Accord d'entreprise "Un accord portant sur le recours au vote électronique" chez PLURIAL NOVILIA (Siège)

ACCORD PORTANT SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

L’Unité Économique et Sociale (U.E.S) reconnue par accord du 1^er juin 2015 et son avenant du 5 février 2020

Représentée par :

• Monsieur X, en qualité de Directeur Général de la S.A d’H.L.M PLURIAL NOVILIA, et de la Coopérative H.L.M Maison Coopérative de Champagne Ardenne,

• Monsieur Y, en qualité de Gérant du G.I.E Groupement de Recherche d’Études et de Gestion

ci-après nommée l’Entreprise

D’UNE PART,

ET

D’AUTRE PART,

Les représentants des Organisations Syndicales représentatives :

• Monsieur W : Délégué Syndical C.F.E/C.G.C. SNUHAB

• Monsieur Z : Délégué Syndical F.O.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

Les ordonnances n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n° 2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n° 2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le Comité Social et Économique (CSE).

Eu égard à l’existence d’une Unité Économique et Sociale (UES) regroupant les sociétés PLURIAL NOVILIA, G.R.E.G et M.C.C.A reconnue par l’accord en date du 1^er juin 2015 et complété par l’avenant en date 5 février 2020, les parties ont souhaité assurer la représentation du personnel dans ce périmètre.

Les organisations syndicales et la direction ont convenu de mettre en place un CSE au niveau de l’UES par l’Accord Collectif d’Entreprise n°4 portant sur « les modalités de fonctionnement du Comité Social et Économique ainsi que les moyens accordés aux instances du personnel et aux organisations syndicales » à l'issue des élections professionnelles qui sont intervenues à l’automne 2018.

Compte-tenu du cycle électoral de droit commun de quatre ans, le premier renouvellement du Comité Social et Économique de l’UES PLURIAL NOVILIA, G.R.E.G et M.C.C.A interviendra à partir du mois d’octobre 2022.

En application de l’article L. 2314-26 et R. 2314-5 du Code du Travail, l’élection professionnelle peut avoir lieu par l’intermédiaire du vote électronique si un accord d’entreprise est signé. Cet accord doit satisfaire aux conditions de majorité prévues pour les entreprises de droit commun.

Le protocole d’accord préélectoral ne peut se substituer à cet accord. Ce dernier se doit d’être conclu et déposé avant la signature du protocole (Cass. Soc., 28 septembre 2011, n° 11-60.028P).

Si un accord d’entreprise prévoit le recours au vote électronique, les modalités de mise en œuvre de ce procédé peuvent être stipulées au sein du protocole d’accord préélectoral.

Un cahier des charges est établi dans le cadre de l’accord et respecte les prescriptions minimales inscrites aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du Travail. Sur la base du dit cahier des charges, la conception et la mise en place du vote électronique peuvent être confiées à un prestataire présenté aux représentants du personnel et choisi par l’employeur (article R. 2314-6 du Code du Travail).

Le cahier des charges que doit contenir l’accord n’est soumis à aucune condition de forme (Cass. Soc., 3 novembre 2016, n° 1521.574P)

Les parties signataires au présent accord se sont rapprochées en date du 18 mai 2022 afin d’autoriser le recours au vote électronique, conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 1 – DISPOSITIONS GENERALES

Le mandat des représentants du personnel prendra fin au mois d’octobre 2022. A cette occasion de nouvelles élections professionnelles se tiendront au sein de l’UES PLURIAL NOVILIA, GREG et MCCA.

Les Organisations Syndicales Représentatives et la Direction souhaitent faciliter aux collaborateurs l’accès au vote et de permettre par conséquent d’augmenter la participation des salariés. L’objectif est également de limiter les zones de risque dans la pratique du vote, les difficultés de logistique ainsi que de bénéficier des résultats des élections automatiquement et manière totalement sécurisée.

En effet, ce procédé permettra notamment de :

• Faciliter le vote des personnels, qui ne seront plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote et des aléas des courriers postaux,

• Éviter les éventuelles erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote,

• Augmenter par conséquent le taux de participation, permettant ainsi aux représentants du personnel de bénéficier d’une meilleure audience et représentativité,

• Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• Garantir la confidentialité et le secret du vote,

• Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations

Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, seront précisées dans le cahier des charges et l’annexe technique au PAP.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au CSE seront définies par le protocole d’accord préélectoral pour chaque élection, PAP qui sera adapté aux règles en vigueur, notamment RGPD et CNIL, à la date de leur signature.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur, sur la base des dispositions du présent accord et de son cahier des charges.

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, une présentation générale du système de vote et de son fonctionnement.

ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION – PROTOCOLE PREELECTORAL

Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP), devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’Entreprise, et à laquelle devra être convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives intéressées par le processus électoral.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal internet, sur leur lieu de travail ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, dans les locaux du siège, dans chaque agence ou site décentralisé, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sécurisé pourra être mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail sans voie de conséquence.

ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

3.1. accès au serveur de vote electronique

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

3.2. Caractéristiques des listes et des bulletins de vote electronique

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs, selon l’ordre d’arrivée à la Direction des ressources humaines de l’Entreprise, ou tout autre ordre déterminé éventuellement dans le protocole d’accord préélectoral, assurant une égalité entre les candidats.

Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la (ou les) liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

3.3. Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, ils seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification seront inaccessibles, ni du client, ni du prestataire, seul le système aura la capacité de regénérer des codes à la demande de l’électeur.

Les clés de chiffrement seront choisies librement par les membres du bureau, et connus seulement d’eux.

3.4. Dépouillement et décompte des voix

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

3.5. Sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 4 – INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

A cet effet, la direction établira une note explicative précisant les conditions et la procédure de vote électronique, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 5 – expertise et declaration auprès de la cnil

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

ARTICLE 6 – Date d’effet ET Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il prendra effet au lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

ARTICLE 7 – REVISION ET dénonciation

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. La volonté de réviser sera notifiée aux parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Il pourra également être dénoncé dans les conditions et selon les modalités prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail. Les effets de cette dénonciation seront ceux prévus par les articles L. 2261-10 et suivants du même Code.

Le présent accord formant un tout indivisible et équilibré, les parties signataires conviennent expressément de l’impossibilité de toute dénonciation partielle.

ARTICLE 8 – Publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, et une version sur support électronique, auprès de la DREETS.

Il sera également déposé en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes.

En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie.

Fait en 5 exemplaires, à REIMS le 18 mai 2022

Pour les entreprises de l’UES :	Pour le Personnel :
Monsieur X	Monsieur W, Délégué Syndical C.F.E/C.G.C
Monsieur Y	Monsieur Z, Délégué Syndical F.O.