Accord d'entreprise "ACCORD VOTE ELECTRONIQUE" chez SODEXO PASS FRANCE (Siège)

Accord relatif à la mise en place d’un dispositif de vote électronique pour l’Election des Représentants du Comité Social et économique de la Société Sodexo Pass France

ENTRE

La Société SODEXO PASS FRANCE, dont le siège social est 19, rue Ernest RENAN à 92 000 NANTERRE,

D’une part,

ET

Les Organisations Syndicales Représentatives dans l’entreprise :

Le syndicat CFE CGC

Le syndicat CGT

Le syndicat S.N.S. F.O.

D’autre part.

Le Présent Accord est conclu dans le cadre de l’Article L.2314-26 al. 2 du Code du Travail. Il a pour objet de prévoir la mise en place d’un dispositif de vote électronique pour l’élection des représentants au Comité Social et Economique de la Société Sodexo Pass France.

Article 1

Les parties conviennent de la mise en place d’un vote par voie électronique pour les élections en cours, portant sur le renouvellement du Comité Social et Economique dont les mandats expirent le 13 mars 2023.

Un tel dispositif est propre à faciliter l’organisation des élections et à favoriser la participation des salarié.es vu notamment la dispersion géographique d’une partie des électeurs.

Les parties conviennent dans ces conditions que les opérations de vote se tiendront exclusivement par voie électronique, à l’exclusion de tout autre mode de vote (notamment vote physique ou par correspondance – aucun vote à bulletin secret sous enveloppe).

Le vote électronique sera organisé conformément à la réglementation, rappelée en Annexe au présent Accord, et conformément au Cahier des Charges joint en Annexe également.

Article 2

Les parties rappellent que le système de vote électronique :

1. Doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, notamment : principes d’égalité et d’anonymat des électeurs, de liberté et sincérité du scrutin, d’intégrité, de confidentialité, d’unicité et de secret du vote, de neutralité de l’employeur

2. Doit assurer le respect des principes propres à la mise en œuvre d’un système électronique :

• La sécurisation du vote, le système devant assurer la confidentialité des données transmises notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes

• La séparation des systèmes et applications, les données relatives aux électeurs et celles relatives aux votes devant être traitées dans des espaces distincts, dédiés et isolés

3. Doit apporter des garanties particulières quant au respect de la Réglementation Générale de protection des données (RGPD), conformément aux préconisations - en leur dernier état de 2021 et 2022 - apportées par la CNIL :

• Une analyse du niveau de sécurité à assurer dans le cadre des élections par voie électronique doit être réalisée. Pour ce faire, une grille d’analyse établie par la CNIL doit être remplie par l’entreprise dont il ressort des « objectifs de sécurité » à atteindre dans l’organisation des élections, de 3 niveaux selon les caractéristiques des élections et les traitements de données effectués

• L’entreprise met en place les mesures propres à atteindre ces objectifs de sécurité dans l’organisation des élections, conjointement avec le prestataire de vote électronique retenu

Le dispositif de vote électronique doit notamment inclure un contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement, ainsi qu’un dispositif d’authentification des électeurs permettant de s’assurer que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative

• Le personnel est informé de la collecte et du traitement de données à caractère personnel effectués dans le cadre des opérations électorales

Il ressort de la grille d’analyse renseignée que les objectifs de sécurité de niveau 2 préconisés par la CNIL sont à atteindre dans le cadre des présentes élections, dont la Société et le prestataire de vote électronique assureront le respect.

Le personnel sera informé de la collecte et du traitement des données lors de l’information sur les modalités et l’organisation des scrutins. Il le sera également par le prestataire de vote dans le courriel de transmission des consignes pour se connecter sur le site de vote.

Article 3

Afin de garantir le strict respect des principes ci-dessus, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique.

Le prestataire retenu pour la mise en place et l’organisation du vote électronique sera la Société MAILEVA / VOXALY.

La Société MAILEVA / VOXALY est spécialisée dans la mise en œuvre de dispositifs de vote électronique dans le respect des normes et de la législation, assurant la sécurisation et la fiabilisation des données comme des échanges ainsi que le strict respect de la RGPD.

Le système de vote et les procédures proposées par VOXALY offrent ainsi toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin.

La Société MAILEVA / VOXALY précise :

• Que le système de vote de VOXALY est déclaré à la CNIL qui dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique et la gestion de la sécurité de la solution VOXALY.

• Que la solution VOXALY est en outre régulièrement expertisée par des experts indépendants (dernière expertise réalisée en mai 2022), les expertises étant réalisées sur la totalité du process et non sur un périmètre restreint non significatif. Toutes les expertises, sans exception, ont validé la conformité de nos solutions.

Le système de vote électronique proposé par cette entreprise est certifié conforme aux prescriptions réglementaires, reprises en Annexe, ainsi qu’aux recommandations de la CNIL, visées ci-dessus. A cet égard, est annexé au présent Accord le « Registre de traitement » des données à caractère personnel établi par cette entreprise.

Est également annexé au présent Accord un cahier des charges, établi par ce prestataire afin de garantir le respect de la législation et de ces principes.

Ledit cahier des charges ainsi que le Registre de traitement des données à caractère personnel sera tenu à la disposition du personnel, à la direction des ressources humaines. Le Cahier des charges est consultable sur le site intranet de l’entreprise.

Le protocole d’Accord préélectoral devra prévoir les modalités pratiques de mise en œuvre de ce dispositif dans le respect de ces principes.

Les parties entendent préciser comme il est prévu à l’Article R2314-16 du Code du travail qu’elles souhaitent pouvoir accéder à la participation aux élections (nombre de votants) en cours d’opérations de vote. Le prestataire de vote mettra en place un dispositif permettant de le faire sur le site de vote.

Article 4

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salarié.es de l’entreprise ayant la qualité d’électeurs à la date qui sera fixée de premier tour de scrutin des élections du Comité Social et Economique, dont la date envisagée serait le 8 mars 2023.

Article 5

Le présent Accord est conclu pour une durée déterminée de 1 an, en lien avec les élections organisées pour le renouvellement du Comité Social et Economique au sein de l’Entreprise.

Sur décision expresse et unanime des parties, il s’appliquerait également en cas d’élections partielles organisées en cours de mandats.

Il pourra être révisé ou renouvelé par ailleurs et conformément à la réglementation par Avenant dans les conditions légales applicables.

Article 6

Le présent Accord sera déposé à la diligence de la Direction et dans le respect des dispositions réglementaires applicables auprès de la DRIEETS, ainsi que du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.

Annexes :

Annexe 1 - Cahier des Charges système de vote électronique

Annexe 2 - Rappel de la réglementation applicable au vote électronique

Annexe 3 - Informations sur le traitement des données personnelles Société MAILEVA / VOXALY

Fait à Nanterre, le 25 janvier 2023

La Société SODEXO PASS France

Le syndicat CFE CGC

Le syndicat CGT

Le syndicat S.N.S. F.O.