Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A LA POLITIQUE DE DEPLACEMENT ET NOTES DE FRAIS A LA NEF" chez SOC FINANCIERE DE LA NEF (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA POLITIQUE DEPLACEMENT ET NOTES DE FRAIS A LA NEF

Entre les soussignés :

La Société Financière de la Nef, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro 339799116, dont le siège social est situé Immeuble Woopa, 8 avenue des Canuts 69120 VAULX-EN-VELIN, représentée par Monsieur , agissant en qualité de Président du Directoire, dénommée ci-dessous « La Nef »,

d’une part,

Et la Fédération Nationale des Banques, Assurances et Sociétés Financières de l’UNSA, représentée par Monsieur , Délégué Syndical désigné par l’organisation syndicale UNSA,

d’autre part,

Il a été conclu ce qui suit.

PRÉAMBULE

Le présent accord a pour objet de clarifier les règles en vigueur applicables à tous les collaborateurs de la Nef en matière de voyages professionnels et des frais qui peuvent en découler.

La Société Financière la Nef étant toujours dans une démarche de développement durable, souhaite continuer à inciter ses collaborateurs à utiliser, dans la mesure du possible, pour leurs déplacements professionnels, les transports ayant une empreinte carbone la plus modérée possible.

Les frais déplacements représentent une part importante des frais généraux, leurs maîtrises constituent un enjeu majeur pour la Société Financière La Nef.

Une note“ les bonnes pratiques pour les déplacements professionnels” a été rédigée pour sensibiliser les salariés à ce sujet.

L’accord est applicable à l’ensemble des salariés de la Société Financière de la Nef, qu’ils soient sous contrat à durée déterminée, indéterminée, contrat d’apprentissage, stagiaire et mandataire.

Le sujet des déplacements domicile-bureau dans le cadre du forfait mobilité ne sera pas évoqué dans cet accord mais discuté lors les Négociations Annuelles Obligatoires.

1 - VOYAGES

1.1 - LIMITER LES DÉPLACEMENTS

Des outils de visio et audioconférences sont disponibles et à utiliser pour limiter, lorsque cela est possible, les déplacements.

Le collaborateur doit aussi s’efforcer, lorsque cela est possible, d’optimiser et de regrouper ses rendez-vous extérieurs.

En fonction des circonstances, il peut être préférable de rester sur place un à plusieurs jours pour éviter de se déplacer plusieurs fois au même endroit dans la même semaine.

La santé des salariés étant essentielle pour la Direction, la visio ou l’audioconférence sont autant d’alternatives aux déplacements physiques, et contribuent ainsi à réduire la fatigue des collaborateurs.

1.2 - LES RÉSERVATIONS

RESERVATIONS

Les billets pour se déplacer (train, avion, hôtel, location de voiture,…) sont à commander par le site internet de notre partenaire spécialisé dans la gestion de voyages d’affaires.

LE MODE D’APPROBATION

En cas de dépassement de la politique voyage sur le site de notre partenaire, une validation par le supérieur hiérarchique sera obligatoire.

De plus, tout déplacement à l’étranger doit faire l’objet d’une validation préalable d’un directeur, tant pour une raison de maîtrise des frais généraux qu’en terme de sécurité des personnes.

1.3 - TRANSPORT EN COMMUN

Les moyens de transport, métro, RER, tramway, train, bus,... sont à privilégier à chaque fois qu’ils existent et qu’ils offrent les meilleures garanties de délai et le meilleur coût.

1.4 – TRAIN

Le train fait partie des modes de transport privilégié (vu au paragraphe précédent).

La deuxième classe est la règle.

Il est exceptionnellement possible de prendre des billets 1ère classe lorsque le coût se révèle moins onéreux que la 2^ème classe ou en cas d’indisponibilité durant les périodes chargées.

1.5 - VOITURE

Pour rappel, la détention d’un permis de conduire en cours de validité est obligatoire pour l’utilisation d’un véhicule quel qu’il soit. L’employeur pourra demander, s’il a besoin de cette information, au conducteur le document original de son permis de conduire et la preuve que le permis est toujours en cours de validité. Une attestation pourra également lui être demandée sur la détention de ses points.

Voiture de service et de fonction : Pour tous les déplacements nécessitant une voiture, le véhicule de fonction et de service sera utilisé prioritairement.

Voiture de location : Pour les petits déplacements en complément du train ou de l’avion, ou lorsqu’aucun véhicule de service n’est disponible, la location d’un véhicule sera possible. Le véhicule de location à privilégier sera : véhicule de catégorie A (conducteur : âge minimum 21 ans, titulaire du permis de conduire depuis plus d’un an).

Le véhicule loué devra être rendu dans les conditions du loueur.

Voiture personnelle : le véhicule personnel ne sera utilisé que pour les petits déplacements si les transports en communs ne peuvent être pris et s’il n’y a pas de voiture de service disponible.

1.6 – TAXI

Pour les liaisons difficiles, en l’absence d’un autre moyen plus adapté, lors d’horaires particulièrement matinaux ou tardifs, ou pour des problèmes d’insécurité, il est autorisé d’avoir recours au taxi.

Cependant, en dehors des situations citées ci-dessus et compte tenu des modes de transports présents dans les grandes agglomérations, l’utilisation du taxi n’est pas autorisée.

1.7 – AVION

Compte tenu de la sensibilité très forte de la Nef aux sujets de la transition énergétique, l’avion n’est pas le moyen de transport à privilégier.

Il est demandé d’anticiper au maximum la préparation du déplacement pour avoir un billet à un coût réduit et en privilégiant les compagnies low-costs.

Dans tous les cas, la classe Eco est la règle.

2 - NOTES DE FRAIS

2.1 – PROCEDURE DE REMBOURSEMENT

Compte tenu de la politique générale de la Nef, les frais devront être dans tous les cas raisonnables.

Tout remboursement de frais de mission est soumis à l’autorisation du supérieur hiérarchique qui approuve les notes de frais. Se référer à la procédure sur le portail RH « Remboursement frais de déplacement et missions » pour compléter ses notes de frais.

La note de frais recensera les frais de déplacement et de réception du mois écoulé.

Une seule note de frais par collaborateur devra être présentée par mois, à envoyer à la comptabilité pour le 15 du mois suivant au plus tard sauf si exceptionnellement une avance est conséquente.

Pour les notes de frais inférieur à 25€, les collaborateurs essayeront dans la mesure du possible de les grouper avec celles du mois suivant.

Les justificatifs devront être systématiquement joints. Aucun frais ne sera remboursé sans justificatif ni validation de son hiérarchique. Il est recommandé de conserver une copie de l’ensemble des pièces justificatives envoyées.

Tous les éléments de la note de frais doivent être remplis.

Après signature par le/la salarié(e), la note de frais est transmise au responsable hiérarchique qui vérifiera la présence exhaustive des justificatifs et l’arithmétique de la note de frais.

La note de frais sera alors transmise au service Comptabilité pour enregistrement et remboursement.

2.2 - REMBOURSEMENT DES FRAIS KILOMETRIQUES

L’usage d’un véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel devra rester exceptionnel.

Le kilométrage concerné est calculé au départ du lieu de travail. Pour toute première demande de remboursements kilométriques, la photocopie de la carte grise devra être jointe avec la note de frais. Pour les demandes suivantes, un contrôle pourra être fait, et une copie de la carte grise pourra être réclamée.

Le barème retenu est le barème fiscal de l’année au-delà de 20 000 km pour les voitures (et plafonné à 7 CV), vélomoteurs et scooters (<50 cm3), motos (plafonné à 5 CV).

2.3 - FRAIS DE REPAS

Les repas pris par les salariés pourront être remboursés dans la mesure où ils correspondent à des déplacements ou des conditions particulières de travail (ex: formation en externe, déplacement avec nuitée). Un déplacement dans une journée classique de travail, lié à son métier, n’est pas un déplacement à des conditions particulières.

Les invitations doivent rester exceptionnelles, concerner des personnes extérieures à l’entreprise et avoir un objet professionnel.

En cas d’invitation, les noms et qualités des invités devront être obligatoirement portés sur la note de frais.

Un ticket restaurant sera retenu au salarié pour les repas de midi dans les cas évoqués ci-dessus: conditions particulières de travail, invitations.

Les remboursements de frais de repas se font uniquement sur justificatif dans les limites suivantes (par personne et par repas), et s’il y a un supplément, il sera à la charge du salarié :

Le barème «salarié» appliqué au sein de la Société Financière de la Nef est le suivant: Midi : Paris et Région Parisienne : 20 € / Province : 17 € (boisson incluse) Soir : Paris et Région Parisienne : 25 € / Province : 20 € (boisson incluse) Repas pris sur des salons : montant forfaitaire 17 € (boisson incluse)

Le barème «invité» appliqué au sein de la Société Financière de la Nef est le suivant: Midi : Paris et Région Parisienne : 25 € / Province : 22 € (boisson incluse) Soir : Paris et Région Parisienne : 30 € / Province : 25 € (boisson incluse)

2.4 - FRAIS D’HEBERGEMENT

Toute réservation d’hôtel doit être effectuée sur le site de notre partenaire et respecter le barème ci-dessous. Il existe une convention particulière avec Appart City à Lyon.

Le paiement de nuitée directement à l’hôtel doit rester exceptionnel.

Le barème appliqué au sein de la Société Financière de la Nef est le suivant (hors petit déjeuner) : Paris et Région Parisienne: 130 € maximum Autres lieux en France: 90 € maximum

3 - RECUPERATION

Les déplacements qui entrent dans le cadre d’une journée de travail type (temps de travail habituel majoré du temps de trajet aller/retour domicile/lieu de travail) ne donne pas lieu à une récupération quelle qu’elle soit.

Certains salariés pourront demander des heures de récupération suite à des déplacements exceptionnels qui seront à valider par le manager.

Sont concernés :

⮚ Les collaborateurs qui se déplacent, en dehors de leurs heures de travail habituelles, pour se rendre en formation, à des salons, ou pour se rendre à des évènements « obligatoires » organisés par l’employeur ;

⮚ Les collaborateurs occupant des fonctions nécessitant des déplacements réguliers, notamment auprès de la clientèle ou de partenaires ;

⮚ Les membres du CSE (à l’exclusion des cadres au forfait jour) dans le cadre de leurs missions et déplacements liés aux heures de délégation ;

Ne sont pas concernés par cet article :

⮚ Les mandataires sociaux

⮚ Les cadres avec convention au forfait jour.

4 - PRISE D’EFFET DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur à compter du 01 Décembre 2020.

Il se substitue de plein droit à toutes les dispositions conventionnelles, les engagements unilatéraux et les usages antérieurs éventuellement en vigueur à la date de signature du présent accord, sous réserve de dispositions expresses prévues au présent accord.

5 - REVISION DE L’ACCORD

Chaque partie signataire dispose de la faculté de demander la révision du présent accord conformément aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du Travail. Toute demande devra être portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. Les discussions relatives à cette révision devront être engagées dans les 3 mois suivant la date de notification aux parties.

La date de notification, faisant courir le délai de 3 mois, est la dernière des dates de première présentation faite aux parties de la lettre recommandée de demande de révision.

Cette demande de révision devra préciser les points dont la révision est demandée et les propositions formulées en remplacement.

Les dispositions du présent accord resteront en vigueur dans l’attente de la conclusion d’un éventuel avenant de révision.

A noter toutefois que la question de la réévaluation des montants forfaitaires indiqués dans les paragraphes ci-dessus pourra être abordée lors de la Négociation Annuelle Obligatoire sans qu’un avenant à l’accord soit réalisé.

6 - DENONCIATION DE L’ACCORD

Conformément à l’article L.2261-9 du Code du Travail, le présent accord peut faire l’objet d’une dénonciation par lettre recommandée avec avis de réception à l’initiative de l’une des parties signataires après l’observation d’un préavis de 3 mois.

La dénonciation par l’une des parties signataires est portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec avis de réception et doit donner lieu aux formalités de dépôts prévues à l’article D.2231-2 du Code du Travail.

Les effets de la dénonciation sont ceux prévus aux articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.

7 - DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et remis au greffe du Conseil de Prud'hommes de Lyon.

Toute modification de l’accord fera l’objet d’un avenant signé par l’entreprise et déposé de la même manière que le dépôt initial.

Fait en 4 exemplaires originaux à Vaulx-en-Velin, le 23/11/2020

Pour la Société Financière de la Nef Pour la Section Syndicale

Président du Directoire Délégué Syndical UNSA Nef