Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION ET AU BON USAGE PROFESSIONNEL DES OUTILS NUMERIQUES" chez AFA - ASSOCIATION DES FOYERS DES AINES (Siège)

ASSOCIATION DES FOYERS DES AÎNÉS

ACCORD RELATIF

AU DROIT À LA DÉCONNEXION

ET

AU BON USAGE PROFESSIONNEL

DES OUTILS NUMÉRIQUES

ENTRE :

L’ASSOCIATION DES FOYERS DES AÎNÉS, Association loi 1901, créée le 31 Juillet 1987, dont le siège social est 2, rue du Général Guillaumat à PESSAC (33600).

Représentée par …………………………

D’une part,

Et les organisations syndicales suivantes représentatives dans l’Association :

- ……………………………, …………………. représentant la Confédération générale du Travail (CGT)

• …………………………, …………….. représentant la Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT)

D’autre part

PREAMBULE : LE CONTEXTE

Les technologies de l’information de la communication, aussi appelées TIC, ont considérablement évolué au cours des dernières décennies et impactent aujourd’hui le quotidien des personnes et des associations.

Ces technologies (utilisation de la messagerie électronique, ordinateurs portables, téléphone mobile et smartphones) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

Elles doivent se concevoir comme un outil facilitant le travail des salariés.

Les TIC peuvent cependant estomper la frontière entre le lieu de travail et le domicile, d’une part, entre le temps de travail et le temps consacré à la vie personnelle, d’autre part. Selon les situations et les individus, ces évolutions sont perçues comme des marges de manœuvre libérant de certaines contraintes ou comme une intrusion du travail dans la vie privée.

De ce fait, les signataires se sont réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion.

Les parties signataires de l'accord conviennent de définir les modalités d'exercice du droit à la déconnexion dont bénéficie tout salarié en dehors de son temps de travail.

L'évolution des outils numériques et l'accessibilité toujours plus grande des outils professionnels à tout moment, y compris au moyen d'outils personnels, rendent nécessaire de réaffirmer l'importance du bon usage des outils informatiques afin de garantir le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale et, plus largement, protéger la santé des salariés.

Le présent accord rassemble des recommandations applicables à tous les salariés, quel que soit leur temps de travail, y compris les managers et cadres de direction auxquels revient en outre un rôle d'exemplarité et de promotion des bonnes pratiques.

ARTICLE PRÉLIMINAIRE : TERMINOLOGIE

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels (messagerie, application, logiciel, internet, intranet, etc…) et de ne pas être contacté en dehors de son temps de travail, que ce soit au moyen du matériel professionnel mis à sa disposition par l'employeur, ou de son matériel personnel (ordinateur, tablette, téléphone mobile, filaire, etc…).;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : le temps de travail correspond aux horaires de travail du salarié pendant lesquels il se tient à la disposition de l'employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à des occupations personnelles. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les périodes de congés payés et autres congés, les jours fériés non travaillés et les jours de repos et toute période au titre de laquelle le contrat de travail est suspendu telle que notamment maladie, maternité, accident du travail, etc….

ARTICLE 1

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable au sein de l’Association DES FOYERS DES AÎNÉS, tous établissements confondus.

A la date de signature des présentes, les établissements concernés sont les suivants :

- Siège social : 2 Rue du Général GUILLAUMAT – 33600 PESSAC ;

- EHPAD Résidence « Le Pré Saint Germain » : - 13, rue du Faubourg – 64190 NAVARRENX ;

- Résidence Autonomie « L’Orée du Parc » : - Allée de Poggio MIRTETO – 33610 CANÉJAN ;

- EHPAD Résidence « Le Bois du Loret » – 30 rue Clément ADER - 33150 CENON ;

- EHPAD Résidence « Saint Georges » – 119 Rue André LESCA – 33260 LA TESTE DE BUCH ;

- EHPAD Résidence « Les Baccharis » : 7 Route de Pouzoum – 33138 LANTON ;

- EHPAD Résidence « Le Vigean » : 2, place André et Yvonne BAUDON – 33320 EYSINES.

- EHPAD Résidence « Sainte Germaine » : 2, rue de la Chapelle – 33520 BRUGES ;

Cet accord sera applicable à tous les établissements actuels ou futurs de l’ASSOCIATION DES FOYERS DES AÎNÉS.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Association quelle que soit la nature du contrat de travail.

ARTICLE 2

DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt auprès des services compétents.

ARTICLE 3

EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit pour les salariés :

• De ne pas être sollicités, que ce soit par courriel, messages ou encore appels téléphoniques à caractère professionnels en dehors de leurs heures habituelles de travail,

• Pour les nécessités de service, les salariés peuvent être joints sur leur téléphone personnel

• Pour les salariés disposant d’un téléphone personnel, ils ne sont joignables que sur ce téléphone.

Ce droit a pour objectif d’assurer le respect de la vie familiale et privée et d’imposer le respect du repos quotidien.

Aucun salarié n'est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées.

Il est recommandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends de repos, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Aucun salarié ne pourra être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en terme de déroulement de carrières pour n’avoir pas répondu à un appel téléphonique ou à un courriel reçu via ses outils professionnels ou personnels en dehors de ses heures habituelles de travail hors astreinte.

Aucun appel téléphonique professionnel ne sera émis à destination des salariés en repos ou en congés sauf en cas de circonstances exceptionnelles tenant à l'urgence ou à l'importance de la situation, telles que :

• Les responsables d’établissements pourront être informés pendants leur temps de repos ou week-end en cas de catastrophe ou risque avéré de catastrophe survenant ou pouvant survenir dans l’un des établissements tels que : incendie, écroulement, accident de personne, piratage informatique, effraction, suicide, altercations physique et/ou verbale graves, désorganisation d’un service mettant en danger la vie des résidents (absence d’IDE, pas d’ASD, de cuisiniers ...), absence imprévue de personnel nécessitant impérativement une réorganisation de service ou la recherche de personnel remplaçant afin de maintenir la continuité de service auprès des résidents, et n’ayant pas pu être résolue préalablement par le personnel en poste.

• La personne d’astreinte prendra également en charge les dysfonctionnements majeurs (portails qui ne s’ouvrent ou ferment pas ; inondations, panne électrique …). Une procédure sera mise en place dans chaque établissement pour définir précisément le rôle de chacun et les modalités d’actions et d’intervention (déplacements, appels de prestataires).

• Survenu d’un imprévu de dernière minute nécessitant d’informer en dehors de ses heures de travail un salarié (ex : annulation d’une formation, nécessité de service…)

• Survenu d’un incident sérieux avec un résident qui serait de nature à mettre en péril sa santé et/ ou sécurité, ou de nature à nuire à l’image de l’Association.

Il est recommandé à l’ensemble des salariés ne pas utiliser ses outils numériques personnels pour travailler en dehors de son temps de travail.

Il convient de prendre conscience que sa propre utilisation des outils numériques peut être inappropriée dans certains cas. Le fait d’être dérangé(e) en réunion, lors d’une formation ou lors d’un rendez-vous par des communications électroniques n’ayant aucun caractère d’urgence peut être jugé perturbateur, désagréable et irrespectueux par ses interlocuteurs. En effet, la déconnexion pendant certains espaces du temps de travail correspond également à un principe de bienséance et de respect, notamment lors des réunions et formations.

ARTICLE 4

ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION ET DISPOSITIFS SPECIFIQUES DE REGULATION NUMERIQUE

L’usage de la messagerie électronique en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

Il est demandé à l’ensemble des acteurs de l’Association de respecter le principe d’une absence totale de sollicitation pendant les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail (arrêts maladie, accidents du travail…). Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone en dehors des heures habituelles de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ ou l’importance des sujets en cause conformément à l’article 3.

Les supérieurs hiérarchiques et le personnel d’encadrement doivent veiller au respect du droit à la déconnexion en adoptant dans ses propres actions et comportement les principes énoncés dans le présent accord.

L'association informera de nouveau les responsables d’établissements pour leur rappeler que

l'envoi de courriel ou les appels téléphoniques sont strictement interdits :

- en dehors des horaires habituels de travail,

- pendant les plages de déconnexion suivantes pour le personnel en horaire administratif : " « Tous les jours, de 19H30 à 7h00 du lundi au vendredi et du vendredi 19H30 au lundi 7h00".

Compte tenu des logiciels actuels de l’association, il n’est pas possible de mettre en place des fenêtres d'alerte incitatives.

L'envoi de courriels et messages professionnels ainsi que les appels téléphoniques professionnels, ou SMS (« short message service », « texto ») sont interdits pendant les plages horaires suivantes : « Tous les jours, de 19H30 à 7h00 du lundi au vendredi et du vendredi 19H30 au lundi 7 h00". En cas d’urgence, les salariés appelleront sur le numéro de téléphone d’astreinte ; les responsables d’établissements appelleront le Directeur Général ou le Directeur Général adjoint, y compris le samedi ou le dimanche, si urgence (incendie, fuite d’un résident...).

L’Association s’engage à :

• mettre à la disposition des salariés une charte (figurant en annexe) de bon usage des outils numériques contenant des recommandations pour une utilisation raisonnable et optimisée des outils numériques.

• intégrer dans la trame de l’entretien annuel une rubrique portant sur le droit à la déconnexion afin de permettre d’échanger sur l’usage des outils numériques et l’exercice du droit à la déconnexion.

• mettre en place un système de recueil des cas de dysfonctionnements qui pourraient être éventuellement identifiés (cf. article 7).

ARTICLE 5

BONNES PRATIQUES D'UTILISATION DES OUTILS NUMÉRIQUES

Les parties conviennent d'inviter les salariés à respecter les règles du bon usage de la messagerie électronique, à savoir :

• s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;

• privilégier l'envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail ;

• indiquer dans l'objet du message le sujet et le degré d'urgence ;

• ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ; éventuellement insérer à la signature automatique une phrase type « les messages que je pourrais envoyer en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate » ;

• s'interroger sur la pertinence des destinataires des courriels ;

• pour les absences de plus d’une semaine calendaire paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'association en cas d'urgence ;

• Lors des congés, les salariés ne seront pas tenus de lire et/ou répondre aux courriels adressés à plusieurs destinataires (responsables d’établissements, RHVS, IDER…). Ils le feront cependant dès leur retour de congés.

• pour les absences de plus d’un mois calendaire, prévoir si nécessaire le transfert de ses courriels, des messages et appels téléphoniques à un autre membre de l'association, avec son consentement exprès.

Des règles similaires peuvent être respectées concernant l'utilisation des appels téléphoniques et des SMS.

ARTICLE 6

FORMATION ET SENSIBILISATION DES SALARIÉS A UN USAGE RAISONNÉ DES OUTILS NUMÉRIQUES

Des actions de formation et de sensibilisation sont organisées à destination de l'ensemble des salariés afin de les informer sur les bonnes pratiques liées à l'utilisation des outils numériques professionnels.

Des formations spécifiques sont organisées pour les supérieurs hiérarchiques et les cadres de direction. En effet, l'effectivité du droit à la déconnexion ne peut pas être garantie indépendamment d'une réflexion sur l'organisation et la répartition du travail au sein des équipes.

Une note d’information et une charte des bonnes pratiques de la Direction Générale sera affichée dans tous les établissements de l’AFA.

ARTICLE 7

ALERTES

Les salariés qui estiment que leur droit à la déconnexion n'est pas respecté peuvent se rapprocher d'un membre du Comité social et économique ou de la direction de l’établissement, ou du Siège social.

ARTICLE 8

COMMISSION DE SUIVI DE L’ACCORD

Pour la mise en œuvre du présent accord, il est créé une commission paritaire de suivi, composée de deux délégués syndicaux des organisations syndicales représentatives et signataires de l'accord et de deux représentants de la direction. Elle a pour objet de vérifier les conditions de l'application du présent accord. Elle se réunira une fois par an en fin d'année civile pendant la durée de l'accord.

Un bilan annuel de l'accord sera effectué, sur la base d'une enquête réalisée auprès des salariés et des managers sur l'évolution des usages des outils numériques.

ARTICLE 9

RENDEZ- VOUS

Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord.

ARTICLE 10

REVISION, MODIFICATION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être révisé et modifié par accord entre les parties signataires dans les conditions et délais prévus par la loi.

Il pourra également être dénoncé dans les conditions et délais prévus par la loi.

ARTICLE 11

DÉPÔT LEGAL ET PUBLICITE

Le présent accord fera l'objet d'un certain nombre de publicités à la diligence de l’Association :

- un exemplaire original à chaque signataire ;

- un exemplaire original en sera déposé au greffe du conseil des prud'hommes dont relève le Siège social ;

- un exemplaire original papier, un exemplaire sur version électronique et une version anonyme seront déposés à la DIRECCTE AQUITAINE – Unité de la Gironde ;

- enfin, la mention de cet accord figurera aux côtés de celle relative à l'existence de la convention collective de branche sur les panneaux d’affichage.

Fait à PESSAC,

Le 17 décembre 2019

En 6 exemplaires originaux

Pour l’ASSOCIATION DES FOYERS DES AÎNÉS Pour la CGT

Pour la CFDT

Annexe : Charte sur un bon usage des outils numériques

Madame, Monsieur,

La Loi Travail a introduit au 1er janvier 2017 le droit à la déconnexion.

Une connexion trop importante engendre une surcharge informationnelle qui rend plus difficile la concentration. De plus, les salariés alternent les tâches de surveillance des différents outils de communication avec leur travail habituel. Cela peut se traduire par une intensification du travail et, comme tout est urgent et doit être traité, les salariés ressentent de la fatigue, du stress et le sentiment d’être dépassés.

Ce phénomène est amplifié par le fait que, lorsqu’une personne réalise une tâche, si elle est interrompue, il lui faut fournir un nouvel effort d’attention pour reprendre la tâche initiale.

Enfin, les technologies de l’information et de la communication (TIC) rendent possible le travail hors du cadre traditionnel des horaires et du lieu de travail. Ce qui induit chez le salarié la possibilité d’un travail permanent, avec pour effet de favoriser la diminution du temps de repos, et pouvant ainsi provoquer à terme, de l’épuisement.

Il est donc important de prévenir les risques d’hyper-connexion car certains salariés peuvent être excessivement connectés.

La loi repositionne cette problématique dans le champ de l’organisation de l’entreprise et non plus uniquement dans celui de la responsabilité individuelle. La loi a pour ambition de créer des protections nécessaires à la santé des salariés et de rendre réel l’exercice de ce droit à la déconnexion.

En prenant connaissance de cette charte, nous devrons au sein de notre association intégrer deux axes prioritaires :

• La gestion de l’envoi des messages,

• La gestion de la réception des messages.

1 | Gérer au mieux l’envoi de ses messages

1. | Envoi d’un message :

1.1.1 | S’interroger sur la pertinence de l’outil de communication utilisé

- S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique au regard des autres outils de communication : face à face, téléphone, chat, courrier,…

- Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés, lorsqu’il y a un risque de mauvaise interprétation, lorsque l’échange devient conflictuel.

2. Contenu du message :

1.2.1 | Indiquer de manière explicite l’objet du message

- N’aborder qu’un seul sujet à la fois au sein d’un même message. Cela évite que des destinataires ne soient concernés que par une partie du message.

- Indiquer un objet en adéquation avec le contenu du message. Cela évite au destinataire de perdre du temps dans le traitement du message et cela évite qu’il réponde sur un autre sujet.

1.2.2 | S’obliger à une rigueur formelle dans la rédaction d’un message

- Identifier son destinataire : Madame, Monsieur, prénom, cher collègue ; à défaut un mot introductif : « bonjour ».

- Eviter de s’adresser à son interlocuteur de manière trop personnelle ou trop affective (de manière positive ou négative).

- S’interroger sur la manière dont réagirait un tiers à la lecture du message, dans l’hypothèse où on lui aurait transféré ou mis en copie.

- S’identifier et laisser ses coordonnées à la fin du message ; cela est utile si le destinataire cherche à vous joindre rapidement ou s’il n’a pas compris la teneur du message.

1.2.3 | Ne pas abuser des pièces jointes

- S’interroger sur la pertinence du (des) fichier(s) à joindre au message.

- Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux : plus la taille du fichier est importante, plus le temps de transmission et de réception sont longs. Un fichier trop volumineux peut être refusé par le serveur de messagerie du destinataire ou saturer sa boîte de réception, empêchant ainsi la réception d’autres messages.

3. | Identification du (des) destinataire(s)

1.3.1 | S’interroger sur le(s) destinataire(s) principal(aux) du message

- Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

- Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses messages, s’assurer de l’adéquation entre le niveau de compréhension du message et le(s) destinataire(s).

1.3.2 | Utiliser avec modération les fonctions « copie conforme » et « copie cachée »

- Utiliser la « copie conforme » permet à tous les destinataires de savoir qui est en réception du message.

- Utiliser la « copie cachée » permet d’envoyer un message à un destinataire ne souhaitant pas que son adresse mail soit diffusée.

- Utiliser la « copie cachée » permet d’envoyer un message à un grand nombre de destinataires (en utilisant une liste de diffusion par exemple) sans que ceux-ci puissent utiliser la fonction « répondre à tous ».

- Dans certaines associations les messages envoyés à un grand nombre de destinataires sont considérés comme des spams.

4. | Moment d’envoi du message

1.4.1 | S’interroger sur le moment le plus opportun pour l’envoi d’un message

- La messagerie électronique permet de consulter en dehors de l’Association et en dehors des horaires de travail, rendant plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre.

- Il est recommandé de préparer ses messages en mode brouillon ou hors connexion et de les envoyer pendant les heures habituelles de travail.

2 | Gérer au mieux la réception des messages

2.1 | Réception d’un message

2.1.1 | Assurer l’expéditeur de la réception du message

- Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire.

- Lorsqu’un message traite d’un dossier important et urgent, il est par contre préférable d’envoyer une réponse attestant de la bonne réception de celui-ci.

- Activer d’autres média de communication (téléphone, face à face) permet de hiérarchiser les messages.

- La fonction « accusé de réception » ainsi que le recours à des choix de couleurs permettant de hiérarchiser les messages ne doivent pas être utilisés systématiquement.

2.1.2 | Gérer au mieux la réception de messages en cas d’absence prolongée

- En cas d’absence prolongée, l’utilisateur peut activer son « gestionnaire d’absence du bureau » permettant ainsi de limiter les relances pour non réponse.

- Il est important de s’interroger sur le contenu du message informant de l’absence, en indiquant le nom et les coordonnées d’une personne à contacter.

- Il est déconseillé d’utiliser cette fonction pour des absences de courte durée (1 ou 2 journées) car cela induit l’obligation que l’on se donne de répondre aux sollicitations dans la journée.

2.1.3 | Limiter le nombre d’interruptions

- Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d’arrivée d’un nouveau message.

- Travailler en mode hors connexion ou fermer le logiciel de messagerie et se réserver 1 à 3 plages horaires par demi-journée pour consulter l’arrivée de nouveaux messages.

2.2 | Réponse au message

2.2.1 | Ne pas traiter immédiatement un message

- Se laisser le temps de la réflexion pour répondre, même si le destinataire vous demande une réponse immédiate. Cette règle est d’autant plus importante lorsque l’échange est conflictuel. Cette règle est aussi importante si vous utilisez une messagerie mobile (depuis un téléphone portable par exemple) en dehors de l’Association (transports, réunion, …). Les pressions managériales peuvent créer une « obligation de réponse » en dehors des heures de travail.

2.2.2 | Appréhender le niveau de complexité de la réponse

- Ne pas oublier qu’un message formalise un engagement qui peut se retourner contre soi, ses collègues ou l’Association.

- Partager une interrogation concernant la réponse à un message avec ses collègues, sa hiérarchie ou pourquoi pas ses proches peut être constructif et nécessaire dans certains cas.

2.2.3 | S’interroger pour répliquer la liste de diffusion utilisée par l’expéditeur

- L’utilisation de la liste de diffusion de l’expéditeur n’est pas nécessaire dans la réponse de participation à une réunion.

- L’utilisation de la liste de diffusion de l’expéditeur est déconseillée si la réponse remet en cause sa légitimité/crédibilité.

- L’utilisation de la liste de diffusion de l’expéditeur n’est pas nécessaire si elle comporte des personnes non concernés par des points soulevés dans la réponse.

2.2.4 | S’interroger sur la pertinence du média utilisé

- D’autres média de communication (face à face, téléphone, courrier, chat) permettent de communiquer plus efficacement en termes de temps et de compréhension.

- L’utilisation de média permettant plus d’interaction est à favoriser tout particulièrement en cas d’échange conflictuel.

2.3 | Archivage des messages

2.3.1 | Définir une stratégie de conservation des messages

Les modalités du traitement et ses finalités sont définies dans le règlement général sur la protection des données afin de garantir la sécurité des données

- Sensibiliser les collaborateurs sur l’importance de l’archivage des messages qui font partie de la mémoire collective de l’Association.

- Mettre en place une concertation entre les équipes, et avec le soutien de la direction des systèmes d’information, permettant de définir ce qui doit être conservé et ce qui peut être détruit.

- Donner des conseils aux collaborateurs pour les aider dans leur politique de classement : classement thématique (des dossiers ou projets), chronologique…