il a été décidé que les catégories professionnelles « employés » et « agents de maîtrise » fusionneraient en un seul collège et que le second collège serait celui des « enseignants et cadres ». La répartition des effectifs est la suivante :

• 20.91 Employés et Agents de maitrise,

• 16.26 Enseignants et Cadres.

Compte tenu de l’effectif, le nombre de sièges à pourvoir pour la délégation du personnel est de 2 titulaires et 2 suppléants.

Les membres titulaires du CSE disposeront de 12 heures de délégation par mois et par personne soit un total de 24 heures de délégation par mois.

Les parties se sont entendues pour que ces crédits d’heures soient mutualisés entre chaque représentant du personnel de sorte que les heures de délégation puissent être utilisées par les suppléants.

Il est précisé que pour les titulaires, les heures passées en réunion sur convocation de l’employeur seront payées comme du temps de travail effectif et ne seront pas déduites du crédit d’heures de délégation des représentants de la délégation du personnel.

Par ailleurs, les parties se sont accordées sur le fait que le CSE tiendra dix réunions mensuelles ordinaires par an sauf les mois d’Août et de Décembre.

Article 4 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes au sein du collège « Employés et Agents de Maîtrise » :

• 68 % de femmes,

• 32 % d’hommes.

Compte tenu de la répartition des sièges, chaque liste peut comporter :

-  1 femme,

Ou

- 1 homme.

Voici la proportion de femmes et d'hommes au sein du collège « Cadres et Enseignants » :

• 43 % de femmes,

• 57 % d’hommes.

Compte tenu de la répartition des sièges, chaque liste peut comporter :

-  1 femme,

Ou

- 1 homme.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections, le cas échéant.

Article 5 : Electorat et éligibilité

Sont électeurs les salariés, qui à la date du scrutin, ont 16 ans accompli et qui ont travaillé pendant trois mois continus dans l’entreprise et qui n’ont fait l’objet d’aucune interdiction de déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont également électeurs les salariés d’entreprises extérieures mis à disposition qui sont présents dans les locaux de l’entreprise à la date du premier tour et qui remplissent une condition de présence de douze mois continus, à condition d’avoir exprimé le choix de voter dans l’entreprise d’accueil et sous réserve qu’ils n’aient pas déjà voté dans l’entreprise de rattachement d’origine.

Néanmoins, les salariés mis à disposition ne sont jamais éligibles au CSE.

En outre, sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur, ainsi que les salariés ayant une délégation de pouvoir.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

La liste des électeurs sera affichée le 13/03/2019 sur les espaces prévus à cet effet, à savoir :

Figurent sur la liste des électeurs les noms et prénoms, la date d’ancienneté dans l’établissement, date de naissance, et pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention "E".

Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines dans les 3 jours suivant l’affichage.

Les éléments nécessaires à la vérification éventuelle des conditions d'électorat et d'éligibilité pourront être consultés à la Direction des Ressources Humaines.

Article 6 : Candidatures, liste des candidats et affichage

Pour rappel, selon les dispositions légales en vigueur, seules sont habilitées à présenter des candidats au premier tour des élections professionnelles, les Organisations Syndicales Représentatives dans l’entreprise, celles y ayant constitué une section syndicale et celles affiliées à une Organisation Syndicale Représentative au niveau national et interprofessionnel ainsi que les Organisations Syndicales salariales qui cumulativement :

• satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance ;

• sont légalement constituées depuis au moins deux ans ;

• dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement.

Par ailleurs, conformément aux dispositions légales, un second tour de scrutin sera organisé si, au premier tour de l’élection :

• aucun candidat n’a été présenté par les organisations syndicales ;

• tous les sièges n’ont pas été pourvus ;

• le quorum n’a pas été atteint.

Au second tour des élections professionnelles, les candidatures sont libres. Ainsi, les salariés remplissant les conditions d’éligibilité peuvent déposer une candidature individuelle à ce deuxième tour. Toutes les candidatures sont acceptées, les candidatures n’étant pas nécessairement syndicales.

Le scrutin est un scrutin de liste. Il est rappelé que chaque liste ne peut comporter plus de noms que de postes à pourvoir.

Si un candidat se présente seul, il constituera à lui seul une liste.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction des Ressources Humaines de la FUPL à l'attention de XXXXXXXXX, par lettre recommandée ou remise en main propre contre récépissé ou par mail avec accusé de réception aux adresses suivantes : XXXXXXXXXXXX

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants et seront affichées sur les espaces prévus à cet effet, à savoir :

• Sur l’affichage réglementaire numérique, pour le site de la Bibliothèque Universitaire Vauban.

• Sur le tableau d’affichage situé au 73 bis, boulevard d’Armentières, 59100 Roubaix pour Pôle IIID.

• Sur le tableau d’affichage situé au 78, Boulevard du Général Leclerc, 59100 Roubaix, pour Pôle IIID.

La clôture des candidatures du premier tour se fera le 19 mars 2019 à 16 heures.

Si un second tour est nécessaire, la Direction effectuera un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir. Cette information sera communiquée dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 5 avril 2019.

Les listes du second tour devront être communiquées à la Direction au plus tard le 10 avril 2019 à
16 heures. Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les Organisations Syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Un appel à candidature de chaque organisation syndicale sera diffusé par la direction aux électeurs par voie d’affichage et sur l’adresse e-mail professionnelle. Il sera transmis à la direction par lettre recommandée avec accusé réception ou en main propre contre récépissé ou par mail avec accusé de réception à l’adresse suivante : XXXXXXXXXXXXXXXX

Article 7 : Propagande électorale

Pendant la période électorale, les organisations syndicales pourront organiser une réunion d’information durant le temps de travail.

Au premier tour, les Organisations Syndicales pourront remettre à la Direction pour diffusion, leur tract électoral consistant en deux pages maximum format A4 en version PDF, jusqu’au jour de dépôt des listes de candidats, soit le Mardi 19 Mars 2019 à 16 heures.

De même au second tour, prévu si nécessaire le jeudi 25 Avril 2019, les candidats pourront remettre à la Direction leur tract jusqu’au Mercredi 10 Avril 2019 à 16 heures.

Article 8 : Organisation matérielle du vote et déroulement du scrutin

Les deux tours de scrutin se déroulent dans les mêmes conditions.

L'impression et la fourniture des bulletins de vote et des enveloppes incombent à la Direction.

Les enveloppes qui doivent contenir les bulletins sont de couleurs différentes pour l'élection des titulaires et des suppléants :

-  Rose pour les titulaires « collège Cadres et Enseignants » du CSE ;

-  Vert pour les titulaires « collège Employés et Agent de maîtrise » du CSE ;

-  Bleu pour les suppléants « collège Cadres et Enseignants » du CSE.

-  Jaune pour les suppléants « collège Employés et Agent de maîtrise » du CSE.

Outre l'indication des noms et prénoms du ou des candidats, les bulletins de vote comporteront très lisiblement :

-  la mention « Titulaires » ou « Suppléants » ;

-  le sigle de l'organisation syndicale concernée ou éventuellement la mention « Liste libre ».

Les bulletins de vote et les enveloppes seront disposés, en nombre suffisant, à l'entrée du lieu de vote. Il conviendra de les déposer de manière à ce qu'il n'y ait pas de confusion possible entre les bulletins et les enveloppes titulaires et suppléants.

Article 9 : Caractéristiques des urnes - Mise en place d'isoloirs

L'élection du CSE se déroule en deux collèges. Il convient donc de prévoir quatre urnes :

• une pour l'élection des titulaires « collège Enseignants et Cadres »,

• une pour l'élection des titulaires « collège Employés et Agents de maîtrise »,

• une pour l'élection des suppléants « collège Enseignants et Cadres »,

• une pour l'élection des suppléants « collège Employés et Agents de maîtrise ».

Chaque urne sera marquée de la couleur correspondant aux bulletins et enveloppes qui lui sont destinés.

Afin de permettre à chaque électeur de s'isoler pour voter, la Direction met en place deux isoloirs, matérialisés par des panneaux en feutrine. Le passage des électeurs par cet isoloir est obligatoire.

Article 10 : Modalités d'organisation du vote par correspondance

Les salariés absents de l'entreprise à la date du scrutin pour quelque cause que ce soit (arrêt de travail, congé de maternité, congé parental, congés payés, formation, etc.) et les salariés du site Pole IIID ainsi que les salariés sur les sites de l’EDHEC et IFsanté, pourront, s'ils le souhaitent, voter par correspondance. Le matériel de vote par correspondance leur sera envoyé par courrier, tout en sachant que les salariés auront le choix de venir voter sur place ou de voter par correspondance, le vote physique prévalant sur le vote par correspondance en cas de double vote.

Pour autant, il a été décidé que les salariés en longue maladie ainsi que les salariés en congé de maternité ou parental se verront envoyer le matériel de vote sans avoir besoin d’en informer au préalable la Direction des Ressources Humaines.

Les salariés devant voter par correspondance se verront envoyer le matériel de vote par correspondance, au plus tard le 22 mars 2019 pour le premier tour et le 12 avril 2019 pour le second tour. Le matériel de vote sera composé :

- des bulletins de vote des candidats titulaires et suppléants des différentes listes de leur collège électoral et les enveloppes correspondantes destinées à recevoir les bulletins ;

- des professions de foi des organisations syndicales qui auront été remises à la Direction dans les conditions prévues par le présent protocole ;

- d’une note explicative relative aux modalités du vote par correspondance. Cette note explicative sera annexée au présent protocole préélectoral ;

- d’une grande enveloppe d'expédition, timbrée à l'adresse de retour (boîte postale dédiée), destinée à recevoir les enveloppes contenant les bulletins de vote.

L'enveloppe d'expédition doit mentionner, au verso, les noms et prénoms de l'électeur. L'électeur doit obligatoirement apposer à cet endroit sa signature. Les enveloppes intérieures ne doivent, sous peine de nullité du vote, porter aucun signe distinctif.

Les votes par correspondance ne seront recevables que jusqu'au 4 avril 2019 pour le 1^er tour, et le 25 Avril 2019 pour le second tour.

Les courriers de retour seront à envoyer à l’adresse suivante :

Autorisation 47906

59049 LILLE CEDEX

Et réceptionnés par les personnes habilitées, soit un représentant employeur et au moins un représentant d’une organisation syndicale.

Article 11 : Bureau de vote

Le bureau de vote est composé de trois électeurs du collège : un président et deux assesseurs choisis selon les critères d’âge et répondant à la composition suivante :

• Président : électeur le plus âgé du bureau de vote,

• Assesseur n°1 : électeur le plus âgé suivant,

• Assesseur n°2 : électeur le plus jeune,

Sauf s’ils se présentent comme candidats.

En cas de refus des électeurs, retenus selon les critères énoncés ci-dessus, à composer le bureau de vote, les Organisations Syndicales présentant des candidats et, le cas échéant, les candidats libres, rechercheront en commun des membres pour la formation des bureaux de vote sur la base du volontariat.

Le bureau de vote sera constitué au sein du site,XXXXXXXXX. Le bureau de vote s'assure de la régularité, du secret du vote et proclame les résultats.

Il a été convenu que la composition du bureau sera communiquée aux organisations syndicales voire aux candidats « sans appartenance syndicale ».

Les membres du bureau de vote pourront être différents entre les deux tours.

La Direction peut désigner un représentant pour assister aux opérations électorales.

Un représentant de chaque liste de candidats, membre du personnel de la FUPL, peut assister aux opérations électorales, c’est-à-dire aux permanences organisées et au dépouillement. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections est rémunéré comme temps de travail.

Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Article 12 : Dépouillement – Procès-verbaux

Après émargement sur la liste correspondant aux titulaires, les salariés voteront pour élire les titulaires puis, en émargeant sur la liste correspondant aux suppléants, ils voteront pour les suppléants.

A l'heure fixée par le présent protocole, le président du bureau annonce la clôture du scrutin.

Il est ensuite procédé aux opérations de dépouillement :

- il est procédé à l'ouverture des urnes et au dépouillement des bulletins de vote. Si nécessaire, le bureau pourra solliciter le concours de scrutateurs, parmi les électeurs présents dans la salle de vote ;

- ensuite à l'ouverture des urnes, le président dépose dans chaque urne correspondante les enveloppes de vote par correspondance non décachetées après pointage des listes électorales ;

Il est rappelé que les bulletins blancs ou nuls ne sont ni pris en compte pour le calcul du quorum ni dans les calculs permettant l'attribution des sièges qui font l'objet d'un décompte séparé.

A l'issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau remplissent et signent les procès-verbaux d'élection prévus à cet effet. Les résultats sont proclamés à haute voix par le président.

Le PV devra être saisi en ligne sur www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr pour bénéficier des calculs automatiques.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet le jour ouvré suivant la proclamation des résultats. Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n'a pas été atteint.

Dans les 15 jours maximum suivants la fin des élections, une communication de ce procès-verbal sera faite à l’inspecteur du travail, aux organisations syndicales signataires du protocole d’accord préélectoral, au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP – TSA 79104 – 76934 Rouen Cedex 9).

Article 13 : Durée du mandat des membres du CSE

Le mandat des membres du comité social et économique est fixé à trois ans, et débute le 1^er jour du mois civil suivant celui au cours duquel la totalité des représentants a été élue.

Article 14 : Durée du protocole préélectoral

Le présent accord est conclu pour les élections des membres du CSE prévues le 4 Avril 2019 pour le premier tour et le 25 avril 2019 pour le second tour.

Si une élection partielle devait avoir lieu, ce protocole devra servir de référence. Il sera affiché le lendemain de sa signature pour informer les électeurs.

Article 15 : Dépôt du protocole d’accord

En vertu des articles L.2231-6, L.2231-8 et D.2231-2 et suivants du code du travail et également du décret du 15 mai 2018, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt en ligne à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi, sur la plateforme nationale « TéléAccords ». Ces formalités seront effectuées par le représentant légal de l’établissement.

Un exemplaire sera par ailleurs déposé au greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de conclusion.

Il cessera de plein droit à la fin du mandat.

Fait à LILLE, en 8 exemplaires originaux,

Le 12 Mars 2019

Syndicats : Direction :

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1. Equivalent temps plein↩