Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE RETOUR AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2022" chez SCHMIDT GROUPE (Siège)

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2022

Entre :

La Société SCHMIDT GROUPE S.A.S. dont le siège social se trouve à 68660 LIEPVRE – 5 rue Clémenceau, représentée par Madame en sa qualité de Directrice de la Relation Humaine

D’une part,

Et :

Le Syndicat CFDT, représenté par Messieurs en leur qualité de Délégués Syndicaux CFDT

Le Syndicat CFE-CGC, représenté par Messieurs en leur qualité de Délégués Syndicaux

Le Syndicat CFTC, représenté par Messieurs en leur qualité de Délégués Syndicaux

Le Syndicat SUD, représenté par Monsieur en sa qualité de Représentant de Section Syndicale

D’autre part,

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, la Direction en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la société a fait appel à un prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord, de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

Article 1. Modalités d’organisation des opérations électorales

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir celle des membres du Comité Social et Economique en octobre 2022.

Le présent accord sera annexé audit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire spécialisé, mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

1. Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la société, dans le respect des articles R. 2314-8 et suivants du Code du Travail.

La solution technique choisie pour ce vote est celle du Prestataire VOXALY, ci-après dénommé le prestataire.

2. Caractéristiques du système de vote

Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs », et « contenu de l’urne électronique »

Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées dans un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé et « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Toutefois, la participation peut être révélée au cours du scrutin (quotidiennement), à la demande d’une ou des organisations syndicales ayant signé le protocole pré-électoral ou de la Direction.

Chaque organisation syndicale signataire sera par ailleurs informée en début, milieu et fin de journée du taux de participation par collège. L’envoi se fera par courrier électronique.

Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

3. Moyens matériels de vote

Chaque électeur recevra à son domicile avant le vote, ou sur son adresse mail professionnelle s’il en possède une, le jour d’ouverture du scrutin, une notice explicative du déroulement du scrutin. Cette dernière sera accompagnée d’un courrier personnel composé des éléments suivants : URL du site de vote, code d’accès, date d’ouverture et de fermeture du scrutin, numéro de l’assistance téléphone.

Pour des raisons de sécurité, le mot de passe sera à générer de façon autonome par l’électeur après avoir rentré trois données à caractères personnelles (date de naissance, code postal d’habitation et département de naissance).

Le salarié votant devra veiller à ne pas oublier de s’en munir le jour des élections.

4. Déroulement du vote

Le déroulement est le suivant :

• L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet

• Après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer

• L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables

• Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur

• L’électeur peut :

• Choisir une liste complète

• Raturer des candidats

• Voter blanc

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier

• L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisi sa date de naissance

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote. Une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote

• A tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre

  5. Perte des moyens d’authentification

En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une information personnelle complémentaire connue de chaque salarié électeur (ex : département de naissance).

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

6. Cahier des charges du prestataire

Le cahier des charges (matrice de fonctionnalités) du prestataire est annexé au présent protocole en Annexe 1.

7. Adresse du site du vote électronique

L'URL retenue pour le site de vote est : schmidt-cse.vote.voxaly.com

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 2. Garanties de confidentialité du vote et du stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L 423-13 et L433-9 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 3. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord pré-électoral signé le 28/07/2022, lié aux prochaines élections professionnelles du CSE de 2022.

Un exemplaire sera remis en main propre à chacun des Délégués Syndicaux représentant les syndicats CFDT, CFE-CGC, CFTC ainsi qu’au Représentant de la Section Syndicale SUD.

Enfin, un exemplaire du présent accord sera déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes compétent ainsi qu’à la DREETS du Haut-Rhin.

Fait à Lièpvre, le 28/07/2022

Pour le syndicat CFDT La Directrice de la Relation Humaine

Pour le Syndicat CFE-CGC

Pour le syndicat CFTC

Pour le syndicat SUD

ANNEXE 1

CAHIER DES CHARGES VOXALY

MATRICE DE FONCTIONNALITE

Concernant les élections CSE, il s’agit d’un scrutin de listes à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. La validité du 1er tour de l’élection est conditionnée par l’atteinte du quorum (c’est-à-dire si le nombre de votes valablement exprimés (nombre de votants moins les votes nuls ou blancs) est supérieur ou égal à la moitié du nombre des électeurs inscrits), et le fait que tous les sièges soient pourvus.

Le quorum s’apprécie séparément pour chaque élection.

L'organisation du scrutin est assurée par la DRH. L’organisateur s’assure de la présence complète du / des bureau(x) de vote lors de la formation, de l’ouverture du scrutin, du dépouillement, à la veille de ces évènements.

Les électeurs sont invités à voter par internet exclusivement.

1. Formation du bureau de vote

La réunion de formation du bureau de vote est prévue en web-conférence pour une durée d’environ 1h30.

• Les personnes présentes à cette formation sont les suivantes :

• Les organisateurs (DRH),

• Le(s) bureau(x) de vote,

• Les OS signataires du PAP,

• Un Chef de Projet VOXALY.

Elle a pour objectif :

• De former le(s) bureau(x) de vote à ses missions (suivi du scrutin, dépouillement),

• De générer les clés de déchiffrement en séance

• De valider le matériel de vote mis en place,

• D’effectuer la recette du site de vote : réaliser des « votes test » et un dépouillement test

SCHMIDT GROUPE met à disposition pour cette formation :

• Un ordinateur avec accès Internet,

• Un vidéoprojecteur,

• Une salle adaptée au nombre de participants et permettant de circuler librement.

De manière exceptionnelle, en cas d’indisponibilité des candidatures à la date de la formation, cette formation est effectuée à l’aide d’un site de vote contenant des candidatures anonymes. Cette session permet toutefois de valider la prestation dans son aspect organisationnel.

À cette occasion, les phrases secrètes sont créées par les membres du bureau de vote afin de dépouiller les suffrages lors de la clôture du vote.

Chaque membre du bureau de vote génère sa phrase secrète, lors de la formation en séance publique. Cette phrase est utilisée comme une clé de déchiffrement le jour du dépouillement.

Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et sans interruption jusqu’au dépouillement. L’existence de ces détenteurs de phrases secrètes garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin sans leur intervention le jour du dépouillement. Il faut ainsi au moins deux phrases secrètes pour procéder aux opérations de dépouillement des urnes.

Chaque membre du bureau de vote doit avoir une adresse e-mail afin de créer sa phrase secrète. S’il n’en a pas, il doit en créer une temporairement dans le cadre des élections professionnelles en amont de la formation.

2. Ouverture du scrutin

Une Webconférence est planifiée ¼ d’heure avant l’ouverture du site Internet pour chacun des tours, pour une durée d’environ 20 minutes.

Sont présents à la réunion téléphonique d’ouverture :

• Les organisateurs (DRH),

• Le(s) bureau(x) de vote,

• Un Chef de Projet VOXALY.

Elle a pour objectif de valider formellement la bonne ouverture du site, à savoir :

• Que les urnes et les émargements sont vierges,

• Que le scellement est opérationnel,

• Que l'ouverture est effective à l'heure prévue,

À cette occasion, les signatures du système de vote, justifiant de son scellement, sont transmises à SCHMIDT GROUPE par VOXALY.

3. Clôture du scrutin

VOXALY accompagne SCHMIDT GROUPE lors de la clôture du scrutin et du dépouillement pour chacun des tours. Une web-conférence est planifiée ¼ d’heure avant la clôture du site Internet pour chacun des tours, pour une durée d’environ 1h30.

Les personnes présentes sont les suivantes :

• Les organisateurs (DRH),

• Le(s) bureau(x) de vote,

• Les OS signataires du PAP,

• Un Chef de Projet VOXALY.

Elle a pour objectif :

• De constater la clôture des votes,

• De procéder au dépouillement,

• De proclamer les résultats.

SCHMIDT GROUPE met à disposition pour le dépouillement:

• Un ordinateur avec un accès Internet,

• Un vidéoprojecteur,

• Une imprimante,

• Une salle adaptée au nombre de participants et permettant de circuler librement.

À cette occasion, les signatures du système de vote, justifiant de son scellement, et l’ensemble des documents générés lors du dépouillement, sont transmis à SCHMIDT GROUPE par VOXALY.

Les éléments ayant servi à l’organisation de ces élections, les signatures du système de vote ainsi que l’ensemble des documents générés lors du dépouillement, dont les listes d’émargements nominatifs sont placés sous VOXADOC. SCHMIDT GROUPE s’assure de télécharger ces données et de les conserver de façon sécurisée pendant les délais de recours (conservation sans altération des preuves).

La législation (article R.67 du code électoral / Cass.soc.07.12.16, n°15-26.09) précise que la proclamation officielle des résultats doit se faire après signatures des PV Cerfa. Les PV doivent donc être imprimés et signés avant de pouvoir annoncer publiquement les résultats.

Les procès-verbaux des résultats aux normes CERFA doivent être impérativement transmis par SCHMIDT GROUPE:

• 1 exemplaire au Centre de Traitement des Elections Professionnelles par voie postale :

  • La transmission doit s’effectuer globalement à la fin de l’élection (1 ou 2 tours) pour l’ensemble des collèges dans les 15 jours suivant les élections.

• 1 copie du procès-verbal d’élection doit être transmise dans les meilleurs délais à chaque organisation syndicale ayant présenté une liste et/ou ayant participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral au sein de votre établissement,

• Dans le cas particulier d’une carence totale de candidats au 1^er et au 2^nd tour, un procès-verbal de carence totale doit être établi et transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (comme indiqué ci-dessus) et également aux agents de contrôle de l’inspection du travail, dans un délai de 15 jours.

  4. Les référentiels

VOXALY fournit un modèle de référentiel sous forme de 3 fichiers Excel (.xls) : Etablissements, Candidats, Electeurs. Une notice est transmise à SCHMIDT GROUPE pour aider à intégrer ces données. Il est important de bien respecter le format de ces fichiers (ne pas supprimer ou décaler des colonnes). Les données personnelles nominatives doivent être transférées via la plate-forme sécurisée VOXADOC (cf. chapitre 4.7).

1. Liste des établissements

A réception de la liste des établissements, les données sont contrôlées par VOXALY afin de s’assurer de la qualité du référentiel. Les données en erreur sont communiquées à SCHMIDT GROUPE pour correction.

2. Liste des électeurs

Le référentiel électeur transmis à VOXALY doit prendre la forme d’un unique fichier Excel composé d’un unique onglet.

Pour des besoins d’identification ou sur la page renvoi de codes du site, le Département de naissance doit être renseignée dans la colonne « Info2 », avec 2 chiffres (Par exemple : 02 - Bien faire apparaître le 0).

Les modifications suite à la publication de la liste électorale sont prises en compte jusqu’à la date d’arrêt des listes électorales. Ces données doivent être impérativement transférées via la plate-forme sécurisée VOXADOC (cf. chapitre correspondant).

3. Référentiel définitif des listes syndicales et des candidats

A réception de la liste des candidats, les données sont contrôlées par VOXALY afin de s’assurer de la qualité du référentiel.

Le nom de l’organisation syndicale d’affiliation du syndicat doit être indiqué dans le référentiel listes de candidats dans la colonne prévue à cet effet.

Les professions de foi sont communiquées en même temps à VOXALY au format PDF exclusivement sur un format A4 couleur ou noir et blanc, recto seul ou recto/verso pour un poids ne dépassant pas les 2 Mo (Méga Octets).

VOXALY n’intervient pas sur les documents en annexes comme les professions de foi. Les documents transmis doivent être en format PDF et de bonne qualité.

Enfin, les logos des organisations syndicales sont transmis au format png (200px*200px). La taille d’affichage de ces logos sur le site de vote est de 35*35px, toutefois il est possible d’agrandir ces logos à la taille de 200px*200px en les survolant avec le pointeur de la souris.

Si une organisation syndicale, présentant une liste de candidats, ne transmet aucun logo, VOXALY reprend le logo national de cette organisation syndicale ou, s’il est différent, le logo inséré sur la profession de foi transmise par l’organisation syndicale concernée.

5. Check-list de validation des données

Une check-list permettant de valider la liste des candidats et leur répartition par élection et par collège est transmise à SCHMIDT GROUPE par VOXALY après intégration des données référentielles. Celle-ci doit être validée (paraphée et signée) par SCHMIDT GROUPE au plus tard à la date prévue dans le planning (cf. chapitre 3). Cette validation est essentielle avant l’ouverture du scrutin.

Les listes qui se présentent doivent respecter la représentation équilibrée entre les femmes et les hommes, et l’alternance entre les candidats de chaque sexe au sein de ces listes. VOXALY fournit un document de synthèse sur la répartition et l’alternance des candidats femmes / hommes, en complément de la check-list des données.

A cette fin, SCHMIDT GROUPE indique à VOXALY que la répartition homme/femme de référence pour le contrôle du respect de la parité est :

• La répartition indiquée dans le Protocole d’accord pré-électorale

• La liste électorale définitive transmise

  6. Format et modalité d’échanges

Les structures types des fichiers « électeurs », « candidats » et « établissement » sont envoyées à SCHMIDT GROUPE par VOXALY sous format Excel accompagnées d’une notice.

Les fichiers sensibles (contenant des données personnelles et nominatives) sont transmis via la plate-forme sécurisée www.voxadoc.com. VOXADOC permet également d’effectuer les validations de documents (Check-List notamment) via une signature électronique

VOXADOC est une plateforme d’échanges, les documents sont régulièrement retirés de la plateforme par VOXALY une fois récupérés.

Les identifiants sont automatiquement envoyés par e-mail. Le mot de passe est à personnaliser lors de la première connexion à la plateforme. Les correspondants s’assurent qu’ils peuvent accéder à cette plateforme d’échange sécurisée.

Les documents placés dans cette plateforme sont partagés avec l’équipe projet VOXALY. Un compte Voxadoc est ouvert pour chacune des personnes identifiées dans le tableau des correspondants.

7. Site de vote

SCHMIDT GROUPE transmet son logo institutionnel dans le cadre de la conception du site Internet au format .png dans les dimensions 196 x 102px.

Les 2 couleurs principales du site de vote sont paramétrables (bandeau du haut et icones). CLIENT doit communiquer les références hexadécimales du choix de ces 2 couleurs à VOXALY à la date prévue dans le planning (cf. chapitre 3). Par défaut, les couleurs Voxaly sont appliquées (gris pour le bandeau et bleu numérique pour les icones et textes clés).

Le site de vote est mis à disposition de SCHMIDT GROUPE avec un ensemble de codes d’accès de test, afin que les organisateurs puissent vérifier les écrans composants ce site.

L’accès au site de vote depuis les locaux de SCHMIDT GROUPE est vérifié par les responsables du système d’information SCHMIDT GROUPE en amont de la réunion de formation.

La vérification définitive du site intervient par e-mail au plus tard à la date prévue dans le planning (cf. chapitre 3).

8. Accessibilité du site de vote et prérequis techniques

En amont du scrutin, VOXALY demande à SCHMIDT GROUPE de s’assurer auprès de sa DSI de l’accessibilité de l’URL de vote depuis le réseau d’entreprise (différents services et lieux de travail). Le site de vote électronique est ainsi mis à disposition du service informatique du SCHMIDT GROUPE afin que celui-ci s’assure de l’efficience des accès et connexions aux sites Internet (site de vote et site gestionnaire).

Vous pouvez réaliser un 1^er test d’accès à l’URL suivante : https://demo.vote.voxaly.com.

Voici les prérequis techniques pour l’utilisation de nos sites de vote sur ordinateur.

• Le paramétrage du proxy doit permettre les flux https

• Navigateurs compatibles (compatibilité non garantie pour les plus anciennes versions) :

  • Edge 79 et + (Windows)

  • Chrome 80 et + (Windows / MacOS / iOS / Android)

  • Firefox 72 et + (Windows / MacOS / Linux / Android)

  • Safari 9 et + (MacOS)

• Fonctionnalités devant être activées dans le navigateur :

  • Chiffrement TLS

  • Cookies

  • Javascript

Nos sites de vote sont également disponibles via un smartphone ou une tablette.

9. Transparence de l’urne

Le site de vote inclut la possibilité pour tout électeur conformément à la délibération CNIL n°2019-53 du 25 avril 2019 :

• de s’assurer que son bulletin est présent dans l’urne et que son choix n'a pas été modifié (vérifiabilité individuelle)

• de lui garantir que les preuves fournies par le système lors de son vote sont bien authentiques (authenticité des preuves)

L’électeur, s’il le souhaite et de façon autonome, peut cliquer sur les liens dédiés sur le site, une fois son vote effectué.

10. Envoi par courrier et par email des codes de connexion aux électeurs

Concernant les emails :

VOXALY invite SCHMIDT GROUPE à communiquer le numéro de l’assistance téléphonique et l’adresse du site de vote en interne afin que les électeurs qui n’ont pas reçu ou perdu l’e-mail contenant les modalités de connexion, puissent se faire réexpédier les informations nécessaires à l’authentification de l’électeur.

L’envoi en masse (e-mail ou SMS) est particulièrement sensible.

La DSI SCHMIDT GROUPE s’assure que les conditions de réception (white-list) sont en place avant un envoi en masse. Un envoi test (en masse de préférence) est recommandé avant l’envoi en phase de production.

Pour les envois sur les e-mails (avec des noms de domaine identiques ou différents) : une analyse est réalisée avant les envois de ce type, pour assurer la meilleure délivrabilité. VOXALY recommande d’étaler les envois dans le temps.

L’adresse expéditrice prévue dans le cadre de l’opération est : schmidt-cse@votes.voxaly.com.

L’objet de l’email est : Elections professionnelles 2022 de SCHMIDT GROUPE

La mention « de la part de Voxaly » est indiquée dans l’alias de l’e-mail de l’adresse expéditrice.

A titre indicatif, la liste des adresses IP utilisées par VOXALY pour les envois en masse est la suivante : f12.ods2.net 95.143.73.156 ; f10.ods2.net 95.143.73.154 ; f9.ods2.net 95.143.73.153 ; f8.ods2.net 95.143.73.148 ; f7.ods2.net 95.143.73.147 ; f6.ods2.net 95.143.73.146 ; f5.ods2.net 95.143.73.145 ; f3.ods2.net 95.143.73.137 ; f2.ods2.net 95.143.73.136 ; f1.ods2.net 95.143.73.135 ; e.ods2.net 85.31.207.247 ; f4.ods2.net 85.31.207.243 ; d.ods2.net 78.153.243.243 ; c.ods2.net 78.153.243.242. Celle-ci est susceptible d’évoluer dans le temps, l’exhaustivité ne peut pas être garantie.

VOXALY assure le bon envoi des e-mails.

VOXALY recommande à SCHMIDT GROUPE d’informer la DSI du nom de domaine utilisé, des adresses IP potentielles, des volumes et des créneaux envisagés pour ces envois. L’objectif est d’assurer la meilleure réception possible dans les messageries des destinataires.

Concernant les courriers :

VOXALY adresse aux électeurs du 1^er collège un courrier contenant les modalités de connexion au site Internet et un email pour ceux des 2^e et 3^e collège.

Les codes de connexion étant valables pour les deux tours, il n’y a pas de renvoi global avant le 2^nd tour.

Les emails sont envoyés le jour même du scrutin.

Les courriers sont envoyés dans une enveloppe porteuse (format DL (1/3 A4), blanche, double fenêtre (logo + bloc adresse) et contiennent :

• Au recto, une lettre de présentation contenant code d'accès et ainsi que les détails permettant de contacter l’assistance téléphonique (format A4 couleur),

• Au verso une notice explicative du vote par internet (format A4 couleur),

Une maquette de ce courrier est préalablement envoyée par VOXALY pour vérification par SCHMIDT GROUPE.

VOXALY invite SCHMIDT GROUPE à communiquer l’adresse du site de vote en interne afin que les électeurs qui n’auraient pas reçu ou perdu le courrier contenant les modalités de connexion puissent se faire réexpédier leurs codes d’accès au site de vote, une fois le scrutin ouvert.

Les plis envoyés sont affranchis au tarif Prioritaire (Lettre Grand Compte J+2).

11. Authentification de l’électeur

Pour être en conformité avec la loi et les recommandations de la CNIL, la transmission du code d’accès et du mot de passe doit faire l’objet de moyens de sécurisation particuliers. L’organisateur doit mettre en place les moyens nécessaires pour éviter qu’une personne non autorisée puisse se substituer frauduleusement à l’électeur, VOXALY apporte son conseil pour répondre sur ce point.

L’authentification sur le site de vote se fait par un code d’accès et un mot de passe. La saisie d’un code captcha est également demandée sur l’écran d’authentification.

Afin de renforcer la sécurité du vote, un code de défi (date de naissance) est à saisir après que l’électeur ait effectué son choix de vote et au moment de la confirmation de chacun des votes de l’électeur. Ce code n’apparait pas dans les courriers.

Les mêmes identifiants sont utilisés pour le premier tour et pour le second tour.

12. Envoi d’un accusé de réception de vote sur l’adresse e-mail de l’électeur

OPTIONNEL : ENVOI DE L’ACCUSE DE RECEPTION SUR L’EMAIL SAISI PAR L’ELECTEUR

SCHMIDT GROUPE souhaite que l’électeur puisse saisir l’adresse e-mail de son choix  afin de recevoir un accusé de réception de vote par e-mail.  Si l’électeur laisse le champ de saisie vide, il ne reçoit pas d’e-mail d’accusé de réception de vote. L’envoi de l’e-mail d’accusé de réception est différé d’une trentaine de minutes pour des raisons de sécurité.

13. Réexpédition des codes de connexion via le site internet

Une page de renvoi de codes est accessible en ligne à partir de la page de bienvenue. Le demandeur a droit à 3 demandes maximum par adresse e-mail ou par numéro de téléphone portable.

L’électeur peut se faire réexpédier sur son e-mail personnel et/ou téléphone portable, par SMS les codes de connexion (code d’accès similaire au premier envoi avec nouveau mot de passe) après vérification de l’identité de l’électeur.

Sur le site de vote, les informations demandées pour la vérification de l’électeur afin d’obtenir un renvoi de ces codes de connexion sont les suivantes :

• Nom,

• Prénom,

• Date de naissance,

• Code postal d’habitation,

• Matricule / Département de naissance /2 derniers numéros de Sécurité Sociale (Clé).

L’envoi se fait en 1 e-mail (ou SMS). Les renvois de codes de connexion sont effectués au fil de l’eau. Seules les adresses personnelles fournies par l’électeur sont autorisées pour la réexpédition des identifiants.

Dans le cadre où les adresses e-mails professionnelles ont été transmises au préalable par SCHMIDT GROUPE, un e-mail de confirmation de l’envoi automatique des codes de connexions de l’électeur peut lui être transmis sur sa messagerie électronique professionnelle.

14. Outils mis à disposition : site de vote et site gestionnaire

Les outils suivant sont mis à disposition, durant le scrutin, pour les différents intervenants :

	Bureau de vote	DRH	Scrutateurs
Compte de démonstration : permet de naviguer à volonté sur le site Internet	OUI	OUI	NON
Suivi du taux de participation	OUI	OUI	OUI
Suivi de l’intégrité du système de vote électronique (scellement)	OUI	NON	NON
Accès aux menus de dépouillement et de résultats	OUI	NON	NON

15. Postes en libre-service

La mise en place des postes en libre-service, impose de prendre les précautions suivantes :

• Un environnement isolé : l’environnement autour de chaque poste doit être suffisamment dégagé afin que l’électeur puisse voter sans avoir à demander à quiconque de ne pas regarder son vote (mise en place d’isoloir, pièce dédiée, …)

• Un anti-virus à jour, afin que le poste soit exempt de tous virus ou logiciel malveillant.

• Un navigateur à jour (cf. point ci-dessus)

• Un compte utilisateur « standard » sans droit administrateur : le compte avec lequel les électeurs votent doit être un compte sans aucun droit d’installation de logiciel supplémentaire (afin de se prémunir contre l’installation de logiciel malveillant tel qu’un Cheval de Troie qui espionnerait les saisies des différents électeurs par exemple)

• Une consigne papier à coté de chaque poste, pour :

  • Inviter les personnes à FERMER le navigateur APRES leurs différents votes

  • Indiquer le numéro de l’assistance téléphonique

Le poste utilisé doit être isolé dans une pièce, ou par le moyen d’un isoloir, afin d’assurer la confidentialité du vote. Une notice d’utilisation sera installée à côté de chaque poste en libre-service. Il peut être envisagé de mettre à disposition une imprimante afin que les électeurs éditent s’ils le souhaitent leurs accusés de réception de vote.

16. Assistance téléphonique et renvoi des codes

VOXALY met à disposition une assistance téléphonique au numéro suivant : 05 67 04 79 00.

L'assistance est ouverte du lundi au vendredi de 9h à 18h.

L’assistance renseigne sur les possibilités de réexpédition des codes de connexion au site de vote, et fournit une aide en cas de difficultés rencontrées sur le site de vote.

En cas de non inscription sur les listes, l’électeur est invité à contacter directement le service RH ou l’organisateur.

L’identification de l’appelant est réalisée uniquement dans les cas particuliers qui nécessitent une identification ou un rappel de l’appelant. L’identification porte sur le nom, le prénom et la date de naissance de l’électeur : un numéro de téléphone est également demandé.

17. Archivage et destruction

Les données techniques (log, trace IP) et fonctionnelles (émargements, suffrages) sont conservées par VOXALY jusqu'à la fin des délais de recours.

SCHMIDT GROUPE s’assure que les phrases secrètes sont bien conservées jusqu’à la fin des délais de recours.

Après cette date, VOXALY demande un accord formel à SCHMIDT GROUPE pour supprimer ces données.

Sans accord écrit de SCHMIDT GROUPE pour la destruction des données dans un délai de 2 mois après la clôture, VOXALY supprime les données liées à l’opération (SCHMIDT GROUPE dispose des éléments de preuves transmises par VOXALY après la clôture).

VOXALY invite également SCHMIDT GROUPE à détruire l’ensemble de données à l’issue des délais de recours. Des fichiers avec des Données à Caractère Personnel (DCP) collectées pour les besoins du vote sont transmis à l’issue de l’opération. Ils ne doivent pas être conservés au-delà du temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi par le traitement, au-delà de l'épuisement des voies et délais de recours contentieux (délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019).