Accord d'entreprise "accord autorisant le vote par voie électronique.Election professionnelle CSE 2019" chez SAVOYE - SAVOYE ASSETS MANAGEMENT (Siège)

Accord autorisant le vote par voie électronique – Elections Professionnelles CSE – Novembre 2019

Entre :

ENTRE :

La Société SAVOYE dont le siège social est sis 18 boulevard des Gorgets 21000 DIJON représentée par en qualité de Directrice Ressources Humaines

D'une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

FO

CFE-CGC

D’autre part

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel, la Direction de la société en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la société fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.

Après avoir étudié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord, conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Ce dispositif permet notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

La société prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral garantira le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

- choix de voter ou de ne pas voter

ARTICLE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

1. RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

Ce prestataire se verra confier la conception et la mise en place du système de vote électronique dans le respect des articles R.2314-8 et suivants et R.2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le Prestataire de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. MODALITES DE VOTE ET CHAMP D’APPLICATION

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles des représentants du personnel de la société .

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société) ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

3. MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale.

La Direction des Ressources Humaines invitera les salariés ayant déménagé récemment à lui fournir ses nouvelles coordonnées au plus vite pour mise à jour.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

- de s’identifier et de prendre part au vote,

- de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé.

Pour ce faire, les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote, et ce à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La composition du bureau de vote sera définie dans le cadre du protocole pré-électoral.

4. BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

5. LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote au travers d’un fichier PDF dans la limite de 5 Mo.

ARTICLE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’utilisation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Ainsi, la Direction s’engage à envoyer par mail aux salariés, au minimum un rappel pendant la période d’ouverture du scrutin.

Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres du bureau de vote, ou le gestionnaire de l’élection ou encore un membre de la cellule technique mise en place par le prestataire. Une rubrique d’aide et d’explication est également disponible depuis l’interface de vote.

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code confidentiel qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder au vote. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

La transmission du vote peut faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes fournis lors de chaque tour à l’électeur, permettent de garantir l’unicité du vote.

2.2 OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Une fois le scrutin clôturé, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne. Les membres du bureau de vote seront identifiés conformément au protocole préélectoral.  

Le Président et ses assesseurs reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.  

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.   

2.3 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES

PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants.

Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Dans le cadre du règlement n° 2016/679, dit RGPD, le prestataire s’engagera à respecter ses obligations en la matière, et notamment : 

- A ne pas transmettre les données personnelles des électeurs à d'autres sociétés, à des fins commerciales ou non ;

- A détruire l'ensemble des données personnelles collectées, à l'issue d'un délai de 15 jours à compter de la proclamation des résultats définitifs

Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.

ARTICLE 3 : SECURITE DU SYSTEME

3.1 EXPERTISE DU SYSTEME

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Le prestataire a fourni à l'expert indépendant toutes les informations utiles au bon déroulement de sa mission.

3.2 CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

La Cellule d'assistance technique sera composée :

• d'un représentant du Prestataire

• d'un représentant de la Société, appelé « Gestionnaire de l'élection », il est convenu que le Gestionnaire soit Monsieur Nicolas DESSAUGE, Responsable Ressources Humaines et en cas d’absence de ce dernier, Madame Valérie GUILLOT, Responsable Ressources Humaines, ou Madame Sandra BREYSSE Responsable Ressources Humaines.

3.3 DISPOSITIF EN CAS DE DYSFONCTIONNEMENT

Le service de vote électronique est dédoublé sur deux centres d’hébergement différents. Les connexions sont partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre prend donc le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.4 PROGRAMMATION DU SITE

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

ARTICLE 4 : FORMATION ET INFORMATION

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

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ARTICLE 5: DUREE, REVISION, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle du processus électoral et prendra fin au plus tard au 31 décembre 2019.

L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Conformément aux dispositions de la Loi du 8 août 2016 et les modalités de dépôt (Article D.2231-4 du code du travail), l’accord sera déposé de façon dématérialisée sur la plateforme de télé-accord : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Un exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe du Conseil de Prudhommes de DIJON.

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

Enfin, en application des articles R2262-1 et R2262-2 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur l’intranet de l’entreprise pour sa communication avec le personnel.

Par ailleurs, un exemplaire de ce texte est tenu à la disposition du personnel au service des Ressources Humaines de l'entreprise.

A DIJON, le 8 octobre 2019

Pour la société SAVOYE

Pour les Organisations Syndicales:

CFE-CGC