Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place des nouvelles IRP et du vote électronique" chez SODEARIF - LINKCITY ILE-DE-FRANCE (Siège)

Accord relatif à la mise en place des nouvelles Instances Représentatives du Personnel et au vote électronique de

XXXX

La Société XXX représentée par XXX

d’une part,

et

Le Syndicat XXX représenté par XXX

Le Syndicat XXX représenté par XXX

d’autre part.

Préambule :

Le présent accord est conclu en application des ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, précisées par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Économique (CSE).

Il précise par ailleurs le calendrier électoral 2019.

Enfin, il rappelle les modalités de recours au vote par voie électronique, conformément aux évolutions règlementaires, et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Les parties rappellent que ces ordonnances prévoient la disparition des deux instances représentatives du personnel actuellement en place, à savoir la délégation unique du personnel ainsi que le comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail au bénéfice d’une instance unique :
le Comité Social et Economique.

TITRE 1 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION

Cet accord a vocation à fixer le cadre et les principes de mise en place du Comité Social et Économique de XXX et d'autoriser le recours au vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

Les parties conviennent que la signature de cet accord sera suivie de la négociation d’un accord relatif au fonctionnement du CSE ainsi que d’un accord préélectoral.

TITRE 2 - CALENDRIER ELECTORAL DE XXX

Les mandats des représentants du personnel de la délégation unique du personnel arrivent à échéance le XXX

Conformément à la loi Rebsamen du 17 août 2015, les mandats des membres désignés au Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail prennent fin avec ceux des élus précités, c’est-à-dire le XXX

Un protocole d’accord préélectoral viendra préciser les modalités de déroulement des élections professionnelles au sein de XXX

Les parties conviennent à l’unanimité, de fixer la fin des mandats des membres de la DUP et du CHSCT au XXX, sauf disposition contraire fixée dans le protocole d’accord préélectoral.

TITRE 3 - MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

Conformément à la réglementation issue de l’ordonnance du 22 septembre 2017 et du décret du 29 décembre 2017, les élections des membres du Comité Social et Économique peuvent être organisées par voie électronique.

Le recours au vote électronique implique toutefois la conclusion d’un accord, nécessairement préalable et indépendant du protocole d'accord préélectoral à venir.

Les objectifs de cet accord sont les suivants :

• donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel ;

  • autoriser le recours au vote électronique pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel ;

  • simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections ;

  • favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;

  • sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

  • participer à une démarche de développement durable ;

  • mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur.

Le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote électronique feront l'objet de dispositions spécifiques au sein des protocoles d'accords préélectoraux à venir.

Article 1 - Autorisation de recours au vote électronique

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont souhaité mettre en place un système de vote par voie électronique.

Article 2 - Principes généraux

Le système retenu par XXX doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité : le secret du vote

Article 3 - Modalités d'organisation des opérations électorales

3.1 - Prestataire

Le prestataire retenu pour la mise en place du vote par voie électronique sera désigné dans le protocole d'accord préélectoral. Il aura la responsabilité de la conception et de la mise en place du système de vote électronique dans le respect du cahier des charges annexé au présent accord.

3.2 - Protocole d'accord préélectoral

Un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, les modalités précises de mise en œuvre du vote par voie électronique et la répartition des sièges sera négocié.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera le présent accord et comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

3.3 - Information et formation au système de vote par voie électronique

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les délégués de liste et les membres des bureaux de vote bénéficient d'une sensibilisation sur le système de vote retenu.

3.4 - Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique sera mise en place. Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

En présence des délégués de listes, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4 - Traitement et conservation des données

4.1 - Traitement des données

Le prestataire retenu et la société XXX appliquent les nouvelles exigences du RGPD, Règlement Européen relatif à la Protection des Données, à travers notamment la mise en place d'une fiche de traitement des données personnelles.

4.2 - Conservation des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 5 - Sécurité et confidentialité

5.1 - Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

5.2 - Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé "fichier des électeurs" distinct de celui de l’urne électronique dénommé "contenu de l’urne électronique", scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l’urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5.3 - Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

TITRE 4 – DUREE, ENTREE EN VIGUEUR ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Conformément à l’article L 2222-4 du Code du travail, ce présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’applique à compter de la date de signature.

Il pourra faire l’objet d’une demande de révision de la part des parties signataires, conformément aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Les avenants de révision et décisions de dénonciation seront soumis aux formalités de dépôt prévues ci-dessous.

Le présent Accord sera déposé :

• en version électronique sur le site https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;

• en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes de xxx

Fait à XXX, le XXX

En 5 exemplaires,

Pour XXX

XXX

Pour l’organisation syndicale XXX

XXX

Pour l’organisation syndicale XXX

XXX

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles de

XXX

Il est établi en application de l'article R. 2314-5 du Code de travail et conformément aux dispositions :

• des articles R. 2314-6 à R. 2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;,

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2.1 - Fonctionnalités générales

1. Système de vote électronique

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique).

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à XXX les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2.2 - Scénario de vote

5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

2.3 - Dépouillement des urnes électroniques

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

2.4 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

2.5 - Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

2.6 - Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

2.7 - Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.