Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet 'Elections professionnelles 2023"" chez COMILOG DUNKERQUE

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

PREAMBULE

La société COMILOG DUNKERQUE souhaite recourir au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et conformément aux dispositions légales.

Article L 2314-26 du Code du travail.

Le fonctionnement du vote est précisé par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Le décret n° 2016-1675 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise, pris en application de la loi n° 2016-1088 relative au Travail, à la modernisation du dialogue social, et à la sécurisation des parcours professionnels, autorise les partenaires sociaux à recourir au vote électronique par la voie de l’accord d’entreprise.

Dans ce cadre, le présent accord d’entreprise convient d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la société COMILOG DUNKERQUE. La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe. Le vote par correspondance est exclu de cette élection professionnelle.

ARTICLE 1 : MODALITE D’ORGANISATION

La définition des modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique élus au sein de la société COMILOG DUNKERQUE relève du protocole d’accord préélectoral. Ce protocole mentionne la conclusion du présent accord, ainsi que le nom du prestataire choisi par la société COMILOG DUNKERQUE.

ARTICLE 2 : MODALITE DE SELECTION DU PRESTATAIRE

Le prestataire est un acteur reconnu et expérimenté dans l’organisation de vote électronique par internet.

Il est en mesure de participer à l’ensemble des phases de mise en place d’un vote électronique. Il dédie à la société COMILOG DUNKERQUE un interlocuteur unique, alliant connaissance technique du système et pédagogie dans l’accompagnement des relais au sein de la société COMILOG DUNKERQUE.

Le prestataire a fait l’objet d’une identification et sélection préalable au sein du Groupe ERAMET, basée sur :

• L’expérience dans la mise en œuvre de la prestation

• Le coût de prestation

• Les garanties apportées en matière de traitement des données et de confidentialité.

Le système retenu par la Direction doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat et le secret du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur en particulier

• La sincérité et l’intégrité du vote : stricte conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

ARTICLE 3 : MISSION DU PRESTATAIRE

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet,

• l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres du Comité Social et Economique et conformément au Code du travail (Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail).

ARTICLE 4 : SECURITE DU SYSTEME DE VOTE

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence¹ est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité (vérification automatique de l’absence d’altération ou de modification des données, à la fois entre 2 enregistrements successifs et par rapport à la version initiale – Notifications d’alertes accessibles à la Commission Technique) à tout moment.

Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

ARTICLE 5 : CONFIDENTIALITE DES DONNEES TRANSMISES

Le système retenu assure la confidentialité des données² transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la délibération CNIL du 25 avril 2019 ainsi que le Q/R CNIL du 24/10/2022 sur les élections professionnelles.

Il est également prévu que les Organisations Syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ces formalités seront accomplies par le prestataire d’une part et par le DPO de l’entreprise, d’autre part.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

ARTICLE 6 : COMMISSION TECHNIQUE

L’entreprise mettra en place une commission technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, constituée des :

• membres de chacun des bureaux de vote

• le représentant du prestataire

• les représentants des organisations syndicales au sein de la société COMILOG DUNKERQUE

• le représentant de la Direction

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La commission technique bénéficie d’une formation à l’outil et aux modalités de vote électronique par l’intermédiaire de leur participation aux tests à blanc (tests de scellement décrits dédié).

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

ARTICLE 7 : LISTES ELECTORALES

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé (via internet) est effectué sous la responsabilité de l'employeur conformément aux dispositions du présent accord.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

ARTICLE 8 : BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE

Un bureau de vote électronique est constitué. Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin (titulaires et suppléants). Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Le bureau de vote est constitué d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 9 DUREE DE L’ACCORD – ENTREE EN VIGUEUR – REVISION

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, soit jusqu’au lendemain de la date du 2^ème tour des élections professionnelles, en 2023.

Si des élections partielles devaient être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral négocié et signé.

Sous réserve du respect des conditions de validité définies par les articles L2232-12 et suivants du code du travail, le présent accord prend effet à compter de sa signature.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision, à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5 et L 2261-7 du Code du travail. La partie à l’initiative de la demande de révision en informe par écrit l’ensemble des signataires du présent accord ainsi que, le cas échéant, les adhérents. Dans les trois mois qui suivent cette demande, le représentant des employeurs convoque les organisations syndicales représentatives signataires ou adhérentes au présent accord, outre l’ensemble des organisations syndicales représentatives au niveau du groupe, afin de définir le cas échéant les modifications à apporter.

Dans l’hypothèse où un avenant de révision serait établi dans les conditions légales de validité, celui-ci se substituerait de plein droit aux dispositions modifiées.

ARTICLE 10 DEPOT - PUBLICITE

Le présent accord sera déposé à la DRIEETS dans les conditions légales et règlementaires applicables ainsi qu’au Conseil de Prud’hommes de Dunkerque.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

En 6 exemplaires originaux :

Fait à Gravelines, le 29 Juin 2023

Pour l’Entreprise 

Pour les Organisations Syndicales :

CAHIER DES CHARGES

PREAMBULE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société COMILOG DUNKERQUE et les partenaires sociaux ce sont accordés à recourir au vote dématérialisé par internet.

CHOIX DU PRESTATAIRE ET CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (Article R. 2314-16 du Code du travail).

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

La Direction a pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité :

• À la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

• Aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

COMMUNICATION DES IDENTIDIANTS ET MOTS DE PASSE

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales (pour les absents) ou mails contenus dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification."

PROCEDURE DE REASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

- L’électeur appelle de France sur le numéro vert  au 0805 03 10 21 (numéro accessible 24h/24 et 7j/7), de l’international (hors France métropolitaine) au numéro vert : 00 33 456 400 681.

Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et la date de naissance

Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;"

LES FICHIERS

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Fichier support	Fichier des électeurs	Fichier de candidatures	Contenu de l’urne électronique
Finalité du fichier	Il permet de : délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification identifier les électeurs ayant pris part au vote éditer les listes d'émargement		Le fichier recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Liste générée	Liste électorale	Fichier électeurs	Liste d’émargement3	Liste des candidats	Données de vote
Contenu de la liste	Liste électorale: mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ; Fichier électeur : question défi et mails	Matricule, noms, prénoms, collège coordonnées postales	Collège, Noms - prénoms des électeurs Date et heure de chaque vote (titulaire et suppléant).	Nom de la liste choisie, collège, noms prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant	Nom de la liste choisie, Noms prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège destinataires mentionnés ci-dessous
Accès	électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections	chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement	membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections	électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections	électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections

TEST – SCELLEMENT DU PARAMETRAGE

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront à la Commission Technique notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote⁴ pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

La phase de test sera lancée à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test débutera après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation par la Commission Technique des scénarios d’élections et des listes de candidats. Ce contrôle permet aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes (ou clés de dépouillement)⁵ qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc », le système de fonctionnement sera validé entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

LE VOTE

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats (au format pdf sur 4 pages maximum) et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par un tirage au sort en présence d’un représentant de chaque organisation syndicale.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

CLOTURE ET DEPOUILLEMENT

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord précisé au protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

CONSERVATION DES DONNEES

Le prestataire conserve sous scellés⁶, jusqu’à l’expiration du délai de recours⁷ et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

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1. Enregistrement de l’ensemble des paramètres du système figés à une date et heure données↩

2. Séparation stricte entre les données d’émargement et données de vote par bulletins↩

3. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant (2 serveurs distincts et dédiés au vote).↩

4. Vérification la cohérence du résultat avec les données entrantes (listes, scrutins, collèges, données entrantes, etc)↩

5. Clé de dépouillement paramétrée lors du scellement et utilisée lors du dépouillement, issue de la combinaison des 3 clés des membres du bureau↩

6. Auprès de la société Xsalto, sur un serveur principal et un serveur de secours (Grenoble)↩

7. Délai de recours de 15 jours↩