Accord d'entreprise "Accord relatif au recours au vote électronique" chez EVERNEX INTERNATIONAL SAS (Siège)

Accord relatif au recours au vote électronique

Société Evernex International SAS

EVERNEX INTERNATIONAL SAS, société par actions simplifiée à associé unique, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de NANTERRE sous le numéro 327 503 827, dont le siège social est situé Tour CB21 au 16, Place de l’Iris – 92400 COURBEVOIE,

Ci-après dénommée la « Société »,

Représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, ci-après la « Direction »,

D’une part,

Et,

La CFDT, unique organisation syndicale de salariés représentative au sein de la Société,

Représentée par Monsieur , délégué syndical au niveau de l’entreprise, ci-après le « Délégué syndical »,

D’autre part,

Conjointement appelées les « Parties » ou individuellement une « Partie ».

Sommaire

Préambule

Article 1 – Principes généraux

Article 2 – Objet et champ d’application

Article 3 – Définition et choix du moyen de vote électronique

Article 4 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 5 – Déroulement des opérations de vote

Article 6 – Dispositions finales

Préambule

Selon l’article L. 2314-26 du Code du travail, l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (ci-après le « CSE ») peut avoir lieu par vote électronique si un accord d’entreprise ou, à défaut, l’employeur le décide.

Les mandats actuels du CSE arrivant à leur terme au mois de juin 2023, la Société a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles à venir et a initié une négociation auprès du Délégué Syndical.

Les Parties se sont ainsi réunies le 28 mars 2023 et se sont accordées sur les bénéfices du vote électronique qui permet notamment de :

• Simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• Faciliter le vote pour les salariés en télétravail ou en déplacement,

• Obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• Augmenter le niveau de participation,

• Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Elles sont parvenues au présent accord qui met en place le vote électronique selon le cahier des charges décrit ci-après.

Article 1 – Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 2 – Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Article 3 – Définition et choix du moyen de vote électronique

Les Parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Sa mise en place exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 4 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 – Recours au tiers de confiance

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire, mandaté par la Direction, spécialisé dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »). La Direction envisage de faire appel à la société Neovote pour la conception et la mise en place d’un système de vote conforme au présent cahier des charges.

4.2 – Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

4.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système du Prestataire assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du Prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4.4 – Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4.5 – Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et du règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016/679 du 27 avril 2016 fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

4.6 – Information et formation

La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5 – Déroulement des opérations de vote

5.1 – Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, la Société engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et, s’il est arrêté, le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.

5.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

5.3 – Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

5.4 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• l'adresse de connexion au site de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5.5 – Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

5.6 – Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 6 – Dispositions finales

6.1 – Validité, durée et date d’entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur à compter de sa signature par l’ensemble des Parties, et cessera de produire ses effets à la fin du cycle électoral estimée en juin 2027.

6.2 – Notification et dépôt de l’accord

A l’issue de la procédure de signature, l’accord sera, à la diligence de la Direction, notifié à l’unique organisation syndicale représentative.

Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et remis au greffe du conseil de prud'hommes de lieu de conclusion de l’accord.

6.3 – Suivi de l’accord et révision

En cas de difficultés d'application, de changement de circonstances imprévisible ou d’évolutions légales ou règlementaires susceptibles de remettre en cause tout ou partie du présent accord, les Parties se réuniraient à l'initiative de la plus diligente d’entre elles afin d’en apprécier les conséquences quant à l’application de ses dispositions, ainsi que l’opportunité d’une révision.

Le présent accord pourra être révisé à tout moment dans les conditions fixées par la loi. Conclu à durée déterminée, il ne peut être dénoncé.

Fait en 4 exemplaires, à Courbevoie, le 12 avril 2023

Monsieur Pour EVERNEX INTERNATIONAL SAS

Monsieur Pour la CFDT