Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES" chez MABEO INDUSTRIES (Siège)

ACCORD RELATIF A LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

(Version anonymisée de l’accord)

Préambule

La Base de Données Economiques et Sociales (BDES), instaurée par la loi n°2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, vise selon l’Administration, à « changer le mode de relations entre élus et employeurs pour qu’il soit plus participatif, fondé sur une vision plus prospective des données de l’entreprise, et à terme plus simple » (Circulaire DGT du 18 mars 2014).

Elle a pour objet la mise à disposition des informations nécessaires aux trois grandes consultations annuelles du comité d’entreprise, puis du conseil économique et social sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi, telles qu’elles résultent des articles L. 2312-17 et suivants du Code du travail.

Elle comporte également l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente aux instances représentatives du personnel ainsi que, le cas échéant, les informations nécessaires aux négociations obligatoires prévues à l'article L. 2242-1, au 1° de l'article L. 2242-11 ou à l'article L. 2242-13 et aux consultations ponctuelles prévues aux articles L. 2312-8 et L. 2312-37 et suivants du Code du travail.

La BDES permet ainsi de structurer et de regrouper par grandes thématiques les informations transmises aux institutions représentatives du personnel et aux délégués syndicaux tout en favorisant leur appropriation par leurs destinataires et facilitant ainsi les échanges constructifs avec la direction de l’entreprise.

Il est désormais possible d’adapter le contenu de la BDES aux véritables besoins du dialogue social dans l’entreprise, en se concentrant sur les éléments considérés, par l’ensemble des parties prenantes, comme spécialement pertinents à la conduite d’un dialogue social positif et à la participation des instances représentatives du personnel à la détermination et à la maîtrise des enjeux sociaux et économiques de la société.

L'objet de cet accord, qui s’applique au sein de la société MABEO Industries, est de définir le contenu, les modalités d'accès, d'actualisation, de confidentialité, d'organisation et d'exploitation de la BDES en application de l’article L. 2312-21 du Code du travail.

A cet égard, il est d’ores et déjà indiqué que l’accord a vocation à s’appliquer aussi bien aux instances en place au jour de sa conclusion qu’au comité économique et social lorsque celui-ci sera mis en place au sein de la société, de sorte que le présent accord ne sera pas remis en cause à cette occasion, sauf engagement par les parties de la procédure de révision.

Sommaire

I. Accès à la BDES

II. Contenu de la BDES

III. Modalités d’accès et d’actualisation des données

IV. Confidentialité

V. Commission de pilotage et de suivi de la constitution de la BDES

VI. Durée et modalités de publicité, révision et dénonciation de l’accord

IL EST CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :

I. Accès à la BDES

Sauvegardée sur un serveur informatique dédié, La BDES est accessible en permanence et de manière sécurisée aux représentants du personnel élus ainsi qu’aux délégués syndicaux, via un système d’identifiants individuels.

II. Contenu de la BDES

Différents documents sont enregistrés dans la BDES, tels que le bilan social, les liasses fiscales, le livret d’accueil sécurité, etc… Lorsque les informations portent sur une valeur, la source en est précisée dans le présent accord.

Les annexes au présent accord d’entreprise sont classées par année puis par numéro de Fiches.

L’arborescence retenue pour la BDES est la suivante :

1°) Investissements

2°) Egalité professionnelle entre les hommes et les femmes

3°) Fonds propres, endettement et impôts

4°) Rémunération des salariés et des dirigeants dans l’ensemble de leurs éléments

5°) Activités sociales et culturelles

6°) Rémunération des financeurs

7°) Flux financiers à destination de l’entreprise

8°) Partenariats

9°) Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Il est précisé que les données figurant dans la BDES sont classées en trois grands chapitres :

A – Informations nécessaires aux informations et consultations récurrentes obligatoires

B – Informations nécessaires aux consultations ponctuelles obligatoires.

C - Informations nécessaires aux négociations récurrentes obligatoires

1. Informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes obligatoires

Les informations mentionnées dans le tableau ci-dessous sont mises à disposition dans la BDES. Elles concernent les données relatives aux années 2016 et 2017.

Les informations relatives à l’année de signature du présent accord et qui présentent un caractère définitif, seront intégrées dans la BDES, chaque fin de trimestre.

Ces informations seront ensuite actualisées chaque année, accompagnées, lorsque cela est possible, de leurs perspectives sur les deux années suivantes.

Leur mise à disposition au sein de la BDES vaut communication par la Direction de l’entreprise, des rapports et informations aux instances représentatives du personnel, au sens de l’article L. 2312-18 du Code du travail.

A titre d’exemple, le Bilan Social, les orientations en matière de formation professionnelle etc….

1 - Investissements

1.1 Investissement social

1.1.1- Evolution des effectifs par type de contrat/âge/ancienneté (Indicateurs 111/112/113/114/116/117/118/119/121/122/123 du Bilan Social).

Effectif au 31/12 : Effectif total; Effectif permanent; Nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée ; Effectif mensuel moyen de l'année considérée;

Répartition de l'effectif total ; par sexe ; par âge ; par ancienneté selon la nationalité: français/ étrangers; selon la structure de qualification;

Travailleurs extérieurs : Nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure ; Nombre de stagiaires (écoles, universités …); Nombre moyen mensuel de salariés temporaires.

1.1.2 Evolution des emplois, notamment, par catégorie professionnelle (Indicateurs 131/132/141/151 du Bilan Social).

• Embauches

• Nombre d’embauches en contrat de travail à durée indéterminée

• Nombre d’embauches en contrats de travail à durée déterminée.

• Départs

Total des départs dont :

• Pour les CDI : nombre de démissions, nombre de ruptures conventionnelles, nombre de licenciements pour motif économique, nombre de licenciements pour d'autres causes, nombre de départs en cours de période d’essai, nombre de départs en retraite, nombre de décès

• Nombre de fins de contrats de travail à durée déterminée

• Promotions

• Nombre de salariés promus dans l'année dans une catégorie supérieure

1.1.3 Evolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer (Indicateurs 171/172 du Bilan Social)

• Nombre total de travailleurs handicapés employés au titre de l’année considérée

• Nombre total de travailleurs handicapés entrant dans le cadre du champ d’application de l’obligation d’emploi, soit ceux rattachés à un Etablissement de 20 salariés et plus

1.1.4 Formation professionnelle

• Orientations de la formation professionnelle dans l'entreprise telles qu'elles résultent de la consultation prévue à l'article L. 2312-24 (Fiche 1-1)

• Formation professionnelle continue (Rubriques 511/512/513/514/521/522 du Bilan Social)

• Pourcentage de la masse salariale et montant consacré à la formation continue

• versements obligatoires aux organismes collecteurs.

• plan de formation : nombre de stagiaires, nombre d'heures de stage rémunérées. Décomposition par type de stage et domaine de formation : commerce, vente, hygiène, sécurité, bureautique, informatique, techniques produits etc…

- la liste des bilans de compétences et des validations des acquis de l'expérience réalisés, rapportés aux effectifs concernés répartis par catégorie socioprofessionnelle et par sexe

- les informations, pour l'année antérieure et l'année en cours, relatives aux congés individuels de formation et aux heures de CPF

• Apprentissage (Fiche1-2)

- nombre de contrats d'apprentissage et de professionnalisation conclus dans l'année

- le bilan, pour l'année antérieure et l'année en cours, des conditions de mise en œuvre des contrats d'alternance (Fiche 1-2)

1.1.5 Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, données sur l'exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, (accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité)

• Accidents de travail et de trajet

La Fiche 1-3 récapitule le nombre d’accidents du travail avec arrêt de travail ou sans arrêt de travail ainsi que les accidents de trajet. Elle indique également la valorisation du nombre de jours d’arrêts de travail et établit un comparatif avec l’année précédente.

Sont également précisés :

• La répartition des accidents par types de dépôt

• La répartition des accidents suivant le siège des lésions

• La répartition des accidents par ancienneté

• La répartition des accidents suivant le risque à l’origine de l’accident

• Le coût des accidents par type de dépôt

• La répartition des coûts suivant l’origine de l’accident

La Fiche 1-4 indique l’évolution mensuelle des accidents de travail et du nombre de jours d’arrêt de travail. Sont mentionnés ensuite le taux de fréquence et de gravité sur le périmètre logistique et sur celui des régions commerciales.

Ce chapitre reprend également les taux et montants de la cotisation sécurité sociale d'accidents de travail (indicateur 333 du Bilan Social) étant précisé que le taux de cotisation est variable selon les établissements.

• Maladies professionnelles

Nombre et dénomination des maladies professionnelles déclarées à la sécurité sociale au cours de l'année

Nombre de salariés atteints par des affections pathologiques à caractère professionnel et caractérisation de celles-ci (Indicateur 331 du Bilan Social)

● Dépenses en matière de sécurité (Indicateur 352 du Bilan Social)

Effectif formé à la sécurité au cours de l’année considérée (Indicateur 514 du Bilan Social)

Montant des dépenses de formation à la sécurité réalisées dans l'entreprise (Indicateur 352 du Bilan Social)

• Durée et aménagement du temps de travail

L’horaire hebdomadaire moyen affiché des employés ou catégories assimilées est de 35 heures de travail effectif. Les aménagements et la durée du travail sont définis dans l’accord

d’aménagement et de réduction du temps de travail de MABEO Industries signé le 29 mai 2013. Celui-ci est inclus dans la BDES.

Données sur le travail à temps partiel :

- nombre, sexe et qualification des salariés travaillant à temps partiel (Fiche 2-1)

L’information et la formation des salariés prévues aux articles L. 4141-1 à L. 4143-1 revêt en autres opérations de sensibilisation la remise d’un livre de sécurité.

L'information et la formation des salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée et des salariés temporaires prévues aux articles L. 4154-2 et L. 4154-4 consistent principalement en une sensibilisation approfondie à la sécurité, en appui sur un livret d’accueil sécurité et un questionnaire de connaissances avant la prise de poste et en un accompagnement par un parrain exerçant la même fonction.

• Absentéisme

Nombre de journées d'absence, Nombre de journées théoriques travaillées

Nombre de journées d'absence pour maladie ; répartition des absences pour maladie selon leur durée

Nombre de journées d'absence pour accidents du travail et de trajet ou maladies professionnelles

Nombre de journées d'absence pour maternité

Nombre de journées d'absence pour congés autorisés (événements familiaux, congés spéciaux pour les femmes …) et nombre de journées d'absence imputables à d'autres causes

Toutes les informations relatives à l’absentéisme figurent dans le Bilan social, reprises par les Indicateurs 181, 182, 183, 184, 185 et 186 du Bilan Social.

• Transformation de l'organisation du travail

Expériences de transformation de l'organisation du travail en vue d'en améliorer le contenu.

Les Instances représentatives du personnel seront consultées et associées à tout projet de cette nature dans le cadre de consultations ponctuelles.

• Dépenses d'amélioration des conditions de travail

Montant des dépenses consacrées à l'amélioration des conditions de travail dans l'entreprise ; Taux de réalisation du programme d'amélioration des conditions de travail dans l'entreprise l'année précédente.

Ces informations sont répertoriées dans le cadre du suivi budgétaire. Elles intègrent notamment les investissements réalisés au titre des plans d’actions issus des documents uniques de recensement des risques.

• Travailleurs inaptes

Nombre de salariés déclarés définitivement inaptes à leur emploi par le médecin du travail Indicateur 141 du Bilan Social.

1.2 -Investissement matériel et immatériel

Evolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles des immobilisations : Cerfa 2054 (pour les valeurs brutes), Cerfa 2055 (pour les amortissements) et Cerfa 2056 (pour les dépréciations)

2 - Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise

2.1 Indicateurs sur la situation comparée des femmes et des hommes dans l'entreprise (Fiche 2-1)

2.1.1-Conditions générales d'emploi

• Effectifs

Données chiffrées par sexe : répartition par catégorie professionnelle selon les différents contrats de travail (CDI / CDD)

• Durée et organisation du travail :

Données chiffrées par sexe : Répartition des effectifs selon la durée du travail :

- Temps complet

- Temps partiel (compris entre 20 et 30 heures et autres formes de temps partiel)

• Données sur les congés

Données chiffrées par sexe : répartition par catégorie professionnelle selon le nombre et le type de congés dont la durée est supérieure à six mois : congé parental, congé sabbatique, congé pour création d’entreprise etc…

• Données sur les embauches et les départs

Données chiffrées par sexe : répartition des embauches par catégorie professionnelle et type de contrat de travail ; répartition des départs par catégorie professionnelle et motifs : retraite, démission, fin de contrat de travail à durée déterminée, licenciement, rupture conventionnelle etc…

Les données concernant les embauches figurent aux Indicateurs 131 et 132 du Bilan Social.

Les données concernant les départs figurent à l’Indicateur 141 du Bilan Social.

• Positionnement dans l'entreprise

Données chiffrées par sexe :

-répartition des effectifs par catégorie professionnelle (Indicateur 119 du Bilan Social)

-répartition des effectifs par niveau ou coefficient hiérarchique : (Indicateur 119 du Bilan Social)

2.1.2-Rémunérations et déroulement de carrière

• Promotion

Données chiffrées par sexe : nombre et taux de promotions par catégorie professionnelle (Indicateur 151 du Bilan Social)

• Ancienneté

Données chiffrées par sexe : Indicateur 117 du Bilan Social

• Age

Données chiffrées par sexe : Indicateur 116 du Bilan Social

• Rémunérations

Données chiffrées par sexe : Indicateur 212 du Bilan Social

2.1.3-Formation

Données chiffrées par sexe : Répartition par catégorie professionnelle selon : le nombre moyen d'heures d'actions de formation par salarié et par an ; la répartition par type d'action : adaptation au poste, maintien dans l'emploi, développement des compétences : (Indicateurs 512/513/514/521/522 du Bilan Social)

2.1.4-Conditions de travail, santé et sécurité au travail

Données chiffrées par sexe : accidents de travail, accidents de trajet et maladies professionnelles.

Nombre d'accidents de travail ayant entraîné un arrêt de travail ; nombre d'accidents de trajet ayant entraîné un arrêt de travail ; répartition des accidents par éléments matériels selon les modalités définies au 3.2 de l'article R. 2323-17. Fiche 1-3 et Fiche 1-4

Nombre et dénomination des maladies professionnelles déclarées à la Sécurité sociale au cours de l'année ; nombre de journée d'absence pour accidents de travail, accidents de trajet ou maladies professionnelles

Maladies : nombre d'arrêts de travail ; nombre de journées d'absence ; maladies ayant donné lieu à un examen de reprise du travail en application du 3° (e) l'article R. 4624-22: nombre d'arrêts de travail ; nombre de journées d'absence : Indicateurs 311, 312,313 et 314 du Bilan Social

2-2. Indicateurs relatifs à l'articulation entre l'activité professionnelle et l'exercice de la responsabilité familiale

2.2.1-Congés

Il n’existe pas de complément de salaire versé par l'employeur pour le congé de paternité, le congé de maternité et le congé d'adoption.

-nombre de jours de congés de paternité pris : Indicateur 184 du Bilan Social.

2.2.2-Organisation du temps de travail dans l'entreprise

• Existence de formules d'organisation du travail facilitant l'articulation de la vie familiale et de la vie professionnelle : horaires aménagés si les nécessités de fonctionnement des services le permettent.

• Données chiffrées par sexe et par catégorie professionnelle : nombre de salariés ayant accédé au temps partiel choisi ;

Nombre de salariés à temps partiel choisi ayant repris un travail à temps plein : tous les salariés à temps partiel le sont dans le cadre d’un choix personnel.

2.3. Stratégie d'action

A partir de l'analyse des indicateurs mentionnés aux I et II, la stratégie d'action comprend les éléments suivants :

Les engagements de l’entreprise en matière de mixité des emplois et d’égalité entre les hommes et les femmes ont fait l’objet d’un accord d’entreprise en date du 29 Septembre 2015 annexé dans la BDES.

Ils figurent également dans la fiche 2-1

3 - Fonds propres, endettement et impôts

3.1 - Capitaux propres de l'entreprise  Cerfa 2051

3.2 - Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières 

Cerfa 2051 (pour le montant des emprunts et dettes financières), Cerfa 2052 (pour le résultat financier) et Cerfa 2057 (pour l’état des échéances), Cerfa 2052, case FX pour les Impôts et taxes.

4 - Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants

4.1-Evolution des rémunérations salariales

4.1.1 - Frais de personnel

Cette information figure dans le Cerfa 2052 Lignes FY et FZ

Evolutions salariales par catégorie et par sexe : Indicateur 211 du Bilan Social.

Le salaire de base minimum correspond à la grille des salaires définis par la branche et stockée dans la BDES.

Le salaire par sexe et par catégorie professionnelle : Indicateur 212 du Bilan Social.

• Montant des rémunérations

Rapport entre la masse salariale annuelle et l'effectif mensuel moyen : le ratio se fait selon la formule suivante :

• Masse salariale (telle que définie plus haut)/effectif mensuel moyen figurant à l’indicateur 114 du Bilan Social

La rémunération moyenne du mois de décembre (effectif permanent) hors primes à périodicité non mensuelle ― base 35 heures figure à l’indicateur 810 du Bilan Social.

• Hiérarchie des rémunérations

Le montant global des dix rémunérations les plus élevées figure à l’Indicateur 221 du Bilan Social.

4.2 - Epargne salariale : intéressement, participation

Montant global de la réserve de participation ; Montant moyen de la participation et/ ou de l'intéressement par salarié bénéficiaire ; Part du capital détenu par les salariés grâce à un système de participation (participation aux résultats, intéressement, actionnariat …) Indicateur 263 du Bilan Social

4.3 - Rémunérations accessoires

Régimes de prévoyance et de retraite complémentaire Indicateurs 721 et 722 du Bilan Social

Avantages sociaux dans l'entreprise : pour chaque avantage préciser le niveau de garantie pour les catégories retenues pour les effectifs;

Régime de mutuelle : Collège Cadres et Assimilés et Collège Non Cadres (cf livret des garanties)

Régime de prévoyance : Collège Cadres et Assimilés et Collège Non Cadres (cf livret des garanties)

Tickets Restaurants : Sont éligibles les salariés n’engageant pas de frais de repas.

Le montant du coût des tickets restaurant figure à l’Indicateur 711 du Bilan Social.

5 - Représentation du personnel et Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise, mécénat

5.1 -Représentation du personnel (Fiche 3-1)

• Représentants du personnel et délégués syndicaux : Composition des comités sociaux et économiques et/ ou d'établissement avec indication, s'il y a lieu, de l'appartenance syndicale ; Participation aux élections (par collège) par catégories de représentants du personnel ;

• Nombre de réunions avec les représentants du personnel et les délégués syndicaux pendant l'année considérée (Indicateurs 611/612/613 du Bilan Social)

• Dates et signatures et objet des accords conclus dans l'entreprise pendant l'année considérée : (Indicateur 614 du Bilan Social)

• Information et communication : Nombre d'heures consacrées aux différentes formes de réunion du personnel; Eléments caractéristiques du système d'accueil (parcours d’intégration); Eléments caractéristiques du système d'information ascendante ou descendante et niveau d'application (réunions d’agence, de service

cf système Qualité); Eléments caractéristiques du système d'entretiens individuels (note des campagnes EDP)

5.2 - Activités sociales et culturelles

Activités sociales

Contributions au financement des Comités d’Etablissement et le cas échéant du comité social et économique : Indicateur 712 du Bilan Social

Autres dépenses directement supportées par l'entreprise : transport, restauration, œuvres sociales, divers, total : Indicateur 711 du Bilan Social

6 - Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au chapitre 4

Rémunération des actionnaires (revenus distribués) : Cerfa 2058C pour affectation du résultat n-1

7 - Flux financiers à destination de l'entreprise

7.1 - Réductions d'impôts : Cerfa 2058C pour affectation du résultat n-1

7.2 - Exonérations et réductions de cotisations sociales (allègement Fillon)

7.3 - Crédits d'impôts :Voir document 2069-RCI (pour info, CIC=CICE ; APR = Crédit Impôt Apprentis ; MEC = Mécénat)

7.4 - Mécénat : Voir document 2069-RCI (pour info, CIC=CICE ; APR = Crédit Impôt Apprentis ; MEC = Mécénat)

7.5 - Résultats financiers (création de rubrique pour intégrer infos du R2323-11)

• Le chiffre d'affaires : cerfa 2052 (case FL),

• Les bénéfices ou pertes constatés : cerfa 2053 (case HN)

• L'affectation des bénéfices réalisés : N-1 voir cerfa 2058C

B - Informations nécessaires aux consultations ponctuelles obligatoires

La Direction met à disposition au sein de la BDES les informations nécessaires aux consultations ponctuelles obligatoires prévues aux articles L. 2312-8 et L. 2312-37 et suivants du Code de travail dont il est, pour mémoire rappelé, qu’ils portent sur :

- l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs, les conditions d’emploi, de travail (notamment la durée du travail et la formation professionnelle), la modification de son organisation économique ou juridique, ou encore l’introduction de nouvelles technologies ;

- les moyens de contrôle de l’activité des salariés mis en oeuvre ;

- la restructuration et compression des effectifs ;

- le licenciement collectif pour motif économique ;

- les opérations de concentration ;

- les offres publiques d’acquisition ;

- les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire.

Cette mise à disposition vaut communication des rapports et informations concernés.

C - Informations nécessaires aux négociations récurrentes obligatoires

L’employeur mettra à disposition au sein de la BDES les informations nécessaires aux négociations obligatoires prévues à l'article L. 2242-1, au 1° de l'article L. 2242-11 ou à l'article L. 2242-13 du Code du travail, relatifs à :

- la rémunération, notamment les salaires effectifs, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l'entreprise ;

- l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération, et la qualité de vie au travail.

- la gestion des emplois et des parcours professionnels.

III. Modalités d’accès et d’actualisation des données

1. Mise en place de la BDES

La Direction de l’entreprise accomplira les diligences nécessaires pour que la BDES, soit intégralement renseignée, en application du présent accord et accessible dans un délai de deux mois à compter de son entrée en vigueur.

2. Modalités d’accès

Les principes suivants sont constants dans les évolutions à venir de la BDES :

 La BDES est accessible informatiquement, en tout lieu au moyen d’une connexion internet sécurisée par l’authentification renforcée.

 La BDES permet l’export des données enregistrées en format PDF

 La BDES est accessible en permanence, sauf si des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures doivent être effectuées.

 En cas d’inaccessibilité de la BDES d’une durée d’au moins 48 heures, les consultations en cours verront leurs délais décalés de l’équivalent de la durée en jours ouvrés de l’arrêt, arrondie à la journée supérieure.

 En cas d’inaccessibilité survenant au moment de la mise à jour ou du complément apporté aux données existantes, la consultation attachée aux documents et/ou informations concernés est retardée du nombre de jours nécessaires pour que le délai de communication des informations et/ou documents, préalable au début de la consultation ou de la négociation soit respecté.

3. Actualisation de la BDES et information des utilisateurs

La Direction est responsable de la création et de l’actualisation de la BDES.

Sa mise à jour est par nature dynamique. Certaines données peuvent néanmoins présenter un caractère définitif, pour exemple celles déclarées pour les années n-2, voire n-1.

La Direction s’engage à actualiser la BDES afin que :

- les représentants du personnel élus aient accès aux informations nécessaires à leur consultation au plus tard le jour d’envoi de l’ordre du jour de la première réunion de consultation ;

- les délégués syndicaux disposent des informations nécessaires à l’engagement d’une négociation au plus tard au jour auquel l’invitation à négocier leur est adressée.

La BDES intègre des fonctionnalités d’historisation des modifications.

Les utilisateurs sont informés par courriel avec accusé de réception des dépôts et actualisations opérés au sein de la BDES.

4. Exploitation de la BDES

Au regard de l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre toutes les mesures garantissant le meilleur niveau de sécurité.

Elle s’assure de la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.

5. Unités de référence

Pour une meilleure lisibilité et sauf précision contraire dans le corps de la BDES :

 Les effectifs sont exprimés en nombre de salariés (personnes physiques)

 La durée du travail est exprimée en heures et en jours

 Les informations portant sur les valeurs financières (capitaux, dépenses, recettes dettes, rémunérations…) sont exprimées euros (ou milliers d’euros).

IV. Confidentialité

1. Confidentialité des accès

L’identifiant et le mot de passe sont attribués individuellement. Leur communication est strictement interdite à qui que ce soit.

La fin d’un mandat de représentant du personnel quelle qu’en soit la cause entraîne de plein droit et sans avis préalable l’invalidation de l’identifiant et du mot de passe de son titulaire.

Tout salarié nouvellement titulaire d’un mandat visé au chapitre I du présent accord doit se rapprocher de la Direction des Ressources Humaines afin d’obtenir un identifiant et un mot de passe individuels lui permettant d’accéder à la BDES.

2. Devoir de discrétion et confidentialité des documents

Les informations figurant dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel sont présentées comme telles par la Direction. La modalité d’identification du caractère confidentiel est précisée sur la page d’accueil de la Base par une mention explicite.

L’accès à la BDES s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion s’agissant des informations confidentielles, en application de l’article L. 2312-36 du Code du travail.

V. Commission de pilotage et de suivi de la constitution de la BDES

Une commission de pilotage et de suivi de la contribution de la BDES est constituée

Cette commission a pour objet de veiller au bon déploiement de cet accord ainsi qu’à son bon fonctionnement.

Elle comprend :

- Un membre par organisation syndicale représentative

- Deux membres de la Direction.

Cette commission se réunit au moins une fois par an, mais la fréquence des réunions peut être augmentée en fonction des besoins, à l’initiative de la Direction.

Les travaux et résultats de cette commission de suivi seront présentés aux instances représentatives du personnel.

VI. Durée et modalités d’application de l’accord

1. Date d’entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord s’appliquera au lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt et au plus tard à l’expiration d’un délai de sept jours courant à compter de sa signature.

2. Durée de l’accord

Il continuera à produire effet ensuite du renouvellement des instances représentatives du personnel donnant lieu à l’instauration d’un conseil économique et social, voire d’un conseil d’entreprise ; en conséquence la BDES régie par le présent accord, sauf révision, constituera la référence du ou des CSE mis en place en 2019.

3. Révision de l’accord

La révision du présent accord peut intervenir à l’initiative de l’employeur ou des organisations syndicales visées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Dans l’hypothèse d’une modification des dispositions légales ou réglementaires remettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 30 jours suivant la parution de l’arrêté d’extension, du décret ou de la loi.

4. Dénonciation de l’accord

Chaque partie signataire peut dénoncer le présent accord.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires ainsi qu’à la DIRECCTE, et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de cette demande.

5. Notification, dépôt et publicité

En application de la Loi Travail du 8 Août 2016, les accords d’entreprise conclus à compter du 1er Septembre 2017 sont rendus publics et ils sont versés dans une base de données nationale dont le contenu est publié en ligne sur le site www.legisfrance.gouv.fr. Afin de protéger les intérêts de l’entreprise, les signataires de l’accord peuvent acter qu’une partie de celui-ci ne doit pas être publié. En tout état de cause les accords conclus jusqu’au 1er

Octobre 2018 sont publiés dans une version « anonymisée » c’est-à-dire ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Pour être complet, un dossier de dépôt devra comporter l’ensemble des pièces constitutives du dépôt dont :

- la version intégrale du texte en pdf (version signée des parties),

- la version du texte en docx de laquelle sera supprimée toute mention des noms, prénoms, paraphes ou signatures des personnes physiques (anonymisation de l’accord) et le cas échéant sans mention de certaines données (occultation de certaines données de l’accord),

- la copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d’un avis de réception daté de notification du texte aux organisations représentatives,

- le bordereau de dépôt des accords d’entreprise ou d’établissement (cerfa n° 13092*03) et les autres pièces jointes prévues par la réglementation pour la complétude du dossier,

- quand l’accord collectif d’entreprise concerne des établissements ayant des implantations distinctes, la liste des établissements et leur adresse.

Ces formalités se feront auprès de l’Unité Territoriale de l’Ain de la DIRECCTE Rhône Alpes.

L’accord sera également déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Bourg en Bresse.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

En outre, conformément à l’article R.2262-2 du Code du travail, un exemplaire sera remis à chaque délégué syndical, aux Comités d’Etablissement et aux membres du CHSCT.

Le présent accord sera stocké dans la Banque de Données Economiques et Sociales (BDES).

Enfin, il sera intégré dans l’INTRANET GROUPE

Fait à Bourg en Bresse, le 15 Mai 2018

En 5 exemplaires originaux,