Protocole d’accord préélectoral relatif à l’élection des membres du Comité Social et Economique de la SAS SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE

Scrutin du 21 novembre 2019

Le présent protocole est établi, dans le prolongement de deux réunions qui se sont tenues les 18 et 25 septembre 2019.

Entre les soussignées

La SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE, Société par Actions Simplifiée à Associé Unique,

Au capital de 4.823.400 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de TOULOUSE sous le n° 333 321 636, dont le siège social se trouve 12, rue Louis Courtois de Viçose - 31100 TOULOUSE, prise en la personne de son représentant légal, Monsieur, Directeur Général, dûment habilité à l’effet du présent,

D’une part,

Et

L’Organisation Syndicale représentative au sein de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE suivantes :

• Pour l’organisation syndicale CFDT : Monsieur, délégué syndical

D’autre part,

Préambule :

L’objet du présent protocole d’accord préélectoral est de fixer les modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité Social et Economique de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE et par conséquent, la mise en place de cette institution.

Le présent protocole s’inscrit dans le cadre des dispositions :

• De l’accord majoritaire d’entreprise en date du 24 Septembre 2019, relatif au périmètre, à la constitution, à la mise en place, aux moyens, attributions et fonctionnement du Comité Social et Economique au sein de SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE

• De l’accord d’entreprise en date du 26 septembre 2012, relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections au sein de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE.

Sont annexées au présent protocole :

• Annexe 1 : calendrier des opérations électorales,

• Annexe 2 : description détaillée des systèmes de vote électronique retenu.

Article préliminaire – Périmètre et champ d’application du protocole :

Les dispositions du présent protocole s'appliquent à la société SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE, dont le siège se trouve 12, rue Louis Courtois de Viçose - 31100 TOULOUSE.

Il est précisé que la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE est constituée autour de 11 sites, dont le siège social situé à TOULOUSE à l’adresse sus visée, un établissement secondaire situé à VILLEPINTE et 9 agences situées à BORDEAUX, AGEN, PAU, MONTPELLIER, MARSEILLE, SANARY-SUR-MER, LYON, ORLEANS et SOULTZ.

Toutefois, à l’exception du site recouvrant le siège social sus visé de la société, les parties conviennent que les autres sites n’ayant pas la qualité d’établissement distinct, c’est-à-dire ne constituant pas le cadre approprié à l’exercice des missions dévolues aux représentants du personnel et ne disposant d’aucune autonomie de gestion, les élections du Comité Social et Economique objet du présent protocole, seront mises en œuvre au niveau de l’entreprise, et ce par application des dispositions de l’article L 2313-1 du Code du Travail.

Article 1 – Date des élections :

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours.

Les élections des membres du Comité Social et Economique se dérouleront :

• Pour le premier tour, du 18 novembre 2019 à 9 heures au 21 novembre 2019 à 15 heures,

• Le cas échéant, un second tour sera organisé du 5 décembre 2019 à 9 heures au lundi 9 décembre 2019 à 15 heures.

Article 2 – Effectif de la SAS SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE :

L’effectif de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE est de 351,41 ETP (Equivalent Temps Plein) (détermination de l’effectif sur les 12 derniers mois consécutifs précédent le premier tour de l’élection en fonction des dispositions des articles L 1111-2 et suivants du code du travail) conformément aux dispositions des articles L 1111-2 et suivants du code du travail.

Sont également comptabilisés les salariés éventuellement mis à disposition et remplissant les conditions pour être électeur au sein de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS France.

Hors les salariés mis à disposition, l’effectif de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE est de 344,41 ETP.

Cet effectif se décompose de la manière suivante :

• 135,31 employés,

• 58,35 agents de maitrise,

• 157,75 cadres.

Article 3 – Nombre de sièges à pourvoir :

En conséquence de l’effectif constaté de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE, le nombre théorique de sièges à pourvoir pour les membres du Comité Social et Economique est de :

• 11 sièges pour les titulaires,

• 11 sièges pour les suppléants.

Toutefois, en application des dispositions de l’article 2.4 de l’accord en date du 24 Septembre 2019, relatif à la mise en place du Comité Social et Economique, ce nombre est ramené à :

• 9 postes pour les titulaires,

• 9 postes pour les suppléants.

Etant rappelé qu’en vertu des dispositions de l’accord susvisé, la réduction du nombre de postes a été compensée par l’augmentation en conséquence du volume d’heures de délégation dévolu à chaque élu titulaire.

Au demeurant, les parties conviennent, sur le fondement des dispositions de l’article L 2314-7 du code du travail, de confirmer leur accord sur la modification du nombre de sièges tel que précisé ci-dessus, ainsi que le volume d’heures individuelles de délégation porté à 27 heures pour les titulaires, en sorte que le volume global est au moins égal à celui résultant des dispositions légales au regard de l’effectif de l’entreprise.

Article 4 – Nombre et composition des collèges électoraux :

Le personnel réparti en trois collèges :

• Premier collège : personnel « employés »,

• Deuxième collège : personnel « agents de maitrise »,

• Troisième collège : personnel « cadres ».

Les effectifs par collège sont les suivants :

• Premier collège : 135,31 ETP « employés »,

• Deuxième collège : 58,35 ETP « agents de maitrise »,

• Troisième collège : 157,75 ETP « cadres ».

Article 5 – Répartition des sièges entre les collèges électoraux et représentativité femme/homme :

Il est précisé que lorsque l’application de la règle de la représentation équilibrée n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Les parties constatent que la répartition des sièges entre les collèges, en fonction de la proportion de leur effectif dans la population globale de SBSF, ne permet pas la répartition d’un siège sur les 9 à attribuer.

Les parties sont donc convenues, afin précisément de respecter la proportion de l’effectif de chaque collège et de ne pas créer de déséquilibre dans la représentation future des collèges, d’affecter le siège susvisé au premier collège, dont la proportion dans l’effectif est proche de celui du troisième collège, en sorte que chacun d’entre eux est affecté du même nombre de sièges, soit 4 sièges de titulaires et de suppléants pour chacun.

Répartition selon les collèges	Répartition globale
	Femmes	Hommes	Total collège	% de la population SBSF globale	Sièges titulaires	Sièges suppléants
	Nombre	%	Nombre	%			Nombre	Arrondi	Nombre	Arrondi
Employé	38,82	29%	96,49	71%	135,31	38,50%	3,47	4	3,47	4
Maitrise	19,35	33%	39,00	67%	58,35	16,60%	1,49	1	1,49	1
Cadre	41,25	26%	116,50	74%	157,75	44,89%	4,04	4	4,04	4
Total	99,42	251,99	351,41	100,00%	9	9	9	9

Ainsi, le nombre de sièges titulaires et le nombre de sièges suppléants seront répartis de la façon suivante :

• Premier collège : 4 titulaires / 4 suppléants,

• Deuxième collège : 1 titulaire / 1 suppléant,

• Troisième collège : 4 titulaires /4 suppléants.

Conformément aux dispositions de l’article L 2324-6 du code du travail, les organisations syndicales s’engagent à rechercher les voies et les moyens d’atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidature.

Dans cette optique et pour la composition des listes de candidature, les organisations syndicales s’engagent à tenter de présenter autant de femmes que d’hommes ou de présenter une proportion de femmes et d’hommes conforme à leur part dans le corps électoral.

Toutefois, les parties constatent qu’une difficulté se pose en ce sens pour le second collège, puisque par application de la règle de l’arrondi et compte tenu de l’unicité du siège à pourvoir, la projection de la représentation aboutira à l’attribution de ce siège à un candidat homme aussi bien pour la liste titulaire que pour la liste suppléant.

En effet, les parties constatent que :

• Les listes de candidatures ne peuvent comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir,

• L’exception prévue par les dispositions de l’ordonnance n°1386-2017 du 22 septembre 2017 permettant d’assurer l’accès à la candidature et à l’élection d’un sexe sous représenté, ne peut s’appliquer dès lors qu’elle exige que le candidat appartenant au sexe sous représenté, ne peut figurer en tête de liste, ce qui en présence d’une liste à candidat unique est d’application impossible.

• L’esprit du législateur consiste à favoriser en vertu du principe de proportionnalité et d’égalité d’accès à la représentation et à l’élection.

Les parties constatent que ces principes sont contraires et ne permettent pas de satisfaire à la proportionnalité entre les femmes et les hommes, mais, sur l’initiative de la délégation syndicale, conviennent que pour ce qui concerne le second collège, le siège de titulaire sera attribué à un homme selon la règle de la représentation équilibrée, et que le siège de suppléant sera attribué à un candidat féminin afin de consacrer l’accès à la représentation du sexe féminin dans ce collège.

En vertu de cet accord, la projection de l’attribution des sièges entre les collèges et les hommes et les femmes, sera la suivante :

	Titulaires
	Femmes	Hommes	Total siège
	%	Nombre de sièges	%	Nombre de sièges
1er collège	29%	1	71%	3	4
2ème collège	33%	0	67%	1	1
3ème collège	26%	1	74%	3	4

	Suppléants
	Femmes	Hommes	Total siège
	%	Nombre de sièges	%	Nombre de sièges
1er collège	29%	1	71%	3	4
2ème collège	33%	1	67%	0	1
3ème collège	26%	1	74%	3	4

Article 6 – Durée des mandats électifs :

La durée des mandats des membres du Comité Social et Economique est fixée à 4 ans, conformément aux dispositions de l’article L 2314-33 du code du travail.

Article 7 – Limitation du nombre de mandats successifs :

En vertu des dispositions de l’article L 2314-33 du code du travail visé à l’article 6 du présent protocole, il est convenu que le nombre de mandats successifs est limité à 3.

Article 8 – Salariés électeurs au sein de la SAS SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE :

Les conditions d’électorat, comme celles d’éligibilité, prévues par le présent accord sont appréciées à la date du premier tour des élections.

Compte tenu de la mise en place d’un vote par voie électronique étalé sur plusieurs jours, c’est la date de fin de scrutin du premier tour qui est retenue, soit le 21 novembre 2019.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du premier tour de scrutin, elle demeure inchangée entre les deux tours de scrutin.

Les conditions d’électorat comme d’éligibilité sont celles prévues par les dispositions des articles L 2324-15 et suivants du code du travail.

Sont donc électeurs les salariés âgés de 16 ans accomplis au jour du scrutin et travaillant au sein de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE depuis 3 mois au jour du scrutin et n’ayant pas encouru une condamnation privative du droit de vote politique.

Sont en revanche exclus de l’électorat le Directeur Général de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE, la Directrice des Ressources Humaines, ainsi que tous cadres dirigeants investis d’une délégation particulière d’autorité permettant de les assimiler à l’employeur.

Electorat des salariés mis à disposition de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE :

Sont également électeurs les salariés mis à disposition de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes, à la date du premier tour des élections, soit le 21 novembre 2019 :

• Être âgé de 16 ans révolu,

• Avoir la capacité électorale,

• Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,

• Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.

Il est précisé qu’après consultation des salariés concernés, ces derniers ont choisi de ne pas exercer leur droit de vote au sein de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE.

Article 9 – Constitution et affichage des listes électorales :

Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la Direction des Ressources Humaines à la date de fin du premier tour des élections, soit le 21 novembre 2019.

Elles préciseront les noms et prénoms, l’ancienneté dans l’entreprise et la date de naissance de chaque électeur.

Elles seront affichées et diffusées par courrier électronique avec accusé de réception sur les adresses de messagerie professionnelles à l’ensemble des collaborateurs.

Tout syndicat représentatif au sein de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE pourra en demander communication.

Les listes électorales seront transmises aux prestataires le 11 octobre 2019.

Article 10 – Eligibilité et candidature des salariés de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE :

Il est rappelé que les conditions d’éligibilité sont appréciées à la date du premier tour des élections et que, compte tenu de la mise en place d’un vote par voie électronique sur plusieurs jours, c’est la date de fin du premier tour du scrutin qui est retenue, soit le 21 novembre 2019.

Il est de même rappelé que les conditions d’éligibilité sont celles prévues par les dispositions des articles L 2324-15 et suivants du code du travail.

Sont donc éligibles, en vertu des dispositions susvisées, les salariés électeurs âgés de 18 ans accomplis au jour du scrutin et travaillant au sein de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE depuis 12 mois au jour du scrutin.

La liste du personnel éligible, à l’instar de la liste du personnel électeur, est mise à jour par la Direction des Ressources Humaines et sera affichée au plus tard le 15 octobre 2019.

Article 11 – Eligibilité des salariés mis à disposition de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE :

Il est précisé, en vertu des dispositions de l’article L 2314-23 du code du travail, que les salariés mis à disposition de la société par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles au Comité Social et Economique.

Article 12 – Liste de candidats :

Le personnel est informé par l’affichage du déroulement des élections au plus tard le 7 octobre 2019.

Cet affichage constitue l’appel aux candidatures.

Il est rappelé que les listes de candidats sont établies par collège, en distinguant les titulaires et les suppléants.

Il est rappelé également que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.

12-1) Premier tour de l’élection :

Au premier tour de l’élection, sont invités à présenter leur liste de candidats au plus tard le 4 novembre 2019 à 12 heures, les organisations suivantes :

• Les organisations syndicales représentatives au sein de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE,

• Les organisations syndicales satisfaisant aux critères du respect des valeurs républicaines et indépendances, légalement constituées depuis au moins 2 ans et dont le champ professionnel et géographique couvre la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE,

• Celles ayant constitué le cas échéant au sein de SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE une section syndicale,

• Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national ou interprofessionnels.

12-2) Second tour :

Le second tour n’aura lieu que dans les situations suivantes, apprécié collège par collège :

• Les syndicats n’ont présenté aucun candidat au premier tour,

• Le quorum n’a pas été atteint au premier tour,

• Les sièges n’ont pas tous été pourvus lors du premier tour.

Au second tour, les candidatures sont libres.

Toute personne remplissant les conditions d’éligibilité peut se présenter en qualité de candidat.

Les listes déposées au premier tour demeurent valables.

Au second tour, les listes de candidats doivent être déposées au plus tard le 29 novembre 2019 à 12 heures.

12-3) Critères de recevabilité des listes :

Les listes de candidats doivent être déposées auprès de la Direction de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE :

• En main propre, à la personne de Madame, Directrice des Ressources Humaines ou le cas échéant, auprès de Madame, Chargée de développement Ressources Humaines,

• En double exemplaire,

• L’un de ces exemplaires, émargé par l’une des personnes définies ci-dessus, vaudra récépissé de dépôt,

• Le dépôt par lettre recommandée avec accusé de réception est valable.

• Par mail avec accusé de réception.

Au second tour, la procédure est identique.

Les listes de candidats doivent être déposées auprès de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE dans les mêmes conditions que décrites ci-dessus.

Néanmoins, si ces listes font l’objet d’une modification ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de la Direction de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE dans les mêmes conditions au plus tard le 29 novembre 2019 à 12 heures.

Au premier tour, les listes sont affichées par la Direction dès qu’elle en a eu connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 5 novembre 2019.

Au second tour, les listes sont affichées par la Direction dès qu’elle en a eu connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le lundi 2 décembre 2019, premier jour ouvrable après la date limite de dépôt.

Au premier comme au second tour, chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir.

Les listes incomplètes sont permises.

Les doubles candidatures (en qualité de titulaire et de suppléant) sont admises.

En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.

Ces listes sont établies par collège distinctement pour :

• L’élection des titulaires,

• L’élection des suppléants.

Il est précisé par ailleurs que s’agissant du vote électronique, les listes des candidats sont à adresser au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.

Si un second tour est nécessaire, la Direction des Ressources Humaines affiche avec les résultats du premier tour, un appel à candidature indiquant, pour chaque institution, le nombre de sièges qu’il reste à pourvoir et les collègues concernés.

Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de proclamation des résultats du premier tour, soit le jeudi 21 novembre 2019.

Les listes de candidats du second tour seront adressées dans les mêmes conditions au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.

Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction des Ressources Humaines sur les panneaux réservés à l’entreprise le lendemain de la date limite de dépôt et diffusées par mail.

Article 13 – Campagne électorale et professions de foi :

13-1) Professions de foi :

Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisé.

Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :

• Format PDF d’un poids maximum de 2 Mo,

• Une page A4 (21 x 29,7 cm) recto verso,

• Couleur ou noir et blanc,

• Sans lien hypertexte.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG.

Les professions de foi seront déposées auprès de la Direction de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE en la personne de Madame, Directrice des Ressources Humaines (adresse mail :) ou le cas échéant, auprès de Madame, Chargée de Développement Ressources Humaines (adresse mail :)

• Le 4 novembre 2019 à 12 heures au plus tard pour le premier tour,

• Le 29 novembre 2019 à 12 heures au plus tard pour le second tour éventuel,

Et ce, afin que celles-ci puissent être :

• Communiquées au prestataire et intégrées au site internet,

Ces documents pourront être affichés également sur les panneaux réservés aux organisations syndicales.

Il est rappelé que les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, adresses mail professionnelles des collaborateurs etc…

13-2) Campagne électorale :

La campagne électorale se déroulera :

• Pour le premier tour du 5 novembre 2019 au jeudi 14 novembre 2019 à minuit,

• Pour le second tour du vendredi 22 novembre 2019 au mardi 3 décembre 2019 à minuit.

Aucun tract ou affichage ne pourrait être distribué en dehors des périodes ci-dessus définies.

Article 14 – Organisation et déroulement des opérations électorales :

Les opérations électorales se dérouleront :

• Par voie électronique,

14-1) Déroulement du vote électronique par internet :

Conformément à l’accord d’entreprise signé au sein de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE le 26 septembre 2012, confirmant le principe du vote électronique, l’ensemble des salariés de la SASU ; SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après.

Il est rappelé que le vote électronique est destiné à simplifier et sécuriser l’organisation de ces élections.

Dans ce cadre, le système retenu par la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et le secret du vote.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe I au présent protocole d’accord préélectoral.

La société prestataire, spécialisée dans la mise en place de solutions de vote sécurisé par internet choisie, est la société KERCIA.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile, ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

L’adresse URL du site de vote sera : https://elections-sharp.alphavote-avex.com

Les membres du bureau de vote et la Direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

Le déroulement du vote est le suivant :

• Chaque électeur recevra, avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un email contenant un lien permettant de récupérer l’identifiant et le mot de passe généré de manière aléatoire sur un site sécurisé.

Cet envoi électronique sera doublé d’un envoi papier à son adresse personnelle, précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote, ainsi que les codes d’accès.

Il est précisé que seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

• L’électeur pourra accéder 24 heures sur 24 au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,

• Après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections (titulaires et suppléants) auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique,

• L’électeur choisit une élection.

Les élections pour lesquelles il a déjà votées ne sont plus sélectionnables.

• Le service affiche les listes de candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• L’électeur peut :

  • Choisir une liste incomplète,

  • Raturer des candidats,

  • Voter blanc,

• Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisi sa date de signature,

• Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,

• À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Quant aux bulletins de vote, le prestataire assure la réalisation des pages Web, notamment la présentation et l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins de vote et la typographie utilisée soit identique pour toutes les listes, conformément aux instructions rappelées dans le cadre du présent protocole.

En ce qui concerne les modalités d’accès au serveur de vote, il est précisé qu’après avoir cliqué sur le lien, l’électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s’authentifier.

Cette information personnelle, préalablement communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l’électeur d’obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Il est précisé au-delà des modalités du déroulement du vote que la confirmation électronique du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes, soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l’électeur), soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu’une seule fois.

Article 15 – Composition et mission des bureaux de vote – Délégué du site :

15-1) Rôle et composition du bureau de vote :

Les parties s’accordent, conformément à la jurisprudence de la Chambre Sociale de la Cour de Cassation (Cass. Soc. 25 octobre 2017, n° 16-21.780), de n’instituer qu’un bureau de vote unique pour l’ensemble de l’élection du Comité Social et Economique, en convenant néanmoins de ce que celui-ci est composé de trois électeurs choisis sur la base du volontariat mais émanant chacun des trois collèges visés par l’élection.

Ces trois électeurs se verront confier les fonctions, pour l’un de Président et les deux autres d’Assesseurs.

Deux de ces salariés seront choisis parmi les électeurs les plus âgés et l’un d’entre eux occupera les fonctions de Président du bureau de vote.

Le troisième salarié sera l’électeur le plus jeune.

Par mesure de précaution et dans la mesure du possible, un membre suppléant sera désigné.

Il sera appelé à suppléer l’un des membres absent ou indisponible.

• Appel à candidature : les volontaires se font connaître auprès de la Direction des Ressources Humaines de SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE jusqu’au 4 novembre 2019 à 12 heures,

• Sera donc retenu comme Président le salarié le plus âgé des trois.

• Les deux autres seront désignés en qualité d’Assesseurs.

• Le membre suppléant éventuel sera retenu comme deuxième électeur plus âgé des candidats.

Si aucun volontaire ne se présente, la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE appliquera les règles légales telles que développées ci-dessus.

Il est précisé que les membres du bureau s’assurent de la régularité des opérations, du secret du vote et proclament les résultats.

Le bureau de vote est établi pour les deux tours de scrutin.

Il est précisé que le temps passé à la tenue du bureau de vote est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.

Le bureau de vote est constitué le 5 novembre 2019.

15-2) Formation du bureau de vote :

Une séance de formation avec le prestataire de validation du dispositif de vote se déroulera le 15 novembre 2019.

Lors de cette séance, les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux, ainsi que la Direction de l’entreprise seront formés par le prestataire sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.

Les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.

A cette occasion, le bureau de vote générera trois codes secrets correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau).

Durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sera chiffré dès leur expression et conservé dans le système de vote.

Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder au résultat.

Au moins deux des trois clés de déchiffrement seront nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

15-3) Désignation des délégués de liste :

Chaque liste de candidats a la possibilité de désigner parmi les électeurs un délégué de liste, habilité à contrôler les opérations électorales, y compris lors du vote test et lors du scellement du système.

Cette désignation doit être communiquée auprès de la Direction de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE en la personne de Madame Directrice des Ressources Humaines ou le cas échéant, auprès de Madame, Gestionnaire Ressources Humaines.

Le délégué de liste doit observer une stricte neutralité et ne doit pas s’immiscer dans le déroulement des opérations électorales.

La présence du délégué de liste lors des opérations électorales est assimilée à du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.

15-4) Présence de l’employeur :

L’employeur ou ses représentants peuvent également assister aux opérations électorales à condition d’observer une stricte neutralité et n’attentez d’aucune sorte la liberté du vote.

Article 16 – Assistance des électeurs :

16-1) Assistance téléphonique :

Durant la période de vote, un service d’assistance est mis en place par le prestataire et se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des difficultés techniques ou qui auraient égaré leur code.

L’assistance téléphonique apporte une aide technique en cas de difficulté, remontée de la part de l’électeur.

Elle permet également de communiquer la procédure à suivre en cas de perte ou de non réception des codes de vote.

Aux fins d’authentification, pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à KERCIA un fichier reprenant les éléments suivants : noms, prénoms, date de naissance, code postal lieu d’habitation de chaque salarié électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

L’assistance peut réexpédier de nouveaux codes à l’électeur après une vérification de l’identité de l’appelant, selon les modalités suivantes au choix de l’électeur :

• Par courrier postal uniquement lorsque les délais postaux le permettent,

• Par courriel,

• Par SMS.

L’assistance est ouverte durant tous les jours ouvrés du scrutin, du lundi au vendredi de 9 heures à 18 heures.

16-2) Cellule d’assistance technique :

La SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend un représentant de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE ainsi qu’un représentant du prestataire.

En présence des délégués de liste de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par les clés délivrées à cet effet,

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé,

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les tests seront effectués en même temps que la formation du bureau de vote.

Article 17 – Dépouillement et résultat du vote :

Au premier tour, le dépouillement des votes aura lieu le 21 novembre 2019 à partir de 15 heures, dès la fermeture du vote.

En cas de second tour, le dépouillement interviendra le lundi 9 décembre 2019, à partir de 15 heures, dès la fermeture du vote.

Pour les deux tours, le dépouillement sera effectué au siège de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE situé 12, rue Louis Courtois de Viçose - 31100 TOULOUSE.

Les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote, en présence des délégués de liste et avec l’aide du prestataire qui sera également présent.

L’employeur ou son représentant pourra également être présent.

La réception des résultats des élections sera réalisée sous le contrôle et la responsabilité du bureau de vote, composé du Président et des Assesseurs.

Il s’assure de la régularité des opérations et proclame les résultats.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• Clôture du site internet de vote,

• Déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• Calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• Téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• Impression et signature des procès-verbaux,

• Proclamation des résultats.

Article 18 – Procès-verbaux des résultats :

Les procès-verbaux signés par les membres du bureau de vote, comportant la désignation des élus, seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés aux communications de la Direction et par courriel.

Ces résultats seront transmis à l’inspection du travail en deux exemplaires dans les 15 jours qui suivent la proclamation des résultats, ainsi qu’aux organisations syndicales signataires.

Article 19 – Litige éventuel :

En cas de difficulté d’interprétation de l’un des articles de cet accord, le Président du bureau de vote décide de la solution à retenir après consultation des membres du bureau.

S’il y a accord sur l’interprétation, la décision du bureau de vote est souveraine.

En cas de désaccord sur l’interprétation, les parties signataires conviennent de demander la formation d’une commission d’interprétation composée d’un membre de la Direction et d’un représentant du personnel désigné par l’ensemble des délégués syndicaux de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE.

Les deux parties s’accordent sur la désignation de la personnalité extérieure et à défaut, le choix de chacune des parties sera désigné au sort.

En cas de désaccord persistant, le Tribunal d’Instance peut être saisi dans les 15 jours suivants la proclamation des résultats par la partie contestataire.

Article 20 – Durée d’application et publicité du protocole d’accord préélectoral :

Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral sont applicables uniquement pour les élections qui en constituent l’objet.

Le présent protocole est établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation.

Un exemplaire original sera transmis par la Direction de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE à l’inspection du travail du siège de la société.

Il sera consultable par l’ensemble des salariés de l’entreprise sur l’intranet de celle-ci.

Une mention de ce protocole d’accord préélectoral sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication auprès du personnel.

Sur la diligence des organisations syndicales, un exemplaire pourra être également affiché sur les panneaux réservés aux représentants du personnel et à ces organisations.

Fait à Toulouse, en 4 exemplaires originaux

Le 25 septembre 2019

Monsieur Directeur Général de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE ou Madame Directrice des Ressources Humaines de la SASU SHARP BUSINESS SYSTEMS FRANCE Pour l’organisation syndicale CFDT : Monsieur, délégué syndical

Annexes :

• Annexe 1 : calendrier des opérations électorales du Comité Social et Economique

• Annexe 2 : la description détaillée du système de vote électronique retenu