Accord d'entreprise "Accord sur les modalités d'organisation du vote électronique pour l'élection des représentants du personnel au sein de l'UES L'Equipe" chez EDITIONS PROLONGATIONS - L'EQUIPE (Siège)

ACCORD SUR LES MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL au sein de l’ues l’equipe

Entre :

L’Unité économique et sociale L’EQUIPE composée des sociétés :

• L’Equipe, dont le siège social est situé 40-42 Quai du Point du Jour – 92100 Boulogne-Billancourt, représentée par XXXXXXXXXX agissant en qualité de Directrice des ressources humaines ;

• Presse Sports Investissement, dont le siège social est situé 40-42 Quai du Point du Jour – 92100 Boulogne-Billancourt, représentée par XXXXXXXXXX agissant en qualité de Directrice des ressources humaines ;

• Presse Sports, dont le siège social est situé 40-42 Quai du Point du Jour – 92100 Boulogne-Billancourt, représentée par XXXXXXXXXX agissant en qualité de Directrice des ressources humaines ;

Ci-après dénommée « L’UES »

D'une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Le BP-UFICT-LC-CGT représenté par XXXXXXXXXX, agissant en qualité de délégué syndical au sein de l’UES ;

• Le SNJ, représenté par XXXXXXXXXX, agissant en qualité de délégué syndical au sein de l’UES ;

• Le SNJ-CGT, représenté par XXXXXXXXXX, agissant en qualité de délégué syndical au sein de l’UES ;

• INFO’COM-CGT, représenté par XXXXXXXXXX, agissant en qualité de délégué syndical au sein de l’UES ;

D’autre part,

Les soussignés sont ci-après désignés « Les Parties »

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont décidé d’aménager le processus des opérations électorales ont ayant recours au vote électronique.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu pour l’organisation des élections professionnelles au sein de l’UES L’EQUIPE.

Le vote par voie électronique doit notamment permettre de faciliter l’expression du suffrage ainsi que les opérations matérielles de vote et de dépouillement.

L’UES L’EQUIPE et les organisations syndicales en présence, discuteront, dans le cadre du protocole préélectoral, des modalités techniques et fonctionnelles du vote, du calendrier électoral et de la répartition des sièges. En application de l’article R.2314-13 du Code du travail, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 1 – Principes généraux

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le(la) salarié(e) et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un(e) électeur(trice) ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

2.1 Recours à un prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe choisi la Direction en concertation avec les organisations syndicales signataires du protocole d’accord préélectoral, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions règlementaires énoncées notamment aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du Travail, de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

2.2 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

2.3 Communication des listes électorales et des listes de candidates

Les listes électorales et les listes de candidats établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral sont transmises au prestataire, lequel assure dès réception des listes leur sécurité et leur confidentialité.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

3.1 Bureaux de vote électronique

Les électeurs(trices) auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique à partir de n’importe quel poste informatique connecté à internet (PC, Smartphone, tablette…), de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs(trices) pourront voter sur leur lieu de travail dans un espace isolé et équipé d’un ordinateur connecté au réseau internet utilisant une solution sécurisée de type HTTPS.

3.2 Accès au serveur de vote électronique

Chaque électeur(trice) recevra avant le vote, par courrier à son adresse personnelle, ses codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote (identifiant et mot de passe) ainsi que l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Ce code d’identification personnel ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Dans ce contexte l’attention des salariés devra être attirée sur la nécessité de conserver le code et le mot de passe jusqu’à la proclamation définitive des résultats de son périmètre.

En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur(trice) se sera identifié(e) en indiquant son nom, sa date de naissance, son adresse, ainsi qu’un critère supplémentaire de confidentialité, le prestataire lui adressera des codes par courrier électronique sur leur messagerie professionnelle pour ceux qui en disposent ou par SMS sur un numéro de téléphone portable que les électeurs lui auront communiqué.

Quel que soit le système de renvoi utilisé, les nouveaux identifiants générés annulent les précédents.

3.3 Bulletins de vote électronique

Le système de vote électronique reproduit sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été communiquées par la Direction des Ressources Humaines au prestataire.

Celles-ci apparaissent simultanément sur l’écran dans l’ordre alphabétique. En cas d’impossibilité de présentation simultanée sur l’écran des listes et de leurs candidats, un lien permet un accès aller-retour vers la composition des listes.

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, la dimension des emplacements, les caractères et la police utilisée sont d’un type uniforme pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur(trice), qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur(trice) doit pouvoir conserver.

La confirmation de vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à l’élection.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est disponible.

3.4. Dépouillement

A l’heure de clôture du scrutin telle que prévue par le protocole d’accord préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs(trices). Le bureau de vote centralisateur procède au descellement de l’urne. Les opérations de dépouillement sont alors effectuées sous l’autorité du(de la) président(e) des bureaux, avec la présence obligatoire d’au moins un des deux assesseurs et de l’employeur ou de son(sa) représentant(e).

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permet d’obtenir des résultats de manière quasi instantanée. Le(la) président(e) et les assesseurs, désignés conformément au protocole d’accord préélectoral, introduisent leurs codes sécurisés délivrés par le système.

Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléant(e)s. L’attribution des sièges et la désignation des élus s’effectuent conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats font apparaitre le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le(la) président(e) du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux préremplis et les signe. Les membres du bureau de vote signent également les procès-verbaux.

Article 4 – Sincérité du vote électronique et stockage des données

4.1 Sincérité du vote électronique

Afin d’assurer la sécurisation de l’ensemble des opérations électorales, les parties signataires garantissent que le système de vote électronique retenu respecte les dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés mais aussi les grands principes généraux régissant le droit électoral.

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur(trice) ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Pour cela, les données relatives aux électeurs(trices) inscrit(e)s sur les listes électorales et celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense ainsi les votes exprimés par voie électronique sans comporter de lien permettant l’identification des électeurs(trices). Ce traitement des données garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs(trices), les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l’ouverture du vote par internet. Il les consulte sur demande de la Direction de l’UES Amaury, puis les communique afin qu’elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

En application de l’article R. 2314-11, les organisations syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables. Cette formalité n’existant plus depuis l'entrée en vigueur du Règlement européen Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

4.2 Stockage des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à expiration du délai de recours, et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

4.3 Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. À ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et par le règlement européen n°2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n°2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

Article 5 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique, dont la composition est fixée dans le protocole d’accord préélectoral, sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule aura également pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de l’UES Amaury et les organisations syndicales en présence, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 – Information et formation

6.1 Information du personnel

Les parties s’engagent à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. Pour ce faire, chaque salarié(e) disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

6.2 Formation

Une formation sur le système de vote électronique retenu sera dispensée aux représentants du personnel, aux observateurs (désignés par chaque organisation syndicale représentative), aux délégués syndicaux et aux membres du bureau de vote.

Article 7 – Dispositions finales

7.1. Durée de l’accord

Le présent accord a vocation à s’appliquer pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à la date du dépôt.

7.2. Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail. Toute modification qui serait alors apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant conformément aux dispositions légales.

7.3 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L. 2222-6 du code du travail, à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacun des signataires.

Une déclaration de cette dénonciation devra être déposée à la Direccte.

7.4 Dépôt légal

Le présent accord donnera lieu à dépôt, dans les conditions prévues aux articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail. Il sera déposé :

• Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D2231-7 du code du travail ;

• Et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Boulogne-Billancourt.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Boulogne, le 14 mai 2019

En 8 exemplaires originaux.

Pour l’UES L’EQUIPE

XXXXXXXXXX

Pour le BP-UFICT-LC-CGT

XXXXXXXXXX

Pour le SNJ

XXXXXXXXXX

Pour le SNJ-CGT

XXXXXXXXXX

Pour INFO’COM-CGT

XXXXXXXXXX