ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre

La société Frigo Transports 86, SAS au capital de 300 000€, située 2 rue Victor Grignard ZI de la République II 86000 POITIERS dont le siège social est situé : ZI Route de Gestel 56 520 GUIDEL

Représentée par Monsieur GORGE Benoit en qualité de Directeur d’agence

D’une part,

Et

Les membres de la DUP/du CE

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-

D’autre part,

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles, les parties signataires du présent accord ont décidé de mettre en place le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de :

• La loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique, dite loi Fontaine (Loi n°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (n°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel dans les comités d’établissement.

• La délibération 2010-371 de la CNIL du 21 octobre 2010

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Article 1 – Principes généraux

Le système repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, et

• La confidentialité, le secret du vote.

Article 2 – Modalités du recours au vote électronique

Les élections seront structurées suivant les nouvelles dispositions des Ordonnances Macron du 22 septembre 2017 et des décrets d’application du 29 décembre 2017.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet.

La société Frigo Transports 86 a décidé de recourir à un prestataire extérieur pour organiser ses prochaines élections professionnelles. L’entreprise a pris contact et sélectionné un prestataire extérieur, la société ESASHARE, ci-après dénommée « Le Prestataire », spécialisée dans l’organisation des élections professionnelles par voie électronique.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

3.1 Etablissement des listes électorales

L’établissement des listes électorales est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. La liste des électeurs sera établie conformément aux dispositions légales suivantes :

• Etre âgé de 16 ans minimum ;

• Avoir au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise à la date du premier tour du scrutin ;

• N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques

Après contrôle de la conformité de ces listes, elles seront transmises au prestataire ESASHARE.

3.2 Lieu et temps du scrutin

Les opérations de vote se dérouleront, pour chaque tour de scrutin pendant une période délimitée, laquelle sera négociée par le protocole d’accord préélectoral.

Dès l’ouverture du scrutin, chaque électeur peut voter depuis n’importe quel appareil connecté à internet (téléphone portable, ordinateur, tablette numérique). Les bornes numériques installées au sein de chaque société disposeront également d’un accès au site de vote en ligne pendant la période du scrutin.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront portées à la connaissance des salariés suite à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

3.3 Programmation et administration du serveur de vote

Le prestataire assure la programmation du serveur de vote.

L’interface d’administration permet de paramétrer l’ensemble des caractéristiques des opérations électorales :

• Les modalités de vote ;

• Les membres du bureau de vote ;

• L’import des données des élections (électeurs et candidats).

Une fois le paramétrage validé et le scrutin initialisé, toute action de modification (autre que la réinitialisation des codes d’accès pour les électeurs) est rendue impossible.

3.4 Modalités d’accès au site de vote

En amont des opérations de vote, chaque électeur recevra en main propre un matériel de vote qui comprendra les informations suivantes :

• Les éléments d’authentification (identifiant et mot de passe). Ces codes d’accès sont valables pour les deux tours de scrutin. Ces codes personnels permettent de s’assurer de l’unicité du vote au moment du dépouillement ;

• L’adresse du site de vote en ligne ;

• Les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin ;

• Les coordonnées de l’assistance.

En cas de perte des codes d’accès, l’électeur en avertira immédiatement son employeur afin que ses codes soient réinitialisés par la plateforme de support. Les anciens codes d’accès seront alors désactivés. Au préalable, l’identité de l’électeur sera vérifiée par le prestataire.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie de ses codes d’accès.

L’électeur ne pourra pas s’authentifier avant l’ouverture ni après la fermeture du scrutin.

3.5 Déroulement du vote

Il est rappelé que ce système de vote électronique exclut la possibilité de voter « physiquement » par bulletin secret sous enveloppe.

Afin d’initialiser le scrutin, les membres du bureau de vote se connectent au site de vote en ligne et vérifient la conformité des listes électorales, des listes d’émargement ainsi que la liste des candidats.

Pendant le scrutin, les membres du bureau de vote ont un accès réservé qui permet de suivre l’élection et de vérifier son bon déroulement en toute transparence. Le tableau de bord des membres propose :

• Un accès en temps réel au taux de participation du scrutin ;

• L’affichage des paramètres clés de l’élection ;

• Le contrôle de l’intégrité du scrutin.

L’électeur accède uniquement aux scrutins du collège auquel il appartient. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix apparaît clairement à l’écran. Son intention de vote peut être modifiée avant validation.

La confirmation du vote de l’électeur vaut signature sur la liste d’émargement. A l’issue du vote, l’électeur peut imprimer un accusé de réception.

Article 4 – Clôture et résultats

4.1 Clôture du scrutin

Dès la clôture du scrutin, le contenu de chaque urne et les listes d’émargement sont figés, horodatés et scellés automatiquement par le serveur.

4. 2 Dépouillement et attribution des sièges

Une fois l’ensemble du scrutin clôt, il est procédé au dépouillement du vote. Les membres du bureau de vote pourront procéder au dépouillement à distance ou en présentiel.

Le dépouillement se fait par l’activation d’au moins deux clés de déchiffrement au sein de chaque collège.

La génération de ces clés de déchiffrement est réalisée lors de la phase d’initialisation du vote. Chaque membre du bureau de vote reçoit cette clé confidentielle par e-mail. Si un membre du bureau de vote ne dispose pas d’une adresse électronique, ses clés peuvent lui être transmises par voie postale.

Une fois le dépouillement fait, le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran.

Les procès-verbaux sont générés par l’outil. Ils sont ensuite imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet et sont signés par les membres du bureau de vote.

Dans les quinze jours suivant le scrutin, ils sont adressés par l’entreprise à l’Inspection du Travail en deux exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles en un seul exemplaire.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin d’empêcher toute modification des résultats après la décision de clôture du dépouillement.

En cas de contestation, il est possible d’accéder aux éléments relatifs aux votes.

4.3 Délais de recours et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le Prestataire conservera sous scellés les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde et ce, jusqu’à l’expiration du délai de recours. Dans le cas où les élections seraient contestées, ces éléments seraient conservés jusqu’à ce que le tribunal statue.

A l’expiration du délai, le prestataire ESASHARE procèdera à la destruction totale des fichiers supports.

Article 5 – Sécurité et confidentialité du système de vote électronique

5.1 Anonymat et confidentialité des données

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « Electeurs ». Le traitement de ce fichier permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer les listes d’émargement.

Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

L’intégralité des données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote de l’électeur.

5.2 Sécurité du système de vote

La solution de vote mise en place par ESASHARE est auditée régulièrement par la société NES. Le dernier audit de conformité date du 26/10/2016. Cet audit démontre et confirme le professionnalisme de la société ESASHARE pour son système d’information de vote en ligne.

Article 6 – Durée, dépôt et publicité de l’accord

6.1 Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

6. 2 Dépôt et publicité de l’accord

Dès notification du présent accord aux signataires, celles-ci disposeront selon l’article L. 2232-25 du Code du travail, d’un délai de 8 jours pour exercer leur éventuel droit d’opposition. Cette opposition notifiée aux signataires devra être exprimée par écrit, motivée et préciser les points de désaccord.

Après la fin du présent délai, l’accord fera l’objet d’un dépôt en deux exemplaires auprès de la DIRECCTE et du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

L’accord sera affiché sur les tableaux d’affichage de la société Frigo Transports 86.

Trois annexes sont jointes à ce présent accord :

• Annexe 1 : Une note d’information transmise aux institutions représentatives de l’agence,

• Annexe 2 : Le cahier des charges détaillant le fonctionnement du système de vote et le processus des opérations électorales,

• Annexe 3 : Une notice à destination des utilisateurs expliquant l’utilisation du système de vote électronique.

Fait à Poitiers, le 02/09/2019

Pour la DUP : Pour la direction :