Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE" chez FRAIKIN FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE AU SEIN DE L’UES FRAIKIN FRANCE

ENTRE :

La société FRAIKIN FRANCE

inscrite au RCS de de Nanterre sous le numéro 343 862 652

dont le siège social est situé 9 – 11 rue du débarcadère – 92700 Colombes

La société FRAIKIN SERVICES

inscrite au RCS de de Nanterre sous le numéro 447 898 388

dont le siège social est situé 9 – 11 rue du débarcadère – 92700 Colombes

Composant ensemble l’Unité Economique et Sociale Fraikin France

Ci-après dénommée « l’UES Fraikin France »

D’une part,

LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES SUIVANTES :

Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »

D’autre part.

Ci-après, désignées ensemble « les Parties »

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections et favoriser la participation des salariés, les Parties ont souhaité avoir à nouveau recours au vote électronique pour les élections professionnelles, comme cela a été le cas lors des dernières élections de 2016.

En conséquence, les parties ont souhaité définir dans le présent accord le principe et les modalités du vote électronique dans le cadre des opérations électorales et de la mise en place du CSE au sein de l’UES.

Les Parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre des processus électoraux.

Titre I : Caractéristiques du système électronique retenu

Article 1.1 – Principe du recours au vote électronique

Les parties s’accordent à considérer que le vote électronique est la seule modalité de vote possible.

L’UES aura recours au vote électronique aux premier et le cas échéant second tours des élections professionnelles.

Le principe du recours au vote électronique devra être prévu dans le protocole préélectoral ou, le cas échéant, dans la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections, sur la base des dispositions du présent accord. A défaut, il ne pourra être mise en place.

En cas de recours au vote électronique, le protocole préélectoral ou, le cas échéant, la décision unilatérale de l’employeur relative aux modalités des élections, mentionnera la conclusion du présent accord et, s’il a été arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 1.2 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire mandaté par la Direction de la Société dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et définies aux articles 1.3 et suivants du présent accord.

Les sociétés composant l’UES prennent les dispositions nécessaires afin de s’assurer que le prestataire agit en conformité avec le RGPD.

Article 1.3 – Principes généraux – Cahier des charges

Conformément aux articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement nommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

L’ensemble de ces prescriptions forme le cahier des charges que le prestataire retenu s’engagera à respecter. Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés de l’UES et annexé au protocole d’accord préélectoral. Il sera également mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise.

Conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système électronique proposé par le prestataire sera préalablement soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à garantir le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations.

Cette opération d’expertise sera réitérée préalablement à chaque modification dans la conception du système de vote ainsi que préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique.

Article 1.4 – Cellule d’assistance technique

Conformément à l’article R. 2314-10 du Code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant, le cas échéant, des représentants du prestataire, sera mise en place.

Une cellule technique pilotée par notre prestataire sera joignable par voie téléphonique et par voie de courriers électroniques aux heures ouvrables pendant les opérations de vote.

Article 1.5 – Etablissement des fichiers et stockage des données

Le traitement « fichier des électeurs » est réalisé à partir des listes électorales établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur.

Le traitement « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé " contenu de l'urne électronique " recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne devront pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur et avant sa transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». Le chiffrement des données sera garanti par le système mis en place pendant toute la durée du processus électoral.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : Civilité, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : Civilité, noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, Civilité, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, Civilité, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : Civilité, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Les listes de candidats et les professions de foi le cas échéant seront transmises par l’employeur au prestataire pour être intégrées dans le système de vote électronique. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués sous la responsabilité de l'employeur.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, au terme du protocole d’accord préélectoral, ou à défaut, au terme de la décision de l’employeur, il pourra être décidé de révéler le nombre de votant à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, du prestataire. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Dans la perspective de procéder au dépouillement trois clés de chiffrement différentes seront éditées.

Article 1.6 – Informatique et libertés

L’employeur associe son délégué à la protection des données à la mise en place du système de vote électronique.

Le système de vote électronique figurera dans le registre des activités de traitement des données personnelles. Une analyse d’impact sera réalisée avant les élections.

Par ailleurs, le rapport de l’expert établi conformément à l’article R. 2314-9 du Code du travail sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en ferait la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Les électeurs seront informés des conditions dans lesquelles leurs données personnelles seront traitées.

Article 1.7 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe et sa date de naissance. La communication de ces identifiants sera effectuée de manière à garantir la sécurité et la confidentialité de ces données.

Le matériel de vote électronique envoyé aux électeurs comportera l’indication précise de l’heure de clôture du scrutin.

Seul le prestataire aura connaissance du code secret et du mot de passe lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

Lorsque l’électeur aura exprimé son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

Article 1.8 - Information

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés et les membres des bureaux de vote.

Notamment, la Direction établira conjointement avec le prestataire une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales qui sera remise à chaque salarié avant le premier tour du scrutin. Celle-ci précisera les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, ainsi que les modalités de traitement de ses données personnelles.

Enfin, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Titre II : Modalités des opérations électorales

Article 2.1 – Opérations électorales

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les opérations électorales par voie électronique auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier et aux heures d’ouverture et de fermeture du scrutin définis dans le protocole préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter :

• depuis leur poste de travail pendant leur temps de travail dans la plage d’ouverture du scrutin,

• à distance, depuis un quelconque poste informatique, pendant l’intégralité de la plage d’ouverture du scrutin à partir d’un poste connecté à internet depuis leur domicile ou leur lieu de villégiature.

Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Elle procèdera également à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé. Elle contrôlera, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les salariés seront informés par e-mail et par affichage de l’ouverture et de la fermeture des périodes de vote.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs e-mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter.

Article 2.2 – Bulletins de vote

Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des ressources humaines avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes dont la taille sera uniforme pour toutes les listes et définie préalablement.

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre aléatoire à chaque connexion.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisées soit d’un type uniforme pour toutes les listes.

Article 2.3 – Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats

A l'heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatées et scellés dans le serveur. La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote. Le protocole d’accord préélectoral déterminera le cas échéant les membres du bureau de vote ayant connaissance de ces clés.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement.

Les membres du bureau de vote procèderont à une édition sécurisée de la liste d’émargement et du décompte des voix afin d’être porté aux procès-verbaux.

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, si une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours, ou si une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Titre III : Dispositions finales

Article 3.1 - Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur au lendemain de son dépôt.

Il produira ses effets, le cas échéant, pour les élections des membres de la délégation du personnel des Comités sociaux et économiques qui se tiendront prochainement au sein de l’UES. Il sera également applicable, le cas échéant, pour toutes les élections professionnelles à venir au sein de l’UES, y compris les éventuelles élections partielles se déroulant en cours de mandat.

Article 3.2 – Révision de l’accord

La révision de l’accord s’effectuera dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

Au plus tard dans un délai de 2 mois, la Direction organisera une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives en vue de négocier un éventuel avenant de révision.

Article 3.3 – Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire ou adhérente dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve d’un préavis de 3 mois.

Cette dénonciation devra être notifiée par son auteur par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des signataires et adhérents et donnera lieu à dépôt dont les conditions sont fixées par voie réglementaire.

Article 3.4 – Publicité et dépôt de l’accord

L’existence du présent accord sera portée à la connaissance des salariés par voie d’affichage sur les panneaux d’affichage. Il sera par ailleurs publié sur l’intranet des Sociétés. Il sera également tenu à la disposition des salariés au sein du service des ressources humaines.

Le présent accord sera déposé par les Sociétés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes compétent.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Colombes

Le 1^er octobre 2019,

Pour l’UES FRAIKIN FRANCE

Pour les organisations syndicales représentatives