Accord d'entreprise "Accord sur la base de données économiques et sociales (BDES)" chez SAPRENA (Siège)

Accord sur la Base de Données Economiques et Sociales (BDES)

15 / 06 / 2021

Entre :

La Société SAPRENA,

Société Coopérative d’intérêt collectif à forme anonyme à capital variable immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de NANTES, sous le numéro B342904364,

Dont le siège social est situé 8 rue des Côteaux de Grandlieu - 44830 Bouaye,

Représentée par , domicilié en cette qualité au dit siège,

D’une part,

Et :

Le COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ayant voté pour la conclusion de cet accord à l’unanimité des membres titulaires présents représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, non mandatés par une organisation syndicale représentative, au cours de la réunion du 15/06/2021, dont le procès-verbal est annexé au présent accord.

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

PREAMBULE

Le CSE de SAPRENA a été constitué fin 2019. La première année de mise en place a été marquée par le contexte sanitaire lié à l’épidémie du coronavirus, entraînant irrémédiablement des difficultés d’organisation retardant la structuration des informations transmises au CSE dans le cadre de la base de données économiques et sociales (BDES).

La base de données économiques et sociales (BDES) a pour finalité de rassembler, en un lieu unique, l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes, mis à disposition du CSE par l’employeur.

Le présent accord a pour objet d’organiser la base de données économique et sociale au sein de SAPRENA.

Les parties se sont accordées sur une structuration progressive de la base de données économiques et sociales (BDES) au cours de l’année 2021, ainsi que sur des dispositions transitoires.

A titre d’information, les étapes envisagées sont les suivantes :

• Création d’un espace informatique « Informations CSE-BDES » accessible aux seuls bénéficiaires ci-après définis, de manière individuelle et sécurisée, durant la période transitoire ;

• Négociation d’un accord sur la structuration de la BDES ;

• Mise à jour de l’espace « Information CSE-BDES », en application des dispositions définies dans le présent accord ;

• Alimentation et actualisation de la BDES à partir des indicateurs et des consultations, récurrentes ou ponctuelles du CSE.

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions de l’article L. 2312-21 du Code du travail.

Les parties se sont rencontrées au cours de x réunions qui se sont tenues les 18/05/2021 et 15/06/2021.

TITRE 1 – BENEFICIAIRES

La BDES est accessible aux membres titulaires et suppléants du CSE ainsi que, le cas échéant aux délégués syndicaux, désignés ci-après « les bénéficiaires », pendant la durée de leur mandat de représentation du personnel, mandat leur ouvrant droit aux informations prévues par la loi, les règlements et/ou le présent accord.

L’accès leur en est retiré en cas de perte de mandat et ce, quel qu’en soit le motif, et au terme de l’exercice de leurs fonctions de représentation, à l’occasion du renouvellement des élections professionnelles.

TITRE 2 – MISE EN PLACE DE LA BDES

ARTICLE 2.1 – Niveau de mise en place

La BDES est créée au niveau de la Société SAPRENA.

ARTICLE 2.2 – Support de la BDES

Les parties au présent accord décident de mettre en place et d’héberger la BDES sur un support informatique qui permet de stocker, d’organiser et de consulter les informations contenues dans la base de données grâce à un accès sécurisé.

La BDES est construite sur le réseau de la Société, à un emplacement exclusivement dédié. Les bénéficiaires peuvent y accéder grâce à un identifiant et à un mot de passe personnels, qui leur sont communiqués individuellement.

La Direction pourra décider de modifier le mode d’hébergement choisi, sans que cette modification remette en cause la validité de l’accord. Cette modification se fera de telle sorte que les bénéficiaires ne seront pas empêchés d’accéder à la BDES.

Les documents sont déposés dans la BDES, principalement sous format pdf, ou éventuellement sous d’autres formats sécurisés. Ils peuvent être consultés et imprimés pour l’exercice des missions d’information et de consultation du CSE, mais n’ont pas vocation à être diffusés ou copiés.

ARTICLE 2.3 – Référents BDES

Trois référents seront désignés à l’occasion de la mise en œuvre du présent accord pour favoriser son bon fonctionnement et sa bonne utilisation :

• Un référent au sein du service RH en charge d’autoriser les accès à la BDES, de contrôler la fiabilité des informations mises à jour, et d’assurer l’alimentation et l’actualisation, en termes de contenu, de la base de données ;

• Un référent au sein du CSE, interlocuteur privilégié pour la Direction sur les sujets traitant de la BDES ;

• Un référent SI, en charge d’assurer la maintenance technique de la base de données, et garant de la sécurité des accès informatiques adossés à la consultation de la BDES.

TITRE 3 – ARCHITECTURE DE LA BDES

La BDES comporte un « sommaire » précisant :

• La consultation à laquelle se rapportent les indicateurs,

• La périodicité de la mise à jour (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) des données.

ARTICLE 3.1 – Les thèmes obligatoires

Conformément aux dispositions légales en vigueur, la BDES de SAPRENA est structurée autour des 8 thèmes suivants :

1. Investissement social,

2. Investissement matériel et immatériel,

3. Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise,

4. Fonds propres, endettement et impôts,

5. Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants,

6. Représentation du personnel : activités sociales et culturelles,

7. Rémunération des financeurs,

8. Flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts.

Les parties conviennent expressément que cette architecture pourra évoluer en fonction de l’évolution de la règlementation et être complétée par de nouveaux thèmes.

ARTICLE 3.2 – Répertoires supplémentaires

La BDES peut comporter un ou des répertoires supplémentaires permettant d’y intégrer des informations complémentaires, telles que précisées au titre 4, en vue d’assurer une information suffisante du CSE, notamment lors des informations et/ou consultations ponctuelles du CSE.

TITRE 4 – CONTENU DE LA BDES

Les informations devant obligatoirement figurer dans la BDES revêtent un caractère à la fois historique et prospectif. Ces informations sont présentées sous forme de données chiffrées, et éventuellement, dans le cadre d’informations prospectives, sous forme de grandes tendances.

Il est précisé par ailleurs que :

• Certaines données présentent un caractère définitif, telles que par exemple celles arrêtées et déclarées pour l’année N-1.

• Toute donnée prospective figurant dans la base de données constitue une simple projection de la situation de la Société au regard d’un contexte économique apprécié à la date de communication des données, et ne peut être considérée comme définitive. Elle pourra donc faire l’objet d’une actualisation ou d’une modification ;

• Certaines informations peuvent être présentées de manière brute et indicative (ex : effectifs, ancienneté, âge…).

Concernant les perspectives sur l’année suivant l’année en cours, si elles ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, la Direction en précisera les raisons.

ARTICLE 4.1 – Informations contenues dans la BDES

Les parties conviennent d’adapter en cohérence avec l’activité de SAPRENA les informations listées par les articles R. 2312-9, R2312-17 et R. 2312-20 du Code du travail selon les modalités définies en annexe au présent accord.

ARTICLE 4.2 – Informations nécessaires aux consultations récurrentes obligatoires

La BDES contient également l’ensemble des informations utiles aux informations récurrentes du CSE ainsi qu’à la réalisation des trois consultations obligatoires récurrentes prévues à l’article L. 2312-17 du Code du travail se rapportant :

• Aux orientations stratégiques de l’entreprise, et leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail ;

• A la situation économique et financière de l’entreprise ;

• A la politique sociale, aux conditions de travail et d’emploi.

ARTICLE 4.3 – Autres informations

La BDES pourra en outre être complétée, en tant que de besoin, par des informations utiles et/ou nécessaires au fonctionnement du CSE (à titre d’exemple, ordre du jour, etc…) :

• consultations ponctuelles du CSE ;

• négociations obligatoires (rémunération, égalité professionnelle et qualité de vie au travail) ainsi qu’aux négociations prévues par l’article L. 2242-11 du Code du travail.

Chaque sujet donnera lieu à un onglet spécifique.

TITRE 5 – MODALITES DE FONCTIONNEMENT

ARTICLE 5.1 – Modalités d’accès à la BDES

La BDES est accessible aux bénéficiaires, tels que définis à l’article 2.2 du présent accord, au moyen d’un accès sécurisé au réseau interne de la Société, via l’adresse mail individuelle et spécifique attribuée à chaque membre du CSE : « cse.pnom@saprena.com », et un mot de passe.

Dans l’éventualité de la migration de la BDES vers un module spécifique, les bénéficiaires accèderont à ce module au moyen d’une connexion internet sécurisée, via un identifiant et un code d’accès personnel et sécurisé, défini et attribué par le référent SI.

En cas de difficulté de connexion, les bénéficiaires peuvent contacter le référent SI, dont les coordonnées leur sont communiquées avec les modalités d’accès.

ARTICLE 5.2 –Périodicité des informations à mettre à disposition

Les parties conviennent expressément que les données mises à disposition portent sur les deux années précédentes, l’année en cours, et l’année suivante.

Dans le cadre de la structuration progressive de la BDES, les parties conviennent expressément que l’année N-2, antériorité maximale, est l’année 2020, dans la mesure où les indicateurs historisés sont disponibles. En tout état de cause, en 2021, année de structuration, les informations de la BDES porteront sur 4 ans (à titre d’exemple, 2020, 2021, 2022 et 2023).

Les informations spécifiquement liées aux informations et/ou consultations ponctuelles du CSE, seront mises à disposition temporairement pendant toute la durée de la négociation, information et/ou consultation.

ARTICLE 5.3 – Actualisation des informations

La mise à disposition actualisée dans la BDES des éléments d'information notamment contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au CSE vaut communication de ces éléments aux membres du CSE.

Les données de la BDES seront régulièrement mises à disposition dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail. Ces périodicités sont précisées dans le document « sommaire » de la BDES.

L’employeur mettra également à disposition des membres du CSE les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail.

Les bénéficiaires de la BDES sont informés de l’actualisation des informations à l’occasion des réunions de CSE, et, pour certaines informations, par courriel avec AR, à leur adresse « cse.pnom@saprena.com », spécifiquement dédiée à l’exercice de leur mandat.

Préalablement à toute procédure d’information et de consultation, les membres du CSE sont informés spécifiquement de la mise à disposition des documents actualisés dans la base de données économiques et sociales, notamment dans le cadre de l’ordre du jour.

Afin de ne pas alourdir inutilement la BDES et son utilisation, le référent au sein du service RH veillera à retirer de la BDES tout document obsolète ou inutile.

TITRE 6 – SECURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

ARTICLE 6.1 – Sécurité des accès

Eu égard à l’importance stratégique et la confidentialité des informations contenues dans la BDES, la Direction met en œuvre les solutions et dispositions garantissant le meilleur niveau de sécurité. Elle veille notamment aux meilleurs choix concernant la sécurité, la disponibilité, l’hébergement et l’exploitation de cette source d’informations.

Des consignes de sécurité complémentaires pourront être élaborées par le référent SI désigné, afin de recommander les bonnes pratiques en la matière.

Les accès aux données de la BDES sont strictement réservés aux seules personnes autorisées. L’identifiant et le mot de passe sont strictement personnels. Il est en conséquence interdit à chaque bénéficiaire concerné de permettre, par quelque moyen que ce soit, l’accès à la Base de Données Economiques et Sociales à un tiers, quel que soit son titre, son mandat, son appartenance ou non à la Société.

ARTICLE 6.2 – Confidentialité

En application des dispositions légales en vigueur, les bénéficiaires accédant à la BDES demeurent soumis à une obligation de discrétion.

Ils sont par ailleurs tenus à une obligation de confidentialité renforcée à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la Direction, notamment l’ensemble des documents relatifs aux données financières et aux orientations stratégiques ainsi que leurs conséquences (article L. 2312-36 du Code du travail).

Le respect de cette obligation de confidentialité est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les représentants du personnel et la Direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

À cet effet, un engagement de confidentialité est signé par chaque bénéficiaire, avant l’accès à la base de données, par lequel il reconnaît sa responsabilité en cas de divulgation d’informations confidentielles et présentées comme telles par l’employeur. Cet engagement précise également les règles d’utilisation de la BDES, que les bénéficiaires s’engagent à respecter.

Les informations contenues dans la BDES ont pour objet de faciliter l’exercice du mandat des représentants du personnel, et ne doivent donc en aucun cas être utilisées à d’autres fins. La divulgation d’informations confidentielles, présentant un enjeu stratégique, peut considérablement nuire à la société et lui causer un préjudice de nature à engager la responsabilité du ou des contrevenants. Certaines informations sensibles et stratégiques doivent donc être maintenues secrètes tant que la Direction n’aura pas estimé opportun de les divulguer.

TITRE 7 – SUIVI DU FONCTIONNEMENT ET EVOLUTION

Un point annuel sera effectué en réunion de CSE, afin :

• d’accompagner les différentes évolutions conceptuelles et structurelles de la BDES ;

• de faire le point sur le fonctionnement de la BDES et les éventuelles difficultés rencontrées.

Des aménagements techniques pourront également être proposés afin de prendre en compte les difficultés d’ordre pratique rencontrées et de permettre une plus grande fluidité dans le fonctionnement de la BDES. Ces dispositions n’interdisent pas les demandes nouvelles d’analyses ponctuelles si la vie de la Société les rend pertinentes.

TITRE 8 - DISPOSITIONS FINALES

Article 8.1 - Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter du jour suivant son dépôt auprès des services du Ministère du Travail et du Conseil de Prud’hommes de Nantes.

Article 8.2 - Révision

Il peut apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord. Dès lors, chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

• toute demande de révision devra être adressée par écrit à chacune des autres parties signataires et comportera outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

• le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant sa réception, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un avenant ;

• les dispositions du présent accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord, ou à défaut, seront maintenues ;

• les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

Les dispositions du présent accord ne pourront être modifiées par le règlement intérieur du CSE.

Article 8.3 - Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par chacune des parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, formulé par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des signataires.

Article 8.4 - Dépôt – publicité

En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par la partie la plus diligente.

Cette dernière déposera le présent accord sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes de Nantes.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction au Comité social et économique, conformément aux dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.

Fait à Bouaye

Le 15/06/2021,

En 8 exemplaires originaux

Pour la Société SAPRENA,

Directrice Générale, Présidente du C.S.E.

Pour le Comité social et économique, ayant voté à l’unanimité des membres titulaires présents représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, non mandatés par une organisation syndicale représentative, au cours de la réunion du 15/06/2021, dont le procès-verbal est annexé au présent accord.

Monsieur,

Membre titulaire du CSE, représentant du 1er collège

Madame,

Membre titulaire du CSE, représentante du 1er collège,

Monsieur,

Membre titulaire du CSE, représentant du 1^er collège,

Monsieur,

Membre titulaire du CSE, représentant du 2nd collège