Accord d'entreprise "ACCORD PORTANT SUR LE DROIT A LA DECONNEXION AU SEIN DE L’UES EXANE" chez EXANE (Siège)

ACCORD PORTANT SUR LE DROIT A LA DECONNEXION AU SEIN DE L’UES EXANE

Entre :

L’ensemble des sociétés de l’UES Exane, ensemble représenté par , en vertu des mandats dont il dispose à cet effet.

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative au plan de l’UES Exane suivante, dûment habilitée à effet de négocier et conclure le présent accord :

CFTC représentée par en sa qualité de délégué syndical de l’UES.

D’autre part,

Il a été conclu le présent accord.

1. Préambule

Les sociétés de l’UES Exane et les représentants du personnel attachent une importance particulière aux conditions dans lesquelles travaillent l’ensemble des collaborateurs ainsi qu’au respect des règles sociales et au bien-être des salariés au travail dans le respect des règles européennes et nationales en vigueur.

Elles réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques et de connexion à distance et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’articulation entre la vie privée et la vie professionnelle. En effet, le recours au télétravail et les outils numériques utilisés pour le travail à distance exigent de nouvelles protections pour garantir l’effectivité du droit en matière de temps de travail, de repos et de santé des salariés.

Elles rappellent également que les sociétés de l’UES Exane sont dotées d’un accord sur le droit à la déconnexion depuis Octobre 2017 en vigueur pour trois ans.

C’est dans ce cadre que les parties signataires se sont réunies pour redéfinir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion et la mise en place de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques en application de l’article L. 2242-17 7° du code du travail.

Le présent accord a également vocation à définir les modalités selon lesquelles les salariés ayant

conclu une convention individuelle de forfait en jours peuvent exercer leur droit à

la déconnexion, conformément à l’article L 3121-64 du code du travail.

Cet accord s’inscrit dans la démarche générale de prévention des risques psycho-sociaux et de qualité de vie au travail.

Dans le cadre du présent accord, les parties conviennent également de mettre en place des mesures pour prévenir la surcharge informationnelle via les outils connectés pendant le temps de travail.

Les parties affirment les principes du droit à la déconnexion suivants :

- le droit pour le salarié ni de prendre connaissance et/ou ni de répondre à toute forme de sollicitation professionnelle en dehors de ses heures de travail

- la garantie de ne pas impacter la carrière d’un collaborateur (promotion / rémunération / évaluation…), qui ne se connecte pas en dehors de ses heures de travail

Enfin, l’application du présent accord tient compte :

• des spécificités inhérentes aux métiers des sociétés de l’UES Exane ayant pour activité principale l’intermédiation et l’exécution d’ordres de bourse pour le compte de clients institutionnels, le trading de valeurs mobilières et instruments financiers sur le marché secondaire ainsi que la gestion de fonds.

• de la présence de certaines filiales et succursales situées à l’étranger (aux Etats-Unis, en Italie, en Angleterre ou encore en Espagne, …) sur des fuseaux horaires différents

• des salariés amenés à effectuer des déplacements professionnels au sein des différentes succursales et filiales basées à l’étranger et/ou auprès de clients situés à l’étranger

• des contraintes opérationnelles pouvant résulter de variables externes (contexte économique, politique, …) et devant être traitées parfois de manière urgente compte tenu de la spécificité des métiers exercés.

II. Objet de l’accord

1° Le droit à la déconnexion vise à assurer le respect de la vie personnelle et familial et des temps de repos et de congés des salariés entrant dans son champ d’application.

La pratique du télétravail, la généralisation et l’évolution des outils numériques permettent désormais un accès facilité des salariés aux données et communications professionnelles en dehors de leur lieu de travail. Toutefois, ces évolutions technologiques ne doivent pas se faire au détriment de leur temps de repos et de congés et/ou de leur vie personnelle et familiale.

Les outils numériques ont pour but de faciliter l’exercice de leur activité professionnelle et permettent une flexibilité appréciée par les salariés. Toutefois, ils ne doivent en aucun cas interférer dans leur vie personnelle et familiale et en dehors de leur temps de travail.

2° De manière plus générale, le droit à la déconnexion a pour finalité la protection de la santé des salariés au travail :

• en leur permettant d’exercer leur activité dans un environnement respectueux de leur temps de repos et de congés et de leur vie personnelle et familiale,

• de lutter contre la surcharge d’informations liée à l’utilisation des outils de communication,

• de prévenir l’hyperconnexion et le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels

3° Le présent accord a pour but de mettre en place les modalités permettant aux salariés d’exercer leur droit à la déconnexion et des actions de sensibilisation pour s’assurer de la mise en œuvre de ce droit.

III. Champ d’application et conditions du droit à la déconnexion

1° Le présent accord a été conclu dans le cadre du 7° de l’article L.2242-17du Code du travail.

Il est signé au niveau de l’UES Exane et s’applique à l’ensemble des entités juridiques la composant à la date de signature ainsi qu’aux entités pouvant ultérieurement y être intégrées.

2° Le droit à la déconnexion est un droit reconnu à l’ensemble des salariés de l’UES Exane soumis à la durée du travail, à l’exception des cadres dirigeants tels qu’ils sont définis à l’article L. 3111-2 du Code du travail.

Les parties ont également souhaité porter une attention particulière aux salariés bénéficiant d’une convention de forfait-jours dont la durée de travail ne peut être prédéterminée du fait de leur autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et de la nature de leurs fonctions.

Tout en maintenant leur autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, les parties ont rappelé que la reconnaissance du droit à la déconnexion à ces salariés était essentielle. Elles s’assurent qu’elles ont connaissance de l’ensemble des modalités d’exercice de ce droit prévues dans le présent accord.

Les parties rappellent que le droit à la déconnexion est également reconnu aux salariés bénéficiant d’une organisation de travail dite « télétravail ». Les salariés en situation de télétravail n’exercent pas leur activité dans les locaux habituels de l’entreprise et utilisent donc des moyens de communication à distance. Cette organisation de travail ne doit pas perturber ni créer d’éventuelles dérives ou pratiques intrusives ayant pour conséquences le non-respect des périodes de repos et de congés ou de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle.

3° Tous les salariés, titulaires d’un contrat de travail, actifs dans l’entreprise, accéderont à l’information complète du dispositif par le biais d’une communication de la Direction des ressources humaines, de leur management ou par consultation du site intranet.

Il est expressément convenu que les termes utilisés et les outils cités dans le présent accord peuvent être modifiés, seuls les changements significatifs devant faire l’objet d’un avenant à l’accord.

IV. Définitions

La loi n°2016-1088 du 8 août 2016 ne définit pas les termes de cette nouvelle obligation de négociation qu’elle introduit. Les parties ont en conséquence jugé utile de les définir dans le présent accord.

1° Les parties entendent par droit à la déconnexion, le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques et/ou de communication professionnels en dehors de son temps de travail (repos, congés, absences, …).

2° Les outils numériques ou outils de communication visés dans le présent accord sont ceux permettant un accès aux données professionnelles et d’être joignable à distance et sont les suivants :

• les outils physiques (ordinateurs, téléphones portables, …),

• les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance (messagerie électronique, messagerie instantanée autorisée par Exane, intranet, session virtuelle, système de visioconférence et audioconférence, système de renvoi vers la ligne téléphonique personnelle…).

Dans le cadre des négociations de cet accord, les parties ont identifié plusieurs outils numériques qui peuvent potentiellement favoriser une « hyperconnexion » des salariés :

• les téléphones portables professionnels

• les téléphones portables personnels via lesquels un renvoi de la ligne professionnelle vers ligne téléphonique personnelle peut être effectué

• l’accès à la messagerie professionnelle depuis un terminal personnel (système communément appelé « BYOD »),

• l’accès à distance au réseau interne d’Exane et au poste de travail professionnel

• l’accès aux systèmes de visioconférence (Teams, Webex, Zoom, …, d’audioconférence et de messagerie instantanée interne (skype, lync, ...) qui se sont largement développés dans le cadre de la pratique du télétravail.

3° Le temps de travail se définit comme les horaires ou jours de travail du collaborateur durant lesquels il est à la disposition de son employeur et comprenant notamment :

• les heures de travail,

• les heures supplémentaires,

• les jours de travail dans le cadre de la convention de forfait annuel jours dans le respect des amplitudes quotidiennes et hebdomadaires de travail,

• les astreintes,

à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaire, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés, des jours de repos, des arrêts justifiés, …

Le droit à la déconnexion s’applique pendant les périodes de repos et de congés (congés payés, jours de réduction du temps de travail, congé maladie, congé maternité, congé parental, …).

Les parties ont souhaité rappeler que conformément aux dispositions du Code du travail, tout salarié bénéficie en principe d’un repos quotidien d’une durée minimale de onze heures consécutives et que le repos hebdomadaire a une durée minimale de vingt-quatre heures consécutives auxquelles s’ajoutent les heures consécutives de repos quotidien.

5. Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Les parties ont souhaité construire les modalités d’exercice du droit à la déconnexion sur deux axes :

• le rappel des règles de bonne conduite numérique qui devraient être appliquées par tout un chacun,

• l’introduction et la mise en place de bonnes pratiques au sein de l’UES Exane.

Afin de s’assurer de la connaissance de ces règles et bonnes pratiques, les parties souhaitent qu’elles soient compilées dans un document qui sera remis à l’ensemble des collaborateurs entrant dans le champ d’application du droit à la déconnexion et du présent accord.

1. Rappel des principes de bonne conduite numérique

L’accès à l’information, qui peut potentiellement s’exercer en continu, présente à la fois des opportunités et des inconvénients. Afin de mieux gérer et maîtriser les technologies d’information et de communication, les parties souhaitent que soient rappelées aux collaborateurs (aux managers comme aux membres de leurs équipes) les principes et règles de bonne conduite numérique suivantes :

• les règles générales en matière de repos,

• le principe de la connexion choisie : aucun salarié n’est tenu de répondre à ses courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel pendant ses périodes de repos, d’absences et de congés.

• l’utilisation des outils professionnels :

-> ils doivent être mobilisés dans le respect des temps repos hebdomadaires et quotidiens

-> s’interroger sur l’outil le plus adapté à utiliser en fonction du besoin et de l’interlocuteur et le moment opportun pour adresser un mail, un message ou joindre un collaborateur par téléphone

• l’envoi des emails :

-> s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles, et favoriser si possible d’autres vecteurs de communication entre le manager et son équipe et plus généralement entre les collaborateurs, la communication verbale directe, par téléphone ou de visu, ou d’autres outils de messagerie instantanée de type Lync, devant dans la mesure du possible, être privilégiée

-> s’interroger lors d’un envoi sur la pertinence des destinataires des courriels pour éviter la surinformation et l’encombrement des messageries électroniques ainsi qu’indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu d’un courrier et le degré d’urgence de l’envoi, et utiliser avec modération les fonctions « CC » (copie) ou « Cci » (copie cachée) en ne mettant en copie que les personnes directement concernées

-> s’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels, éviter l’envoi de fichiers trop volumineux et en tout état de cause limiter les pièces jointes au strict nécessaire ;

-> Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel

-> Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail ; ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• la vigilance nécessaire de la part des managers notamment sur la charge de travail de leurs équipes, leur temps de travail, le respect des périodes de repos et de congés,

• l’activation d’un message d’absence automatique avec mention de la personne à contacter en cas d’urgence pendant les périodes de congés et d’absence,

• la possibilité de mise en place d’une délégation de la boîte email, permanente ou le temps de l’absence,

• une priorisation des demandes en ne sollicitant pas de réponse immédiate sauf en cas de réelle nécessité,

• l’optimisation du temps de réunion, en s’abstenant notamment d’utiliser des outils de communication pour une meilleure concentration et le respect de ses interlocuteurs, à cet effet, il pourra être demandé par exemple aux participants de laisser les téléphones portables à l’extérieur de l’espace de réunion,

• le respect des périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail par l’ensemble des acteurs de l’entreprise, lorsqu’elles sont connues et quel que soit le lien hiérarchique,

• l’usage raisonné des outils de communication, notamment en évitant l’émission d’emails, de SMS et d’appels à l’attention de salariés en période de repos ou de congés.

2. Mise en place de bonnes pratiques

Les parties souhaitent également aller plus loin que le simple rappel des règles de bonne conduite, elles souhaitent également que soient mises en place au sein de l’UES Exane les bonnes pratiques suivantes :

• Un échange sur le thème « exercice du droit à la déconnexion » pour les salariés lors de l’entretien annuel, afin de s’assurer de la connaissance des modalités par les salariés et la possibilité de faire état à cette occasion des éventuelles difficultés rencontrées,

• l’information des salariés et des managers sur la mise à disposition d’interlocuteurs au sein d’Exane (notamment la Direction des ressources humaines) en cas de difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du droit à la déconnexion,

• la déconnexion automatique des accès à distance après information du manager pour les salariés dont le contrat de travail est suspendu pour une période initiale supérieure à un mois (congés maternité, congés maladie, congé sabbatique, congé pour création d’entreprise…),

• une déconnexion manuelle des accès à distance pourra être effectuée en cas de situation exceptionnelle notamment dans un but de protection du salarié.

6. Information et sensibilisation des collaborateurs

1. Information des collaborateurs sur les modalités d’exercice de leur droit à déconnexion

Afin de s’assurer que les règles de bonne conduite et les bonnes pratiques soient connues de tous les collaborateurs, aussi bien les managers que les collaborateurs, les parties souhaitent les compiler dans un «guide du droit à la déconnexion».

A cet effet, il sera procédé à :

• Une actualisation du Guide sur le Droit à la Déconnexion par la Direction des Ressources Humaines après avis du CSE,

• la diffusion du Guide sur le Droit à la Déconnexion qui sera réalisée auprès de tous les salariés par voie d’email et mis en ligne sur le site intranet de la société Exane. Il sera remis (soit en version papier soit dans le pack d’entrée numérique) à chaque nouvel entrant.

Il sera également remis aux prestataires amenés à travailler avec les salariés d’Exane, par le biais du contrat de prestation, afin de s’assurer du respect des règles de bonnes conduites et des bonnes pratiques vis-à-vis des salariés de l’UES Exane.

2. Mise en place d’actions de sensibilisation

1° Afin de s’assurer de la bonne compréhension et de la mise en œuvre des règles éditées dans le guide mentionné au présent article, les parties souhaitent que soient mises en œuvre des actions de sensibilisation et/ou formation aussi bien à l’attention des managers que des collaborateurs.

Ces modules de sensibilisation, et / ou de formation devront permettre, par exemple :

- À l’ensemble des salariés, de comprendre et s’approprier les outils numériques professionnels disponibles à travers des sessions de sensibilisation, information et / ou de formation sur l’utilisation de ces outils et des partages d’expérience ;

- Aux cadres de direction et managers d’être les premiers vecteurs d’un usage raisonné des outils numériques à travers le développement d’une politique d’exemplarité ;

- Aux collaborateurs et aux managers de développer des pratiques favorisant le bon usage des technologies, la qualité des interactions à travers des modes de travail collaboratifs et l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des salariés ;

- D’inciter les collaborateurs à être attentifs à leur propre utilisation des technologies pour favoriser le bon fonctionnement des équipes dans une logique de coopération ;

- De sensibiliser l’ensemble des salariés à la détection des risques associés à un usage non maîtrisé des outils de communication numérique chez les collaborateurs (ex. : hyper-connectivité) afin de prévenir ces situations éventuelles.

7. Indicateurs de suivi

Afin de pouvoir suivre l’évolution du taux d’équipement et de la connectivité des salariés, les parties ont décidé de mettre en place les indicateurs annuels suivants :

• nombre de salariés équipés d’un ordinateur portable,

• nombre de salariés ayant accès à leur messagerie professionnelle depuis un équipement mobile (COPE et BYOD).

• nombre de lignes téléphoniques professionnelles basculées vers une ligne téléphonique personnelle par services

• nombre de salariés optant pour le télétravail

• nombre d’actions de sensibilisation effectuées et leur teneur

Services à définir

Ces indicateurs seront présentés annuellement à la Commission Santé Sécurité et Conditions de travail ainsi qu’au Comité Social et Economique.

8. Durée de l’accord et publicité

1° Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans. Les dispositions cesseront automatiquement et de plein droit soit 3 ans après sa date d’application.

2° Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt réalisées. Un exemplaire original sera remis à chaque organisation syndicale représentative au sein de l’UES.

Mention de cet accord figurera sur les tableaux d’affichage et une copie sera remise aux représentants du personnel.

3° Cet accord peut être consulté par chaque salarié auprès de la Direction des ressources humaines.

Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord sont réalisées conformément aux dispositions de l’article L.2231-6 et de l’article D.2231-4 du code du travail. Un exemplaire de l’Accord sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris et un exemplaire ainsi que les pièces accompagnant le dépôt seront déposés sur le site de la plateforme de téléprocédure du ministère du travail ,

9. Révision de l’accord

L’Accord constitue un tout indissociable.

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie de l’accord sous réserve de respecter un préavis d’un mois.

L’Accord peut être révisé sous forme d’avenant selon les modalités des articles L. 2261-7 et suivant du Code du travail sous réserve de respecter un préavis d’un mois.

10. Règlement des litiges

Les différends qui viendraient à se produire à propos de la validité, de l'interprétation, de l'exécution ou de l'inexécution, de l'interruption ou de la résiliation du présent Accord, seront soumis à la médiation conformément à l’article L.2523-1 du Code du travail.

Pendant toute la durée du différend, l’application de l’Accord se poursuit conformément aux règles qu’il a énoncées.

Fait à Paris, le.

En 4 exemplaires originaux dont un pour chaque partie,

Et un pour la DIRECCTE, un pour le Conseil des Prud’hommes de Paris.

Pour l’UES Exane Pour la CFTC