Accord d'entreprise "avenant n°1 à l'accord sur le vote électronique" chez GIE ARCADE SERVICES (Siège)

AVENANT N°1 A L’ACCORD COLLECTIF SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

DE L’UES ARCADE - 59, rue de Provence - 75009 PARIS

ENTRE :

Les entités ci-après, faisant partie de l'unité économique et sociale appelée « UES ARCADE » 59, rue de Provence à Paris 9e, soit :

• Le GIE ARCADE SERVICES, groupement d'intérêt économique, dont le siège se trouve à Paris (75009), 59, rue de Provence,

• La SFHE, société anonyme d'HLM, au capital de 1 776 600 €, dont le siège se trouve à Aix en Provence (13547), 1175 Petite route des Milles - CS 40650,

• ANTIN RESIDENCES, société anonyme d'HLM, au capital de 30 262 768 €, dont le siège se trouve à Paris (75009), 59, rue de Provence,

• COOPERER POUR HABITER (CPH), société anonyme d'HLM, au capital de 130 494 €, dont le siège se trouve à Vincennes (94300), 33, rue Defrance,

• L’ALFI, association loi 1901, dont le siège se trouve à Paris (75009), 59 rue de Provence,

• Le Logis Corse, Société coopérative d’HLM, au capital de 3 805 000 €, dont le siège se trouve à Bastia (20600), Immeuble l’expo Avenue de la Libération.

• NOTRE COTTAGE ACCESSION, société coopérative, dont le siège se trouve à Paris (75009), 59 rue de Provence dont le n° RCS est Paris 692006729

• ARCANSUD, société coopérative, dont le siège se trouve à Aix en Provence (13090), 1175 Petite route des Milles, dont le n° RCS est Aix en Provence B 497220434

Représentées par -------------, dûment habilité à cet effet,

Ci-après « La Direction »,

D'une part,

Et

• Le syndicat CFDT, (Bourse du Travail, 3, rue du Château d'Eau - 75010 - PARIS), représenté par --------------------, déléguée syndicale de l'UES Arcade désigné en cette qualité, le 07/04/2016,

• Le syndicat SNUHAB-CFE CGC (15, rue de Londres - 75009 - PARIS) représenté par ---------------, délégué syndical de l'UES Arcade désigné en cette qualité, le 10/03/2016,

• Le syndicat CGT (263, rue de Paris, 93100 MONTREUIL) représenté par ---------------, délégué syndical de l'UES Arcade désigné en cette qualité le 21/03/2016,

• Le syndicat FO (Union Départementale des syndicats CGT Force Ouvrière de Paris - 131, rue Damrémont, 75018 Paris) représenté par ------------------------, déléguée syndicale de l'UES Arcade désignée en cette qualité le 25/03/2016.

Ci-après les « Organisations Syndicales »

D'autre part.

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. A ce titre, la Direction et les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES Arcade s’étaient réunies et avaient conclu un accord sur le vote électronique à durée indéterminée en date du 25/11/2015.

Afin d’adapter le texte de l’accord au regard des évolutions réglementaires, relatives tant au vote électronique lui-même qu’aux instances de représentation du personnel (les « comités sociaux et économiques »), les parties se sont à nouveau réunies en date du 25/01/2019 et du 07/02/2019, dans le cadre de l’élaboration du présent avenant.

Pour faciliter la lecture du texte, l’ensemble des articles de l’accord initial, restés inchangés, sont repris dans le texte du présent avenant.

Les articles R2314-5 et suivants du Code du Travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires avaient étudié en 2015 l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise. Elles ont ajusté le texte de l’accord dans la perspective de l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique.

Les informations et témoignages recueillis, ainsi que l’expérimentation du vote électronique faite lors des élections professionnelles de mars 2016, ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires confirment leur volonté de recourir au vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés des sociétés de l’UES Arcade (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de ces sociétés remplissant les critères pour être électeurs et ayant exprimé le souhait de participer aux élections professionnelles organisées au sein de l’entreprise utilisatrice) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur (article inchangé)

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Etablissement des fichiers (article inchangé)

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données (article inchangé)

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par le gestionnaire de l’élection. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Il est précisé que les clés de déchiffrement seront transmises à leurs titulaires dans les meilleurs délais, selon les modalités suivantes :

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous enveloppe sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque enveloppe sera cachetée à l'aide d'une étiquette indiquant au destinataire qu'elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les enveloppes ainsi cachetées seront regroupées et adressées, accompagnées d'une lettre précisant les conditions d'utilisation des clés de déchiffrement des urnes, en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui remettra en main propre les enveloppes cachetées à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité (article inchangé)

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante et formalités de déclaration

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

6. Information et formation (article inchangé)

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Protocole d’accord préélectoral (article inchangé)

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

8. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin (article inchangé)

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

9. Caractéristiques du matériel de vote (article inchangé)

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

10. Modalités d’accès au serveur de vote (article inchangé)

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

11. Opérations de dépouillement (article inchangé)

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

5. Durée de l’accord

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée et prend effet dès sa signature.

6. Modalités de publicité de l’accord, notamment auprès des salariés

Après dépôt de l’avenant auprès de la DIRECCTE, celui-ci sera mis à la disposition de l’ensemble des collaborateurs sur l’intranet RH.

7. Adhésion

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’UES Arcade, qui n’est pas signataire du présent avenant, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Notification devra également être faite dans le délai de huit jours par lettre recommandée aux parties signataires.

L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne peut être partielle et intéresse donc l’accord dans son entier.

8. Modification et révision de l’accord

En cas de contestation de la conformité, ou de modification des dispositions législatives ou réglementaires qui rendraient inapplicable une des dispositions du présent avenant, des négociations s’ouvriraient sans délai à la demande d’une des parties, pour examiner les possibilités d’adapter et/ou de faire survivre le présent accord.

Si l’UES Arcade envisage une modification de l’accord, toutes les organisations syndicales représentatives dans l’UES Arcade seront invitées à la négociation d’un avenant. 

Le présent avenant ne pourra être dénoncé, modifié ou révisé que conformément aux dispositions du Code du travail.

9. Notification

La partie la plus diligente des organisations signataires du présent avenant en notifiera le texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature.

Par mesure de simplification, il est convenu que la notification sera effectuée par l’UES Arcade. La notification sera effectuée soit par lettre recommandée avec AR soit par lettre remise en main propre contre décharge, soit par courrier électronique avec AR.

10. Dépôt légal

Le présent avenant sera déposé par l’UES ARCADE à la DIRECCTE, en deux exemplaires en télédéclaration, dont une version signée et une version anonyme destinée à être publiée, ainsi qu’un exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes, dans les 15 jours suivant sa signature.

La DIRECCTE dispose d’un délai de quatre mois à compter du dépôt de l’avenant pour demander le retrait ou la modification des dispositions contraires aux lois et règlements.

Un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

Fait à Paris, le 22/02/2019

En 7 exemplaires originaux.

Pour la Direction de l'UES Arcade

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Pour la CFDT Pour la CGC/SNUHAB

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Pour la CGT Pour FO

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