Accord d'entreprise "Modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles" chez REUNILAB (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE LES SOUSSIGNEE :

L’Unité Economique et Sociale REUNILAB, composée des sociétés suivantes :

Société	Type de société	Adresse	Activités	N °SIRET	code NAF
REUNILAB	Selarl, siége	58, avenue Leconte Delisle 97490 Ste Clotilde	Exploitation de laboratoires d’analyses médicales	34347594300019	8690B
ESTLAB	SCM	475, route de Cambuston 97440 St André	Faciliter l’activité de ses membres par la promotion de nouvelles technologies et la mise en commun de moyens	43385222500021	6619A
STAM	SARL	11 Rue Sarda-Garriga, 97460 St Paul	Livraison rapide par voie routière de prélèvements de laboratoires ou objets non dangereux	48941525700018	641C

Représentées par……………………………….., agissant en qualité de Biologiste associée, et ayant tous pouvoirs (pouvant ci-après être dénommées la Direction).

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

L’organisation syndicale représentative CFDT, représenté par………………………., en sa qualité de délégué syndicale,

L’organisation syndicale représentative CGTR, représenté par………………………., en sa qualité de délégué syndicale,

D’autre part,

PREAMBULE

Les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du procédé du vote électronique lors de l’élection des représentants du personnel de la société, afin de permettre au plus grand nombre d’électeurs de voter dans des conditions optimales de souplesse et de confort ; tout en inscrivant l’entreprise dans une démarche de développement durable.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

Les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote retenu comportera les garanties en termes de sécurité et de confidentialité des votes. Elles seront précisées dans le cahier des charges qui sera annexé au protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES Réunilab appelés à voter aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

ARTICLE 2 - EXCLUSION DU VOTE A BULLETINI SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 3 - MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

3.1 Recours à un prestataire extérieur

La mise en place et la conception du système de vote électronique seront confiées à un prestataire de service externe, mandaté par la Direction, basé sur un cahier des charges qui respecte les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet de l’entreprise lorsqu’il en existe un.

Les nom et coordonnées du prestataire retenu seront indiqués dans le protocole d’accord préélectoral.

3.2 Etablissement des fichiers

L’employeur établira les listes électorales et veillera à ce que les listes importées par le prestataire en charge du dispositif technique de vote électronique soient conformes avec celles transmises.

Les listes électorales seront enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé et non réinscriptible afin que son contenu soit inaltérable et probant.

3.3 Confidentialité, sincérité du vote et gestion des données à caractère personnel - RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Information et formation

La société mettra en œuvre les moyens pour faciliter l’expression par les salariés de leurs votes par voie électronique.

En particulier, la Direction communiquera aux électeurs, suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin, une note explicative détaillée précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote.

Une annexe détaillée décrivant le fonctionnement du système retenu et les modalités du vote électronique, sera jointe au présent accord ainsi qu’au protocole d’accord préélectoral.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 4 – LE DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

4.2 Modalités relatives à l’ouverture et la fermeture du scrutin

Les élections auront lieu sur une période délimitée pour chaque tour du scrutin pouvant aller de 24 heures à 5 jours calendaires. La plateforme sera accessible 24h/24h pendant cette période.

Les électeurs pourront voter à tout moment pendant la période d’ouverture des bureaux de vote électroniques, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail ou bien à distance.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral

4.3 Modalités d’accès au serveur de vote

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral :

• L’adresse du serveur de vote

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté au système de vote électronique, les électeurs auront accès aux listes de candidats appartenant à leur collège d’appartenance et pourront procéder au vote de manière anonyme. Ils devront avoir la possibilité de modifier leur choix avant validation.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. Les électeurs recevront un accusé de réception qu’ils pourront conserver.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

4.4 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

4.5 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 5 – DUREE, DEPÔT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L2222-5 du Code du travail.

Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

Un exemplaire du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L2231-5 du Code du travail.

Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L2231-6 et D2231-2 du même Code, le présent accord sera déposé par la Société, en une version électronique auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et une version remise également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes.

Fait à Saint-Paul, le 30 avril 2019 en autant d’exemplaires originaux paraphés et signés que de parties signataires.

Signataire Pour l’UES REUNILAB, …………………………….., Biologiste associée	Signataire Pour le Syndicat CFDT, ……………………………….	Signataire Pour le syndicat CGTR, …………………………………