Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez BFM - BANQUE FRANCAISE MUTUALISTE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

La Société anonyme, Banque Française Mutualiste,

Ci-après dénommée la Banque Française Mutualiste d'une part,

Et

Les Organisations Syndicales représentatives à la Banque Française Mutualiste :

La Confédération Française Démocratique du Travail, (CFDT), ,

La Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (CFTC),

d'autre part,

PREAMBULE

Conformément aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail, les entreprises peuvent recourir au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE). Dans ce cadre, les parties signataires ont souhaité s’inscrire dans cette démarche et autoriser le recours au vote électronique pour la mise en place de l’instance précitée.

La Direction et les organisations syndicales ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et ont identifié plusieurs avantages:

• La simplification de l’organisation du processus électoral,

• La facilitation du vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• La possibilité d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés rapidement,

• Un impact sur le niveau de participation,

• L’inscription du processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Les parties conviennent qu’il est primordial que le recours à ce système de vote respecte les principes fondamentaux relatifs au droit électoral et notamment l’anonymat et la sincérité du scrutin, le caractère personnel, libre, unique et anonyme du vote, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Article 1 - Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Banque Française Mutualiste appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE.

Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire extérieur spécialisé sur la base des dispositions du présent accord. Ce prestataire devra respecter l’ensemble des dispositions légales et réglementaires.

Le cahier des charges sera tenu à disposition sur l'intranet de l'entreprise.

Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

1) Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système choisi assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesure appropriées relatives au traitement des données personnelles afin que la protection des droits des personnes concernées soit garantie.

2) La mise en place d’une cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3) Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

4) Information et formation

Tous les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique seront mis en œuvre par l’Entreprise.

Le protocole d’accord préélectoral négocié précisera les modalités d’organisation de l’information du personnel.

En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 4 - Déroulement des opérations de vote

1. Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral définira notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges.

Il mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Conformément à l’article R.2314-13 du Code du travail, il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, pendant ou en dehors du temps de travail et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre par le biais de tout poste informatique connecté à internet.

Les salariés seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

3. Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux logos des différentes listes de candidats.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Avant le premier tour des élections et selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, chaque électeur recevra de la part du prestataire:

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leur auteur.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée définie par le prestataire externe. Les coordonnées du prestataire externe, pour cette opération, seront communiquées à l’ensemble du personnel.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

6. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 5 - Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant la date de son dépôt. Il est conclu pour une durée déterminée correspondant au terme du processus électoral des élections professionnelles visant à mettre en place le comité social et économique.

Le présent accord sera déposé par la BFM, conformément aux dispositions de l'article D. 2231-2 du Code du travail :

- en un exemplaire en version électronique déposé sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

- en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris

L’entreprise procédera aux formalités de dépôt conformément aux dispositions légales et réglementaires. Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Fait à Paris le 4 septembre 2019,

En 4 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties signataires