ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE AEW CILOGER

Entre

La société AEW Ciloger représentée par la Directrice des Ressources Humaines,

Ci-après également désignée « l’entreprise »

D’une part,

Et

Les Organisations Syndicales Représentatives de la société AEW Ciloger, représentées par les Délégués Syndicaux dûment désignés à cet effet.

• La Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (CFTC),

• La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT),

D’autre part.

Ci-après dénommées collectivement « les parties »

PREAMBULE :

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles et comme il est permis depuis la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’Economie Numérique, la direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote électronique conformément à l’article L.2314-26 du Code du travail.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le scrutin électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier.

Les parties signataires conviennent ainsi de recourir à ce dispositif et de confier l’organisation technique des prochaines élections professionnelles à un prestataire sélectionné par la Direction des Ressources Humaines.

Le présent accord a pour objet de définir les principes de mise en place du dispositif de vote électronique au sein de AEW Ciloger.

SOMMAIRE

ARTICLE 1 : Champ d’application 4

ARTICLE 2 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

Article 2.1 : Principes généraux 4

Article 2.2 : Modalités de vote 4

Article 2.3 : Caractéristiques du système de vote 4

Article 2.4 : Traitement de données nominatives et expertise du système de vote proposé par le prestataire 5

Article 2.5 : Mise en place d’une cellule d’assistance technique 5

Article 2.6 : Suspension du scrutin par le bureau de vote 6

Article 2.7 : Formation des organisations syndicales 6

ARTICLE 3 : Modalités d’organisation des élections 7

Article 3.1 : Professions de foi et bulletins de vote électronique 7

Article 3.2 : Modalités du vote électronique 7

Article 3.3 : Modalités d’accès au serveur de vote 7

Article 3.4 : Lieu, temps du scrutin et articulation des différents modes de vote 8

Article 3.5 : Participation et liste d’émargement 8

Article 3.6 : Dépouillement 9

ARTICLE 4 : Conservation des données 9

ARTICLE 5 : Durée de l’accord – prise d’effet – révision/dénonciation – formalités de dépôts 9

 Champ d’application

Le présent accord s’applique aux élections professionnelles au sein de AEW Ciloger.

Les modalités relatives entre autres au calendrier, à la constitution du bureau de vote et à la répartition des sièges restent définies par le protocole d'accord préélectoral.

  Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Principes généraux

Les modalités du système de vote électronique mis en œuvre en exécution du présent accord garantissent le respect les principes généraux du droit électoral à savoir :

• Vérification de l’identité de l’électeur ;

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et le secret du vote : confidentialité des données transmises et exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Modalités de vote

Les parties signataires décident d'adopter un processus de vote électronique à l'occasion des prochaines élections professionnelles devant se dérouler à l’automne 2019 ainsi que des élections suivantes.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne. Les élections seront en conséquence organisées par un prestataire spécialisé dans le développement du vote électronique.

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le recours au vote électronique en application du présent accord sera rappelé lors de la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire retenu pour mettre en place le vote électronique.

 Caractéristiques du système de vote

La confidentialité du vote sera notamment assurée par :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• Un processus spécifique assurant la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• L’existence de deux bases distinctes relatifs à l’identité des électeurs d’une part et à l’urne électronique d’autre part ;

• Un chiffrement du vote électronique dès son émission ;

• La sécurité de l'émargement ;

• La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-7 et -8 du Code du travail, le système devra présenter les caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « urne électronique ». L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales ;

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le prestataire mettra en place un dispositif de secours susceptible de prendre, en cas de besoin, le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

 Expertise du système de vote proposé par le prestataire

Le système de vote électronique proposé par le prestataire fera l'objet d'une expertise indépendante destinée à vérifier que le process prévu assure la confidentialité des données transmises, la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Cette expertise permet également de vérifier que les données relatives aux électeurs inscrits ainsi que celles relatives à leur vote, seront traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés.

Cette expertise est à la charge du prestataire. Les conclusions de cette expertise seront communiquées à la direction de l’entreprise.

Mise en place d’une cellule d’assistance technique

La direction mettra en place une cellule d’assistance technique chargée d’assurer la surveillance et le contrôle du système de vote électronique ainsi que l’assistance aux électeurs.

1. Mission de surveillance du dispositif :

La cellule d’assistance technique devra notamment assurer une surveillance effective du système pendant toute la période d’ouverture du scrutin.

2. Mission de contrôle du dispositif :

La cellule d’assistance technique sera chargée, en présence des membres du bureau de vote et de représentants des listes de candidats de :

• procéder, avant que le scrutin ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

3. Mission d’assistance aux électeurs :

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre par mail ou téléphone, un membre de la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Suspension du scrutin par le bureau de vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Formation des organisations syndicales

Préalablement à l’organisation du scrutin, des représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation qui portera sur le système de vote, d’administration du scrutin et de dépouillement.

Cette formation ne pouvant utilement être dispensée à un trop grand nombre de personnes, le nombre de représentants du personnel (délégués syndicaux et représentants du personnel élus) sera de deux par organisation syndicale présentant au moins une liste de candidats aux élections.

Les parties au présent accord conviennent d’élargir l’accès à cette formation. Ainsi, chaque organisation syndicale présentant au moins une liste de candidats aux élections pourra désigner un salarié de l’entreprise non titulaire d’un mandat représentatif pour participer à cette formation.

Cette formation sera assurée par le prestataire. A cette occasion, une démonstration du système de vote sera réalisée.

 Modalités d’organisation des élections

Professions de foi et bulletins de vote électronique

Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par les organisations syndicales. Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre convenu avec les organisations syndicales dans le protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités du vote électronique

Les électeurs pourront voter de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, ou de leur domicile en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le cas échéant, le protocole préélectoral pourra prévoir la mise à disposition pendant la période ouvrée du scrutin, d’ordinateurs en libre-service dans des isoloirs avec une connexion au site sécurisé des élections.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette technique de vote par les salariés.

La Direction des Ressources Humaines établira à cet effet une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du premier tour de scrutin.

Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple ou par courriel, un code d’identification généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Seul le prestataire aura connaissance de ce code et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

La notice explicative sera jointe à cet envoi.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code d’identification, du mot de passe. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

A l’aide de ces codes, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

Une fois connecté, l’électeur aura accès aux bulletins de vote correspondant à son établissement et à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants.

Chaque saisie de code d'identification et de mot de passe vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Le prestataire mettra en place un dispositif de restitution des codes de vote aux électeurs les ayant perdus ou oubliés. Ce dispositif devra garantir la confidentialité et la sécurité de l’adressage de ces moyens d’authentification.

 Lieu, temps du scrutin et articulation des différents modes de vote

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture des bureaux de vote.

Les salariés seront informés par mail de l’ouverture des bureaux de vote. Ils seront également informés par mail, deux heures au moins avant, de la fermeture des bureaux de vote.

Par ailleurs, à tout moment pendant la période du vote électronique, la Direction des Ressources Humaines pourra adresser un mail à l'ensemble des salariés afin de leur rappeler les dates d'ouverture du vote électronique. Cette communication de la direction sera limitée à des informations pratiques et respectera une stricte neutralité.

 Participation et liste d’émargement

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Néanmoins, le nombre de votants dans chacune des urnes sera disponible en permanence pour la Direction des Ressources Humaines qui transmettra cette information quotidiennement pendant la période d'ouverture du scrutin aux Présidents des Bureaux de vote ainsi qu'aux représentants de liste.

Par ailleurs, à des fins exclusives de contrôle de déroulement des scrutins, les membres des bureaux de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d'accès, la liste d'émargement en ligne.

 Dépouillement

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôle la fermeture du scrutin et le scellement du système de vote.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

 Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports ou informatisés stockant les informations saisies lors de l'organisation du scrutin.

Durée de l’accord – prise d’effet – révision/dénonciation – formalités de dépôts

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions suivantes :

• Chaque partie signataire ou adhérente peut à tout moment demander la révision de tout ou partie du présent accord, en adressant par LR avec AR à chacune des autres parties à l’accord, un document exposant les motifs de sa demande, l’indication des dispositions à réviser et la proposition de texte(s) de remplacement,

• Dans un délai maximum d’un mois suivant la réception de ce courrier, les parties ouvrent une négociation en vue de la révision des dispositions de l’accord,

• En cas de signature d’un avenant de révision, et sous réserve de l’éventuel exercice d’un droit d’opposition recevable, les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord initial à la date expressément prévue ou à défaut à la date du jour suivant le dépôt de l’avenant selon l’article L 2261-1 du Code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales en vigueur.

Conformément aux dispositions de l’article D.2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure prévue à cet effet.

Le présent accord sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Il sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés concomitamment à la procédure de dépôt.

Fait à Paris, le

en 4 exemplaires originaux.

Pour la Direction de la société AEW Ciloger

Pour les Organisations Syndicales Représentatives de la société AEW Ciloger,

Pour l’Organisation syndicale représentative CFDT

Pour l’Organisation syndicale représentative CFTC