Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique" chez AMBULANCES TOUQUETTOISES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE

DU VOTE ELECTRONIQUE

Elections professionnelles :

Renouvellement des Membres du Comité Social et Economique (CSE) 2023

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Touquettoises dont le siège social est situé ZI du Valigot 62630 ETAPLES immatriculée au Registre du Commerce et des sociétés de Boulogne sous le numéro 340 331 065 représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx agissant en qualité de Directeur Général et ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

D’une part

ET :

Le membre titulaire du Comité Social et Economique xxxxxxxxxxxxxxxxx

D’autre part

PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles lors du renouvellement des membres du Comité Social et Economique (Article L.2311-2 du Code du Travail), de recourir au vote électronique conformément à l’accord R.2314-5 du Code du Travail.

Article 1 – Recours à un prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommé « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote ;

• L’anonymat et le secret du vote ;

• L’unicité du vote ;

• La confidentialité et la liberté du vote.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R.2314-9 du Code du Travail.

Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque Organisation Syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Article 2 – Modalités d’organisation du vote

2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales et listes de candidats sont transmises par l’Entreprise au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’Arrêté du 25 avril 2007, pris en application du Décret 2007-602 du 25 avril 2007) :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

- pour les listes d'émargement : collège, nom et prénom des électeurs, ainsi que l’horodatage du vote ;

- pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, ainsi que date de naissance et date d’entrée dans l’entreprise ;

- pour les listes des résultats : nom et prénom des candidats ainsi que date de naissance, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants (en cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à disposition du juge) :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

- pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités du service du personnel ;

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

2.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24h pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel / courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

• Les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges du prestataire tenu à disposition des salariés sur demande.

La saisie des trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

2.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration à la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

2.4 Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

2.5 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent a minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (15822*02 et 15823*02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour, il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 3 – Révision de l’accord

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

Article 4 – Durée

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée sur la période couvrant la durée des mandats définie au Protocole d’Accord Préélectoral. Il cessera de plein droit à l’issue de cette durée.

A cette date, il ne continuera pas à produire ses effets comme un accord à durée indéterminée.

Article 5 – Dépôt et Publicité

Le présent avenant est établi en 5 exemplaires pour remise à chaque délégation signataire et pour les dépôts suivants :

• Transmission à la DREETS via la plateforme (conformément aux Lois 2017-1340 du 15/09/17 et 2018- 217 du 29/03/18) :

• d’une version intégrale du texte en PDF (version signée des parties),

• d’une version du texte en DOCX sans mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques.

• Transmission d’un exemplaire signé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion.

Ces dépôts seront effectués par l’employeur.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage dans les lieux de travail, aux emplacements réservés aux communications destinées au personnel.

Fait à xxxxxxxxxx, le 8 septembre 2023

En 4 exemplaires originaux.

Pour la Direction,

Monsieur (membre du CSE)