Accord d’entreprise relatif à la mise en place du CSE

ENTRE :

La société RICOH INDUSTRIE FRANCE S.A.S., située 144 Route de Rouffach – 68920 WETTOLSHEIM, représentée par Monsieur agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale CFDT, représentée par Monsieur ,

L’organisation syndicale UNSA, représentée par Monsieur ,

L’organisation syndicale FO, représentée par Monsieur ,

L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par Monsieur ,

L’organisation syndicale CGT, représentée par Madame ,

D’autre part,

Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a créé le comité social et économique, nouvelle institution représentative du personnel, destinée à se substituer aux anciennes IRP (délégués du personnel, comité d’entreprise, CHSCT).

Ce texte permet, dans de nombreux domaines, de fixer conventionnellement les modalités de mise en place et fonctionnement du CSE ainsi que ses attributions.

Saisissant cette opportunité, la Direction de l’entreprise et les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise ont décidé d’engager des négociations qui, après plusieurs réunions, ont abouti à la conclusion du présent accord qui a pour objectifs de :

• Permettre à l’institution de fonctionner dans les meilleures conditions ;

• Favoriser le dialogue afin de faire progresser le niveau de sécurité de l’entreprise ;

• Favoriser l’existence d’un espace de dialogue de qualité entre l’entreprise et les représentants du personnel permettant de concilier au mieux les intérêts de l’entreprise avec ceux des salariés ;

• Garantir un maintien des activités sociales et culturelles et un accès aux œuvres sociales pour les salariés de l’entreprise et ce afin de favoriser une meilleure cohésion entre les salariés.

RICOH INDUSTRIE FRANCE S.A.S. 1

Article 1 – Objet 4

Article 2 – Champ d’application 4

Article 3 – Réduction des mandats des délégués du personnel, du comité d’entreprise et du CHSCT 4

Article 4 – Durée des mandats 4

Article 5 – Reconnaissance d’un établissement unique et mise en place d’un CSE unique 4

Article 6 – Réunions et fonctionnement du CSE 5

Article 6.1 : Nombre de réunions annuelles 5

Article 6.2 : Participants à la réunion CSE 5

Article 6.3 : Moyens accordés aux membres CSE 5

Article 6.3.1 : Heures de délégation 5

Article 6.3.2 : Permanences CSE 6

Article 6.4 – Désignation d’un secrétaire et d’un secrétaire adjoint 6

Article 6.5 – Désignation d’un trésorier et d’un trésorier adjoint 6

Article 6.6 : Définition et envoi de l’ordre du jour 6

Article 7 – Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) 7

Article 7.1 : Périmètre de mise en place de la CSSCT 7

Article 7.2 : Nombre de membres de la CSSCT 7

Article 7.3 : Missions déléguées 8

Article 7.4 : Modalités de fonctionnement 8

Article 7.5 : Modalités de formation 9

Article 7.6: Moyens 10

Article 8 – Autres commissions 10

Article 8.1 : Liste des commissions 10

Article 8.2 : Désignation des membres et fonctionnement des commissions : règles communes 10

Article 8 3 : Commission Parcours Professionnel 11

Article 8 4 : Commission Bien Être au Travail 11

Article 8 5 : Commission Logement 11

Article 8 6 : Commission Œuvres Sociales 12

Article 8 7 : Commission Solidarité 13

Article 8 8 : Autres commissions / instances 13

Article 9 – Budgets 13

Article 9.1 : Budget de fonctionnement 13

Article 9.2 : Budget activités sociales et culturelles 13

Article 9.3 : Versement des subventions s’agissant du budget de fonctionnement 13

Article 9.4 : Versement des subventions s’agissant du budget activités sociales et culturelles 14

Article 10 – Base de données économiques et sociales 14

Article 10.1 : Objet 14

Article 10.2 : Extension de la BDES aux négociations périodiques obligatoires 14

Article 10.3 : Accès à la BDES 14

Article 10.4 : Contenu de la BDES 14

Article 10.5 : Présentation et période des données 15

Article 10.6 : Mise à jour des données 15

Article 10.7 : Support et accès à la BDES 15

Article 10.8 : Informations confidentielles 15

Article 11 – Information après la première mise en place du CSE 16

Article 12 – Informations et consultations récurrentes 16

Article 12.1 : Consultation sur les orientations stratégiques 16

Article 12.1.1 : Périodicité de la consultation 16

Article 12.1.2 : Objet de la consultation 16

Article 12.2 : Consultation sur la situation économique et financière 16

Article 12.3 : Consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi 17

Article 12.4 : Calendrier des consultations périodiques 18

Article 12.5 : Informations et consultations ponctuelles 18

Article 13 – Délais de consultation 18

Article 13.1 : Objet 18

Article 13.2 : Possibilité de formuler un avis avant le terme du délai 19

Article 13.3 : Délais de consultation 19

Article 13.4 : Effets de l’absence d’avis 19

Article 14 – Expertises du CSE 20

Article 14.1 : Dispositions générales concernant l’expertise 20

Article 14.2 : Nombre d’expertises dans le cadre des consultations récurrentes 20

Article 14.3 : Délais d’expertise 21

Article 15 – Procès-verbal 22

Article 15.1 : Etablissement et transmission du procès-verbal de réunion 22

Article 15.2 : Contenu du procès-verbal 22

Article 17 – Disposition finales 22

Article 17.1 : Durée de l'accord 22

Article 17.2 : Adhésion 23

Article 17.3 : Interprétation de l'accord 23

Article 17.4 : Révision de l’accord 23

Article 17.5 : Dénonciation de l’accord 23

Article 17.6 : Communication de l'accord 24

Article 17.7 : Dépôt de l’accord 24

Article 1 – Objet

Le présent accord a pour objet de fixer les conditions de mise en place et de fonctionnement du CSE.

Certaines de ces dispositions pourraient figurer également dans le règlement intérieur du CSE.

Il est expressément convenu que pour les champs non couverts par le présent accord, les dispositions supplétives du Code du travail s’appliqueront.

Article 2 – Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de la société Ricoh Industrie France SAS.

Article 3 – Réduction des mandats des délégués du personnel, du comité d’entreprise et du CHSCT

Les mandats des délégués du personnel, des membres du comité d’entreprise et du CHSCT d’une durée de 4 ans expirent en principe le 24 janvier 2021.

En application des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, le CSE doit être mis en place au plus tard le 31 décembre 2019.

Pour faciliter l’organisation logistique des élections professionnelles en lien avec l’activité de l’entreprise, les parties signataires ont décidé que le CSE sera mis en place au début du mois de décembre 2019.

Par conséquent, la fin des mandats des institutions représentatives du personnel en place prendront fin au jour de la proclamation des résultats et au plus tard le 3 décembre 2019.

Article 4 – Durée des mandats

Conformément à l’article L.2314-34 du Code du travail, les parties signataires conviennent de fixer la durée des mandats des membres élus de la délégation du personnel au CSE à 4 années.

Article 5 – Reconnaissance d’un établissement unique et mise en place d’un CSE unique

Les parties constatent que l’organisation de l’entreprise ne permet pas de reconnaitre l’existence d’établissement distinct.

Par conséquent, un CSE est mis en place au niveau de l’entreprise.

Article 6 – Réunions et fonctionnement du CSE

Article 6.1 : Nombre de réunions annuelles

Le CSE tient au moins 12 réunions par an, soit une réunion par mois.

Au minimum 4 de ces réunions portent en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Il est rappelé que le CSE peut également demander des réunions extraordinaires sur tout autre sujet, à la majorité de ses membres titulaires ou à la demande de l’employeur. Dans ce cas, la réunion devra se tenir au plus tard 7 jours calendaires après réception de la demande par la direction.

Article 6.2 : Participants à la réunion CSE

Participent aux réunions CSE :

• Le Président du CSE pouvant être assisté par 3 personnes

• Les membres titulaires du CSE. En cas d’absence d’un membre titulaire, ce dernier pourra se faire remplacer par son suppléant.

Un membre suppléant pourra exceptionnellement être convié, hors cas d’absence de son titulaire, lorsque celui-ci apporte une expertise spécifique pour un point à l’ordre du jour. Il ne pourra être convié qu’un seul suppléant, hors cas du remplacement d’un titulaire, à la fois et par point prévu à l’ordre du jour, et sa présence devra être définie au moment de l’élaboration de l’ordre du jour et validée conjointement entre le secrétaire et le Président du CSE.

Article 6.3 : Moyens accordés aux membres CSE

Article 6.3.1 : Heures de délégation

Chaque membre CSE titulaire dispose d'un crédit d'heures de 24 heures par mois au titre de ses missions. Ces heures sont cumulables sur une période maximale de 12 mois et dans la limite d'une fois et demi le crédit mensuel normalement attribué (soit un maximum de 36 h sur le mois).

De même, il est possible de répartir ce temps de délégation entre le membre titulaire et son membre suppléant sans toutefois qu’un membre ne puisse disposer dans le mois d’un volume d’heures de plus d’une fois et demi du crédit mensuel normalement attribué (soit un maximum de 36 h sur le mois).

Chaque membre CSE suppléant dispose d'un crédit d'heures de 2 heures par mois au titre de ses missions.

Ces heures sont cumulables sur une période maximale de 12 mois et dans la limite d'une fois et demi le crédit mensuel normalement attribué (soit un maximum de 3 heures sur le mois).

Les heures pourront être transférées d’un membre titulaire à son suppléant tenant compte d’un délai de prévenance de 8 jours calendaires.

Le délai de prévenance de 8 jours est applicable dans les hypothèses suivantes, conformément aux dispositions légales :

• Utilisation d’heures cumulées au-delà du mois

• Utilisation d’heures réparties entre le membre titulaire et le membre suppléant. Il est cependant précisé que 2 heures par mois pourront cependant être transférées du titulaire vers le suppléant sans délai de prévenance.

Les membres du CSE peuvent librement exercer leur mandat et utiliser le crédit d’heures dont ils disposent dès lors que cette utilisation est conforme aux dispositions légales

En cas de rupture du contrat de travail ou démission du mandat du titulaire, s’appliquent les dispositions légales du Code du Travail (article L.2314-37).

Article 6.3.2 : Permanences CSE

Les permanences CSE concernant la partie œuvres sociales pour les salariés de l’entreprise seront rémunérées comme du temps de travail effectif.

Ces permanences auront lieu au maximum 2 fois par semaine pendant 2h30 pour 2 membres CSE (titulaire ou suppléant).

Un planning prévisionnel des membres réalisant les permanences ainsi qu’un relevé devra être communiqué au service Ressources Humaines.

Article 6.4 – Désignation d’un secrétaire et d’un secrétaire adjoint

Le secrétaire du CSE est désigné de plein droit, secrétaire de la CSSCT.

En cas d’absence du secrétaire, le secrétaire adjoint reprend ponctuellement l’ensemble des fonctions du secrétaire.

Au vu de ses missions, le secrétaire du CSE bénéficie d’un crédit d’heures supplémentaires de 12 heures par mois. Le secrétaire du CSE aura la possibilité de transférer tout ou partie de ces heures au secrétaire adjoint uniquement.

Article 6.5 – Désignation d’un trésorier et d’un trésorier adjoint

En cas d’absence du trésorier, le trésorier adjoint reprend ponctuellement l’ensemble des fonctions du trésorier, ou à défaut le secrétaire.

Au vu de ses missions, le trésorier du CSE bénéficie d’un crédit d’heures supplémentaires de 10 heures par mois. Le trésorier du CSE aura la possibilité de transférer tout ou partie de ces heures au trésorier adjoint uniquement.

Article 6.6 : Définition et envoi de l’ordre du jour

L’ordre du jour est établi conjointement entre le Président ou son représentant et le secrétaire du CSE ou le secrétaire adjoint en cas d’indisponibilité du secrétaire.

Il est envoyé aux membres CSE 8 jours calendaires avant la réunion pour le CSE mensuel.

Il est envoyé aux membres CSE 3 jours calendaires avant la réunion pour un CSE extraordinaire.

L’ordre du jour est envoyé par courrier informatique (sur l’adresse mail communiquée par le membre qui est en charge de tenir informé l’employeur en cas de modification d’adresse mail) et/ou par voie postale à la demande du membre CSE.

Lors de la mise en place du CSE et à chaque renouvellement des instances, les membres seront consultés pour connaître leur choix concernant le mode d’envoi de l’ordre du jour (adresse mail professionnelle, adresse mail privée et/ou adresse postale).

L’ordre du jour et les documents y afférent sont adressés aux membres CSE titulaires et suppléants. La communication aux suppléants ne vaut pas invitation ; elle a seulement pour objet d’informer le suppléant de l’ordre du jour de la réunion de sorte que, le cas échéant, il puisse remplacer son élu titulaire empêché. En cas d’empêchement, le titulaire est en charge d’organiser son remplacement par son suppléant.

Article 7 – Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)

Article 7.1 : Périmètre de mise en place de la CSSCT

Une CSSCT est mise en place au sein du CSE.

Article 7.2 : Nombre de membres de la CSSCT

La commission est présidée par l'employeur ou son représentant.

La composition de la CSSCT est définie de la façon suivante :

La CSSCT comprend 5 membres.

Le secrétaire du CSE sera également membre de plein droit de la CSSCT, portant ainsi le nombre de membres de la CSSCT à 6 membres.

Parmi ces 6 membres, la CSSCT devra au moins être composée d’un représentant du 2^ème collège et d’un représentant du 3^ème collège ou agent de maîtrise.

Ces membres sont désignés, pour la durée de la mandature du CSE, parmi les élus titulaires et suppléants de la délégation du personnel au CSE. Les membres sont désignés par les membres CSE titulaires uniquement et à la majorité des votes. L’employeur ne participe pas au vote.

En cas de partage des voix, le candidat le plus âgé sera désigné.

En cas de rupture du contrat de travail ou démission du mandat, il sera procédé à une nouvelle désignation partielle.

Afin que les membres CSSCT puissent devenir des interlocuteurs privilégiés des activités et puissent assurer un suivi dans le cadre des visites d’ateliers ou encore des enquêtes et des différents projets, il a été convenu de définir des référents par activité qui seront répartis comme suit :

• 2 référents RRBG

• 2 référents TBG

• 1 référent MPG / CSRG

Ces référents seront désignés par les membres de la CSSCT par un vote à la majorité. En cas de partage des voix, le candidat le plus âgé sera désigné.

Le secrétaire de la CSSCT est l’interlocuteur privilégié du Président de la commission et du CSE. Ils établissent conjointement l’ordre du jour des réunions de la commission, le secrétaire établit un procès-verbal à leur issue et rend compte plus généralement des travaux de la commission au CSE.

Les membres sont les interlocuteurs privilégiés des hiérarchiques des activités et des services de sécurité et de santé.

Article 7.3 : Missions déléguées

Par délégation du CSE, la CSSCT exerce les missions suivantes :

• Préparer les délibérations du CSE dans le cadre de l’exercice des attributions de ce dernier en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail,

• Procéder à l'analyse des risques professionnels et saisir le CSE de toute initiative qu'elle estime utile,

• Formuler, à son initiative, et examiner, à la demande de l'employeur, toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail, d'emploi et de formation professionnelle des salariés,

• Réaliser toute enquête en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel, notamment celle menée après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave, ou en cas de demande spécifique du CSE

• Réaliser des inspections réalisées en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail ou environnement,

• Participer aux cellules RPS, un membre CSSCT étant désigné par le CSE

• Participer à des visites d’ateliers trimestrielles en vue d’identifier des améliorations en terme sécurité, de santé ou conditions de travail, de définir un plan d’actions, et de réaliser un suivi mensuel de la réalisation de ces actions.

Dans le cadre de l’exercice des attributions de la CSSCT en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail et lorsque les sujets seront également portés à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CSE, l’intégralité du dossier sera présenté par la Direction à la CSSCT. C'est sur la base de l’instruction menée par la CSSCT que le CSE rendra son avis. Il ne sera ainsi pas à nouveau procédé à l’intégralité de la présentation (avec un minimum de détail permettant la compréhension) du projet lors de la réunion du CSE et les compléments d’information demandés par le CSE ne devront pas faire l’objet d’un refus ou d’une rétention d’information de la part de la direction.

En revanche, les sujets qui ne nécessitent pas l’avis du CSE seront présentés uniquement à la CSSCT et l’intégralité des documents et informations seront mis à la disposition dans la BDES via les comptes rendus.

En aucune manière, la CSSCT ne peut délibérer pour rendre un avis ou désigner un expert en lieu et place du CSE, y compris dans le cadre de l’exercice des missions précitées.

Article 7.4 : Modalités de fonctionnement

La CSSCT est réunie 4 fois par an à l’initiative de l’employeur, et davantage si celui-ci l'estime nécessaire. Le cas échéant, cette réunion intervient au moins 10 à 15 jours calendaires avant chacune des réunions du CSE, portant en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

L’ordre du jour de chaque réunion de la CSSCT est établi conjointement par le Président du CSE et le secrétaire de la CSSCT. La convocation à chaque réunion accompagnée de l’ordre du jour est transmise (par voie électronique ou par courrier à la demande des membres) par le Président aux membres de la CSSCT une semaine avant la réunion ordinaire ou 3 jours calendaires avant la réunion extraordinaire et pour information à l’intégralité des élus du CSE (ordre du jour et documents y afférents).

L'employeur peut se faire assister par 3 collaborateurs appartenant au Comité de Direction, au service Ressources Humaines ou au CSR. Ponctuellement et pour des sujets bien spécifiques, il pourra également se faire accompagner par des collaborateurs appartenant au personnel de l’entreprise, en lien avec le sujet abordé.

Assistent avec voix consultative aux réunions les personnes visées par les dispositions légales. Notamment, le médecin du travail ainsi que le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail assistent avec voix consultative aux réunions de la CSSCT.

Ils sont invités par le Président.

De même, l’agent de contrôle de l’Inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités, par le Président, aux réunions de la CSSCT.

En cas de désignation d’un expert par le CSE, la CSSCT pourra se faire assister par l’expert concernant les thématiques relatives à la santé, sécurité et conditions de travail ou encore les risques psycho-sociaux.

Le calendrier annuel des réunions de la CSSCT est établi par son Président et communiqué aux membres de la commission 1 mois au moins avant la première réunion annuelle (ou dans le mois qui suit la mise en place du CSE).

Le secrétaire établit un procès-verbal des réunions de la commission dans les 15 jours. Il rend compte des travaux de la commission dans un rapport annuel écrit, qu’il présente lors d'une réunion plénière du CSE.

Chaque membre de la CSSCT dispose d'un crédit d'heures de 5 heures par mois au titre de ses missions. Ces heures sont cumulables sur une période maximale de 12 mois et dans la limite d'une fois et demi le crédit mensuel normalement attribué (soit un maximum de 7,5 h sur le mois). De même, il est possible de répartir ce temps de délégation entre les membres de la CSSCT sans toutefois qu’un membre ne puisse disposer dans le mois d’un volume d’heures de plus d’une fois et demi du crédit mensuel normalement attribué (soit 7,5 h sur le mois).

Article 7.5 : Modalités de formation

La durée de la formation en santé, sécurité et conditions de travail dont bénéficient les membres de la CSSCT dans ce cadre est fixée à cinq jours et ne s’impute pas sur les 12 jours de CFESS annuels. Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation. Les modalités de prise, de demande et de report du congé sont définies par les dispositions légales et règlementaires en vigueur.

La formation est dispensée dans l’année qui suit la désignation puis renouvelée lorsque le représentant a exercé son mandat pendant 4 ans, consécutifs ou non.

Les membres choisissent l’organisme de formation de leur choix.

Article 7.6: Moyens

La commission santé sécurité et conditions de travail dispose d’une documentation technique nécessaire à l’exercice de sa mission déterminée par le Président de la commission après concertation avec les membres de la commission, d’un téléphone portable, d’un ordinateur portable et dispose de la possibilité de réservation de salle de réunion.

Article 8 – Autres commissions

Article 8.1 : Liste des commissions

Le présent accord a pour objet de mettre en place au sein du CSE des commissions pouvant apporter un appui au CSE dans le cadre de ses missions et d’en fixer les modalités de fonctionnement.

Les parties décident que seules les commissions instituées par le présent accord doivent être mises en place. Aucune autre commission ne sera mise en place, sauf lorsque les textes légaux l’imposent (soit la CSSCT eu égard à l’effectif de RIF).

Toutefois, le CSE peut décider de constituer des commissions ad hoc, sur des problèmes déterminés. La commission sera alors constituée de membres du CSE qui se réuniront dans le cadre de leurs heures de délégation. Un compte rendu sera le cas échéant établi et communiqué lors d’une réunion CSE.

Article 8.2 : Désignation des membres et fonctionnement des commissions : règles communes

Les membres des commissions sont désignés à la majorité des voix exprimées par les membres CSE titulaires.

Pour chacune des commissions, est défini un Président en charge d’organiser et animer la Commission.

La direction a la faculté d’adjoindre aux commissions des experts et des techniciens appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du comité.

Les membres des commissions sont soumis au secret professionnel et à l'obligation de discrétion dans les conditions prévues à l’article L.2315-3 du code du travail.

Lors de leur première réunion, les commissions fixent leurs modalités de fonctionnement.

Les rapports des commissions sont présentés après chaque commission au CSE.

Les convocations aux commissions se font sur initiative du Président de chaque commission.

Article 8 3 : Commission Parcours Professionnel

La Commission Parcours Professionnel comprend 5 membres, désignés parmi les membres CSE (titulaire ou suppléant) par les membres CSE titulaires, auquel s’ajoute un membre de la direction en charge d’organiser et d’animer la Commission soit 6 membres au total.

Elle a pour mission le suivi des transferts de personnel, le suivi des carrières et des thématiques en lien avec la formation professionnelle, ainsi que l’égalité professionnelle.

La Commission se réunit une fois par an.

Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail dans la limite annuelle de 4 heures.

Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission.

A l’initiative de la direction ou de la majorité des membres, des réunions exceptionnelles peuvent être demandées si des problématiques d’envergure le justifient.

Article 8 4 : Commission Bien Être au Travail

La commission Bien Être au Travail comprend 5 membres, désignés par les membres CSE titulaires parmi les membres CSE (titulaire ou suppléant) ou bien parmi les salariés de l’entreprise, auquel s’ajoute un membre de la direction en charge d’organiser et d’animer la Commission soit 6 membres au total.

Elle a pour mission de

- Confronter les expériences et partager les bonnes pratiques

- Mener une réflexion sur les actions QVT à mettre en œuvre

- Echanger sur des thématiques visant à améliorer le bien-être des salariés (restaurant d’entreprise, espaces extérieurs etc…)

- Proposer à l’employeur des actions à mettre en place

La Commission se réunit deux fois par an.

Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail dans la limite annuelle de 8 heures.

Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission.

A l’initiative de la direction ou de la majorité des membres, des réunions exceptionnelles peuvent être demandées si des problématiques ou thématiques bien spécifiques le justifient.

Article 8 5 : Commission Logement

La Commission Logement comprend 5 membres, désignés par les membres CSE titulaires parmi les membres CSE (titulaire ou suppléant) ou bien parmi les salariés de l’entreprise, auquel s’ajoute un membre de la direction en charge d’organiser et d’animer la Commission soit 6 membres au total. La Commission Logement est chargée de faciliter le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation.

A cet effet, la commission :

• Recherche les possibilités d’offres de logement correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction ;

• Informe les salariés sur leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre ;

• Aide les salariés souhaitant acquérir ou louer un logement au titre de la participation des employeurs à l’effort de construction, ou investir les fonds provenant des droits constitués en application des dispositions relatives à l’intéressement, à la participation et à l’épargne salariale.

La Commission se réunit une fois par an.

Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail dans la limite annuelle de 4 heures.

Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission.

A l’initiative de la direction ou de la majorité des membres, des réunions exceptionnelles peuvent être demandées si des problématiques spécifiques et importantes le justifient.

Article 8 6 : Commission Œuvres Sociales

La Commission Œuvres Sociales comprend 4 membres (dont le secrétaire et le trésorier du CSE de plein droit), désignés par les membres CSE titulaires parmi les membres CSE (titulaire ou suppléant).

Elle a pour mission de

- Suivre le budget des activités sociales et culturelles

- Effectuer des propositions quant aux choix et aux priorités sur la mise en œuvre des activités en fonction du budget

La Commission se réunit quatre fois par an, soit tous les trimestres.

Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail dans la limite annuelle de 16 heures.

Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission.

Le trésorier du CSE est en charge d’organiser et animer la Commission.

Le Président du CSE ou son représentant sera invité pour participer à la Commission Œuvres Sociales, augmentant le nombre de participants à la Commission Œuvres Sociales à 5 membres.

Un compte rendu de la réunion sera présenté lors de la réunion CSE suivant la tenue de la Commission et les membres CSE seront informés des intentions de la Commission Œuvres Sociales et un vote sera organisé.

Article 8 7 : Commission Solidarité

La Commission Solidarité comprend 2 membres qui sont de plein droit le trésorier et le secrétaire du CSE (ou en cas d’absence le trésorier ou secrétaire adjoint) auquel s’ajoute un membre de la direction en charge d’organiser et d’inviter la Commission soit 3 membres au total.

Elle a pour mission de

- Etudier situations exceptionnelles de salariés en difficulté, à la demande du salarié

- Réunir et coordonner les différentes parties prenantes pour identifier les solutions possibles

La Commission se réunit à la demande du CSE en fonction des éventuelles situations rencontrées

Le temps passé en commission, pour chacun des membres de la commission, est rémunéré comme du temps de travail.

Il n’est pas prévu de crédit d’heures pour les membres de la Commission.

Un compte rendu de la réunion sera présenté lors de la réunion CSE suivant la tenue de la Commission et les membres CSE seront informés des intentions de la Commission Solidarité et le cas échéant un vote sera organisé

Article 8 8 : Autres commissions / instances

Les membres titulaires CSE désigneront également pour

• Le Ricoh European Forum, un membre titulaire et un membre suppléant désignés parmi les salariés de l’entreprise qui bénéficiera du statut de représentant du personnel. L’employeur prend en charge les déplacements et le temps passé lors des réunions est rémunéré comme du temps de travail.

• L’Assemblée Générale Arpège Prévoyance, 5 membres pour le collège non-cadres et 4 membres pour le collège cadres et collaborateurs ayant coefficient 270 à 365, désignés parmi les salariés de l’entreprise.

Le temps passé à ces réunions n’est pas considéré comme du temps de travail effectif.

• La Commission Epargne salariale, un membre désigné parmi les membres CSE. Le temps passé en commission est rémunéré comme du temps de travail.

Article 9 – Budgets

Article 9.1 : Budget de fonctionnement

Le CSE dispose d’une subvention versée par l’entreprise au titre du budget de fonctionnement d’un montant annuel correspondant à 0,2 % de la masse salariale brute.

Article 9.2 : Budget activités sociales et culturelles

Le CSE dispose d’une subvention versée par l’entreprise au titre du budget consacré aux activités sociales et culturelles d’un montant annuel correspondant à 0,9 % de la masse salariale brute.

Article 9.3 : Versement des subventions s’agissant du budget de fonctionnement

Cette subvention est versée trimestriellement à trimestre échu, sur la base de la masse salariale réelle.

Article 9.4 : Versement des subventions s’agissant du budget activités sociales et culturelles

Calendrier 

1. Début janvier : versement d’une avance sur le 4e trimestre équivalente à 1 trimestre

2. Début avril : versement du 1er trimestre échu

3. Début juillet : versement du 2e trimestre échu

4. Début octobre : versement du 3e trimestre échu

5. Fin décembre : versement de la régularisation de l’acompte perçu en janvier au titre du 4ème trimestre.

Une demande d’avance peut-être exceptionnellement demandée par le trésorier afin de pallier à une importante dépense.

Article 10 – Base de données économiques et sociales

Article 10.1 : Objet

Aux termes de l’article L.2312-18 du code du travail, la base de données économiques et sociales (BDES) rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes du CSE par l’employeur. L’objectif étant de mettre en place une BDES accessible, compréhensible et complète, mais qui n’est pas exclusive d’autres demandes ponctuelles d’informations de la part des élus.

Article 10.2 : Extension de la BDES aux négociations périodiques obligatoires

Conformément aux dispositions du code du travail, les parties signataires conviennent que la BDES rassemble également les informations nécessaires aux :

• Négociations périodiques obligatoires ;

• Informations liées au plan de charge des différentes activités

Article 10.3 : Accès à la BDES

La base de données est accessible en intégralité aux :

• Membres CSE titulaires et suppléants ;

• Représentants syndicaux au CSE.

• Délégués syndicaux

Article 10.4 : Contenu de la BDES

Les thèmes d’information de la BDES retenus par les parties sont les thèmes prévus à l’article L.2312-21 du Code du Travail.

Il sera également mis à disposition dans la BDES les autres informations nécessaires aux informations et consultations récurrentes (documentation comptable et financière nécessaire à la consultation sur la situation économique et financière), ainsi que les accès aux comptes rendus CSE et aux différents accords d’entreprise en vigueur au sein de RIF.

Article 10.5 : Présentation et période des données

Les informations transmises prennent principalement la forme de données chiffrées. A défaut, elles prennent la forme de commentaire et peuvent donner lieu à des analyses ou commentaires complémentaires si nécessaire.

Les personnes ayant accès à la BDES peuvent à tout moment demander des compléments d’information lorsqu’ils sont utiles à une information ou à une consultation en cours. La direction s’engage alors à leur répondre dans les meilleurs délais, en tout cas avant l’issue de la procédure d’information ou de consultation.

Les données chiffrées sont relatives à l’année en cours, les archives étant conservées et accessibles par les membres.

Article 10.6 : Mise à jour des données

Les données de la BDES sont régulièrement mises à jour par la direction de l’entreprise. En tout état de cause, les mises à jour des données utiles à une information ou consultation du CSE seront effectuées dans les délais utiles.

La mise à jour de la base de données donnera lieu à information des membres du CSE par courrier électronique ou tout autre moyen permettant de donner une date certaine à la notification de l’information.

La mise à jour de la BDES ne peut, à elle seule, constituer le point de départ d’une consultation, qu’elle soit récurrente ou ponctuelle.

Article 10.7 : Support et accès à la BDES

La BDES est mise à disposition via une base informatique.

Chaque utilisateur devra émettre une ITS request qui sera validée par la Direction des Ressources Humaines. L’accès à la BDES étant strictement personnel, l’accès devra se faire via son compte personnel.

Pour les personnes ne disposant pas d’un accès à l’outil informatique, elles pourront se connecter via l’ordinateur mis à disposition du CSE.

Article 10.8 : Informations confidentielles

Les personnes ayant accès à la BDES doivent respecter le caractère confidentiel des informations présentées comme telles par la Direction de l’Entreprise.

Article 11 – Information après la première mise en place du CSE

Dans le mois suivant l’élection du CSE, l’entreprise remettra aux membres du CSE une documentation économique et financière comportant les éléments suivants :

• Forme juridique de l'entreprise et son organisation ;

• Point général sur les activités de production du site

• Situation des effectifs ;

• La position de l'entreprise au sein du groupe.

Article 12 – Informations et consultations récurrentes

Article 12.1 : Consultation sur les orientations stratégiques

Article 12.1.1 : Périodicité de la consultation

Les parties signataires conviennent que la périodicité de la consultation sur les orientations stratégiques est fixée à 1 fois par an.

Article 12.1.2 : Objet de la consultation

La consultation sur les orientations stratégiques porte sur les orientations du plan triennal à venir, sa déclinaison et son adaptation au niveau de RIF, ainsi que les objectifs financiers et orientations en termes de business par activité

Un bilan du plan triennal échu sera également communiqué aux membres CSE

Article 12.1.3 : Mise à disposition des informations au sein de la base de données économiques et sociales

Les informations utiles à la consultation sont communiquées aux membres au cours d’une réunion dite « d’information en vue de consultation », date à compter de laquelle démarre le délai s’agissant de la consultation et mises à la disposition des membres du CSE au sein de la BDES.

Article 12.1.4 : Recours à l’expertise

Dans le cadre de cette consultation, le CSE pourra recourir à l’expertise tous les ans, financée à 80% par RIF et 20% par le CSE. L’objectif de cette expertise est que le CSE puisse se faire accompagner en cas de changement significatif de stratégie pouvant avoir un impact pour RIF et notamment pour l’emploi.

Article 12.2 : Consultation sur la situation économique et financière

Article 12.2.1 : Périodicité de la consultation

Les parties signataires conviennent que la périodicité de la consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise est fixée à 1 fois par an.

Article 12.2.2 : Objet de la consultation

Chaque année le CSE est consulté sur la situation économique et financière de l’entreprise, sur la base notamment des informations suivantes mises à sa disposition :

• Les informations comptables et fiscales (bilan / compte de résultat)

• Evolution du chiffre d’affaires RIF sur les 5 dernières années

• Evolution des ventes

• Répartition du Chiffre d’Affaires RIF par produit

• Répartition du Chiffre d’Affaires RIF par zones géographiques

• Cumul des investissements réalisés à la fin des 5 derniers exercices

• Résultat prévisionnel de l’exercice à venir

• Plan de financement prévisionnel de l’exercice à venir

• Situation de la sous traitance

Article 12.2.3 : Mise à disposition des informations au sein de la base de données économiques et sociales

Les informations utiles à la consultation sont communiquées aux membres au cours d’une réunion dite « d’information en vue de consultation », date à compter de laquelle démarre le délai s’agissant de la consultation et mises à la disposition des membres du CSE au sein de la BDES.

Article 12.2.4 : Recours à l’expertise

Dans le cadre de cette consultation, le CSE pourra recourir à l’expertise tous les ans.

Article 12.3 : Consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi

Article 12.3.1 : Périodicité de la consultation

Les parties signataires conviennent que la périodicité de la consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l'emploi est fixée à 1 fois par an.

Article 12.3.2 : Objet de la consultation

La consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l'emploi porte sur :

• L’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes

• Le bilan social

• Les actions de formation

Article 12.3.3 : Mise à disposition des informations au sein de la base de données économiques et sociales

Les informations utiles à la consultation sont mises à la disposition des membres du CSE au sein de la BDES.

Elles sont présentées aux membres CSE au cours d’une réunion et actualisées au moins 15 jours avant la tenue de la réunion au cours de laquelle le CSE est consulté sur la situation économique et financière de l’entreprise.

Article 12.3.4 : Recours à l’expertise

Dans le cadre de cette consultation, le CSE pourra recourir à l’expertise tous les ans.

Article 12.4 : Calendrier des consultations périodiques

Un calendrier prévisionnel pour les consultations périodiques est établi comme suit, sous réserve de la disponibilité des informations :

• Consultation sur la situation économique et financière : Septembre

• Consultation sur les orientations stratégiques : Octobre

• Consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi : Novembre

Article 12.5 : Informations et consultations ponctuelles

Article 12.5.1 : Information préalable du CSE

Pour que le CSE rende un avis éclairé, l’entreprise communique aux membres du comité une information dont le contenu varie en fonction de la nature et l’importance des questions et consultations soumises.

Ces informations sont transmises au CSE avec l’envoi de l’ordre du jour ou au plus tard 3 jours avant la tenue de la réunion au cours de laquelle il doit être consulté sauf dispositions contraires prévoyant un délai supérieur.

Article 13 – Délais de consultation

Article 13.1 : Objet

Les dispositions relatives aux délais de consultation du CSE ont pour objet de fixer les délais maximum dans lesquels les avis du CSE sont rendus.

Sont concernées par ces dispositions, l’ensemble des hypothèses de consultations du CSE à l’exception de celles prévues en cas :

• De licenciement pour motif économique de 2 à 9 salariés dont le délai est fixé par l’article L.1233-8 du code du travail (délai de consultation de 1 mois) ;

• De licenciement pour motif économique nécessitant la mise en place d’un PSE dont les délais de consultation du CSE peuvent être adaptés par un accord de méthode ou un accord portant PSE en application des articles L.1233-21 et suivants du code du travail.

Article 13.2 : Possibilité de formuler un avis avant le terme du délai

Les délais dont dispose le CSE pour formuler un avis s’entendent de délais maximum. Par conséquent, il est expressément convenu que le comité peut être réuni, consulté et rendre valablement un avis avant l’expiration même de ces délais.

Article 13.3 : Délais de consultation

Il est convenu que le CSE rend ses avis à l’intérieur d’un délai maximum qui débute selon le cas à compter de la communication des informations par la direction de l’entreprise ;

Il est convenu que le CSE rend ses avis (hors cas de recours à une expertise) dans un délai maximum de

• Un mois s’agissant des 3 grands blocs de consultation périodique,

• 2 semaines s’agissant des consultations ponctuelles (travail le dimanche ou jours fériés, lancement ou arrêt de modèle, changement d’horaires de travail….).

En cas de recours à un expert, le délai maximum ci-dessus dans lequel le comité doit rendre son avis est augmenté de

• Un mois s’agissant des 3 grands blocs de consultation périodique

• Un mois s’agissant des consultations ponctuelles

Par accord entre la direction et la majorité des membres présents du CSE, des délais spécifiques peuvent être adoptés en fonction de la nature de la consultation (exemple : introduction de nouvelles technologies pouvant entraîner des risques pour la santé et sécurité des collaborateurs).

S’agissant des consultations sur les possibilités de reclassement dans le cadre de dossier d’inaptitude, l’avis du CSE sera donné dès la première réunion de l’instance sur le sujet, afin que la procédure puisse suivre son cours, les informations en vue de consultation étant transmises au moment de l’envoi de l’ordre du jour.

Article 13.4 : Effets de l’absence d’avis

En tout état de cause, le CSE, s’il n’a pas exprimé d’avis, est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l'expiration de ces délais.

Article 14 – Expertises du CSE

Article 14.1 : Dispositions générales concernant l’expertise

Article 14.1.1 : Objet

Le CSE peut, dans le cadre des missions qui lui sont confiées, recourir à un expert-comptable ou bien un expert-habilité dans les conditions prévues aux articles L. 2315-78 et suivants du Code du travail.

Les dispositions concernant l’expertise ont pour objet de déterminer, d’une part, les modalités de désignation de l’expert, et, d’autre part, les délais :

• dans lesquels l’expert remet son rapport et peut demander à la direction de l’entreprise toutes les informations qu'il juge nécessaires à la réalisation de sa mission ;

• dont dispose l’employeur pour répondre à la demande d’information de l’expert

Article 14.1.2 : conditions de désignation de l’expert

Le CSE prend sa décision de recourir à un expert, et mandate celui-ci, lors de la première réunion où l’un des sujets pouvant donner lieu à expertise est porté à l’ordre du jour.

Afin que l’expert puisse être désigné lors de cette première réunion, les membres du CSE prendront contact entre eux, préalablement à la tenue de la réunion, dans les meilleurs délais afin de déterminer la mission qu’ils entendent confier à un expert et se rapprocher de différents experts afin de solliciter d’eux une proposition d’intervention.

Article 14.2 : Nombre d’expertises dans le cadre des consultations récurrentes

Pour la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi, les parties décident que le CSE pourra recourir à une expertise annuelle.

Pour la consultation sur la situation économique et financière, les parties décident que le CSE pourra recourir à une expertise annuelle.

Pour la consultation sur les orientations stratégiques, les parties décident que le CSE pourra recourir à une expertise annuelle.

Dans cette hypothèse, le financement de l’expertise se ferait à 80% par l’employeur et 20% par le CSE.

Article 14.3 : Délais d’expertise

Article 14.3.1 : Application à tous les cas de recours à un expert

Les dispositions du présent accord relatives aux délais d’expertise ont vocation à s’appliquer à l’ensemble des procédures où le CSE recourt à un expert.

Article 14.3.2 : Délai de remise du rapport de l’expert

L’expert remet son rapport au plus tard dans un délai de 2 semaines avant l'expiration des délais dont dispose le CSE pour rendre ses avis.

Article 14.3.3 : Communication d’informations à l’expert

A l’intérieur du délai ouvert à l’expert pour remettre son rapport, celui-ci dispose d’un délai d’une semaine à compter de sa désignation par le CSE pour demander à la Direction de l’entreprise toutes les informations qu'il juge nécessaires à la réalisation de sa mission.

La direction de l’entreprise répond à cette demande dans un délai d’une semaine suivant sa réception, sous réserve que le document existe ou sous réserve de la contestation du lien entre le document demandé et la mission de l’expert.

Article 14.3.4 : Remise du rapport

Le rapport est remis aux membres du CSE par tout moyen.

En même temps qu’il remet son rapport aux membres du CSE, l’expert en adresse une version à la direction de l’entreprise par courrier recommandé ou courrier électronique.

Article 14.3.5 : Avis du CSE

Le CSE formule un avis au cours d’une nouvelle réunion qui se tient au plus tard le dernier jour ouvré avant l’expiration du délai qu’a le CSE pour rendre son avis.

Les membres du CSE doivent communiquer à la direction leurs observations, propositions et demandes d'information complémentaires au plus tard une semaine avant la tenue de cette réunion.

Article 14.3.6 : Effets du recours à l’expert sur les délais de consultation

Les délais dont dispose le CSE pour rendre un avis dans les hypothèses où il a recours un expert sont définis et ne sauraient être prorogés, sauf accord entre le CSE et l’employeur, pour quelque cause que ce soit (retard dans la remise du rapport de l’expert, etc.) .

Article 14.3.7 : Recours à l’expertise libre

Le CSE peut faire appel à tout expert rémunéré par ses soins pour la préparation de ses travaux.

Le recours à un expert donne lieu à délibération du CSE.

L’expert choisi par le CSE dispose des documents détenus par celui-ci.

L’expertise ne peut être soumise à des délais prédéterminés.

Article 15 – Procès-verbal

Article 15.1 : Etablissement et transmission du procès-verbal de réunion

Le secrétaire du CSE établit le procès-verbal des réunions du comité.

Il transmet le procès-verbal à l’employeur dans un délai maximum de 3 semaines suivant la réunion au titre de laquelle il est établi et après transmission des informations nécessaires par l’employeur. Ce délai est ramené à 1 semaine dans les hypothèses suivantes :

• Licenciement collectif pour motif économique d’au moins 10 salariés

• Dossier d’inaptitude

• Licenciement d’un salarié protégé

Lorsque cela est nécessaire, l’employeur peut solliciter le secrétaire afin que celui établisse un extrait de procès-verbal.

Le secrétaire doit établir dans les meilleurs délais cet extrait de procès-verbal et au mieux dans les 48 heures.

Article 15.2 : Contenu du procès-verbal

Le procès-verbal des réunions du CSE contient a minima les informations suivantes :

• Date de la réunion

• Heures de début et de fin de la réunion

• Nom des personnes présentes

• Rappel de l’ordre du jour

• Synthèse des débats

• Avis du CSE

Article 17 – Disposition finales

Article 17.1 : Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le lendemain de la proclamation des résultats et au plus tard le 4 décembre 2019.

Article 17.2 : Adhésion

Conformément à l'article L.2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 17.3 : Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.

Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 2 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure, sauf s’il s’agit d’action concernant les procédures de consultation justifiées par l’urgence.

Article 17.4 : Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 6 mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 17.5 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 17.6 : Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Article 17.7 : Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• Sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Colmar.

Article 17.8 : Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Wettolsheim, le 15 octobre 2019.

En 7 exemplaires originaux

dont un pour chacune des parties.

Pour RIF :

Pour la CFDT :

Pour l’UNSA :

Pour FO :

Pour la CFE-CGC :

Pour la CGT :