Accord d'entreprise "Un accord portant sur le vote électronique pour les élections du CSE" chez FCN (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE

PORTANT SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Entre :

FCN, Société Anonyme au capital de 10.758.176 € – 337 080 089 RCS REIMS, APE 6920Z – dont le siège social se situe 45, rue de Moissons à Reims (51100), représentée par Monsieur , agissant en sa qualité de Président-Directeur Général,

D'une part,

Et,

Les représentants du Comité d’Entreprise titulaires, non mandatés, à savoir :

Collège « cadres » :

- , élue titulaire ;

- , élue titulaire ;

Collège « employés :

- , élue titulaire ;

- , élue titulaire ;

- , élue titulaire ;

- , élu titulaire.

D'autre part,

Il est préalablement rappelé ce qui suit :

Il a été présenté aux membres du Comité d’Entreprise lors de la réunion de l’instance en date du 15 juin 2018 les différentes modalités de négociation possibles, conformément aux dispositions des articles L. 2232-24 et suivants du Code du travail relatifs aux modalités de négociation dans les entreprises sans délégué syndical et dont l’effectif habituel est au moins égal à cinquante salariés.

Dans ce cadre, les membres du CE titulaires ont été sollicités pour mener cette négociation. De manière unanime, ils ont fait le choix de négocier le présent accord, sans mandatement.

Il a ensuite été convenu ce qui suit :

Préambule

Par le présent accord, les parties conviennent d'organiser les élections professionnelles par voie électronique, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé au présent accord.

Le présent accord a pour objectifs de :

- faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l’occasion des élections du comité social et économique ;

- favoriser la participation des salariés lors de ce vote et, ainsi, accroître la légitimité des élus au comité.

A cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

- les modalités de mise en œuvre du vote électronique ;

- les caractéristiques du système.

Article 1. Objet et champ d’application

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique.

Le protocole d'accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des membres du comité social et économique de FCN et en premier lieu celles devant se dérouler en 2018.

Texto opcional

Article 2. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, les modalités de vote et les amplitudes d’ouverture du bureau de vote permettant à tous les salariés votants de participer au scrutin.

Il sera mis à disposition sur demande un poste informatique pour le personnel ne disposant pas des outils numériques permettant de participer au scrutin.

Article 3. Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

L'employeur se charge, après appel d'offres, de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges annexé au présent accord. Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 4. Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d'assurer l'authentification des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin.

4.1. Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :

• — les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• — la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• — l'émargement ;

• — l'enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

4.2. Contenu des fichiers

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• — listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• — fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées le cas échéant ;

• — listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• — listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• — listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collèges et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• — pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs dans l’entreprise s’il y en a, les membres du département droit social-RH de la Direction générale ;

• — pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• — pour les listes d'émargement : les membres du bureau de vote, les membres du département droit social-RH de la Direction générale ;

• — pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats représentatifs de l’entreprise, le cas échéant, les membres du département droit social-RH de la Direction générale ;

• — pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi et le CTEP, les syndicats ayant le cas échéant participé à la négociation du protocole ou ayant présenté des candidats, l'employeur ou les membres du département droit social-RH de la Direction générale.

4.3. Garantie des exigences techniques

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal, est mis en place pour prendre le relais en cas de panne du système.

4.4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique

La cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique prévue dans le cahier des charges annexé au présent accord est composée de :

- un représentant du prestataire ;

- un représentant de la Direction ;

- un représentant de l’instance sortante (CE ou CSE).

4.5. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

4.6. Dépouillement

À la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par les membres du bureau de vote, à savoir le Président et les assesseurs.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquiert un caractère définitif. Elles seront ensuite détruites.

Article 5. Information du personnel et de ses représentants

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives incluses dans le périmètre de l'accord autorisant le vote électronique de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Il remet à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 6. Entrée en vigueur et dépôt légal

6.1 Entrée en vigueur de l’accord

Il est convenu entre les Parties que cet accord est conclu pour une durée indéterminée et produira ses effets à compter de sa conclusion et pour chacune des élections professionnelles à venir à compter de celles qui auront lieu en 2018.

6.2 Portée de l’accord

Le présent accord constitue un accord au sens de l'article L. 2232-24 et suivants du Code du travail.

6.3 Publicité de l'accord et des avenants

Un exemplaire de l'accord et des avenants éventuels sera :

-  communiqué aux membres titulaires du Comité d’Entreprise ou du Comité Social et Economique ;

-  tenu à disposition du personnel via une publication dans l’Intranet FCN.

6.3 Révision

Le présent accord ne peut être révisé que par les parties signataires et donnerait alors lieu à l’établissement d’un avenant.

La demande de révision devra être notifiée aux autres parties par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion éventuelle d’un tel avenant.

6.4 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord.

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-10 du Code du travail, un délai de préavis de trois mois est prévu pour commencer de nouvelles négociations. Le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration de la période de préavis.

Le courrier de dénonciation fera l’objet d’un dépôt auprès la DIRECCTE GRAND EST – Unité Départementale de la Marne, et au greffe du Conseil des Prud’hommes de Reims.

Texto opcional

6.5 Dépôt légal

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l'employeur selon les modalités applicables et en vigueur.

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Reims.

Fait à REIMS,

Le 26 juillet 2018,

En huit exemplaires

dont un exemplaire pour chacune des parties

Les représentants du Comité d’entreprise
Président-Directeur Général

Collège « cadres » :

- , élue titulaire ;

- , élue titulaire ;

Collège « employés :

- , élue titulaire ;

- , élue titulaire ;

- , élue titulaire ;

- , élu titulaire.

Cahier des charges relatif à la mise en place du vote électronique au sein de FCN dans le cadre des élections du Comité Social et Economique (CSE)

– Articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail -

Le présent cahier des charges est établi, conformément aux dispositions des articles R. 2314-5 est suivants du Code du travail.

Il a pour objet de préciser selon quelles modalités le vote électronique sera mis en place au sein de FCN dans le cadre des prochaines élections du CSE à compter de celles devant avoir lieu courant 2018, sachant que cette modalités de vote sera la seule autorisée dans le cadre de ces élections (c'est-à-dire que sera interdit le vote à bulletin secret sous enveloppe).

Ces modalités sont les suivantes :

→ La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base du présent cahier des charges.

→ Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

→ Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

→ Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

→ Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

→ Une cellule d'assistance technique sera mise en place par la Direction de FCN. Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

→ La Direction de FCN informera les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

→ Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel (CE ou CSE) et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

→ Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion de l'accord d'entreprise autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

→ Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Cette période sera fixée dans le protocole d'accord préélectoral ou, à défaut, la note d’organisation des élections établie par la Direction de FCN.

→ En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système sera scellé ;

3° Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

→ La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

→ L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse aura été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse aura été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

→ D’une manière générale, les modalités pratiques de mise en œuvre du vote électronique respecteront les dispositions de l’arrêté du Ministre chargé du travail, pris après avis de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Il est en outre précisé que le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis à leur disposition via une publication dans l'intranet FCN.

Fait à REIMS,

Le 26 juillet 2018.

Pour FCN :

M.

Président Directeur Général