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ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE GEODIS D&E AQUITAINE

Entre :

La Société GEODIS D&E AQUITAINE, SAS au capital de 700 000 euros, enregistrée au RCS de Bordeaux sous le numéro 334 556 537, dont le siège social est situé à ZI de Fret – rue Robert Mathieu – 33521 Bruges Cedex, représentée par [...], Responsable Ressources Humaines, assistée de [...], Juriste en Droit Social,

Ci-dessous dénommée « la Direction » ;

D’une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• La CFTC., représentée par [...] en sa qualité de délégué syndical, dûment mandaté, et assisté de [...] ;

• L’UNSA, représentée par [...] en sa qualité de déléguée syndicale, dûment mandatée ;

Ci-dessous dénommées « les Organisations Syndicales » ;

D’autre part,

Ci-après désignées ensemble « les Parties ».

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou à distance, pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de la société GEODIS D&E AQUITAINE.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel élus au CSE au sein de la société GEODIS D&E AQUITAINE relèvent du protocole d’accord électoral.

Après des échanges positifs sur les avantages de la mise en place de ce système de vote, et comme le prévoit la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n°2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004), les parties sont convenues d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de GEODIS D&E AQUITAINE selon les modalités qui suivent.

***

SOMMAIRE

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD 4

ARTICLE 2 – PRINCIPE GENERAL 4

ARTICLE 3 – MODALITE DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 4

ARTICLE 4 – ORGANISATION DU VOTE 5

ARTICLE 5 – DISPOSITIONS RELATIVES A L’ACCORD 5

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 7

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord acte le recours au vote par voie électronique pour les élections de la délégation du personnel du CSE. Le choix du vote électronique emporte exclusion de tout autre modalité de scrutin, et notamment du vote papier.

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble du personnel de la société GEODIS D&E AQUITAINE répondant aux conditions pour être électeurs aux élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique de la Société.

ARTICLE 2 – PRINCIPE GENERAL

Les parties sont convenues de l’opportunité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections des représentants du personnel au sein du CSE, pour les raisons suivantes :

• la répartitions des électeurs sur la région,

• le scrutin par vote électronique permet une participation optimale puisqu’il facilite l’accès au vote.

De plus, le vote électronique simplifiera le déroulement des opérations électorales à venir, en ce qu'il permet notamment :

• d’obtenir en fin de scrutin la restitution des résultats sans erreur possible, de manière quasi instantanée et sur un format immédiatement exploitable, quelle que soit la complexité des élections, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote et de pallier les aléas postaux pour les votes par correspondance ;

• d’augmenter la participation des électeurs grâce à un accès, sur le lieu de travail et à domicile, au vote et à sa facilité d’usage ;

• de renforcer la sécurité, la confidentialité et la sincérité du scrutin, notamment par l’encadrement strict de ce vote par le législateur.

ARTICLE 3 – MODALITE DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

3.1 Caractéristiques générales du système de vote électronique

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales, ainsi que le système retenu, devront respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL. Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

3.2 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire de solutions de vote électronique, partenaire du Ministère du Travail et figurant sur la liste émise par celui-ci, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges détaillant les caractéristiques générales du système de vote dans le respect des prescriptions règlementaires (articles R.2314-6 et suivants du Code du travail), qui y est annexé.

Un contrat sera conclu avec le prestataire retenu pour définir les modalités de mise en place du vote électronique ; ainsi que les prestations attendues. Le contrat sera conclu pour une opération électorale donnée et sera remis en cause à chaque nouvelle élection.

Le prestataire retenu et les détails du contrat conclu avec celui-ci seront indiqués dans le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 4 – ORGANISATION DU VOTE

Les modalités pratiques d’organisation et de déroulement du vote seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales à destination du personnel.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les collaborateurs. Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 5 – DISPOSITIONS RELATIVES A L’ACCORD

5.1 Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de sa signature.

5.2 Révision

Conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail, le présent accord pourra être révisé.

La demande de révision pourra intervenir à tout moment, par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Les Parties devront se réunir pour engager des négociations le plus rapidement possible, et au plus tard dans les trois mois suivant la réception de cette lettre.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

5.3 Dénonciation

Conformément aux disposition des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé, par chacune des parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de trois mois formulé par lettre recommandée avec avis de réception adressée à l’ensemble des signataires.

5.4 Publicité

Le présent accord sera notifié dès sa signature à l'ensemble des organisations syndicales représentatives, conformément à l'article L. 2231-5 du Code du travail.

Il sera déposé conformément aux dispositions de l’article D. 2231-2 du Code du travail :

• en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique à la DDETS dont relève l’entreprise,

• en un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale. A cet effet, conformément au décret n°2017-752 du 3 mai 2017, une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires sera déposée à la DDETS en même temps que l’accord.

Fait à Bruges, le 26/06/2023,

Pour la Direction Pour la CFTC

[...] [...]

Délégué syndical

Pour l’UNSA

[...]

Déléguée syndicale

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au CSE, la Direction et les Organisations syndicales ont souhaité recourir au système de vote électronique.

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire de solutions de vote électronique, partenaire du Ministère du Travail et figurant sur la liste émise par celui-ci, sur la base des dispositions du présent cahier des charges.

Le système de vote proposé par le prestataire devra répondre aux exigences du Code du travail, aux recommandations de la CNIL et intégrer toutes les dernières évolutions en dates.

Le système de vote électronique choisi assure :

• la confidentialité des données transmises ;

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,

• la sécurité de l’émargement,

• la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 1 – Confidentialité des données transmises

Le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, et des moyens d’authentification.

Il devra répondre en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote électronique. Ainsi, lors de l’élection, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, et le contenu de l’urne devront être uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion de la maintenance du système de vote électronique.

Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après.

• Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune donnée.

Article 2 – Sécurité du système de vote

Conformément aux dispositions règlementaires, le système de vote retenu doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

A cet égard, préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide. Le système de vote devra ainsi empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée.

Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Article 3 – Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire devra se tenir à disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 4 – Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :

• Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;

• Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;

• Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.

L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). 

L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :

• Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;

• Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

• Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;

• Les échanges réseau ;

• Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;

• Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;

• L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;

• La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).