Accord d'entreprise "Accord d'entreprise portant sur les remboursements de frais" chez STARTEVO (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT

SUR LES REMBOURSEMENTS DE FRAIS

ENTRE LES SOUSSIGNES

L’Association Startévo, immatriculée au répertoire SIREN sous le numéro, ayant siège à Saint-Omer

Représentée par Monsieur Z, Directeur ayant tous pouvoirs aux fins des présentes ;

D’une part ;

ET

La CFE CGC, représentée par Monsieur X

La CFDT, représentée par Madame Y

D’autre part ;

Ci-après dénommés ensemble « Les Parties »

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Le présent accord a pour objet de définir les règles de remboursement des frais kilométriques et du surtemps de trajet susceptibles d’être exposés par les salariés, dans le cadre de leurs missions professionnelles, qui ont été convenues entre la Direction et les représentants du personnel.

Les Parties se sont rencontrées les 7 Mars, 23 Mars et 15 Mai 2018.

Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 – Rappel des principes

A – La notion de Remboursement des frais kilométriques

L’employeur est tenu de rembourser les frais qu’un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.

Ainsi, lorsque le salarié doit utiliser son véhicule personnel pour son activité professionnelle, l’employeur peut lui verser des allocations forfaitaires pour l’indemniser.

Ces allocations peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques.

2. La notion de surtemps de trajet

L'article L 3121-4 du Code du Travail dispose : "Le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d'exécution du contrat de travail n'est pas un temps de travail effectif.

Toutefois, s'il dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, il fait l'objet d'une contrepartie soit sous forme de repos, soit sous forme financière. La part de ce temps de déplacement professionnel coïncidant avec l'horaire de travail n'entraîne aucune perte de salaire".

Le contenu (financier ou repos) de cette contrepartie "surtemps de trajet" est fixée :

• Par convention ou accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, par convention ou accord de branche (la convention collective ne prévoit rien à ce sujet)

• En l'absence de convention ou d'accord, directement par l'employeur (après consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, s'ils existent).

C – Principes généraux

Toute dépense engagée doit être conforme à l’ordre de mission correspondant.

Les dispositions prises, en matière de remboursements des frais, doivent être conformes aux règles fiscales et sociales (URSSAF) existantes.

Les frais professionnels ne doivent pas être pour les salariés de X ni une charge financière, ni une opportunité de gains.

D – Moyens de transport

Pour des raisons de sécurité, de coût et de respect de l’environnement, l’option la plus économique doit être obligatoirement privilégiée, notamment le covoiturage.

L’Association doit donner préalablement son accord pour valider le mode de transport à utiliser (voiture, transports en commun, etc…..).

Article 2 – Champ d’application :

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Association Startévo, quels que soient la nature de leur contrat de travail et leur régime de durée du travail.

Article 3 – Modalités de remboursement

A – Règles applicables

a)

Il est alloué aux salariés une indemnité majorée globalisant le remboursement kilométrique et le surtemps de trajet effectué pour se rendre sur les différentes agences de l’Association Startévo (début et/ou fin de poste).

Ce taux majoré est fixé à 0,46 €/km et cela indépendamment de la puissance fiscale du véhicule.

b)

Le déplacement hors agence Startévo donnera lieu à une indemnisation du surtemps de trajet comme suit :

• En cas de déplacement dans un département où une agence Startévo est implantée : contrepartie financière sur la base de 0,05 €/km ;

• Pour les déplacements en dehors des départements où une agence X est implantée : contrepartie financière sous forme de repos sur la base de 25 % du temps de trajet.

B – Définition du lieu de travail

Compte tenu des spécificités propres au secteur d’activité de l’Association, le lieu de travail peut recouvrir plusieurs acceptions :

• Le lieu de rattachement : figurant dans le contrat de travail ;

• Le lieu d’intervention : agences de l’Association Startévo ou site du client où la mission est réalisée.

Pour le calcul de l’indemnité due au titre du remboursement des frais kilométriques et du surtemps de trajet, sera retenu le lieu de rattachement.

C – Fourniture des justificatifs par les salariés

Les notes de frais devront être communiquées par le salarié dans un délai de trois mois suivant la dépense engagée. En fin d’année, le délai de transmission sera ramené à un mois, après rappel de la direction, afin de permettre la clôture des comptes. Passé ce délai, les frais ne seront pas remboursés.

Toute dépense engagée (repas, péage…) devra être justifiée par un ticket informatisé faisant apparaître la TVA.

En cas de fourniture d’un ticket manuscrit, aucun remboursement ne sera effectué.

D – Utilisation du fichier existant

La fiche de frais devra être complétée selon le modèle fourni par l’association (tableau EXCEL).

E – Exemples d’application

Monsieur X habite Longuenesse et est rattaché à l’agence de Saint-Omer, son trajet habituel est de 5 kms, il fera les déplacements suivants :

• Cas n°1 : Formation à l’agence de Saint-Omer ;

• Cas n°2 : Formation à l’agence de Saint-Omer puis déplacement sur Ardres ;

• Cas n°3 : Formation à l’agence de Saint-Martin-Boulogne

• Cas n°4 : Formation à Lens

• Cas n°5 : Formation à Amiens

• Cas n°1 : Formation à l’agence de Saint-Omer

Pas de remboursement ni de frais kilométriques, ni de contrepartie pour surtemps de trajet

• Cas n°2 : Formation à l’agence de Saint-Omer puis déplacement sur Ardres

Remboursement de frais kilométriques comme suit : Distance entre Saint-Omer et Ardres x 0,46€

Pas de contrepartie pour surtemps de trajet car temps de travail effectif.

• Cas n°3 : Formation à l’agence de Saint-Martin-Boulogne

Remboursement de frais kilométriques comme suit : ((Distance entre le lieu de domicile et Saint-Martin-Boulogne) - 5 kms) x 0,46 €

Pas de contrepartie pour surtemps de trajet

• Cas n°4 : Formation à Lens

Remboursement de frais kilométriques comme suit : ((Distance entre le lieu de domicile et Lens) - 5 kms) x 0,46€

Contrepartie pour surtemps de trajet comme suit : ((Distance entre le lieu de domicile et Lens) - 5 kms) x 0,05€

• Cas n°5 : Formation à Amiens

Remboursement de frais kilométriques comme suit : ((Distance entre le lieu de domicile et Amiens) - 5kms) x 0,46€

Contrepartie pour surtemps de trajet comme suit : Repos équivalent à 25 % de la durée du temps de trajet pour se rendre du domicile à Amiens.

Le site viamichelin permettra le calcul des distances et temps de références (option n°1 - par défaut -conseillée par Michelin)

Article 4 – Entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1^er Juillet 2018.

Il annule et remplace à compter de cette date, l’ensemble des dispositions relatives aux modalités de remboursement des indemnités kilométriques et de l’indemnisation du surtemps de trajet, qu’elles découlent d’accords collectifs, d’usage, d’engagements unilatéraux ou d’engagements contractuels ou non contractuels antérieurs, ayant le même objet.

Article 5 – Commission de suivi de l’accord

Pour le suivi du présent accord, est constituée une commission composée :

• D’un représentant de chacune des organisations syndicales représentatives dans l’Association signataires du présent accord ;

• De deux représentants de la Direction.

Cette commission se réunit une fois par an pour analyser les difficultés éventuelles d’application et étudier le cas échéant, toutes solutions pouvant améliorer l’application des dispositions du présent accord.

Dans ce cadre, la commission sera amenée à examiner l’application du présent accord.

En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, la commission de suivi peut être réunie par l’une ou l’autre des Parties.

Article 6 – Clause de rendez-vous

En application de l’article L 2222-5-1 du Code du Travail, les Parties conviennent que la Direction et les délégués du personnel se réuniront pour faire le point sur l’application du présent accord dans le temps et pour échanger sur éventuelles adaptations qui seraient rendues nécessaires notamment en cas d’évolution législative ou réglementaire impactant le présent accord.

Cette réunion sera organisée soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite d’au moins une organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise.

Article 7 – Révision

Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé.

Conformément à l'article L 2261-7-1 du Code du Travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

-  Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, qu'elles soient signataires ou adhérentes de cet accord, ainsi que la direction de l’Association Startévo ;

-  A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, ainsi que la direction de l’Association Startévo.

Chacune des parties susvisées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes : par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

Article 8 - Dénonciation

Conformément aux articles L 2222-6 et L 2261-9 et suivants du Code du Travail, le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des Parties signataires, moyennant un préavis de 3 mois.

La dénonciation par l’une des Parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet des formalités de dépôt conformément à l’article L 2231-6 du Code du travail.

En cas de dénonciation par l’une des Parties signataires à l’accord, l’accord dénoncé continue à produire ses effets jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée de 1 an à compter de l’expiration du préavis de 3 mois.

Article 9 – Formalités de dépôt

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l'accord à l'issue de la procédure de signature.

Il sera déposé par la partie la plus diligente en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à l'unité territoriale de Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi Hauts de France - Unité territoriale de Arras.

Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Saint-Omer.

Fait le 28/06/2018 , en 6 exemplaires

Pour l’Association Startévo

Monsieur Z

Pour la CFE CGC

Monsieur X

Pour la CFDT

Madame Y