Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez XPO TRANSPORT SOLUTIONS RHONE-ALPES FRANCE (Siège)

ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La Société

ci-après dénommée l’ « Entreprise »

D’UNE PART,

ET :

Les Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise représentées par :

CFDT, CGT, CFTC

D’AUTRE PART,

Ci-après dénommées ensemble « les parties »

Il a été convenu le présent accord d'entreprise en application des articles L. 2232-12 et L. 2232-13 du Code du travail.

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou à distance, sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Sans préjudice des articles L. 2314-5 et suivants du Code du travail, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise.

Le présent accord a pour objectif d’autoriser le recours au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique conformément à l’article L.2314-26 du Code du travail et aux dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Article 1 – Objet et champ d'application

Le présent accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel de l’Entreprise. Il s’applique à l’ensemble du personnel de l’Entreprise.

Article 2 – Principes généraux

Les Parties soulignent que le recours au vote électronique doit s'inscrire dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :

• L’anonymat et secret du vote,

• La sincérité et l’intégrité du vote,

• L’unicité du vote,

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le vote électronique doit également respecter les dispositions constitutionnelles, législatives et réglementaires en vigueur.

Article 3 – Modalités de mise en place

L'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique pourra être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

La mise en place du vote électronique exclura le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion de l’accord d’entreprise autorisant le recours au vote électronique et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 – Modalités d’organisation des opérations

• Article 4-1 – Prestataire, expertise indépendante et formalités

La conception et la mise en place du système de vote électronique sera confiées à un prestataire choisi par l’employeur sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail.

Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique aura été soumis à une expertise indépendante. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et de l’Entreprise.

Le système de vote électronique fera l’objet d’une inscription dans le registre des activités de traitement et d’une éventuelle analyse d’impact, selon la norme du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, les électeurs seront informés des conditions de traitement de leurs données.

• Article 4-2 – Etablissement des fichiers

Les données électorales et les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations seront enregistrées pour chaque fichier ou liste (fichiers des électeurs, listes électorales, listes d’émargement…), conformément aux articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007.

• Article 4-3 – Établissement des listes électorales et candidatures

Les listes électorales seront établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire sera effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures seront effectués dans les mêmes conditions.

Article 5 – Déroulement des opérations de vote

• Article 5-1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur devra se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix devra apparaître clairement à l’écran, il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

La validation le rendra définitif et empêchera toute modification.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants (taux de participation) pourra être révélé au cours du scrutin.

• Article 5-2 – Cellule d’assistance technique

L'employeur mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

• Article 5-3 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures seront prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

• Article 5-4 – Gestion des incidents techniques

Le système de vote électronique retenu devra comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

• Article 5-5 – Clôture du scrutin et dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées, selon les modalités fixées par l’article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

• Article 5-6 – Conservation et destruction des fichiers

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 6 – Dispositions finales

• Article 6-1 – Durée

Le présent accord s'applique dans le cadre du renouvellement des membres des Instances Représentatives du Personnel de l’Entreprise dont les mandats prennent fin au mois de
novembre 2023, sous réserve de remplir les conditions de validité prévues par le Code du travail.

• Article 6-2 – Révision et dénonciation de l'accord

Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales en vigueur.

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions fixées par le Code du travail.

• Article 6-3 – Notification, dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente des signataires à l'ensemble des organisations syndicales représentatives.

Il sera ensuite déposé par le représentant légal de l’Entreprise sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

A ce dépôt, sera jointe une version anonymisée de l'accord aux fins de publication sur le site Légifrance.

Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Valence.

Un exemplaire original sera établi pour chacun des signataires.

Fait à Saint Rambert d’Albon, le 04 Août 2023

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