Accord sur la mise en place et l’utilisation du vote électronique au sein de l’UES Sopra Steria

Entre les Sociétés suivantes :

Sopra Steria Group SA au capital de 20 547 701 euros inscrite au RCS d’Annecy sous le numéro 326 820 065 et dont le siège social est sis à ANNECY (74940) - PAE Les Glaisins, Annecy Le Vieux, représentée par ______________, Directeur des Ressources Humaines Groupe, dûment mandatée,

Sopra Banking Software SA au capital de 161 866 820 euros inscrite au RCS d’Annecy sous le numéro 450 792 999 et dont le siège social est sis à ANNECY (74940) - PAE Les Glaisins, Annecy Le Vieux, représentée par ______________, Directeur des Ressources Humaines, dûment mandaté,

Sopra Steria Infrastructure & Security Services SAS au capital de 26 155 194 euros inscrite au RCS d’Annecy sous le numéro 805 020 740 et dont le siège social est sis à ANNECY (74940) - PAE Les Glaisins, Annecy Le Vieux, représentée par ______________, Directeur des Ressources Humaines, dûment mandaté,

BEAMAP SAS au capital social de 10 000 euros inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 537 933 277 et dont le siège social est sis à COURBEVOIE (92400) 5 place de l’Iris représentée par ______________, Directeur des Ressources Humaines, dûment mandaté,

Sopra HR Software SAS au capital de 13 109 820 euros inscrite au RCS d’Annecy sous le numéro 519 319 651 et dont le siège social est sis à ANNECY (74940) - PAE Les Glaisins, Annecy Le Vieux, représentée par ______________, Directeur des Ressources Humaines, dûment mandatée,

D’une part,

Et les Organisations Syndicales Représentatives suivantes appréciées, conformément à la loi, par addition de l'ensemble des suffrages obtenus dans les entreprises visées ci-dessus (cf. tableau de représentativité en annexe 1) :

Avenir Sopra Steria représenté par :

______________, Délégué Syndical Avenir Sopra Steria au sein de la Société Sopra Steria Group,

______________, Délégué Syndical Avenir Sopra Steria au sein de la Société Sopra Steria I2S/ Beamap.

Fédération CFDT - F3C représentée par :

______________, Délégué Syndical CFDT – F3C au sein de la Société Sopra Steria Group,

______________, Délégué Syndical CFDT – F3C au sein de la Société Sopra Banking Software,

______________, Délégué Syndical CFDT – F3C au sein de la Société Sopra Steria I2S/ Beamap,

______________, Délégué Syndical CFDT – F3C au sein de la Société Sopra HR Software.

S3I représenté par :

______________, Délégué Syndical S3I au sein de la Société Sopra Steria Group,

______________, Délégué Syndical S3I au sein de la Société Sopra Steria I2S/ Beamap.

Solidaires Informatique représenté par :

______________, Délégué Syndical Solidaires Informatique au sein de la Société Sopra Steria Group,

______________, Délégué Syndical Solidaires Informatique au sein de la Société Sopra HR Software.

Traid-Union représenté par :

______________, Délégué Syndical Traid-Union au sein de la Société Sopra Steria Group,

______________, Délégué Syndical Traid-Union au sein de la Société Sopra Banking Software,

______________, Délégué Syndical Traid-Union au sein de la Société Sopra Steria I2S/ Beamap,

______________, Délégué Syndical Traid-Union au sein de la Société Sopra HR Software.

D’autre part,

Il est précisé que la négociation est intervenue en présence des Organisations Syndicales qui, bien que non représentatives sur le périmètre de l’ensemble des Sociétés parties au présent accord, sont représentatives au niveau de certaines Sociétés uniquement et qui, à ce titre, ont été invitées à participer aux négociations ayant abouti au présent accord. Ainsi, outre les Organisations Syndicales visées parmi les signataires, ont participé à la négociation :

Pour Sopra Steria I2S :

• CGT

Pour Sopra HR Software :

• CFTC

Il est convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

1. Préambule 5

1. Cadre juridique 5

2. Champ d’application 5

3. Recours à un prestataire extérieur 6

4. Cahier des charges du prestataire 6

4.1. Obligations du prestataire 6

4.2. Garanties de sécurité et de confidentialité du système et de ses fichiers 7

4.3. Données exploitées sur le système 8

4.4. Destinataires des informations issues du système 8

5. Conditions d’organisation des scrutins 9

5.1. Bureaux de vote 9

5.2. Durée des scrutins 9

5.3. Moyens matériels 9

5.4. Communication en cours de scrutin 9

6. Cellule d’assistance technique 10

7. Dispositions finales 10

7.1. Modalité de suivi de l’accord 10

7.2. Validité et durée de l’accord 10

7.3. Modalités de révision de l’accord 11

7.4. Modalités d’adhésion et dénonciation 11

7.5. Modalité de publicité et de dépôt de l’accord 11

Préambule

Il est décidé de recourir dorénavant au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles et des consultations référendaires au sein des Sociétés signataires afin de permettre aux électeurs de voter en leur nom propre, sans procuration possible, sur leur lieu de travail ou à distance. L’objectif est également de faire du vote électronique la seule et unique modalité de vote mettant ainsi fin au vote par bulletin secret sous enveloppe.

Une négociation a été engagée entre les Sociétés et les Organisations Syndicales afin de fixer le cadre dans lequel le vote électronique doit être mis en œuvre.

Le présent accord est le résultat de cette négociation.

Cadre juridique

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi n° 2004 – 575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique complétée par les dispositions règlementaires prévues aux articles R 2314‑5 à R 2314-18 du Code du travail et par l’arrêté du 25 avril 2007.

Le présent accord tient compte de la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Le présent accord se substitue aux usages, pratiques, procédures, engagements unilatéraux et autres accords collectifs de quelque niveau que ce soit ayant le même objet et actuellement en vigueur au sein des Sociétés signataires.

Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des électeurs tels que définis par le Code du travail des Sociétés de l’UES Sopra Steria Group définie par l’accord du 14 février 2019, à savoir les Sociétés suivantes :

• Sopra Steria Group SA

• Sopra Banking Software SA

• Sopra Steria I2S SAS

• Beamap SAS

• Sopra HR Software SAS

  3. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne.

L’organisation matérielle du vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par la Société. Le choix du prestataire doit être réalisé pour chaque scrutin. Ce dernier est spécialisé dans la conception et la mise en place de systèmes de vote électronique conformes aux principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin:

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique.

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur.

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Pour chaque scrutin, la Société informe les Organisations Syndicales Représentatives du ou des noms des prestataires extérieurs démarchés. Chaque Organisations Syndicales Représentatives pourra indiquer à la Société ses recommandations quant à ce ou ces derniers.

Le protocole d’accord préélectoral ou le protocole d’accord spécifique référendaire mentionne le nom du prestataire extérieur retenu par la Société et la description détaillée du fonctionnement du système qu’il propose.

Avant son utilisation, la solution du prestataire retenu doit être validée par un expert indépendant dont le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL et des Organisations Syndicales qui en font la demande. Cette procédure de validation est renouvelée à chaque fois qu’une modification substantielle est apportée à la solution du prestataire.

Cahier des charges du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire extérieur qui doit respecter au minimum le cahier des charges suivant :

Obligations du prestataire

Le prestataire extérieur doit pouvoir assurer :

• La mise à disposition d’un site Internet sécurisé de type « https » et uniquement dédié au vote organisé par la Société, accessible 24H/24 de la France et de l’étranger par les électeurs pendant toute la durée du scrutin depuis n’importe quel terminal avec accès internet c’est-à-dire un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

• L’accessibilité du vote aux personnes en situation de handicap.

• La mise en place d’un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal, de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données.

• Le paramétrage des pages du site Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote en fonction du type de vote qui est organisé et des éléments transmis par la direction de la Société, de telle sorte que chaque électeur puisse accéder de son écran à toutes les informations afférentes au scrutin et ainsi exprimer son choix ou le modifier avant validation. Les listes de candidats et les professions de foi doivent apparaître dans les conditions définies par le protocole d’accord préélectoral ou le protocole spécifique référendaire. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient de type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Le bulletin doit permettre, en fonction du type de vote, à l’électeur qui le souhaite, d’exprimer un vote blanc et de raturer un ou plusieurs noms sur la liste des candidats.

• L’envoi par courrier au domicile de chaque électeur de son code d’accès individuel au site Internet, du mot de passe associé et d’une notice explicative de vote, dans un délai minimum de 7 jours par rapport à la date d’ouverture du scrutin.

• En cas de perte ou de non-réception, la relivraison par voie électronique du code d’accès et du mot de passe associé aux électeurs qui le demandent.

• La génération d’un accusé réception confirmant la prise en compte du vote de chaque électeur et lui permettant sa conservation.

• La fourniture des clés de scellement et de descellement du système de vote électronique aux membres du bureau de vote ainsi qu’une notice explicative du processus de vote.

• La formation des personnes en charge d’orchestrer le vote ou de veiller à son bon déroulement dont notamment les membres du bureau de vote et les « délégués de liste » éventuellement prévus dans le protocole d’accord préélectoral ou les « observateurs » prévus dans le protocole d’accord spécifique référendaire.

• L’assistance technique pendant toute la période de vote.

• La proclamation des résultats du scrutin.

• La conservation sous scellés à l’issue du vote, des fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, des matériels de vote, des fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde, jusqu’à l’expiration du délai de recours en cas de contestation des résultats du vote et, le cas échéant, de la décision de justice. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée à nouveau.

• A l’expiration de ces délais légaux, le prestataire extérieur doit procéder à la destruction des fichiers support.

Garanties de sécurité et de confidentialité du système et de ses fichiers

Le prestataire extérieur doit garantir que son système pourra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

En outre, le prestataire extérieur doit garantir que son système pourra :

• Être testé avant l’ouverture du scrutin, notamment pour s’assurer de son bon fonctionnement, que l’urne électronique est vide et que les listes d’émargement sont vierges.

• Être scellé avant l’ouverture du scrutin et descellé à la clôture du scrutin par des clés délivrées à cet effet aux membres du bureau de vote.

• Empêcher la fourniture de résultats en cours de scrutin, même partiels, à toutes personnes, hormis le niveau de participation qui est communiqué aux membres du bureau de vote, aux membres de la direction de la Société en charge de l’organisation du vote ainsi qu’aux éventuels « délégués de liste » prévus par le protocole d’accord préélectoral ou aux « observateurs » prévus le protocole spécifique référendaire.

• Limiter l’accès de la liste d'émargement aux seuls membres du bureau de vote et ce, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

• Fournir des résultats immédiats après la clôture du scrutin et ce, quelle que soit la complexité des opérations électorales. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

• Sécuriser le vote des électeurs et garantir leur anonymat en créant deux fichiers distincts, intitulés respectivement « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le premier fichier est établi à partir des listes électorales et a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, doit servir au contrôle des accès individuels au système par rapport à la liste électorale fournie par la direction de la Société et à l’édition de la liste d’émargement. Le second fichier recense les votes exprimés par voie électronique et doit servir à la comptabilisation des voix sans possibilité de lien d’identification des votants et à l’édition des résultats.

Données exploitées sur le système

Le prestataire extérieur doit enregistrer dans son système a minima les données nominatives suivantes :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, sexe, matricule, Société d’appartenance, site de rattachement, date d’ancienneté dans l’entreprise, âge, classification, coefficient, collège, capacité à être électeur et éligible.

• Pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, matricule, Société d’appartenance, site de rattachement, collège, moyen d’authentification, et, le cas échéant, l’adresse personnelle, l’adresse mail professionnelle et toutes autres informations utiles pour l’authentification.

• Pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, identifiant, horodatage, Société d’appartenance, site de rattachement.

• Pour les listes de candidats : collège, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, site de rattachement.

Destinataires des informations issues du système

Le prestataire extérieur n’est autorisé à diffuser les informations relatives au vote qu’aux seuls destinataires suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, Organisations Syndicales représentatives le cas échéant, membres de la direction de la Société en charge de l’organisation du vote.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, membres de la direction de la Société en charge de l’organisation du vote.

• Pour les listes de candidats : électeurs, Organisations Syndicales, listes non syndicales, membres de la direction de la Société en charge de l’organisation du vote.

• Pour les listes de résultats : électeurs, services du Ministère chargé de l’emploi, liste non syndicales, Organisations Syndicales, membres de la direction de la Société en charge de l’organisation du vote.

  En tout état de cause, le prestataire s’engage à ce que les informations relatives au vote indiquées ci- dessus remises aux différents destinataires garantissent l’anonymat et le secret du vote rendant impossible de relier un vote émis à un électeur.

  5. Conditions d’organisation des scrutins

Bureaux de vote

Le protocole d’accord préélectoral ou le protocole spécifique référendaire doit prévoir la mise en place d’un ou plusieurs bureaux de vote ainsi que leur composition et le lieu de leur siège. Chaque bureau de vote siège uniquement le jour du scellement du système de vote électronique et le dernier jour des scrutins.

Le bureau de vote a la responsabilité :

• de tester le bon fonctionnement du système de vote électronique, de contrôler que les urnes sont vides et que les listes d’émargements sont vierges (opérations effectuées le jour du scellement du système de vote par Internet) ;

• de valider le scellement et le descellement du système de vote électronique, à l’aide de clés codées fournies par le prestataire extérieur ;

• d’éditer et proclamer les résultats ;

• de procéder à l’inscription de toutes observations, protestations ou contestations sur les opérations de vote émises par les « délégués de liste » ou les « observateurs ».

  Les « délégués de liste » ou les « observateurs » peuvent assister à ces opérations.

Durée des scrutins

Le vote électronique est ouvert pour chaque tour de scrutin aux électeurs pendant une durée maximale de 10 jours calendaires consécutifs. Le premier tour de scrutin et l’éventuel second tour de scrutin doivent être suffisamment espacés pour laisser le temps au prestataire extérieur d’intégrer les modifications des listes de candidats et des professions de foi dans son système de vote.

Les dates exactes de chaque scrutin sont définies dans le protocole d’accord préélectoral ou le protocole spécifique référendaire.

Moyens matériels

Les électeurs peuvent voter à partir de n’importe quel terminal avec un accès internet, c’est-à-dire un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Dans l’hypothèse où un électeur est dans l’impossibilité de se connecter avec les outils dont il dispose, il peut utiliser tout autre mode de connexion à sa disposition (ordinateur privé d’un proche, en libre-service dans un cyber café…) pour procéder au vote. Dans ce cas, les éventuels frais de connexion engagées par l’électeurs sont remboursés sur présentation d’un justificatif.

Communication en cours de scrutin

Outre les informations prévues à l’article 4.1, au cours de chaque scrutin, il sera adressé aux électeurs a minima trois courriels :

• Le premier jour du scrutin pour annoncer son ouverture et rappeler l’adresse Internet pour pouvoir voter.

• Le deuxième, en milieu de scrutin pour relancer ceux qui n’ont pas encore voté et rappeler l’adresse Internet pour pouvoir voter.

• Le troisième, le dernier jour du scrutin pour prévenir de sa clôture imminente et rappeler l’adresse Internet pour pouvoir voter.

  6. Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire est mise en place.

La cellule d’assistance technique assure notamment les missions suivantes :

• Avant que le vote ne soit ouvert, elle assiste le bureau de vote notamment dans les opérations suivantes:

• tester le système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• tester le système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé.

• Pendant le vote, elle assiste les électeurs (ex : support téléphonique).

• A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, elle assiste le bureau de vote notamment pour contrôler le scellement de ce système.

Dispositions finales

Modalité de suivi de l’accord

Afin de suivre l’application du présent accord, une commission de suivi de l’accord est mise en place pendant toute la durée d’application de l’accord.

Elle sera composée d’un représentant de chaque Organisation Syndicale signataire et d’un représentant de chaque Société signataire; elle se réunit une fois par année civile sous réserve de l’utilisation du vote électronique au cours de cette même année. Elle a pour mission de suivre l’exécution du présent accord et de proposer, le cas échéant, d’engager une procédure de révision de l’accord.

Validité et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de sa signature, sous réserve du respect des conditions légales et règlementaires de validité en vigueur au moment de sa signature. Dès lors, l’accord s’appliquera pour une durée indéterminée.

Tout protocole d’accord préélectoral ou protocole spécifique référendaire conclu postérieurement à cette date devra obligatoirement faire mention de cet accord et en respecter les termes.

Modalités de révision de l’accord

La révision du présent accord peut être demandée par une Organisation Syndicale dans les conditions définies par le Code du travail (article L 2261-7-1 au jour de la signature du présent accord).

La révision peut également être demandée par une, plusieurs ou l’ensemble des Sociétés parties au présent accord.

Cette demande est adressée par courrier recommandé avec accusé de réception notifié : 

• aux Organisations Syndicales Représentatives au moment de la demande ;

• aux Sociétés signataires de l’accord ou y ayant adhéré.

Ledit courrier mentionne les motivations de la demande de révision.

Dès la prise de connaissance de cette demande de révision, les parties conviennent de se réunir dans les 2 mois suivants, en vue de la négociation d’un éventuel avenant à l’accord.

Modalités d’adhésion et dénonciation

Les modalités d’adhésion au présent accord sont régies par les dispositions légales et règlementaires en vigueur au moment de la demande d’adhésion.

Cet accord pourra être dénoncé par les parties signataires.

La dénonciation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, par son auteur, aux autres signataires de l'accord.

Cette dénonciation doit donner lieu à dépôt conformément aux dispositions légales.

À compter du dépôt de la dénonciation, commence à courir un délai de préavis de 3 mois permettant d’engager des négociations en vue de l’éventuelle conclusion d’un nouvel accord.

Modalité de publicité et de dépôt de l’accord

À l’issue de la procédure de signature, le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives.

Le présent accord sera publié sur l’Intranet RH de chaque Société signataire afin de permettre à l’ensemble des salariés d’en prendre connaissance.

Le texte du présent accord sera déposé par la direction :

• auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris en un exemplaire papier

• auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi d’Île-de-France via la plateforme de téléprocédure Télé@ccords.

  Le texte du présent accord publié dans la base de données nationale sera rendu anonyme (suppression des noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques).

  Une copie est également adressée par e-mail à la CPPNI (secretariatcppni@CCN-BETIC.fr) pour enregistrement et conservation par l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective.

Fait à Paris le ____________________

En 11 exemplaires originaux

Pour les Sociétés : Pour les Organisations Syndicales Représentatives :

Pour la Société Sopra Steria Group ______________	Pour Avenir Sopra Steria : ______________, Délégué Syndical Avenir Sopra Steria au sein de la Société Sopra Steria Group
Pour la Société Sopra Banking Software ______________	______________, Délégué Syndical Avenir Sopra Steria au sein de la Société Sopra Steria I2S/ Beamap
Pour la Société Sopra Steria I2S Pour la Société BEAMAP ______________	Pour la CFDT – F3C : ______________, Délégué Syndical CFDT – F3C au sein de la Société Sopra Steria Group
Pour la Société Sopra HR Software ______________	______________, Délégué Syndical CFDT – F3C au sein de la Société Sopra Banking Software
	______________, Délégué Syndical CFDT – F3C au sein de la Société Sopra Steria I2S/ Beamap
	______________, Délégué Syndical CFDT – F3C au sein de la Société Sopra HR Software
	Pour Solidaires Informatique : ______________, Délégué Syndical Solidaires Informatique au sein de la Société Sopra Steria Group
	______________, Délégué Syndical Solidaires Informatique au sein de la Société Sopra HR Software
	Pour S3I : ______________, Délégué Syndical S3I au sein de la Société Sopra Steria Group
	______________, Délégué Syndical S3I au sein de la Société Sopra Steria I2S/ Beamap
	Pour Traid-Union : ______________, Délégué Syndical Traid-Union au sein de la Société Sopra Steria Group
	______________, Délégué Syndical Traid-Union au sein de la Société Sopra Banking Software
	______________, Délégué Syndical Traid-Union au sein de la Société Sopra Steria I2S/ Beamap
	______________, Délégué Syndical Traid-Union au sein de la Société Sopra HR Software

Annexe 1 : Représentativité