Accord d'entreprise "Un accord portant sur le vote électronique pour les élections du CSE" chez GEM - GLOBAL EST MEDIAS (Siège)

Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE

de la société CAP REGIES / GLOBAL EST MEDIAS / GLOBAL EST MEDIAS

Entre les soussignés :

La société CAP REGIES / GLOBAL EST MEDIAS représentée par Madame Anne PREVOT, Directeur des Ressources Humaines, dûment mandatée à cet effet,

ET

L’organisation syndicale au sein de la Société CAP REGIES / GLOBAL EST MEDIAS / GLOBAL EST MEDIAS, représentée par Madame Rosalind SOKOL, en qualité de Délégué Syndical CFDT

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique (CSE), la Direction de la société CAP REGIES / GLOBAL EST MEDIAS en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la société CAP REGIES / GLOBAL EST MEDIAS a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif qui suit, objet du présent accord.

Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise du 20/12/2018 dénommé « Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du CSE », de la société CAP REGIES / GLOBAL EST MEDIAS et approuvé par l’organisation syndicale représentative au sein de de la société CAP REGIES / GLOBAL EST MEDIAS, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT).

Il est rappelé que depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.

Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise :

« Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

ARTICLE 1 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d’accord préélectoral, il faut comprendre qu’il est fait référence au protocole d’accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres de la Délégation Unique du Personnel.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d’accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

1. - MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles du CSE de la société CAP REGIES / GLOBAL EST MEDIAS.

2. - MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les partie conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité  de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins.

3. - BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

4. - LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l’appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de fois des listes sur le site du vote.

ARTICLE 2 - INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

2.1 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toue personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

2.2 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 et suivants et L2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

ARTICLE 3 – DUREE ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de Reims dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.

A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.

Fait à Reims, le 20/12/2018

En 5 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie

Pour la société CAP REGIES / GLOBAL EST MEDIAS

Anne PREVOT

Directeur des Ressources Humaines

Pour l’organisation syndicale

CFDT représentée par Madame Rosalind SOKOL