Accord d'entreprise "Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique 2019 de la Société SAPRENA" chez SAPRENA (Siège)

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 2019

DE LA SOCIETE SAPRENA

ENTRE :

La SOCIETE SAPRENA, SCIC SA à capital variable, immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 342 904 364, dont le siège social est situé au 8 rue des Coteaux de Grandlieu à BOUAYE (44 830), prise en la personne de son représentant légal en exercice,

D’une part

ET :

Les membres élus titulaires non mandatés représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, ayant voté au cours de la réunion du 30 octobre 2019, dont le procès-verbal est annexé au présent accord.

D’autre part

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Les informations recueillies par la Direction dans la perspective de l’organisation des élections lui ont permis de considérer que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de SAPRENA, en permettant notamment :

• de simplifier et de sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation des électeurs,

• de pallier les aléas postaux,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Le recours au vote électronique constitue donc le moyen privilégié et adapté pour procéder aux élections des membres du CSE au sein SAPRENA.

En conséquence, les Parties conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

ARTICLE 1 Mise en place du vote électronique et conformité du système de vote

Les parties décident d’utiliser exclusivement le vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles au sein de SAPRENA.

Le vote à bulletin secret sous enveloppe est donc exclu.

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par SAPRENA sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé, destiné à garantir la sécurité des opérations et la confidentialité du vote.

Il est rappelé en effet que le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes.

La société AGRUME (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité par Denis JACOPIN, Expert indépendant dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une inscription sera effectuée au registre de traitement des données tenu par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Parallèlement, la société SAPRENA sera amenée à conclure avec les organisations syndicales représentatives le protocole préélectoral définissant les modalités des élections et notamment :

• le calendrier des opérations électorales,

• la répartition du personnel entre les collèges électoraux,

• le nombre et la répartition des sièges,

• la constitution des bureaux de vote.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 2 Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

2.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats 

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, modifié en dernier lieu par le décret n° 2011-595 du 26 mai 2011, précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

2. Confidentialité, anonymat, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de sauvegarde, et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

3. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote sera remise aux électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient en outre d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 3 Déroulement des opérations de vote

Les électeurs auront la possibilité de voter par voie électronique depuis le lieu de travail ou plus généralement depuis tout lieu disposant d’une connexion internet en se connectant sur un site sécurisé propre aux élections.

Le protocole d’accord préélectoral déterminera pour chaque scrutin une période délimitée pour le déroulement du vote électronique.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un identifiant ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

ARTICLE 4 Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 5 Disposition générales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge, et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Le présent accord sera déposé, conformément aux dispositions légales, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Nantes.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et mis sur Steeple, le réseau social interne à l’entreprise.

Fait à BOUAYE, le 30 octobre 2019

En 5 exemplaires

Pour la société SAPRENA

Pour les salariés