Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique" chez M & C - MAISONS & CITES SOCIETE ANONYME D'HLM (Siège)

Entre les soussignés :

La société MAISONS & CITES

Dont le siège social est sis 167 rue des Foulons à Douai (59 500)

Représentée par

Agissant en qualité de Directeur Général

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

D’une part,

ET

M XXXX, Déléguée Syndical CFDT ;

M XXXX, Délégué Syndical CFE-CGC ;

M XXXX, Délégué Syndical SUD Logement Social ;

M XXXX, Délégué Syndical, CFTC-CMTE.

PREAMBULE

Les parties sont convenues qu’il serait opportun de recourir au vote électronique pour l’organisation :

• En premier lieu, des élections professionnelles ayant pour objet le renouvellement du Comité Social et Economique,

• En second lieu, des élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration de l’entreprise,

• En troisième lieu, de toutes autres élections qui pourraient se dérouler au sein de la société.

En effet, l’aire du numérique et de la dématérialisation des procédés offre à l’entreprise la possibilité d’organiser efficacement des élections à distance auprès des salariés de l’entreprise situés au sein de différents lieux de travail et ce, en diminuant son impact environnemental.

La mise en place du vote électronique permettra également aux salariés de voter plus facilement de leur poste informatique, ou de toute autre lieu, sans que cela nécessite un déplacement, ce qui est susceptible de favoriser la participation.

Ainsi, les parties conviennent de la mise en place du vote électronique dans les modalités prévues ci-après.

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX

Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité : le secret du vote.

ARTICLE 2 - MODALITES D’ORGANISATION DES ELECTIONS

Le présent accord d’entreprise comporte, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’entreprise et respectant le cahier des charges figurant en annexe de la présente décision.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés auprès de la Direction des Ressources Humaines-Moyens Généraux ainsi que sur l’intranet de l’entreprise.

Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Le rapport d’expertise est communiqué à la direction de l’entreprise et au prestataire.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés auprès de la Direction des Ressources Humaines-Moyens Généraux.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.

Cellule d’assistance technique

L'entreprise met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’Entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée au sein des modalités des élections.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et peut périodiquement être contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales ainsi que l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée lors de l’établissement des modalités des élections.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, tant qu’il ne valide pas définitivement son vote.

Une fois l’opération de vote réalisée, l’électeur valide son vote en sélectionnant le bouton correspondant. Cette manipulation équivaut au fait de déposer, virtuellement, son bulletin dans l’urne.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, tant qu’il n’aura pas validé définitivement son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce dernier a, par ailleurs, à tout moment, la possibilité de récupérer cet accusé de réception sur le site en se reconnectant par la suite avec ses identifiants.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

ARTICLE 4 - CLOTURE ET RESULTATS

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour le bureau de vote.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

ARTICLE 5 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE

Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DU PRESENT ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il est applicable à compter de sa signature par les parties, soit le 7 septembre 2020.

ARTICLE 7 - INTERPRETATION DE L'ACCORD

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 8 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum d’1 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

ARTICLE 8 - SUIVI DE L’ACCORD

Un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les organisations syndicales signataires de l’accord à l’occasion de chaque élection organisée au sein de l’entreprise.

ARTICLE 9 - REVISION DE L’ACCORD

L’accord pourra être révisé à tout moment sur demande d’une des parties signataires.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

Toute modification du présent accord doit être portée à la connaissance du personnel de l’Entreprise et déposée auprès DIRECCTE

ARTICLE 10 - DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. La dénonciation doit être notifiée à la DIRECCTE et aux autres parties, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

ARTICLE 11 : COMMUNICATION DE L'ACCORD

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

ARTICLE 13 : DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;

• en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Douai.

ARTICLE 13 : PUBLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Douai, le 7 septembre 2020

En 6 exemplaires

Pour l’Entreprise,

M XXXX, Directeur Général

M XXXX, Déléguée Syndical CFDT

M XXXX, Délégué Syndical CFE-CGC

M XXXX, Délégué Syndical SUD Logement Social

M XXXX, Délégué Syndical, CFTC

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES

Article 1 - Nature et prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de l’entreprise  ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Article 2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Article 2.1 Fonctionnalités générales

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

Période des élections

La durée du scrutin est déterminée pour les élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections

Les élections à organiser sont :

• En premier lieu, des élections professionnelles ayant pour objet le renouvellement du Comité Social et Economique,

• En second lieu, des élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration de l’entreprise,

• En troisième lieu, de toutes autres élections qui pourraient se dérouler au sein de la société.

Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à Maisons & Cités les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Article 2.2 Scénario de vote

Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

• une étape de présentation des candidats en présence ;

• le choix par l’électeur, selon l’élection organisée, d’une liste de candidats ou bien du/des candidats, ou le choix de voter « blanc » ;

• la possibilité , selon l’élection considérée, de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant, selon l’élection organisée, soit les candidats retenus et les candidats rayés soit le seul candidat retenu.

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

2.3 Dépouillement des urnes électroniques

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format éventuellement CERFA s’il existe ainsi que du calcul de la représentativité pour les élections professionnelles visant au renouvellement du CSE.

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du Code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

2.4 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, depuis le lieu de vote jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement depuis le lieu de vote est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

2.5 Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote et les agents habilités de l’entreprise.

2.6 Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

2.7 Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.