Accord relatif à la mise en place

du Comité Social et Economique d’Elivie

Table des matières

Préambule introductif 4

1. Objet et date d’entrée en vigueur 4

2. Durée de l’accord 4

3. Champ d’application 4

1. Mission, attributions et responsabilité du CSE d’ELIVIE 5

1.1. Mission et responsabilité du CSE 5

1.2. Composition du CSE 5

2. Fonctionnement et organisation du CSE de l’ELIVIE 6

2.1. Fonctionnement de l’instance CSE 6

2.1.1. Rôles et attributions des élus 6

2.1.2. Rôle et statut des suppléants 6

2.2. Animation du CSE 6

2.2.1. Périodicité des réunions 6

2.2.2. Convocation et ordre du jour des réunions 7

2.2.3. Procès-verbaux 8

2.3. Processus des consultations du CSE 8

2.4. Consultations ponctuelles du CSE 9

2.5 Moyens mis à disposition 9

2.5.1. Temps de réunion 9

2.5.2. Heures de délégation, report et mutualisation 10

2.5.3. Heures de délégation conventionnelles 10

2.5.4. Espaces de réflexion partagée 10

2.5.5. Le registre numérique 11

2.5.6. Recours aux expertises 11

2.5.7. Base de données économiques et sociales 12

2.5.8. Limitation des mandats 12

2.6. Moyens financiers et patrimoine du CSE 12

2.6.1. Budget des ASC du CSE 12

2.6.2. Budget de fonctionnement du CSE 13

2.6.3. Assiette de calcul du budget ASC et de fonctionnement 13

2.6.4. Transfert entre budget des ASC et budget de fonctionnement 13

2.6.5. Dévolution des biens du comité d’entreprise 13

3. La commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail 13

3.1. La présidence de la CSSCT 14

3.2. Les membres de la CSSCT 14

3.3. Missions et attributions 14

3.4. Fonctionnement de la CSSCT 15

3.5. Moyens de la CSSCT 15

3.6. Formation des membres de la CSSCT 15

4. Parcours des salariés mandatés 15

4.1. Parcours et suivi au cours du mandat 15

4.2. Entretien de prise de mandat 16

5. La gestion matérielle et financière des mandats 16

5.1. Le local du CSE 16

5.2. Le local des Organisations Syndicales 16

5.3. Rémunération et actualisation des rémunérations des représentants 17

5.4. Les bons de délégation 17

5.5. Bulletin de paie 17

6. Communication et connaissance du CSE et du fait syndical 17

6.1. Auprès des salariés de l’ELIVIE 17

6.2. Auprès de l’encadrement 17

ANNEXES 18

Préambule introductif 

Le présent accord est un texte fondamental, un texte « repère », pour l’ensemble des acteurs engagés dans un dialogue social moderne. Il en pose les bases en définissant les principes, les thèmes et leur articulation au sein d’ELIVIE.

Il est conclu dans le cadre des dispositions de l’Ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

La conclusion de cet accord traduit la conscience des parties de la nécessité d’inscrire toujours davantage le dialogue social dans une démarche participative et coopérative dans l’intérêt de toute l’entreprise, celui-ci se définissant comme un équilibre entre la nécessité de réaliser l’objet social et économique et la préservation des intérêts de l’ensemble de ses salariés. Son enjeu est également de développer le dialogue social dans la méthode et dans les moyens, tout en recherchant la paix sociale et le respect des interlocuteurs.

Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles dont le respect s’impose aux entités ELIVIE et à ses représentants du personnel.

Cela étant exposé, il est arrêté ce qui suit :

Objet et date d’entrée en vigueur

Un CSE unique est installé pour l’ensemble d’ELIVIE en lieu et place des instances représentatives du personnel antérieures (CE, CHSCT et DP).

Le présent accord d’entreprise entrera en vigueur au 1er janvier 2020, sous réserve des consultations requises et formalités de dépôt.

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée des mandats des membres du CSE.

La direction organisera à la fin de la première année de mise en place du CSE – ainsi qu’en fin de la mandature - avec les membres titulaires et suppléants, les représentants syndicaux et les organisations syndicales représentatives une réunion afin de faire un bilan sur le fonctionnement de l’instance centralisée et de ses représentations délocalisées, de proposer des points éventuels d’amélioration et de convenir des éventuelles modalités de reconduction ou de révision.

Champ d’application

Le présent accord s’applique dans les relations d’ELIVIE, avec ses partenaires sociaux tels que définis ci-après ainsi qu’à l’ensemble du personnel travaillant dans ces entités.

Mission, attributions et responsabilité du CSE d’ELIVIE

1.1. Mission et responsabilité du CSE

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales a entièrement redéfini le paysage de la représentation du personnel au sein des entreprises françaises en supprimant l’ensemble des Institutions Représentatives du Personnel (le Comité d’Entreprise, le Comité d’Hygiène, Sécurité et des Conditions de Travail, les Délégués du Personnel) telles qu’elles existaient lors de son entrée en vigueur.

Elle a imposé la mise en place d’une instance unique : le Comité Social et Economique (CSE), qui dispose de ses propres modalités de fonctionnement. En principe, elle repose désormais sur une instance inclusive et non plus sectorisée par instances dans le cadre d’une démarche globale, prenant en considération l’ensemble des intérêts pour toutes les thématiques. Ainsi les membres du CSE disposent des bonnes informations, sont responsabilisés et peuvent ainsi donner leurs avis éclairés sur les sujets soulevés afin de contribuer à la bonne marche de l’entreprise.

La nouvelle instance doit être mis en place pour la première fois lors des prochaines élections professionnelles dont l’organisation est prévue au mois de décembre 2019, conformément au protocole d’accord préélectoral qui sera négocié de manière distincte au présent accord.

1.2. Composition du CSE

La composition du CSE correspond au cadre légal en vigueur et comporte autant d’élus titulaires que de suppléants. Le nombre d’élus titulaires et suppléants est fixé dans le protocole d’accord préélectoral, conformément aux dispositions prévues à l’article R 2314-1 du Code du travail.

Toutefois, les parties au présent accord conviennent qu’il est préférable d’accorder plus de moyens – notamment en termes de crédit d’heures – à un nombre d’élus réduits. Par conséquent, elles prévoient de limiter le nombre de membres à 14 titulaires et 14 suppléants et d’accorder un crédit d’heures conventionnel à un certain nombre de mandats (membres du bureau du CSE et de la CSSCT) .

Chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise peut également désigner un représentant syndical auprès du CSE. Sa mission est de rappeler la position de son organisation dans l’instance plénière.

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant disposant de la délégation et de l’autorité sur les sujets à l’ordre du jour. Le président du CSE peut être assisté au maximum de trois collaborateurs ayant voix consultative concernant les délibérations ou les points traités, conformément aux dispositions de l’article L 2315-23 du Code du travail. Le président du CSE, en accord avec le secrétaire du CSE, peut également inviter ponctuellement des personnes qualifiées pour traiter des sujets à l’ordre du jour.

Lors de sa réunion constitutive convoquée par l’employeur, le CSE procède à la désignation d’un secrétaire et d’un adjoint, d’un trésorier et d’un adjoint, parmi ses membres élus titulaires ainsi que d’un référent harcèlement sexuel et agissements sexistes parmi ses membres élus titulaires ou suppléants.

Fonctionnement et organisation du CSE de l’ELIVIE

2.1. Fonctionnement de l’instance CSE

2.1.1. Rôles et attributions des élus

Le président du CSE veille à la convocation de l’instance, au bon ordonnancement des sujets ainsi qu’à la bonne tenue des échanges en réunion. Il élabore avec le secrétaire du CSE l’ordre du jour des réunions et, d’une manière générale, le plan de travail annuel de l’instance.

Le secrétaire du CSE est élu parmi les membres titulaires du CSE. Il joue un rôle essentiel dans le fonctionnement et l’organisation du CSE, les parties convenant de lui confier des missions spécifiques au-delà des attributions qui lui sont conférées par la loi. Il a pour mission d’établir les points à l’ordre du jour du CSE en concertation avec le président, de rédiger et signer le procès-verbal des réunions CSE, assurer l’administration des affaires courantes du CSE et d’organiser et centraliser la mutualisation des heures de délégation.

Le président et le secrétaire se réunissent en amont de chaque réunion de CSE. Dans le cadre de cette réunion, ils regarderont ensemble le registre numérique afin de faire un point sur les réclamations individuelles et, ou collectives posées.

Le secrétaire adjoint du CSE est élu parmi les membres titulaires du CSE. Il assure les missions du secrétaire du CSE en cas d’empêchement de ce dernier.

Le trésorier du CSE est élu parmi les membres titulaires du CSE. Il a pour mission de veiller aux opérations comptables, à l’application des décisions budgétaires, à la gestion des différents comptes et à bâtir le budget. Chaque année, il présente le bilan comptable et fait procéder à l’expertise des comptes du CSE. Il sollicite le quitus de sa gestion en fin de chaque exercice et en fin de la mandature.

Le trésorier adjoint du CSE est élu parmi les membres titulaires du CSE. Il assiste le trésorier dans ces différentes fonctions. Le trésorier peut ainsi lui déléguer une partie des tâches devant être couvertes.

Les membres élus du CSE sont sollicités pour donner leur avis par vote sur les décisions économiques et sociales soumises à l’instance. De même, ils sont invités à participer aux travaux préparatoires du CSE dans le travail des dossiers, le développement de leurs expertises et dans la participation aux différentes commissions.

Un référent harcèlement sexuel et agissements sexistes est élu parmi les membres titulaires ou suppléants, sous la forme d’une résolution adoptée à la majorité des membres présents. Dans le cadre de sa mission, il est chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Il est un relais utile à l’intérieur de l’entreprise pour contribuer à la mise en œuvre de la politique de prévention, non seulement pour identifier les situations à risques, mais également pour travailler en sensibilisation.

2.1.2. Rôle et statut des suppléants

Il est conventionnellement prévu, au regard de leur rôle de relai, que les suppléants puissent assister aux réunions plénières du CSE.

2.2. Animation du CSE

2.2.1. Périodicité des réunions

Le CSE tient au minimum 10 réunions ordinaires par an, organisées en fonction d’un planning prévisionnel remis en début d’année. Au moins 4 de ces réunions, à raison d’une par trimestre, portent en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

A ces réunions, dont l’ordre du jour dispose obligatoirement d’un volet HSCT, sont invités l’inspecteur du travail, le responsable santé-sécurité-conditions de travail de l’entreprise, le médecin du travail et l’ingénieur de la CARSAT/CRAM.

Le CSE pourra aussi être réuni dans le cadre de réunions extraordinaires, convoquées dans les mêmes conditions qu’une réunion ordinaire. Il pourra également être réuni, à la demande de la majorité de ses membres élus. Dans ce cas, le CSE sera réuni par l’employeur dans un délai compatible avec l’objet de la demande et de 8 jours maximum.

Le schéma ci-dessous donne un récapitulatif type d’un déroulement annuel :

2.2.2. Convocation et ordre du jour des réunions

Le CSE est convoqué par son président au moins 5 jours ouvrés avant la tenue de la réunion, sauf urgence ou circonstance exceptionnelle.

L’ordre du jour est établi par le président et le secrétaire du CSE selon les modalités fixées par les textes en vigueur.

La convocation, l’ordre du jour et, le cas échéant, les documents se rapportant à la réunion sont transmis par messagerie électronique aux membres titulaires et suppléants du CSE ainsi qu’aux représentants syndicaux au CSE. La convocation fait référence à la base de données économiques et sociales si ces documents y sont mis à disposition. Toutefois, en cas d’impossibilité matérielle, les documents sont remis aux membres du CSE au plus tard lors de la réunion.

Dans l’hypothèse où un membre titulaire ne pourrait pas assister à une réunion du CSE à laquelle il aurait été convoqué ou dont il connaîtrait la date prévue, il devra signaler son absence auprès du président et du secrétaire du CSE dans les meilleurs délais.

Le CSE de l’ELIVIE organise l’ordre du jour et l’animation de ses réunions selon un ordre précis :

• Il débute par les questions économiques, stratégiques et opérationnelles de l’entreprise.

• Ensuite, il s’intéresse aux dispositions organisationnelles, sociales et HSCT.

• Par la suite, il traite des questions relatives aux œuvres sociales.

• Chaque réunion se clôt par l’état des réclamations individuelles et, ou collectives dans le cadre du suivi du registre numérique. Seules les réclamations jugées les plus importantes par le secrétaire du CSE seront présentées en tant que telles, en réunion ordinaire, aux membres du CSE.

Lorsque les réunions du CSE portent sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, l’inspecteur du travail, le médecin du travail, le responsable qualité/sécurité et l'agent des services de prévention des CARSAT y sont obligatoirement convoqués. L’agent de contrôle de l’inspection du travail, le médecin du travail et l’agent de la CARSAT sont informés annuellement du calendrier tenu pour les réunions consacrées à la santé au travail. L’employeur leur confirme les dates de réunions, par écrit, au moins 15 jours avant leur tenue.

Les participants aux réunions qui ne sont concernés que par une partie des points à l’ordre du jour (ex : médecin du travail, inspecteur du travail, rapporteur de la commission santé, sécurité et conditions de travail…) n’assistent qu’à la partie de la réunion correspondante. A cet effet, l’ordre du jour peut comporter des heures distinctes d’examen de ses différents points.

2.2.3. Procès-verbaux

Les procès-verbaux des réunions du CSE sont établis et transmis à l'employeur par le secrétaire du CSE dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle ils se rapportent ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

Chaque procès-verbal comprend le nom des participants, les points à l’ordre à du jour, les libellés des relevés de décision et, en annexe, les points de vue des délégués et/ou représentants syndicaux auprès du CSE (voir annexe dédiée). Les procès-verbaux sont rédigés comme de réels relevés de décisions.

Les procès-verbaux peuvent être affichés ou diffusés auprès des salariés par le secrétaire du CSE, via le site interne du CSE, et par l’espace « représentants du personnel » de l’intranet.

2.3. Processus des consultations du CSE

A toutes fins utiles, il est rappelé qu’Elivie fonctionne sous un calendrier comptable et non annuel, allant du mois d’avril N à mars N+1.

Tous les trois ans a lieu la consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise. La consultation se déroule en mars de l’année N. Cette consultation doit porter sur les perspectives envisagées par l'entreprise, et en particulier leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail.

Toutefois, en cas d’évolution importante de la stratégie de l’entreprise au cours d'une même période triennale, la Société convoquera le Comité Social et Economique en vue de le consulter avant le terme de la période triennale sur les orientations stratégiques ainsi modifiées. Dans ce cas, cette consultation constituera le point de départ d’un nouveau délai de trois ans au terme duquel une nouvelle consultation sera organisée.

En parallèle et en lien avec la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise, tous les trois ans a lieu une consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi. La consultation se déroule en juin de l’année N.

Compte tenu de la diversité des sujets de cette partie, les parties signataires ont convenu que les consultations s’organiseraient par thème soit :

• Formation : orientation de la formation et plan de formation.

• Santé, sécurité et conditions de travail : bilan de l’année écoulée, Document Unique d’Evaluation des Risques, programme de prévention.

• Emploi, temps de travail, logement, égalité professionnelle entre hommes et femmes et emploi des travailleurs handicapés : bilan social, prévisions en matière d’emploi, taxe d’apprentissage, GPEC, modalité d’exercice du droit d’expression des salariés, rapport sur l’égalité hommes-femmes.

Néanmoins, une information annuelle est réalisée sur bilan annuel de formation et le rapport d’activité de la médecine du travail.

Tous les ans a lieu la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise. La consultation se déroule au mois de juin de l’année N. Cette consultation comprend une information sur les résultats financiers de l’exercice écoulé et les prévisions pour l’exercice en cours.

Pour ces trois consultations, les membres du CSE reçoivent l’ensemble des documents nécessaires à la consultation via la BDES uniquement (architecture de la BDES en annexe).

2.4. Consultations ponctuelles du CSE

De manière ponctuelle, le CSE peut être informé et consulté pour des modifications ou changements intervenant sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment dans les domaines suivants :

1. Economique et juridique :

• Modification de l’organisation économique ou juridique ou de l’entreprise 

• Procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire

• Intégration de nouveaux établissements ou fusion avec d’autres entreprises locales ayant le même objet social que l’ELIVIE

• Création de nouvelles structures ou fermeture d’établissement / de service

2. Conditions de travail :

• Introduction de nouvelles technologies, aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail

• Mise en œuvre de moyens de contrôle de l’activité des salariés 

• Mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail

3. Effectif :

• Restructurations et mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs, notamment compression d’effectif ou licenciement collectif pour motif économique

Pour tous ces sujets, le CSE dispose, s’il n’a pu rendre un avis au cours de la réunion traitant de la thématique en question, d’un délai de 5 jours suite à la réunion d’information pour donner son avis.

2.5 Moyens mis à disposition

2.5.1. Temps de réunion

Le temps passé aux réunions du CSE n’est pas décompté du crédit d’heures de délégation et constitue du temps de travail effectif. Le temps de trajet réalisé pour assister aux réunions ne constitue pas du temps de travail mais est enregistré et rémunéré comme tel.

Les frais de déplacement, d’hébergement et des frais y afférent pour se rendre aux réunions du CSE sont pris en charge conformément aux règles en vigueur dans l’entreprise, sous réserve de la fourniture des justificatifs originaux correspondants à la note de frais.

Les membres du CSE ont la possibilité d’organiser des réunions préparatoires, à l’initiative de l’instance, et pris sur leurs heures de délégation pour les membres titulaires et les représentants syndicaux. Les élus suppléants du CSE peuvent participer à ces réunions préparatoires, en utilisant le cas échéant les heures mutualisées de l’instance.

Il est noté que les élus ont la possibilité de voyager la veille de la réunion du CSE, le matin ou l’après-midi, en fonction des temps de trajet et de l’heure de début de réunion du CSE ou de la réunion préparatoire organisée. En tout état de cause, les élus devront immédiatement informer leurs managers de leur présence en réunion préparatoire du CSE ou, et réunion du CSE.

2.5.2. Heures de délégation, report et mutualisation

Le crédit d’heures de délégation dont bénéficie chaque membre titulaire du CSE pour l’exercice de son mandat est lié à l’effectif global de l’ELIVIE. Le volume de ce crédit d’heures varie en fonction de la nature des mandats exercés et est considéré comme du temps de travail effectif.

Les salariés à temps partiel ont droit au même crédit d’heures que les salariés à temps complet, mais leur temps de travail ne peut pas être réduit de plus d’un tiers par l’utilisation du crédit d’heures. Le solde de ses heures de délégation peut être pris hors temps de travail, sous réserve du respect des repos quotidien et hebdomadaire.

Le crédit d'heures des membres élus au CSE sous forfait annuel en jours est regroupé en demi-journées venant en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention, une demi-journée correspondant à 4 heures de mandat.

Les heures de délégation peuvent être prises pendant le temps de travail ou hors temps de travail, sous réserve du respect de la durée du travail et notamment des repos quotidiens et hebdomadaires.

Ces heures peuvent être reportées et mutualisées d’un mois sur l’autre dans la limite de 12 mois. Le crédit d’heures sur l’année peut être réparti entre titulaires et suppléants mais ne doit pas conduire un membre à bénéficier, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures mensuel d’un titulaire.

En cas de report ou de mutualisation de ses heures de délégation, l’élu titulaire doit en informer le secrétaire du CSE au plus tard 10 jours avant la fin du mois en cours. Le secrétaire du CSE compile les informations reçues et en informe – au plus tard 8 jours avant la fin du mois - le président du CSE par le biais d’un écrit (voir Annexe) reprenant le type d’opération visée (report ou mutualisation), l’identité des membres concernés, ainsi que le nombre d’heures reportées ou mutualisées pour chacun d’entre eux.

Le représentant du personnel qui a épuisé toutes ses heures de délégation du mois en cours ne peut pas anticiper et utiliser son crédit d'heures du mois suivant.

A défaut d’information dans les délais du report ou de la mutualisation des heures, les heures de délégation restantes ne seront ni reportées ni mutualisées.

2.5.3. Heures de délégation conventionnelles

Les parties au présent accord conviennent qu’il est préférable d’accorder plus de moyens – notamment en termes de crédit d’heures – à un nombre d’élus réduits. En contrepartie de la limitation du nombre de membres à 14 titulaires et 14 suppléants, le protocole préélectoral octroiera un crédit d’heures conventionnel à un certain nombre de mandats (bureau et CSSCT) au regard de leurs fonctions et de la nature des responsabilités inhérentes à leurs fonctions au sein de la nouvelle instance unique:

• Secrétaire et trésorier : 26 heures conventionnelles par mois (portant le nombre d’heures de délégation à 50 heures mensuelles)

• Secrétaire adjoint et trésorier adjoint : 6 heures conventionnelles par mois (portant le nombre d’heures de délégation à 30 heures mensuelles)

• Au regard de leurs missions complémentaires, les membres de la CSSCT bénéficient de 16 heures conventionnelles complémentaires (portant le nombre d’heures de délégation à 40 heures mensuelles).

A défaut d’accord sur cet équilibre nombre de mandats/ nombre d’heures de délégation dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, les parties conviennent qu’il sera fait application du régime légal sur ces deux points.

2.5.4. Espaces de réflexion partagée

Il est prévu une rencontre à la fin de la première année de mise en place du CSE – ainsi qu’en fin de la mandature - entre les membres titulaires et suppléants, les représentants syndicaux, les organisations syndicales et la direction afin de faire un bilan sur le fonctionnement de l’instance et de proposer des points éventuels d’amélioration. Cette rencontre fera l’objet d’un relevé de décision signé par l’ensemble des participants. La date et les modalités de cette rencontre seront définies conjointement par le président et le secrétaire du CSE.

Des espaces de réflexion partagée entre directions et représentants du personnel, sous la forme de formation, colloques, séminaires, etc. pourront par la suite être mis en place à l’initiative de l’employeur et/ou sur proposition des élus de CSE.

2.5.5. Le registre numérique

Les réclamations individuelles et, ou collectives (relatives aux salaires, à l’application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise) sont recueillies par le biais d’un registre numérique et accessible à l’ensemble des membres du CSE (élus titulaires, élus suppléants, représentants syndicaux au CSE) et de la direction (président de l’instance, DRH). Ce registre numérique est joint en annexe du présent accord.

Lors de la première réunion de l’instance du CSE, un référent par centre opérationnel est désigné parmi les membres titulaires de l’instance pour assurer la gestion du registre numérique.

Au jour de signature de l’accord, ELIVIE est organisée en 9 centres opérationnels, il y aura donc 9 référents désignés par les membres du CSE lors de la première réunion, de préférence parmi les membres appartenant au centre opérationnel concerné. Il est convenu que le nombre de référents évoluera en fonction des changements d’organisation et donc d’ajout/suppression de centres opérationnels. La liste des référents sera accessible sur le site intranet de l’entreprise et des adresses courriels spécifiques seront créés afin que les salariés puissent contacter directement leurs référents.

Chaque référent adresse les réclamations qu’il estime pertinentes – au plus tard huit jours avant la réunion du CSE – au Président du CSE, au Secrétaire du CSE ainsi qu’au service des Affaires Sociales au sein de la Direction des Ressources Humaines, le but étant pour autant de ne poser que des réclamations qui ne feraient pas l’objet d’une réponse déjà connue par le(s) référent(s) ou d’un point spécifique à l’ordre du jour de l’instance CSE au regard de son degré d’importance.

Toutes les réclamations ainsi transmises sont inscrites au registre numérique et font l’objet d’une réponse. Le registre sera mis en ligne sur intranet au mois le mois pour l’ensemble des réclamations posées.

Le président et le secrétaire du CSE, qui se réunissent en amont de chaque réunion, regarderont ensemble ce registre afin de faire un point sur les réclamations individuelles et, ou collectives posées et les réponses apportées.

Chaque réunion CSE se clôt par l’état des réclamations individuelles et, ou collectives dans le suivi du registre partagé des sujets.

2.5.6. Recours aux expertises

Le Comité Social et Economique peut désigner un expert pour l’assister, dans les conditions fixées par la loi, sur les sujets pour lesquels cette désignation est légalement prévue. La désignation de l’expert par le CSE ne peut intervenir que lors de sa première réunion dans le cadre de la procédure d’information. Elle est suivie de l’établissement d’un cahier des charges, dont l’élaboration est confiée au secrétaire du CSE.

Il est rappelé que le recours à un expert par le CSE à l’occasion des consultations récurrentes intervient dans le respect de la périodicité de ces consultations telle que prévue au présent accord soit :

• Tous les 3 ans pour les orientations stratégiques de l’entreprise et la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi

• Tous les ans pour la situation économique et financière de l’entreprise

Le CSE peut également faire appel à tout expert rémunéré par ses soins pour la préparation de ses travaux. L’expert ainsi choisi dispose des documents nécessaires à son expertise détenus par le CSE.

Les Parties rappellent que dans tous les cas, l’expert doit remettre son rapport dans les délais fixés par les dispositions légales et réglementaires. Le retard éventuel de l’expert sur ce point ne pourra pas entraîner une prolongation du délai de consultation.

Dans tous les cas, les frais d'expertise sont pris en charge conformément aux dispositions légales applicables. Pour rappel, dans le cadre des expertises ayant pour thèmes les orientations stratégiques et les consultations ponctuelles, sauf en cas de restructuration et compression des effectifs, le coût de l’expertise est pris en charge par l’employeur à hauteur de 80% et par le CSE à hauteur de 20%.

D’un commun accord, les membres des CSE conviennent du calendrier suivant pour les expertises :

J	Vote et désignation de l’expert, communication des informations transmises au CSE
J + 3	Demande des informations par l’expert à l’employeur
Entre J+3 et J+15	Transmission par l’employeur des informations demandées
J + 15	Communication par l’expert du coût prévisionnel, de l’étendue et de la durée de l’expertise
J+ 45 (maximum)	Remise par l’expert de son rapport
J + 60 (maximum)	Avis motivé du CSE

2.5.7. Base de données économiques et sociales

Une base de données économiques et sociales a été mise en place au niveau d’Elivie. Elle rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations que l’employeur met à disposition des élus.

La BDES est accessible aux représentants du personnel détenant l’un des mandants suivants : membres titulaires et suppléants du CSE, représentants syndicaux et délégués syndicaux. Les membres du Comex et l’ensemble de la Direction des Ressources Humaines bénéficient également d’un accès global à la BDES.

Les représentants du personnel disposant d’un droit d’accès à la BDES sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la BDES présentées par l’employeur comme étant confidentielles.

Afin de permettre aux représentants du personnel concernés d’exercer utilement leurs compétences, l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES sont fixées par le présent accord (plan en annexe).

Il est précisé qu’à l’exception des orientations formation et stratégiques, il ne sera pas réalisé de projection à trois ans.

2.5.8. Limitation des mandats

Conformément aux dispositions légales, les élus au CSE ne pourront pas exercer plus de trois mandats consécutifs.

2.6. Moyens financiers et patrimoine du CSE

Le CSE dispose des moyens identiques à ceux consentis au CE initial, que ce soit en termes de budget des ASC ou de fonctionnement.

2.6.1. Budget des ASC du CSE

Dans un souci d’harmonisation, il est convenu de fixer la contribution globale annuelle de l’employeur au titre des activités sociales et culturelles à 0.8% de la masse salariale brute.

Le montant de cette contribution est versé comme suit :

• Février année N : premier versement correspondant à la moitié du montant des ASC année N et de la régularisation du montant des ASC année N-1

• Juillet année N : second versement correspondant à l’autre moitié des ASC année N

Dans le cas d’une acquisition au cours d’année, une éventuelle avance sur régularisation pourrait être réalisée après demande du CSE. Cette régularisation interviendrait en déduction des régularisations à faire lors de l’année N+1.

2.6.2. Budget de fonctionnement du CSE

Conformément à l’article L 2315-61. 2° du Code du travail, le budget de fonctionnement du CSE est fixé à un niveau égal à 0,20% de la masse salariale brute telle que définie à l’article L 2315-61 du Code du travail.

Le montant de cette contribution sera versé en février de l’année N. .

2.6.3. Assiette de calcul du budget ASC et de fonctionnement

L’assiette de calcul du budget des ASC et du budget de fonctionnement est constituée conformément aux articles L 2315-61 et L 2312-83 du Code du travail :

• par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L 242-1 du code de la sécurité sociale;

• à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

2.6.4. Transfert entre budget des ASC et budget de fonctionnement

En cas de reliquat budgétaire, les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent décider par une délibération de transférer 10% de l’excédent annuel dans les conditions fixées par l’article L 2312-84 du Code du travail et le décret n°2018-920 du 26 octobre 2018. En cas de transfert d’un reliquat d’un budget vers l’autre, la somme transférée et ses modalités d’utilisation doivent être inscrites :

• dans les comptes annuels du CSE ou dans son livre de compte

• dans le rapport d’activité du CSE présentant les informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière.

2.6.5. Dévolution des biens du comité d’entreprise

Le changement de configuration des IRP invite à organiser un transfert du patrimoine du CE vers le CSE. Ce transfert suppose l’établissement d’un diagnostic comptable préalable réclamant un arrêté comptable, mais également un audit des contrats et obligations.

Ainsi, lors de la dernière réunion du CE, ses membres titulaires décideront de l’affectation des biens de toute nature dont ils disposent et qui sont à destination du CSE. Lors de sa première réunion, le CSE décidera à la majorité de ses membres soit d’accepter les affectations prévues, soit de décider d’affectations différentes.

Les transferts de biens meubles ou immeubles prévus ne donneront pas lieu à un versement de salaires ou honoraires au profit de l’état ni à perception de droits ou de taxes.

La commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail

Le CSE de l’ELIVIE comprend une commission : la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT).

Le CSE, outre sa mission d'assurer une expression collective des salariés, dispose d’attributions dont la commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT) a particulièrement la charge.

Dans le cadre de la santé, la sécurité et des conditions de travail, le CSE, par sa commission :

• Procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels 

• Contribue à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité comme à celle des problèmes liés à l'adaptation et l'aménagement des postes de travail afin de permettre l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle

• Peut susciter toute initiative qu'il estime utile et proposer notamment des actions de prévention de toute forme de harcèlement.

3.1. La présidence de la CSSCT

La commission santé, sécurité et conditions de travail est présidé par le président du CSE ou l’un de ses représentants.

Le président de la commission peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l'entreprise. La présence du responsable qualité/sécurité sera privilégiée pour accompagner le Président. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des membres de la commission.

3.2. Les membres de la CSSCT

La commission santé, sécurité et conditions de travail comprend 5 membres désignés par le CSE, obligatoirement choisis parmi les élus titulaires, dont au moins deux appartenant au collège agent de maîtrise /cadre.

Les membres de la commission désignent en son sein un rapporteur, qui aura pour rôles essentiels :

• de réaliser les comptes-rendus des réunions et de les transmettre au secrétaire du CSE, qui lui les transmet aux autres membres

• de restituer la position ou les recommandations de la commission lors des réunions CSE consacrées à ces sujets.

Des personnes extérieures au CSE pourront être invitées à participer aux réunions de la commission avec voix consultative, conformément aux dispositions légales applicables. Il s’agit notamment du médecin du travail, des agents de contrôle de l’inspection du travail et des services de prévention des organismes de sécurité sociale et de toute personne de l'entreprise invitée par la commission à titre occasionnel car qualifiée dans les domaines relatifs à la santé, la sécurité et aux conditions de travail.

3.3. Missions et attributions

Les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail exercent, en lieu et place du CSE et par délégation de celui-ci, les attributions suivantes, dans le cadre des dispositions légales :

• préparer les consultations du CSE en matière de SSCT lorsque le CSE le lui demande

• proposer au CSE l’exercice des droits d’alerte en situation de danger grave et imminent ainsi qu’en matière de santé publique et d’environnement

• proposer au CSE de procéder à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent

• proposer au CSE l’exercice des droits d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l'entreprise qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnée au but recherché

• procéder, une fois par mois, à des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail avec une délégation de 2 membres maximum dès lors que l’agence visitée comprend au moins 15 salariés et d’1 membre lorsque l’agence visitée comprend moins de 15 salariés. La délégation de la CSSCT est obligatoirement accompagnée du directeur de région, ou à défaut, d’un membre de la Direction des Ressources Humaines et du responsable d’agence. La trame est annexée au présent accord.

• réaliser des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel

• faire appel, à titre consultatif et occasionnel, au concours de toute personne de l'entreprise qui lui paraîtrait qualifiée dans les domaines relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Par ailleurs, il revient également aux membres de la CSSCT d’améliorer de façon continue le programme de prévention des risques d’ELIVIE.

La CSSCT rend compte de ses activités à chacune des 4 réunions trimestrielles HSCT du CSE.

La CSSCT n’a pas voix délibérative.

3.4. Fonctionnement de la CSSCT

La commission se réunit au moins 4 fois par an, au cours du mois précédent la réunion CSE consacrée aux attributions en matière de santé, sécurité et condition de travail et éventuellement à l’occasion de circonstances exceptionnelles ou graves.

La commission est convoquée à l’initiative du président du CSE au moins 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion, sauf urgence ou circonstance exceptionnelle. La convocation est transmise par messagerie électronique aux membres de la commission et au secrétaire du CSE. Elle comprend l’ordre du jour de la réunion, qui est conjointement établi par le président et le rapporteur de la commission ainsi que la référence à la base de données économiques et sociales si les documents s’y rapportant y sont mis à disposition et s’ils sont disponibles avant la réunion. En cas d’impossibilité, les documents sont remis aux membres de la commission lors de sa réunion.

La commission pourra proposer au CSE la désignation d’un expert, mais ne peut en aucun cas décider à elle seule la désignation d’un expert au niveau du CSE. Néanmoins, en cas de désignation d’un expert par le CSE, l’élaboration du cahier des charges et les échanges éventuellement nécessaires avec l’expert dans le cadre de l’établissement de son rapport peuvent être réalisés par la commission.

Lorsqu’elle instruit un sujet sur délégation du CSE, la commission élabore des rapports d’expertise, émet des recommandations qui sont soumis à la délibération du CSE.

En complément, elle réalise un rapport annuel d’activité complétant ainsi l’information des membres du CSE.

3.5. Moyens de la CSSCT

Le temps passé en commission santé, sécurité et conditions de travail est payé comme du temps de travail effectif et n’est pas déduit des heures de délégation.

Les frais de déplacement, d’hébergement et des frais y afférent pour se rendre aux réunions de la CSSCT sont pris en charge conformément aux règles en vigueur dans l’entreprise, sous réserve de la fourniture des justificatifs originaux correspondant à la note de frais.

En outre, les membres bénéficient de 16 heures conventionnelles de délégation par mois, en complément de leurs 24 heures de délégation CSE par mois.

3.6. Formation des membres de la CSSCT

Au cours de leur mandat, les membres élus de la CSSCT bénéficient de la formation prévue par les textes en vigueur. Cette formation est organisée en concertation avec le secrétaire du CSE et le rapporteur de la CSSCT.

Parcours des salariés mandatés

4.1. Parcours et suivi au cours du mandat

L’objectif est de favoriser la montée en compétences des représentants du personnel et de valoriser leur parcours dédié à la collectivité des salariés.

Ainsi, le mandat s’exerce conjointement à une activité professionnelle dans la recherche d’un équilibre. L’expérience acquise par les collaborateurs qui s’engagent dans l’exercice d’un mandat du Comité Social et Economique doit participer à leur développement professionnel et être valorisé à ce titre comme leur permettant de mieux appréhender les préoccupations de la collectivité des salariés et les contraintes opérationnelles, techniques et financières auxquelles Elivie est confrontée.

La Direction veille à ce que les représentants du personnel bénéficient des dispositions en matière de rémunération, de formation, d’évolution professionnelle dans les mêmes conditions que l’ensemble des collaborateurs.

En effet, comme tout salarié, les représentants du personnel fournissent une prestation de travail dans le cadre d’un poste de travail qui leur permet de maintenir et développer leurs aptitudes et compétences professionnelles, notamment en ayant accès aux actions de formation professionnelle prévues au plan de formation de l’entreprise et en mobilisant leurs droits au titre du compte personnel de formation.

4.2. Entretien de prise de mandat

La gestion du personnel mandaté s’effectue par principe, localement par le management, en liaison étroite avec la Direction des Ressources Humaines.

Lors de la prise d’un premier mandat, tous les représentants du personnel bénéficient d’un entretien avec leur manager en priorité et pouvant être accompagné par un membre de la Direction des Ressources Humaines en présentiel ou à distance.

Cet entretien vise à examiner et formaliser avec le représentant du personnel les moyens de concilier au mieux l’exercice de son activité professionnelle et son mandat. Il ne se substitue pas à l’entretien professionnel.

Ainsi, cet entretien doit conduire à aborder et formaliser par écrit :

• les besoins de formation exprimés par le salarié et/ou identifiés par le manager, en vue de leur examen par le service formation

• un rappel des objectifs à atteindre et présentation des modalités de modulation de ces objectifs en fonction du temps disponible pour l’activité professionnelle

En outre, il est rappelé à l’occasion de cet entretien les règles de gestion du mandat (heures de délégation, temps de trajet, temps de réunion, durée du travail, remboursement des frais, …).

Le temps passé en entretien par le représentant du personnel est rémunéré, les frais et temps de trajet y afférant sont pris en charge conformément aux règles de l’entreprise.

La gestion matérielle et financière des mandats

5.1. Le local du CSE

Un local aménagé est mis à disposition du CSE, au sein du siège de l’entreprise. Ce dernier est éclairé, chauffé, et meublé. En complément du local, une salle de réunion peut être mis à disposition des élus du CSE, dès lors que la demande est anticipée par l’instance, pour des raisons d’organisation du planning des salles de réunion chez Elivie.

5.2. Le local des Organisations Syndicales

La Direction de l’entreprise met à disposition des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise, un local dédié et aménagé, situé au niveau du Siège de l’Entreprise.

De plus, un local commun est mis à disposition des organisations syndicales non représentatives au niveau de l’entreprise, situé au niveau du Siège de l’Entreprise.

5.3. Rémunération et actualisation des rémunérations des représentants

La rémunération des salariés titulaires de mandats électifs et/ou désignatifs s’établit sur la base du salaire brut de base de référence. Pour éviter que l’exercice du mandat d’un Représentant du Personnel ne génère une discrimination salariale, il est rappelé que l’évaluation et la fixation des objectifs doit tenir compte du temps consacré à son mandat.

5.4. Les bons de délégation

Eu égard à la spécificité de l’implantation du réseau et de ces représentants du personnel et syndicaux, l’utilisation du bon de délégation constitue un élément important au regard du traitement des heures de délégation (modèle en annexe)

Il revient ainsi à chaque représentant concerné, de mentionner l’intégralité des heures de délégation via un bon de délégation rempli par lui, contresigné par le responsable hiérarchique et adressé au responsable des affaires sociales au sein de la DRH.

Le représentant doit également compléter le logiciel de saisie des temps de travail. A l’avenir, et sous réserve du développement informatique du logiciel, une alerte au manager sera simultanément adressée au manager lors de la saisie des temps sur l’outil permettant ainsi la suppression de l’utilisation des bons de délégation.

Sauf circonstances exceptionnelles, le responsable doit être informé dès que le salarié a décidé de la prise des heures de délégation et au plus tard 3 jours francs avant l’absence.

5.5. Bulletin de paie

Conformément aux dispositions légales et à la jurisprudence en vigueur, l’employeur a l’interdiction de mentionner sur le bulletin de paie toute activité de représentation d’un salarié.

Dans ces conditions, pour les salariés exerçant un mandat électif ou désignatif, la société Elivie prend soin d’établir les documents suivants :

• un bulletin de salaire faisant état d’heures « normales » donnant lieu à une rémunération (même s’il s’agit d’heures de délégation, réunion, etc.) ;

• un bulletin de salaire annexe détaillant les heures de délégation, de réunion, les temps de trajet, etc.

Communication et connaissance du CSE et du fait syndical

6.1. Auprès des salariés de l’ELIVIE

Une fois signé, le présent accord est imprimé par la direction et communiqué à l’ensemble des cadres. Il est mis à la disposition de tous les salariés au service des ressources humaines pour consultation. Un support pédagogique et explicatif est ainsi communiqué par l’encadrement à tous les salariés pour expliquer cette nouvelle instance et ses modalités de fonctionnement.

La liste des membres du CSE, des délégués et des représentants syndicaux comprenant leurs coordonnées est disponible sur le site intranet afin de que les salariés puissent pouvoir les joindre en cas de besoin.

6.2. Auprès de l’encadrement

Compte-tenu de la nature du changement lié à la mise en place du CSE et aux nouvelles règles du dialogue social, et du fait que l’acteur premier du dialogue social est l’encadrement, il est nécessaire que l’encadrement soit informé et formé avec un soin particulier en amont de la mise en place du CSE. L’enjeu est que tous les responsables et directeurs de centres opérationnels, intègrent dans leurs pratiques tout ce que la mise en place du CSE implique pour eux au quotidien.

Une formation aux nouveaux fondamentaux du dialogue social issus du CSE sera organisée pour les membres Comité de Direction.

Fait à Lyon Le 5 août 2019

Pour Elivie Pour l’Organisation syndicale CGT

ANNEXES

• Modèle d’une trame de PV de CSE

• Modèle de centralisation par le Secrétaire du CSE du Report/Mutualisation des heures de délégation

• Architecture BDES

• Fonctionnement du registre numérique

• Modèle de document de visite (pour les membres de la CCSCT)

ANNEXES

1. Modèle d’une trame de PV de CSE

Procès-Verbal de la réunion (extra)ordinaire du CSE du XX/XX/201X

Participants

Représentants de la Direction
Titulaires
Suppléants
Représentants Syndicaux
Représentants extérieurs (préciser les points de l’ordre du jour de leur intervention)

Rappel de l’ordre du jour

1. XXX

2. YYY

3. ZZZ

XXX

Éléments de précision apportés par la direction sur ce point en réunion :

……

Questions posées par les élus en réunion (et réponses apportées par la direction) :

Questions	Réponses

… votants

Résultat du vote à « main levée » … Favorables

… Défavorables

… Abstentions

En conséquence, le CSE émet un avis …….

YYY

Éléments de précision apportés par la direction sur ce point en réunion :

……

Questions posées par les élus en réunion (et réponses apportées par la direction) :

Questions	Réponses

Résultat du vote à « main levée » … Favorables

… Défavorables

… Abstentions

En conséquence, le CSE émet un avis …….

Procès-Verbal approuvé le XX/XX/XXXX

2. Modèle de centralisation par le Secrétaire du CSE du Report/Mutualisation des heures de délégation

Mail du secrétaire du CSE au Service RH (au plus tard 8 jours avant la fin du mois) :

Reports :

• M./Mme A, élu(e) titulaire du CSE, reporte X heures de délégation du mois M.

• M./Mme B, élu(e) titulaire du CSE, reporte X heures de délégation du mois M.

• …

Mutualisations :

• M./Mme C, élu(e) titulaire du CSE, donne X heures de délégation du mois M à M./Mme D, élu(e) titulaire/suppléant du CSE, pour une utilisation au mois M+1.

• M./Mme E, élu(e) titulaire du CSE, donne X heures de délégation du mois M à M./Mme F, élu(e) titulaire/suppléant du CSE, pour une utilisation au mois M+1.

• …

  3. Architecture BDES

4. Fonctionnement du registre numérique

Registre numérique des réclamations individuelles et collective
Centre opérationnel	Année	Mois	OS	Réclamation	Réponse

5. Modèle de document de visite conjointe CCSCT