Accord portant sur la prise en charge des frais kilométriques vélo

Entre :

Les sociétés SAATCHI & SAATCHI et ARC dont le siège social est situé 26, rue Salomon de Rothschild 92150 SURESNES, représentée aux fins des présentes par , agissant en qualité de Directeur Administratif et Financier ;

D’une part,

Et :

L’organisation syndicale représentative CFDT représentée par , Déléguée Syndical dûment mandatée à cette fin,

D’autre part,

Ci-après également dénommée ensemble les Parties.

Préambule :

Il a été convenu ce qui suit :

Les sociétés Saatchi & Saatchi et Arc s’est inscrite dans une logique de préservation de l’environnement et du bien-être de ses collaborateurs.

En parallèle, l'indemnité kilométrique vélo a été créée par la loi de transition énergétique parue en août 2015 qui instaure ce dispositif en France. Ses conditions d'application ont été précisées par le décret n° 2016-144 du 11 février 2016. L'Indemnité Kilométrique Vélo (IKV) peut donc être mise en place depuis cette date pour les salariés du secteur privé.

C’est donc en toute logique que les sociétés Saatchi & Saatchi et Arc ont souhaité mettre en place, à titre expérimental, le présent accord afin de faire bénéficier ses salariés du dispositif d’indemnité kilométrique vélo.

Sommaire :

1. Champ d’application de l’accord

2. Bénéficiaires

3. Modalités de prise en charge de l’indemnité kilométrique vélo

   1. Régime social et fiscal

4. Information des bénéficiaires

5. Commission de suivi

6. Durée de l’accord

7. Dispositions finales

   1. Modalités de dénonciation

   2. Modalités de révision

   3. Formalités de dépôt

Article 1 - Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique aux salariés des sociétés Saatchi & Saatchi et Arc en France.

Article 2 – Bénéficiaires

Compte tenu du champ d’application défini, les salariés éligibles à la prise en charge par l’employeur des frais d’indemnités kilométriques vélo sont ceux bénéficiant d’un contrat de travail de droit français (CDI ou CDD) ainsi que les stagiaires.

Les salariés (et les stagiaires) pourront prétendre à la prise en charge des indemnités kilométriques vélo dès lors qu’ils justifient d’une ancienneté d’au moins un mois.

La prise en charge de l’indemnité kilométrique vélo ne s’appliquera pas au personnel détaché d’une filiale du Groupe (sauf accord spécifique), au personnel du travail temporaire ou de sous-traitance qui dépendent expressément de leur employeur direct.

Article 3 – Modalités de prise en charge de l’indemnité kilométrique vélo

L’indemnité kilométrique vélo sera prise en charge par l’employeur à hauteur de 25 centimes d’euro par kilomètre. Ce montant a été fixé par le décret n° 2016-144 du 11 février 2016.

Selon l'article D3261-15-2 du code du travail, « le bénéfice de la prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo à assistance électrique pour les trajets de rabattement vers des arrêts de transport public peut être cumulé avec la prise en charge des abonnements de transport collectif ou de service public de location de vélo prévue à l'article L. 3261-2, à condition que ces abonnements ne permettent pas d'effectuer ces mêmes trajets.

Le trajet de rabattement effectué à vélo pris en compte pour le calcul de la prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo ou à vélo à assistance électrique correspond à la distance la plus courte entre la résidence habituelle du salarié ou le lieu de travail et la gare ou la station de transport collectif. »

L’Indemnité Kilométrique Vélo (IKV) aura un double plafond, annuel et mensuel (soit le plafond annuel divisé par 12 mois) :

• Pour les collaborateurs qui peuvent, selon les conditions légales (rappelées ci-dessus), cumuler l’IKV et le remboursement du Pass Navigo, le plafond est limité à 200€ par an ;

• Pour les collaborateurs qui choisissent seulement l’IKV ou qui ne remplissent pas les conditions pour le cumul, le plafond est limité à 451,20€ par an ; il s’agit du montant légal du remboursement obligatoire de la part employeur du pass Navigo (coût au 1^er janvier 2019), soit 37,6€ x 12 mois = 451,20€ (si le coût du pass Navigo venait à augmenter, et par conséquent la part du remboursement employeur, les parties pourraient se revoir à la demande de l’une d’entre elles afin de rediscuter de ce plafond et, le cas échéant, de l’augmenter à hauteur du remboursement de la nouvelle part employeur du pass Navigo).

La prise en charge de l’IKV débutera à compter du lieu de résidence principale du salarié jusqu’à son site de lieu de travail (ou jusqu’à sa gare / station s’il s’agit d’un trajet de rabattement). Le trajet doit s’entendre comme celui le plus court sur la base des itinéraires vélos recommandés par les calculateurs d’itinéraires comme mappy, google maps, etc ...

Pour bénéficier de l’IKV, le salarié devra attester sur l’honneur auprès du référent RH de son lieu d’habitation habituel et de sa gare / station d’une part, et de l’utilisation d’un vélo d’autre part. L’employeur pourra contrôler les déclarations et toute déclaration frauduleuse pourra être sanctionnée.

Toute suspension, arrêt d’utilisation de ce moyen de transport (domicile/travail/domicile) devra donner lieu à une information immédiate au service RH et suspendra automatiquement le versement de l’IKV pour la période mensuelle concernée.

L’indemnité kilométrique vélo sera versée par mois complet dans la limite du plafond annuel divisé par 12 conformément à la formule de calcul suivante :

0,25 centime * nombre de kilomètres * 18 jours travaillés (moyenne) par mois

3.1 – Régime social et fiscal

Article L 131-4-1 du code de la sécurité sociale : « Les sommes versées par l'employeur à ses salariés en application des articles L. 3261-3 et L. 3261-3-1 du code du travail sont exonérées de toute cotisation d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite prévue au b du 19° ter de l'article 81 du code général des impôts. »

Ainsi, selon les dispositions légales actuelles, le paiement de l'indemnité kilométrique vélo par l'employeur bénéficiera d'une exonération de cotisations sociales dans la limite d'un plafond fixé à 200 euros par an.

La somme versée par l'employeur au salarié au titre de l'indemnité kilométrique vélo sera exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite de 200 euros par an.

Article 4 – Information des bénéficiaires

Le présent accord sera porté à la connaissance des salariés par voie électronique et pourra être consulté auprès du référent RH de la société Saatchi & Saatchi et Arc.

Article 5 – Commission de suivi

La Commission de suivi sera composée comme suit :

• deux représentants de la Direction,

• un membre titulaire du Comité d’Entreprise et un membre titulaire du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail auxquels se substitueront deux membres du futur Comité Economique et Social.

Cette commission pourra se réunir deux fois par an voire plus à l’initiative d’une des parties.

Elle pourra aborder les points suivants :

- Retour sur expérience :

A l’issue de la première année, la commission de suivi pourra se réunir et faire un bilan de la pratique de ce dispositif.

- Règlement des litiges :

Les différends qui pourraient intervenir à l’occasion de l’application du présent accord seront examinés par la commission de suivi.

Cette commission sera habilitée à proposer des solutions en vue de mettre un terme au différend.

Article 6 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée 1^er janvier 2019 au 31 décembre 2019.

Il cessera de plein droit au terme de l’exercice le 31 décembre 2019, date limite à laquelle il prendra automatiquement fin sans pouvoir se transformer en un accord à durée indéterminée.

Article 7 – Dispositions finales

7.1 Notification de l’accord

Dès sa signature, un exemplaire du présent accord sera adressé à l’organisation syndicale signataire, valant notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail.

7.2 - Modalités de dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires dans les mêmes formes que sa conclusion et sous réserve d’un préavis de 1 (un) mois.

La partie qui dénonce l'Accord doit aussitôt notifier cette décision par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties et à la Direction Régionale des entreprises, de la concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi compétente.

7.3 - Modalités de révision

La procédure de révision du présent accord pourra être engagée par :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel l'accord est conclu :

une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes de l'accord ;

• A l'issue de ce cycle :

une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord ;

Les parties conviennent que cette demande doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision. Les négociations au sujet des demandes de révision doivent obligatoirement être initiées au plus tard dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande.

Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie.

7. 4 - Formalités de dépôt

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plate-forme de télé-procédure et sur le site de légifrance et adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de NANTERRE selon les modalités en vigueur prévues par le Code du travail.

Fait à Suresnes, le 11/03/2019

En 4 exemplaires originaux, dont un pour chaque Partie signataire.

Pour la société Saatchi & Saatchi Pour la société ARC

Pour le syndicat CFDT

Annexe 1 : Modèle de déclaration sur l’honneur

ATTESTATION DE FRAIS KILOMETRIQUES VELO

Je soussigné(e) : …………………………………………………………………………………………………………………….

Demeurant …………………………………………………………………………………………………………………………….

Travaillant sur le site de …………………………………………………………………………………………………………

certifie sur l’honneur utiliser :

• uniquement mon vélo pour effectuer tout le trajet entre mon domicile et mon lieu de travail, soit une distance de ………………… km* aller/retour

Pour mémoire : plafond annuel de 451,20€ (soit un plafond mensuel de 37,60€), non cumulable avec le remboursement par l’employeur de la moitié du pass navigo, selon la loi et l’accord en vigueur au sein de la société)

OU

• les transports en commun et mon vélo pour effectuer un trajet de rabattement entre mon domicile ou mon lieu de travail et l’arrêt de transport public le plus proche, soit  une distance à vélo de ………………… km* aller/retour.

Pour mémoire : plafond annuel de 200€ (soit un plafond mensuel de 16,66€)

*la distance parcourue doit être au moins égale à 1km, et correspondre au maximum au temps de trajet indiqué par les calculateurs d’itinéraires, notamment Google Maps, qui sera vérifié et validé par le référent RH.

Conformément à l’accord en vigueur au sein de la société, cette attestation servira de base au calcul du montant de l’indemnité kilométrique vélo qui me sera versée aux échéances habituelles de salaire sur mon bulletin de paie dans la limite des plafonds susvisés.

Je m’engage à signaler immédiatement au référent RH toute modification qui pourrait intervenir concernant ma résidence habituelle, mon lieu de travail, l’arrêt de transport public le plus proche ou la cessation d’utilisation de mon vélo ou de mon vélo à assistance électrique pour accomplir le trajet objet de la présente attestation.

Fait à ………………………………….., le ……………………………..

Signature :

Joindre la preuve de l’abonnement au service de location de vélo

Annexe 2 : modèle de trajet via un itinéraire vélo recommandé

Exemple pour un itinéraire entièrement effectué à vélo.

Dans cet exemple, il n’y a pas de trajet de rabattement possible, conformément à l’article D3261-15-2 du Code du travail, puisqu’il existe des moyens de transports afin de se rendre jusqu’à la gare.