ACCORD SUR LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

ET L’EGALITE PROFESSIONNELLE

Entre

La société Ricoh Industrie France SAS, au capital de 22 105 107 €uros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Colmar sous le numéro B 341 095 735, dont le siège social est situé à 68920 Wettolsheim, 144 route de Rouffach, représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur de groupe CSR, dûment habilité à l’effet des présentes,

d'une part,

et

Les délégations suivantes :

• L’organisation syndicale CFDT représentée par Monsieur en sa qualité de délégué syndical ;

• L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Monsieur en sa qualité de délégué syndical ;

• L’organisation syndicale CGT représentée par Madame en sa qualité de déléguée syndicale ;

• L’organisation syndicale FO représentée par Monsieur en sa qualité de délégué syndical ;

• L’organisation syndicale UNSA représentée par Monsieur en sa qualité de délégué syndical ;

d'autre part,

Préambule

La qualité de vie et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes constituent une préoccupation importante pour la Direction ainsi que les partenaires sociaux de RIF. La construction du régime juridique qui les concerne fait l’objet d’un certain nombre de dispositions légales et conventionnelles, dont plus particulièrement l’accord national interprofessionnel du 1^er mars 2004 sur la mixité et l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes et l’accord national interprofessionnel du 19 juin 2013 « vers une politique d’amélioration de la qualité de vie au travail et de l’égalité professionnelle. »

Par ailleurs, les parties souhaitent réaffirmer leur attachement au principe d’égalité entre les femmes et les hommes, principe qui contribue au bien-être et à l’amélioration de la qualité de vie au travail, comme le rappelle à juste titre l’ANI du 19 juin 2013.

Les parties ont également convenu de renouveler, pour une période de 3 ans, le dispositif de télétravail mis en place, à titre expérimental, depuis l’accord du 21 décembre 2017.

Compte tenu de ces éléments, le présent accord porte sur les domaines suivants :

• Les mesures concourant à l’amélioration de la qualité de vie au travail ;

• Le télétravail ;

• L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de la société Ricoh Industrie France.

Article 2 : Qualité de vie au travail

Selon l’ANI de 2013, la qualité de vie au travail peut « se concevoir comme un sentiment de bien-être au travail perçu collectivement et individuellement qui englobe l’ambiance, la culture de l’entreprise, l’intérêt du travail, les conditions de travail, le sentiment d’implication, le degré d’autonomie et de responsabilisation, l’égalité, un droit à l’erreur accordé à chacun, une reconnaissance et une valorisation du travail effectué. »

Les parties sont par ailleurs convaincues que la qualité de vie au travail contribue à la performance sociale et économique de l’entreprise et constitue un outil de prévention des risques professionnels, et notamment des risques psychosociaux, dont tous les acteurs de l’entreprise sont responsables.

C’est la raison pour laquelle elles ont décidé de mettre en œuvre une démarche permanente d’amélioration de la qualité de vie et, conscientes que la participation de l’ensemble des salariés est un facteur de réussite du changement, une démarche participative visant à impliquer, notamment dans la phase de réflexion, les collaborateurs de l’entreprise.

Dans ce cadre, les parties ont conclu, en amont de la négociation, un accord de méthode qui prévoit la définition de thèmes et la mise en place de groupes de travail. Ces groupes ont eu pour objectif d’associer les collaborateurs qui souhaitaient s’inscrire activement dans cette démarche permanente d’amélioration de la qualité de vie au travail et faire valoir leurs idées.

Les réflexions menées par ces groupes de travail ont ainsi permis l’identification de 40 objectifs concourant à l’amélioration de la qualité de vie au travail.

Ces objectifs ont ensuite été priorisés en 3 catégories.

Tout en conservant le souhait de pouvoir atteindre un maximum des 40 objectifs issus des groupes de travail, les parties entendent par le présent accord s’engager sur la mise en œuvre d’actions concernant les 20 objectifs identifiés en priorité 1 et rappelés ci-après, étant précisé que le tableau récapitulatif des 40 objectifs est annexé au présent accord.

Les actions liées à ces objectifs seront mises en place dans un état d’esprit de Bien-Etre au travail et sans aller à l’encontre du bon fonctionnement des activités.

Lors des réunions de négociations annuelles 2019, la Direction a annoncé qu’elle dédierait un budget de 20 000 euros pour les actions à mener d’ici à fin mars 2020. Ce budget sera renégocié chaque année.

Article 2.1 : Rappel des objectifs identifiés à l’occasion des réunions des groupes de travail

Au titre du présent accord triennal, les parties ont décidé de retenir les 19 objectifs suivants :

1. Amélioration de la cohésion au sein de l’entreprise : un évènement festif annuel organisé par RIF

2. Désignation de 5 référents QVT en collaboration directe avec les membres de la commission bien-être au travail :

Un appel à candidatures sera réalisé, via note d’information et via affichage sur les écrans dans chaque bâtiment.

Les collaborateurs pourront se faire connaître auprès de leurs responsables jusqu’au 31 décembre 2019.

La volonté des parties est d’assurer une bonne représentativité tant des services que des catégories de collaborateurs concernées. Il sera donc privilégié les candidatures de collaborateurs émanant de services différents et occupant des postes différents.

En toute hypothèse, la Direction se réserve la possibilité de refuser la participation d’un ou plusieurs collaborateurs, dans l’hypothèse où l’absence simultanée de plusieurs collaborateurs au sein d’un même service serait susceptible de perturber gravement l’organisation et le bon fonctionnement du service.

Ils seront désignés pour la durée de cet accord.

3. Etablissement d’un calendrier, ou d’une base de données communes, reprenant l’ensemble des informations générales et accessibles à tous les collaborateurs :

Le service CSR assurera la mise en place de ce nouvel outil/support d’ici fin mars 2021.

4. Création d’une charte comportementale :

Les services CSR et RH assureront la mise en place de cette charte d’ici fin mars 2021.

5. Développer un management plus collaboratif et participatif :

Une activité pilote sera définie par la Direction pour développer ce nouveau type de management. Les services CSR et RH définiront les actions à mettre en œuvre et celles-ci seront présentées à la commission Bien Etre au Travail. Le lancement de ces actions devra démarrer avant fin mars 2021.

6. Mise en place de tableaux pour partager les idées d’amélioration dans les services avec une routine d’animation :

Le service CSR initiera la démarche auprès des services afin d’assurer la mise en place de ce nouvel outil/support d’ici fin mars 2021.

7. Renforcement des formations et sensibilisation des managers à la prévention des situations de harcèlement, discrimination et agissements sexistes :

Le service RH coordonnera le démarrage de sessions annuelles de sensibilisations d’ici fin mars 2021.

8. Améliorer la présence des managers sur le terrain en vue d’échanges « non professionnels » :

La Direction définira des dispositifs qui favoriseront les opportunités d’échanges au plus tard d’ici fin mars 2020.

9. Définition d’une charte communication :

Les services CSR et RH assureront la mise en place de cette charte d’ici fin mars 2021.

10. Mise en place/réactivation d’outils de communication rapides et réactifs pour la diffusion des communications par la Direction :

Les services CSR et RH assureront la mise en place de cette charte d’ici fin mars 2021.

11. Révision des méthodes et de la communication des projets :

La Direction définira le plan d’améliorations de revue des méthodes et de la communication des projets. Mise en œuvre des actions au plus tard d’ici fin mars 2021.

12. Participation financière visant à favoriser des moments de convivialité par service

Un montant de 5 euros par personne est défini et sera utilisé à l’initiative de chaque chef de service/département. Une consultation des membres du service sera réalisée pour définir comment utiliser collectivement ce budget (participation à un repas de service, petit déjeuner…)

Utilisation du budget d’ici fin mars 2020.

13. Découverte des activités et des métiers :

La Direction définira des dispositifs pour permettre ces visites d’activités (accueil nouveaux embauchés, « vis ma vie », …).

Le lancement de ces dispositifs devra démarrer au plus tard fin mars 2021.

14. Echange de bonnes pratiques interservices concernant le mode de fonctionnement, les pratiques managériales, etc. / Création d’une unité de management expérimental afin d’établir un standard managérial qui serait par la suite développé au sein des services :

Ces échanges seront intégrés lors des sessions mensuelles managers dès janvier 2020. Un outil de partage des informations sera accessible à tous les managers d’ici fin juin 2020.

15. Amélioration de la communication concernant les formations e-learning :

Le service RH assurera une communication annuelle pour rappeler les modalités, d’ici fin mars 2020.

16. Révision de l’agencement des salles de pause : budget de 8 000 euros (sur les 20 000 euros) utilisé d’ici fin mars 2020

Un réagencement des salles de pause du bâtiment recyclage sera réalisé d’ici fin mars 2020.

Un répéteur 4G sera mis en place au bâtiment TBG d’ici fin mars 2020.

Le mobilier sera renouvelé en partie dans les différentes salles de pauses du site selon le budget disponible après les deux actions ci-dessus.

Les travaux de rafraichissement/entretien courant (peinture, sols) qui seront rendus nécessaires resteront hors budget QVT.

17. Mise en place d’entretiens avec une personne extérieure au service lors des entretiens liés à une opportunité de promotion :

Lors des futures opportunités de promotions, un manager extérieur au service sera consulté pour avis sur la promotion.

18. Réflexion sur un nouveau mode de reconnaissance collectif en mode collaboratif

Création d’un groupe de travail pour mener cette réflexion d’ici fin avril 2020.

Ce groupe sera animé par des membres du service RH/CSR.

Un appel à candidatures sera réalisé, via note d’information et via affichage sur les écrans dans chaque bâtiment.

Les collaborateurs pourront se faire connaître auprès de leurs responsables jusqu’au 31 décembre 2019.

La volonté des parties est d’assurer une bonne représentativité tant des services que des catégories de collaborateurs concernées. Il sera donc privilégié les candidatures de collaborateurs émanant de services différents et occupant des postes différents.

En toute hypothèse, la Direction se réserve la possibilité de refuser la participation d’un ou plusieurs collaborateurs, dans l’hypothèse où l’absence simultanée de plusieurs collaborateurs au sein d’un même service serait susceptible de perturber gravement l’organisation et le bon fonctionnement du service.

19. Réorganisation des open-spaces : budget de 7 000 euros (sur les 20 000 euros) utilisé d’ici fin mars 2020

Achat de nouvelles assises (ballons)

Achat de souris ergonomiques

20. Revoir le réagencement et les flux du restaurant MPG : budget de 1 000 euros (sur les 20 000 euros) utilisé d’ici fin mars 2020.

Agencement du restaurant revu le 18 novembre 2019.

Article 2.2 : Suivi de la mise en œuvre des actions

Les parties conviennent que le suivi des mesures évoqués à l’article 2.2. sera effectué par la commission « bien-être au travail » mise en place au sein du CSE.

Article 3 : Télétravail

Il est préalablement rappelé que par accord en date du 21 décembre 2017, les parties ont conclu un accord expérimental relatif au télétravail.

Cet accord a fait l’objet d’adaptations et d’une prolongation.

Il prend fin au 31 décembre 2019.

Conscients que la mise en place du télétravail permet une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle des salariés, la Direction et les organisations syndicales ont décidé de prolonger le dispositif du télétravail pour une nouvelle période de 3 ans.

Il a donc été fait le choix d’inscrire ces modalités particulières d’exécution de la prestation de travail au sein du présent accord.

Il est rappelé que le télétravail se définit comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue du télétravail.

Article 3.1 : Salariés éligibles au télétravail

1. Salariés éligibles

Seuls sont éligibles au télétravail les salariés :

• Dont la nature des fonctions permet d’exécuter en toute autonomie leurs prestations de travail dans les mêmes conditions dans les locaux de l’entreprise ou à domicile en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

• Appartenant à un service dont le fonctionnement est conciliable avec le télétravail.

• Exerçant des fonctions compatibles avec le télétravail.

• Dont la présence permanente n’est pas nécessaire dans les locaux de l’entreprise et dont le travail ne nécessite pas une installation, un entreposage d’équipement, un matériel particulier ou des dossiers particuliers.

• Maitrisant l’outil informatique.

• Ayant une ancienneté dans la fonction de 1 an minimum

• Faisant preuve d’une maîtrise constatée d’une réelle autonomie dans la tenue de l’emploi.

Par ailleurs, les parties conviennent que la mise en place du télétravail pour les services traitants des données confidentielles et sensibles n’est pas exclue par principe mais fera l’objet d’une attention particulière compte tenu des contraintes et exigences inhérentes à ces activités.

Les collaborateurs ayant une fonction hiérarchique sont également éligibles au télétravail et s’engagent à ce que ce dispositif n’impacte pas la bonne gestion des équipes

2. Suivi du nombre de télétravailleurs

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et des services qui la composent. En conséquence, les parties conviennent expressément du suivi du nombre de salariés concernés.

Article 3.2 : Lieu d’exercice du télétravail

1. Lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail s’exerce au domicile du salarié.

2. Organisation et conformité des lieux de travail

Le salarié candidat au télétravail atteste qu’il dispose d’une pièce lui permettant d’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de toute forme de nuisance extraprofessionnelle et lui permettant de se consacrer à son activité lors de son temps de travail.

Le salarié fournit une attestation d’assurance garantissant les risques liés au télétravail applicable au lieu où celui-ci sera exécuté. Il adresse annuellement cette attestation au moment du renouvellement de son assurance.

Il adresse également une attestation relative à sa connexion internet et le débit associé.

La mise en place et le maintien du télétravail est conditionnée par ces formalités.

Article 3.3 : Mise en place du télétravail

1. Mise en place à l’initiative du salarié uniquement

Le télétravail ne peut être mis en place que sur demande du salarié formulée auprès de son supérieur hiérarchique ou de la Direction des ressources humaines par courrier recommandé ou courrier remis en main propre.

La Direction de l’entreprise dispose d’un délai d’un mois pour faire part de sa réponse au salarié concerné. En cas de refus d’accorder le bénéficie du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible à un mode d’organisation en télétravail, la Direction doit motiver sa réponse.

La Direction peut, si elle l’estime nécessaire, organiser un entretien avec le salarié pour aborder le thème du télétravail avant toute prise de décision. Si un entretien est organisé, le délai octroyé à la Direction pour faire part de sa réponse est repoussé d’une semaine.

Lorsque la Direction refuse le bénéfice du télétravail, le salarié peut saisir la commission Bien Être au Travail, pour que celle-ci formule un avis sur la demande du salarié. L’avis de la commission n’a qu’une valeur consultative et ne lie pas la Direction.

Le salarié pourra ultérieurement solliciter une nouvelle demande pour bénéficier des mesures relatives au télétravail.

2. Période d’adaptation

Une période d’adaptation d’un mois, renouvelable une fois par accord des parties, est observée lors de la mise en place du télétravail via un avenant au contrat de travail.

La période d’adaptation a pour objet de permettre à chacune des parties de vérifier l’adéquation du télétravail à l’exécution du contrat de travail.

Au cours de la période d’adaptation, chacune des parties peut mettre un terme au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de deux semaines sans qu’il soit besoin de justifier ni de motiver cette décision.

La période d’adaptation s’entend d’un travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

3. Circonstances exceptionnelles justifiant un recours de droit au télétravail

En dehors du cadre général du télétravail tel que visé par le présent accord, des circonstances exceptionnelles telles que, notamment, une menace d'épidémie ou un cas de force majeure peuvent rendre le télétravail nécessaire afin de permettre la continuité de l'activité de l'entreprise ou garantir la protection des salariés.

Conformément à l'article L. 1222-11 du code du travail, dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction de l’entreprise pour la seule durée des évènements exceptionnels. Cet aménagement du poste de travail ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant alors l’accord du salarié.

Circonstances exceptionnelles externes

• Recours de droit au télétravail

Dans certaines hypothèses, RIF peut recourir de droit au télétravail.

Ainsi, les circonstances exceptionnelles telles que, notamment, une menace d’épidémie ou un cas de force majeure, peuvent rendre le télétravail nécessaire afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction de l’entreprise pour la seule durée des évènements exceptionnels.

Cet aménagement du poste de travail ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant l’accord du salarié.

• Pic de pollution

Lorsque l’autorité administrative prend des mesures propres à limiter l’ampleur et les effets d’une pointe de pollution dans les conditions de l’article L.223-1 du Code de l’environnement, l’employeur ou le salarié dont le poste n’est pas incompatible, pourra proposer, pour la durée de l’épisode de pollution, l’exécution de la prestation de travail sous forme de télétravail sous réserve que le salarié dispose des conditions de travail conformes à son domicile.

Dans cette situation, l’accord des parties sera formalisé par courrier électronique.

Situations exceptionnelles relatives au salarié

Le salarié n’ayant pas le statut de télétravailleur, en raison d’un choix personnel ou du fait qu’il ne répond pas aux critères fixés par l’accord initial et ses avenants, peut bénéficier, sur sa demande, à titre exceptionnel et temporaire, du statut de télétravailleur lorsqu’il connait une situation personnelle exceptionnelle nécessitant impérativement l’organisation du travail sous forme de télétravail.

Cette situation exceptionnelle est notamment caractérisée lorsque le salarié est dans l’impossibilité de se déplacer tout en étant en capacité physique d’exercer son activité professionnelle.

Cette situation peut également concerner des collaborateurs qui entrent dans le champ d’application du présent accord mais qui, en raison de circonstances particulières les concernant, ne peuvent réaliser leur activité professionnelle que dans le cadre d’un télétravail.

Le télétravail à titre temporaire, dans les conditions du présent article, ne peut être sollicité que par le salarié.

Celui-ci adresse sa demande soit par :

• Courrier recommandé adressé au service Ressources Humaines de l’entreprise ;

• Courrier remis en main propre au service Ressources Humaines de l’entreprise ;

• Courrier électronique adressé à l’un des membres du service Ressources Humaines de l’entreprise.

L’entreprise dispose d’un délai de 15 jours pour faire part de sa réponse et tout refus fait l’objet d’une réponse motivée.

Article 3.4 : Conditions d’exécution du télétravail

1. Droits et obligations du télétravailleur

Le télétravail constitue simplement une modalité particulière d’exécution de la prestation de travail. Le télétravailleur demeure un salarié de l’entreprise. Les télétravailleurs bénéficient de l’égalité de traitement avec les autres salariés de l’entreprise. Ils disposent des mêmes droits individuels et collectifs, avantages légaux et conventionnels, et sont tenus aux mêmes obligations que ceux applicables aux salariés placés dans une situation comparable.

2. Présence obligatoire en entreprise

Le télétravailleur doit, sans pouvoir opposer à la Direction de l’entreprise son statut, se rendre obligatoirement dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est obligatoire.

Il s’agit notamment des hypothèses suivantes : réunion d’équipe, formation, rencontre avec des clients.

Par ailleurs, le télétravail peut avoir pour conséquence d’entraîner l’isolement du salarié en raison de l’éloignement de son lieu de travail.

Afin que ce dernier conserve un lien avec sa hiérarchie et ses collègues de travail, les télétravailleurs rencontreront tous les semestres, au sein de l’entreprise, leur responsable hiérarchique lors d’un entretien au cours duquel seront abordés différents thèmes tels que notamment l’activité du salarié sur la période écoulée depuis le dernier entretien.

Les signataires de l’accord conviennent que la lutte contre l’isolement se traduit aussi par l’exigence d’une présence physique obligatoire du télétravailleur dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, le télétravailleur ne peut exercer en totalité son contrat de travail en dehors de l’entreprise.

En conséquence, le télétravail au sein de Ricoh Industrie France SAS est limité à un jour par semaine pour un collaborateur travaillant à temps plein.

En fonction de l’organisation du service et de la souplesse nécessaire dans l’organisation, un planning aménagé pourra être prévu prévoyant un planning sur une période mensuelle (soit 4 jours maximum dans le mois) et/ou trimestrielle (soit 12 jours maximum sur le trimestre), sans jamais planifier plus de 2 jours consécutifs de télétravail ou plus de 2 jours dans la semaine.

Pour un salarié à temps partiel, ce nombre de jour est proratisé par rapport au temps partiel effectué et sa répartition s’organisera sur une périodicité mensuelle.

3. Planning de répartition des périodes travaillées en entreprise et des périodes de télétravail

Modification du planning à l’initiative de l’entreprise

Un planning indicatif des périodes de présence en entreprise et des périodes de télétravail sera établi et remis au salarié tous les semestres.

Cette répartition n’a pas une nature contractuelle et pourra notamment être modifiée par la Direction en cas de nécessité d’organisation du service ou d’absences au sein du service (exemple : afin d’assurer une permanence physique dans le service ou d’assurer une participation en réunion etc…).

En cas de modification de la répartition des périodes de présence en entreprise et les périodes de télétravail, un délai de prévenance de 3 jours est observé à l’exception des situations d’absences inopinées au sein du service nécessitant la présence sur site du télétravailleur.

Modification du planning à l’initiative du collaborateur

En cas de situation exceptionnelle, le collaborateur pourra, sous réserve d’avoir obtenu l’autorisation préalable de sa hiérarchie, modifier le jour de télétravail inscrit dans le planning.

Les situations exceptionnelles visent notamment une réunion impérative impossible à décaler, une journée de grève SNCF, …

Le collaborateur doit formuler sa demande à sa hiérarchie dès que l’évènement est connu.

Dans ce cas, l’accord des parties sera formalisé par courrier éléctronique.

4. Suspension temporaire du télétravail

La direction pourra suspendre temporairement le télétravail d’un salarié et demander la présence physique du salarié au sein de l’entreprise lorsque survient notamment le besoin de remplacement d’un salarié absent ou un surcroît exceptionnel d’activité.

La suspension temporaire s’inscrira dans une durée maximale d’un mois éventuellement renouvelable une fois à la demande de la Direction pour une durée égale, inférieure ou supérieure à la durée de suspension temporaire initiale du télétravail.

Le renouvellement de la suspension ne résulte pas nécessairement du motif ayant donné lieu à la suspension temporaire initiale.

Le cas échéant, l’entreprise organisera un roulement entre les personnes dont le télétravail sera temporairement suspendu.

5. Changements de fonctions

Lors d’un changement de fonction, le maintien du télétravail n’est pas de droit. Il est procédé par le responsable hiérarchique à une étude sur le caractère adapté du télétravail aux nouvelles fonctions. Le cas échéant, le changement de fonction pourra être subordonné à l’abandon du télétravail par la personne concernée.

6. Suspension du contrat de travail

Lorsque le contrat de travail est suspendu, et ce quelle que soit la cause de cette suspension (arrêt maladie, congés payés…), le télétravailleur ne doit pas fournir de prestation de travail que ce soit en entreprise ou sous forme de télétravail.

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou accident, professionnel ou non, le télétravailleur est tenu d’informer la Direction dans les mêmes conditions, délais et forme que celles applicables pour l’ensemble des salariés.

7. Respect de la vie privée

Le télétravail doit s’articuler avec le respect de la vie privée du salarié.

Pour parvenir au respect de ce principe, l’entreprise et le télétravailleur conviennent de plages horaires durant lesquelles ce dernier peut habituellement être contacté lorsqu’il est en situation de télétravail.

A défaut d’accord, ces plages horaires sont unilatéralement définies par la hiérarchie du salarié.

Les parties conviennent ensemble des plages horaires où le salarié peut être joignable, celles-ci devant respecter le temps de travail à effectuer sur la journée.

Par ailleurs, l’entreprise s’engage à ne pas diffuser les coordonnées personnelles du télétravailleur.

Le télétravailleur doit consulter régulièrement sa messagerie et répondre, sauf circonstances exceptionnelles, aux diverses sollicitations de l’entreprise dans un délai de deux heures.

8. Surveillance de l’activité du salarié

La Direction se réserve le droit de mettre en œuvre un dispositif de surveillance sous réserve que celui-ci soit pertinent, justifié par la nature de la tâche à accomplir et proportionné au but recherché.

Dans cette hypothèse, la Direction informera le salarié concerné de l’existence et du contenu du dispositif après consultation des institutions représentatives du personnel compétentes et après avoir rempli les formalités liées à la loi « Informatique et Liberté ».

9. Temps de travail

Le temps de travail des télétravailleurs s’articule dans les mêmes conditions que le temps de travail des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, les télétravailleurs ont une durée de travail s’organisant sous la forme d’une durée hebdomadaire de 35 heures, d’un forfait en heures de travail sur l’année, d’un forfait annuel en jours de travail, selon le régime qui leur est applicable.

Le télétravailleur devra respecter l’horaire collectif en vigueur au sein de l’entreprise que ce soit lors de sa présence en entreprise ou bien lorsqu’il est en situation de télétravail.

Le temps de travail des télétravailleurs en forfait jours est organisé et décompté conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise instituant le forfait jour.

Le temps de travail d’un télétravailleur est évalué au regard du temps de présence en entreprise et de celui réalisé en situation de télétravail.

Compte tenu de la spécificité du télétravail, les parties au présent accord conviennent que lors des périodes dans lesquelles le salarié est placé en situation de télétravail, le temps de travail est suivi au moyen d’un système auto-déclaratif remis hebdomadairement au responsable hiérarchique pour approbation.

Les signataires rappellent que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement à la Direction de l’entreprise et au télétravailleur, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des règles relatives au temps de travail et de repos.

Il est aussi rappelé qu’ont le caractère d’heures supplémentaires, et sont rémunérées en tant que telles, les seules heures effectuées à la demande de la Direction.

10. Charge de travail

L’activité des télétravailleurs est équivalente à celle des autres travailleurs placés dans une situation identique. Dès lors, le cas échéant, les objectifs fixés, les résultats attendus et les modalités d’évaluation sont similaires à ceux des salariés ne relevant pas du statut de télétravailleur.

L’organisation du travail des salariés doit faire l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment aux éventuelles surcharges de travail et respect des durées maximales de travail, d’amplitude et des durées minimales de repos.

Au cours d’un entretien annuel, le télétravailleur et son supérieur hiérarchique abordent plus particulièrement la charge de travail du salarié et les conditions d’activité du télétravailleur.

Article 3.5 : Fin du télétravail

1. Caractère réversible du télétravail

La Direction et le salarié peuvent, à l’initiative de l’une ou de l’autre partie, convenir par accord de mettre un terme au télétravail et d’organiser le retour du salarié à temps plein dans les locaux de l’entreprise. Un avenant au contrat de travail est conclu entre les parties. Le retour s’effectue selon les modalités prévues par cet avenant.

En cas de dérives constatées dans le cadre de l’exercice du télétravail et le non-respect des règles prévues dans le présent accord, la Direction se réserve le droit de mettre fin à l’avenant télétravail de façon unilatérale.

2. Priorité d’accès à un poste sans télétravail

Le télétravailleur dispose d’une priorité pour reprendre ou occuper un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles.

Article 3.6 : Hygiène et sécurité

1. Santé et sécurité du télétravailleur

Le télétravail ne dispense pas la Direction de s’assurer de la santé et la sécurité du télétravailleur et d’en organiser la prévention. Ce dernier étant lui-même tenu à cette obligation vis-à-vis de sa propre personne. En conséquence, les lieux dans lesquels s’exerce le télétravail doivent répondre aux règles relatives à l’hygiène et la sécurité.

Avec l’accord écrit préalable du salarié concerné, une visite du lieu de télétravail peut être effectuée par un membre de la Direction et un membre de la CSSCT.

Le refus par le salarié d’une telle visite, constitue une cause de suspension temporaire du télétravail. Le salarié devra donc se rendre au sein de l’entreprise pour poursuivre son contrat jusqu’à ce qu’il puisse être accédé aux locaux de télétravail.

En outre, il est remis au télétravailleur un document d’information sur la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans.

Les responsables hiérarchiques, amenés ou éventuellement amenés, à diriger des télétravailleurs bénéficient également d’une information relative à la gestion des situations de télétravail.

2. Accident

Si un accident survient sur le lieu où s’exécute le télétravail et pendant les plages horaires de travail, celui-ci bénéficie d’une présomption de caractère professionnel. La Direction demandera au salarié de fournir des éléments matériels précis sur le contexte de la survenance de cet accident. Ces éléments serviront de base à la déclaration d’accident du travail transmise à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie).

La présomption instituée par le présent article est une présomption simple. La Direction se réserve le droit de contester les déclarations d’accident du travail.

Le télétravailleur doit prévenir dans les délais les plus brefs son responsable hiérarchique ou le service HSE de la survenance de cet accident.

Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.

Article 3.7 : Equipement du télétravailleur

1. Equipement mis à disposition du télétravailleur

Dans le cadre du télétravail, l’entreprise met à la disposition du télétravailleur les équipements de travail nécessaires à la réalisation de la prestation de travail et dont la liste sera fixée par l’avenant conclu par les parties.

Ces équipements sont la propriété de l’entreprise. Le salarié en a l’usage tout au long de l’exécution du contrat de travail sous forme de télétravail. Le salarié restitue impérativement cet équipement lorsqu’il n’a plus le statut de télétravailleur ou en cas de départ de l’entreprise.

En cas de panne ou de dysfonctionnement de l’équipement, le salarié informe sans délai sa hiérarchie afin qu’une solution soit apportée au problème rencontré. Il pourra éventuellement être demandé au salarié de transporter l’équipement défectueux dans les locaux de l’entreprise.

Si la panne rend impossible la poursuite du télétravail, le télétravailleur est tenu de se rendre dans les meilleurs délais au sein de l’entreprise pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème.

2. Utilisation professionnelle de l’équipement mis à disposition

Le matériel et les abonnements mis à disposition du télétravailleur par l’entreprise doivent faire l’objet d’une utilisation exclusivement professionnelle et conforme à la charte informatique en vigueur au sein de l’entreprise.

3. Protection des données informatiques

L’utilisation du matériel informatique, l’accès au réseau internet et la protection des données auxquelles le salarié a accès dans le cadre du télétravail se réalisent conformément aux dispositions de la charte informatique de l’entreprise.

4. Sanction d’une utilisation non conforme de l’équipement

Toute utilisation non conforme des équipements et des abonnements pourra être sanctionnée dans les conditions prévues par la charte informatique et le règlement intérieur.

5. Frais liés au télétravail

Comme les salariés bénéficient chacun d’un bureau sur site et que le passage en télétravail émane exclusivement des salariés, ces derniers ne bénéficient d’aucune indemnité d’occupation du domicile personnel.

Article 4 : Egalité professionnelle

Article 4.1 : Mesures prises concernant la situation professionnelle des femmes et des hommes au sein de l’entreprise

Le développement de Ricoh Industrie France SAS repose sur des valeurs communes au Groupe Ricoh qui constituent des fondamentaux tant pour l'entreprise que pour les hommes et les femmes qui la composent.

Le Groupe Ricoh s’est fixé des objectifs ambitieux en s’appuyant sur les 17 Objectifs de Développement Durable (ODD) et au travers de cet accord Ricoh Industrie France souhaite démontrer tout son engagement pour l’objectif #5 « Egalité entre les sexes ».

Le bilan du précédent accord sur l’égalité professionnelle a été notamment marqué par le développement de la mixité au sein de l’atelier Finition TBG, la signature d’un accord sur les dons de jours de repos et s’est traduit par l’atteinte d’une note de 90/100 au titre de l’Index Egalité hommes / femmes (au titre de l’année 2018).

La volonté de la société Ricoh Industrie France SAS est de poursuivre une politique de gestion des ressources humaines favorisant l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, définie et appliquée en concertation avec les organisations syndicales représentatives dans la société et inscrite dans le temps.

Les parties souhaitant consolider les efforts engagés en faveur de l’égalité, décident de reconduire les mesures ci-après, issues des accords conclus antérieurement, reconnaissant la pertinence et l’efficacité de celles-ci :

Mesure 1 : Formation des nouveaux managers

Chaque collaborateur promu à un poste avec des fonctions managériales bénéficie d’un cursus de formation incluant un module « pratique de la diversité ».

Indicateur : Nombre de nouveaux managers formés sur la diversité, par sexe et par an.

Mesure 2 : Promotion des métiers RIF auprès des lycées de la région

Afin de favoriser l’équilibre des métiers en son sein, RIF entend développer en amont des opérations de recrutement des partenariats avec les écoles, les centres de formation professionnelle, pour faire découvrir les métiers industriels et techniques et pour ce faire missionner des femmes exerçant des métiers industriels et techniques afin qu'elles soient les ambassadrices de ces métiers dans les écoles et les « forums des métiers ».

Indicateur :

- Nombre d’interventions de femmes à l’occasion de différents évènements (Forum, journées métiers dans les écoles, visite du site RIF aux scolaires….).

- Ratio hommes / femmes pour les contrats d’apprentissage et d’alternance par an

Mesure 3 : la Direction des Ressources humaines prendra en compte, en cas de congé parental à temps plein, la durée totale de ce congé pour calculer l'ancienneté du (de la) salarié(e) et les avantages qui s'y attachent : date de déclenchement de la prime d'ancienneté et des congés ancienneté.

Indicateur : Nombre de personnes ayant bénéficié du dispositif par sexe

Mesure 4 : la Direction des Ressources humaines offrira la possibilité de maintenir les prestations du régime « Frais Médicaux » dans les mêmes conditions que lorsqu'ils étaient en activité pour les salariés en congé parental d'éducation à temps plein : le salarié paiera la cotisation salariale, et RIF paiera la cotisation employeur (pour toute la durée du congé parental).

Indicateur : Nombre de personnes ayant bénéficié du dispositif par sexe

Mesure 5 : Gestion du retour du congé parental d'éducation complet

Un solde tout compte étant systématiquement payé au moment du départ du salarié en congé parental d'éducation complet, le salarié ne dispose d'aucun congé / compteur à son retour dans l'entreprise.

Il a la faculté de demander, au moment de son retour, d'être affecté temporairement à une autre activité durant la période de fermeture pour congés de sa propre activité.

Dans ce cas, Ricoh Industrie France SAS mènera les investigations auprès des différentes activités fonctionnant durant la même période et qui seraient en mesure d'intégrer le salarié concerné.

Indicateur : Nombre de bénéficiaires par sexe

Mesure 6 : Poursuite du développement de la mixité au sein des activités TBG en collaboration avec le Médecin du Travail. Possibilité de mise en œuvre de période tests pour les femmes.

Indicateur : Progression par année du nombre de femmes au sein de l’activité TBG

Mesure 7 : Aménager les horaires pour les femmes enceintes

- en faisant bénéficier quotidiennement les femmes enceintes de 10 mn de pause supplémentaires à partir du 4ème mois de grossesse

- en organisant pour les femmes enceintes un démarrage du travail au poste 5mn plus tard et un arrêt de travail au poste 5mn plus tôt, à partir du 5ème mois de grossesse.

Indicateur : Nombre de femmes enceintes ayant bénéficié du dispositif / Nombre de femmes concernées

Mesure 8 : La possibilité est offerte aux salariés dont les enfants de moins de 16 ans sont malades, de bénéficier de 5 jours de congés (rémunérés à 75%) supplémentaires par année pour s'occuper de leurs enfants malades sur justificatifs (certificat hospitalisation ou certificat de maladie).

Ces congés supplémentaires sont attribués indifféremment au père, à la mère quelle que soit leur situation d'état civil ou à la personne ayant l'enfant effectivement à charge (cf. base déclaration fiscale).

Indicateur : Nombre de collaborateurs ayant bénéficié du dispositif, par sexe.

Mesure 9 : Neutralisation de l’impact de la maternité ou de l’adoption dans le traitement des augmentations individuelles et générales.

Concernant le congé parental total, les personnes concernées bénéficieront d’une augmentation générale minimum de salaire équivalente à la moyenne des augmentations générales des catégories professionnelles auxquelles elles appartiennent.

Indicateurs :

- Mesure des augmentations

- Nombre de personnes concernées

Article 4.2 : Objectifs poursuivis

L’ensemble des mesures citées à l’article précédent ont été renouvelées par la Direction tenant compte des objectifs suivants à atteindre :

• Faciliter la prise du congé parental d’éducation en créant des conditions favorables pour les collaborateurs concernés

• Organiser durablement des conditions de travail matérielles favorisant la mixité des emplois

• Permettre aux femmes enceintes de bénéficier d’un suivi médical renforcé et de mesures aménagées, RIF étant conscient des caractéristiques de pénibilité pouvant être rencontrées sur certains postes de travail

• Gérer les rémunérations de l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices en fonction de leurs compétences métiers et performances sans restriction

• Ne pas tenir compte des absences liées aux congés de maternité, de parentalité ou d’adoption lors des éventuelles augmentations de la rémunération des intéressé(e)s, de l’éventuel octroi de prime ou dans le cadre du processus annuel d’évaluation et/ou pour l’attribution de promotion.

Article 5 : Dispositions finales

Article 5.1 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans.

Il prend effet au 1^er décembre 2019 et cessera donc de produire effet de plein droit le 30 novembre 2022.

Il n’est pas tacitement reconductible.

Article 5.2 : Adhésion

Conformément aux dispositions légales, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au Greffe du Conseil de Prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite dans le délai de 8 jours par lettre recommandée avec accusé de réception aux parties signataires.

Article 5.3 : Interprétation de l’accord

Les représentants de chacune des parties conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord initial et doivent être conclus dans le délai maximum de 1 mois suivant la première réunion de négociation.

A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.

Jusqu’à l’expiration de la négociation d’interprétation, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

Article 5.4 : Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 6 mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

Information devra en être faite à la Direction lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 5.5 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l’ensemble des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l’accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie.

La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée de préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.

Article 5.6 : Communication de l’accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Il sera également publié sur le site intranet de l’entreprise et une note d’information sera affichée sur les panneaux d’affichage afin d’informer les collaborateurs de son existence.

Article 5.7 : Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé :

• Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du Code du travail ;

• Et en un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de Prud'hommes de Colmar.

Article 5.8 : Transmission de l’accord à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de branche

Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la partie la plus diligente transmettra le présent accord à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de branche et en informera les autres parties.

Article 5.9 : Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et les prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Wettolsheim, le 18 novembre 2019

en 9 exemplaires originaux.

Pour RICOH INDUSTRIE FRANCE SAS,

– Directeur Groupe CSR

Pour la CFDT,

:

Pour la CFE-CGC,

 :

Pour la CGT,

 :

Pour FO,

 :

Pour UNSA,

 :