Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE LA SOCIETE AIMV" chez

ACCORD relatif a la mise en place du vote electronique dans le cadre des elections professionnelles de la société AIMV

ENTRE LES SOUSSIGNÉS

La société AIMV, société à responsabilité limitée au capital de 152 000 €, inscrite au RCS de Bordeaux sous le numéro B 331 170 183, dont le siège social est sis 180 rue Guillaume Leblanc – 33000 BORDEAUX représentée par M. – Gérant.

D’une part,

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

ET

Le syndicat SNJ, représenté par son Délégué Syndicale, M.

D’autre part.

Ci-après dénommé « les parties ».

IL A ETE CONCLU CE QUI SUIT :

Préambule 

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Sociale et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, l’Entreprise et les représentants des organisations syndicales ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote électronique conforme aux dispositions :

• De la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique qui autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;

• Du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et de l’arrêté ministériel du 25 avril 2007 pris en application dudit décret qui précisent les conditions et modalités du vote électronique ;

• De la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) qui formule ses revendications sur la mise en place du vote électronique ;

• De la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’Informatique et des libertés relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique (CNIL).

Ce procédé présente de nombreux avantages.

En effet, les salariés peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote (vote papier en présentiel) ou des aléas de la Poste (vote par correspondance), et ce en toute confidentialité. Il est en outre de nature à augmenter le taux de participation, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social. De plus, les risques d’erreurs sont limités et le décompte des voix facilité.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le scrutin électronique s’inscrit pleinement dans les engagements RSE de l’Entreprise, en ce qu’il contribue à réduire les consommations de papier.

Il est précisé que les dispositions légales exigent que l’accord d’entreprise soit déposé auprès de la DREETS avant la signature du protocole d’accord préélectoral.

Par le présent accord, les parties signataires ont donc souhaité favoriser le recours au vote électronique dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des membres du Comité Economique et Social, dont le renouvellement est prévu en novembre 2023.

Aussi, afin d’accompagner au mieux les salariés à cette évolution, et de garantir un taux de participation satisfaisant, l’Entreprise mettra en œuvre des mesures spécifiques d’accompagnement, de prise en main de la plateforme et du parcours électeur.

Article 1 – Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral permettant notamment :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’unicité du vote

• L’anonymat du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

• La publicité du scrutin

• La conservation des éléments de preuve

• Les possibilités de surveillance et de contrôle

Article 2 – Objet et champ d’application

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique dès les élections professionnelles 2023, visant à renouveler le Comité Social et Economique de l’Entreprise.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet.

En outre, les organisations syndicales et l’Entreprise rappellent l’importance qu’elles attachent à une participation importante des salariés aux élections de leurs représentants.

Le champ d’application du présent accord est l’ensemble des établissements de l’Entreprise, ainsi que les salariés mis à la disposition de l’Entreprise, appelés à voter aux élections professionnelles.

Article 3 – Recours à un prestataire externe

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’Entreprise, ci-après dénommé « le prestataire », sur la base des dispositions du présent accord.

Ce prestataire devra respecter le cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R2314-6 et suivants du Code du travail et figurant notamment à l’article 5 du présent accord.

En outre, ce prestataire doit respecter :

• Les principes généraux du vote énoncés à l’Article 1 du présent accord,

• Les articles du Code du travail et notamment les articles R2314-8 à R2314-21,

• L’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel,

• Les recommandations CNIL,

• Le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Le coût du recours au vote électronique est intégralement supporté par l’Entreprise.

Article 4 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4.1 – Organisation du vote électronique

Il est convenu que le vote des prochaines élections soit organisé exclusivement par voie électronique. Par conséquent, sa mise en place supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (Ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Dans l’hypothèse où des salariés souhaiteraient voter hors de leur bureau habituel (openspace par exemple) ou pour les salariés n’ayant pas d’ordinateur ou de connexion internet, l’Entreprise mettra à disposition une salle équipée d’un ordinateur au Siège, sur toute la durée du scrutin. Il sera également accordé aux salariés un créneau de 20 minutes pour exprimer leur vote.

4.2 – Information du personnel

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. En particulier, le prestataire retenu proposera une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, qui sera adressée par courriel aux salariés.

Il sera notamment rappelé à l’électeur que, sauf cas particuliers, il sera amené à procéder à deux votes distincts (CSE titulaire, CSE suppléant). Chaque salarié votant aura uniquement la visibilité et l’accès aux listes de son collège d’appartenance.

4.3 – Modalités d’authentification au système de vote

L’électeur se connectera et votera grâce à son identifiant et mot de passe reçus par courrier ou par courriel.

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

Ces moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de chaque électeur et de garantir l’unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

De même, ces codes d’accès permettent à l’électeur de voter en toute confidentialité.

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôture définitivement l’accès à cette élection.

4.4 Test préalable et formation au système de vote

Le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test en réel du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement de l’urne électronique. Les tests pourront également être effectués par les membres du ou des bureaux ou de vote ou de représentants de la Direction.

Une formation sur le système de vote retenu sera assurée par le prestataire choisi. Elle bénéficiera aux personnes suivantes :

• Les membres du bureau de vote.

Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précèdera l’ouverture du vote.

4.5 – Communication des listes électorales et des listes de candidats

4.5.1 - Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.

Conformément à l’arrêté du 25 avril 2007 (article 4), les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège,

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées,

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 4.5.2 du présent accord.

Le prestataire disposera, en complément des dispositions légales, les données suivantes :

• une adresse mail professionnelle sur laquelle seront adressés les codes d’accès à la plateforme de vote ainsi que le support d’accompagnement au vote,

• l’horodatage du vote sur les feuilles d’émargement,

• la date de naissance et la date d’entrée dans l’entreprise des candidats,

• la date de naissance des élus / non élus.

4.5.2 – Les destinataires de ces informations sont les suivants (article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne. Cela permettra notamment aux personnes absentes n’ayant pas accès à l’intranet de l’entreprise ou aux panneaux d’affichage, d’exprimer leur choix au regard des programmes des différentes organisations syndicales.

Les listes de candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisées seront identiques pour toutes les listes.

Article 5 – Caractéristiques du système de vote électronique

5.1 – Respect des principes généraux du droit électoral

Le système retenu de vote électronique devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin énoncés dans l’article 1 du présent accord.

Il doit en outre, répondre aux exigences minimales suivantes :

• assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

• limiter l’accès aux fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne, uniquement aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• pouvoir être scellé à l’ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Prévoir un traitement des données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

5.2 – Existence de deux fichiers distincts

Le système retenu permet d’assurer la confidentialité des données transmises. A cet égard, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront traités par deux fichiers distincts, dédiés et isolés :

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées dans un fichier dénommé « fichier des électeurs »,

• Les données relatives aux votes sont traitées dans un fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».

Le « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé et non réinscriptible rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur et ne comportent pas de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5.3 – Scellement du système

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture, à la clôture du scrutin et après le dépouillement.

Le scellement garantit l’inviolabilité du dispositif.

Il est précisé que le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d’au moins 2 des 3 clés distinctes remises exclusivement au Président et aux assesseurs du bureau de vote, chargés de contrôler, signer et proclamer les résultats qui leur sont transmis par le prestataire.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois, les membres du bureau de vote et les représentants de l’employeur (désignés éventuellement au protocole d’accord préélectoral) peuvent consulter la participation et la liste d’émargement en temps réel.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

A l’heure de fin du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, les clés sécurisées sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral.

Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Il conviendra de vérifier que la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Dans le cas contraire, un second tour sera organisé selon le même dispositif de vote électronique.

5.4 – Stockage des données

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix respectent les principes légaux et règlementaires.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée à nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés, sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours, soit 15 jours suivant la proclamation des résultats et, si action contentieuse est engagée, jusqu’à ce que la décision juridictionnelle soit devenue définitive.

A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

5.5 – Sécurité et assistance technique

5.5.1 – Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place par le prestataire, pendant la durée des opérations de vote.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de la joindre par téléphone et par courriel, pour obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Un salarié ne pourra pas être assisté par un membre quelconque d’une Organisation Syndicale et/ou un candidat sur les listes électorales au moment de son vote.

5.5.2 – En présence des représentants des listes candidates, des membres du ou des bureaux de vote, de représentants de la Direction, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé,

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5.5.3 – Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des Représentants du Prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales représentatives, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 – Expertise indépendante

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, commanditée par le prestataire, destinée à vérifier le respect des articles R2314-5 à R2314-8 du Code du travail.

Le prestataire fournira à l’Entreprise les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu.

Article 7 – Protocole d’accord préélectoral

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à l’élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

En application des dispositions de l’article R2314-13 du Code du travail, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Article 8 – Gestion des données à caractère personnel et RGPD

 

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. 

 

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. 

 

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. 

Le prestataire s’engage à remettre la fiche de traitement des données, selon la norme RGPD, après paramétrage du système de vote. Cette fiche de traitement remplace la déclaration à la CNIL depuis mai 2018.

Il s’engage en outre à informer chaque électeur de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information peut être relayée par le biais de son site internet, par courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Article 9 – Dispositions finales

9.1 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prend effet au plus tôt à compter du lendemain de son dépôt auprès des autorités compétentes.

9.2 – Faculté d’adhésion

Toute organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise non-signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement conformément à l’article L2261-3 et suivants du Code du travail.

Cette adhésion ne pourra pas être partielle et concernera obligatoirement l’ensemble des termes de l’accord.

9.3 – Dénonciation et révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé, en tout ou partie, à la demande de l’Entreprise ou de l’une des organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions légales en vigueur mentionnées à l’article L2261-7-1 du Code du travail.

Cette demande de révision devra être notifiée à chacune des parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’adapter lesdites dispositions.

Le présent accord peut être dénoncé conformément aux dispositions légales sous réserve d’un préavis de trois mois. La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires ainsi qu’à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et, ce, par lettre recommandée avec accusé de réception.

9.4 - Formalités de dépôt - Publicité

En application des articles L2231-6 et D2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord est transmis par l’entreprise par voie dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords en deux versions, une version complète et signée des parties en format pdf et une version anonymisée publiable en format docx, ainsi que les pièces nécessaires au dépôt.

Un exemplaire papier original est également déposé auprès du secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Bordeaux (Place de la République – 33077 BORDEAUX Cedex).

Un exemplaire papier original de l’accord est remis aux parties signataires.

L’accord est porté à la connaissance des salariés sur l’intranet et par affichage sur les panneaux d’information du personnel.

Fait à Bordeaux, le 04 septembre 2023
En trois exemplaires originaux

Pour la société Pour le SNJ

Le gérant Le Délégué Syndical