Accord d'entreprise "Accord concernant la mise en oeuvre du vote électronique" chez ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS

ACCORD CONCERNANT LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre :

ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS, dont le siège social est situé au 40 quai de Dion Bouton, 92800 PUTEAUX, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 331 566 430, représentée par ;

d’une part,

ET :

• Le syndicat CFDT Bétor-Pub (représenté par) :



d’autre part,

Il a été conclu le présent accord relatif à la mise en œuvre du vote électronique chez ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS.

PREAMBULE

Cet accord intervient conformément aux dispositions de la Loi n°2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004 pour la Confiance dans l’Economie Numérique et à la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (n°2016-1088) et dans la perspective de la mise en œuvre des futures élections professionnelles au sein d’ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS.

La mise en œuvre du vote électronique continuera de s’effectuer dans le respect des prescriptions minimales énoncées dans le décret n°2007-602 du 25 Avril 2007 paru au JO du 27 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique.

C’est dans ce cadre qu’un accord en date du 14 avril 2014 était conclu au sein de la société ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS, afin d’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection du Comité social et économique.

Dans le cadre de la mise en place du Comité social et économique (CSE), les partenaires sociaux et la Direction ont souhaité se réunir afin de conclure un nouvel accord portant sur la mise en œuvre de vote électronique au titre des élections des membres du CSE.

C’est dans ce contexte que les parties se sont réunies le 23 mars 2018 et ont ainsi abouti à la signature du présent accord, qui emporte révision et se substitue aux dispositions de l’accord précité et à toutes autres dispositions conventionnelles ou d’usages incompatibles avec les présentes dispositions. Les parties au présent accord ont convenues de poursuivre le recours au vote électronique pour l’organisation des élections des membres du CSE au sein d’ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS pour les raisons suivantes :

• La répartition des électeurs sur le territoire national et l’organisation matérielle des bureaux de vote rendent complexe l’organisation des élections.

• Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit. Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs, de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral.

L’ensemble des salariés de la société ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après.

La solution retenue est le WebVote mis en œuvre par le prestataire GEDICOM (SOCIETE GENERALE DE DISTRIBUTION ET DE COMMUNICATION).

AU TERME DE LA REFLEXION ET DE LA NEGOCIATION AINSI ENTREPRISES, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Article 1 – Principes Généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : identité du bulletin choisi par le salarié et du bulletin enregistré ;

• L’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure ;

• La publicité du scrutin.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• Respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 2 – Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la société ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS pour les élections professionnelles des membres du CSE, étant souligné que le principe du recours au vote électronique doit être également prévu, pour chaque scrutin, par le protocole d’accord préélectoral.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition par des sociétés tierces auprès de la société ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS) ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

Les Parties conviennent expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 – Modalités de vote

Les modalités du vote électronique sont déterminées préalablement à chaque élection.

La direction et les organisations syndicales discutent notamment, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des modalités techniques et fonctionnelles du vote et du bureau de vote, du calendrier électoral et de la répartition des sièges.

Les électeurs auront notamment la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Les salariés absents seront habilités à voter par internet également.

Article 4 – Déroulement des opérations de vote

Le cahier des charges annexé au présent document viendra préciser les conditions de mise en œuvre du vote électronique.

Article 5 – Formalités de l’accord

La Direction d’ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS et les représentants des organisations syndicales signataires sont parvenus à un accord autorisant le recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE en recourant à une solution reconnue sur le marché et ayant fait la preuve de sa fiabilité et de sa conformité aux règles applicables en matière électorale et de sécurité informatique.

Le protocole d’accord préélectoral conclu à l’occasion de l’élection précise les modalités pratiques d’organisation du vote électronique.

Article 6 – Entrée en vigueur, révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée sauf révision ou dénonciation selon les modalités prévues ci-dessous et conformément aux dispositions légales en vigueur.

Le présent accord pourra être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L. 2261-7 du Code du Travail.

L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du Travail.

Article 7 – Information du Personnel

Le personnel d’ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS est informé du présent accord par voie d’affichage et par l’intermédiaire de l’intranet.

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés, incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique et représentatives, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil.

Article 8 : Commission de suivi

Une commission de suivi du présent accord est constituée et est composée de la manière suivante :

- 1 Représentant de la direction

- 1 Représentant de chaque organisation syndicale représentatives signataires

Cette Commission de suivi se réunira dans les 3 mois qui précèderont la fin du présent accord afin de procéder au bilan de son application.

Article 9 – Dépôt et Publicité

Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord est notifié par ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS à chacune des organisations syndicales représentatives.

A l’issue du délai d’opposition, le présent accord sera déposé par ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS auprès de la DIRECCTE et au Secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes du siège social de l’entreprise conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du Travail.

Conformément aux nouvelles dispositions issues de la Loi n°2016-1088 du 8 août 2016 et du décret n°2017-752 du 3 mai 2017, cet accord d’entreprise a vocation à être rendu public et versé dans une base de données nationale dont le contenu est publié en ligne.

Conformément aux dispositions transitoires applicables jusqu’au 1er octobre 2018, l’accord sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait aux Ulis, le 23/03/2018, en quatre exemplaires,

Pour Econocom Products & Solutions

(*) faire précéder les signatures de la mention manuscrite « lu et approuvé »

GEDICOM

CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE

Présentation générale des besoins : vote électronique

Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique concernera environ 250 électeurs dans la société, répartis en 2 collèges.

Les élections organisées sont celles du Comité Social et Economique.

L’organisation de ces élections est encadrée par le code du travail, notamment par les articles L 2314-4 et suivants du Code du Travail.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique

Nature des prestations attendues.

Le prestataire aura en charge :

• la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines

• la mise en œuvre du système de vote électronique

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Fonctionnalités générales.

Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le Web du réseau Internet.

Période des élections.

La durée du 1^er tour de scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles concernées, durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

En cas de 2^nd tour l’application de vote électronique sera accessible pendant une même durée.

Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections des membres du Comité Social et Economique ; titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.

Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement des bulletins de vote et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Le système de vote électronique doit garantir l’impossibilité d’opérer un rapprochement entre l’expression d’un vote et la liste des émargements. Ceci doit être effectif à tout moment, y compris à l’issue du scrutin en cas de contestation. Aucune information relative à un électeur ne doit être liée à un bulletin de vote, afin de préserver à tout moment la l’anonymat et la confidentialité du vote. Les bulletins de vote eux-mêmes ne sont pas horodatés.

• Le système de vote doit être hébergé sur le territoire français où il doit rester accessible à des fins d’expertise à la demande.

Par ailleurs, le prestataire fournira à ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique, ou s’engagera à mettre à disposition de ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.

Scénario de vote

1. Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidatures en présence.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer en ligne une trace confirmant l’enregistrement de son vote

  2. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

3. Enchaînement des élections

Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de poursuivre le déroulement du scénario pour réaliser le vote suivant.

5. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité des votes ; le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.

• La séparation stricte des informations d’émargement et les bulletins de vote, afin de rendre définitivement et totalement impossible le rapprochement entre les bulletins de vote et les électeurs ayant exprimés un choix

• L’intégrité du système ; la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés

A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

Procédure d’ouverture des élections

L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

6. Étapes

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture ; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• la création des clés secrètes de chiffrement des bulletins de vote, qui resteront seulement connues des membres du bureau de vote et dont le prestataire n’aura pas connaissance

• l’ouverture des élections par la saisie du code secret d’au moins deux membres du bureau de vote (Président et/ou Assesseurs)

Procédure de fermeture des élections

7. Étapes

La procédure de fermeture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure de fermeture ; les Président et Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• la fermeture des élections par la saisie du code secret d’au moins deux membres du bureau de vote (Président et/ou Assesseurs)

Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

8. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure ; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• la saisie en ligne par les membres du bureau de vote d’au moins deux clés secrètes sur trois permettant le dépouillement des bulletins de vote

• l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat

• l’édition en ligne des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa en vigueurs.

Scellement du système.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).

Les clés de déchiffrements seront tenues secrètes durant toute la période des élections, période durant laquelle elles ne seront pas connues du prestataire. Elle sera remise « en ligne » au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

Liste des émargements

L'émargement est horodaté et indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sans lien avec les urnes électroniques. A l’issue du scrutin les listes d’émargements sont scellées.

La liste d’émargement indiquera aussi les noms et prénoms des électeurs, le collège de l’électeur.

A la clôture du scrutin, les listes d’émargements sont remises aux membres des bureaux de vote et aux agents habilités des services du personnel.

Pendant la période du scrutin la liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des Organisations Syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

Autres prestations à fournir

Préparation des élections

Prestations liées au « fichier électeurs »

9. Constitution du fichier électeurs

Les listes électorales sont constituées par ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège).

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ».

Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur ;

• Les nom et prénom de l’électeur ;

• La date de naissance de l’électeur ;

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement) ;

• Le collège d’appartenance de l’électeur ;

• Les droits de vote et d’éligibilité des collaborateurs ;

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile).

  10. Objet du fichier électeurs

Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé

• contrôler les accès au système de vote électronique

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur

• éditer les listes d’émargement

  11. Transmission du fichier électeurs

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS et lui-même.

12. Confidentialité du fichier électeurs

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• un code secret qu’il sera seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance lorsqu’il accèdera au site de vote sur Internet.

17. Adressage des moyens d’authentification

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS, les représentants du Personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira à ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

19. Mise à jour du fichier électeurs

Le « fichier électeurs » pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. S'il est techniquement possible d'effectuer des mises à jour jusqu'à l'ouverture du scrutin, le protocole d'accord préélectoral pourra toutefois prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

Prestations liées aux listes de candidats.

20. Généralités

Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Le prestataire fournira si possible une interface de saisie des listes et des candidats durant la phase préparatoire des élections.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS ou par des candidats non affiliés.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (titulaires ou suppléants),

• Le collège électoral concerné (Cadres, ETAM…)

• L’appartenance syndicale le cas échéant

• Les nom et prénom de chaque candidat

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes

  21. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire pourra proposer un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire pourra éventuellement proposer un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

22. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Phase de test et de recette du système de vote électronique

23. Objectifs des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.

24. Période de test

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

Scrutin à blanc

25. Objectifs du scrutin à blanc

Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.

Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.

26. Étapes du scrutin à blanc

Le « scrutin à blanc » vise à valider l’application de vote électronique en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de « contrôle du scellement » permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification substantielle depuis le « scrutin à blanc ».

Une fois le « scrutin à blanc » validé le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• création par les Président et Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire

• ouverture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote

• réalisation de plusieurs votes

• fermeture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote

• remise au prestataire des clés secrètes permettant de déchiffrement des bulletins de vote

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats

• contrôles de la conformité des résultats obtenus

• scellement de l’application de vote électronique

  Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la réalisation de la déclaration CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés)

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux

  Remise des résultats.

  27. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront remises à ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS sur support numérique à l’issue des élections.

Durant la période des élections, elles seront consultables « en ligne » par les seuls membres désignés du bureau de vote.

28. Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

29. Procès Verbaux des élections

Les Procès-Verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront mis à la disposition de ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS par le prestataire.

Ils pourront être téléchargés en ligne à l’issue du dépouillement et du calcul des résultats.

Gestion informatique et technique du système de vote électronique

30. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.

Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

31. Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de ECONOCOM PRODUCTS & SOLUTIONS (stockage et accès).

32. Confirmation d’enregistrement du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer une confirmation de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Le document à imprimer comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

33. Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.